Tek bir organizasyonun, şirketin, işletmenin ve hatta devletin hayati faaliyeti, akıcı bir iş akışı olmadan mümkün değildir. Dokümanlar, harekete, ihtiyaca, iade veya sona ermeden önce teslim alınmalarına veya teslim edilmelerine duyulan ihtiyaç, yazma anından itibaren bir kişinin hayatına katı bir şekilde girmiştir. Eski zamanlardan korunmuş olarak, bireylerin veya halkla ilişkilerin çeşitli yaşam alanlarının belgelerini onaylarlar.
Rusya'da ofis işleri tarihi
Eski Rus devletinin hayatını kaydeden ilk belgeler yıllıktı. Rusya ile Bizans arasında imzalanan anlaşmaları anlattılar, tarihi olayları yansıttı. Ayrıca mektuplarda diplomatik ilişkiler kaydedildi. Ayrıca, esas olarak tüccarlar arasındaki çeşitli anlaşmalardan bahsettiler. Harfler, amaca bağlı olarak adli ve gösterge niteliğinde olabilir.
Tüm belgeler, o zamanlar çok pahalı bir malzeme olarak kabul edilen parşömene yazılmıştır. Rusya'nın feodal parçalanma döneminin sonuna kadar, bir sistem olarak ofis işleri kavramı hakkında konuşmak için çok erken oldu.
Rus devletindeki ofis işlerinin tarihi dönemlerden oluşmaktadır: devrim öncesi, Sovyet ve Sovyet sonrası.
devrim öncesi
XVI - XX yüzyılın başlarında devrim öncesi evraklar gelişti. Bu aşama, sırayla, birkaç döneme ayrılır:
- Sipariş büro işleri merkezi bir Rus devletinin oluşumundan sonra şekillenmeye başladı. Kulübelerde (sipari, labial, zemstvo) tezgahtarlarda yapıldı. Sistemin kendisi siparişlerde gelişti - merkezi kurumlar. Dolayısıyla dönemin adı. İdari büro işlerinin ayırt edici bir özelliği, proje hazırlama, soruşturma yapma, evrakların düzenlenmesi, taslakların kopyalanması ile ilgili olan kişilerin ayrı bir “personelinin” ortaya çıkmasıdır.
- Merkezi yönetim reformundan sonra üniversite iş akışı gelişti. Kolejler kayıt defterlerini ve organize arşivleri kullanmaya başladı. Belgelerin öngörülen şekilde depolanması ilk önce tam olarak üniversite ofisi çalışmaları sırasında organize edildi.
- Yürütme (XIX - XX yüzyılın başlarında.) Reform sırasında geliştirilmiştir. Yeni idari sistem, komuta birliği - yöneticilerin emirlerinin tam olarak yerine getirilmesi, hiyerarşi - çeşitli kademelerdeki görev ve görevliler arasında sorumlulukların katı bir şekilde dağıtılması ilkelerine dayanmaktadır.
Sovyet büro işleri
Sovyet ofis işleri Ekim 1917'den itibaren şekillenmeye başladı ve 1991'e kadar devam etti. Bu dönemde yetkililer bu sistemi mümkün olduğunca rasyonel hale getirmeye çalıştılar. Resmi evraklarla çalışma konusunda standartların tanıtılması için girişimlerde bulunulmuştur. İşletmedeki tipik yönetim belgelerinin bir listesi hazırlandı ve bu belgeler için saklama süresini belirledi. Yetmişlerde, üniforma formları ve belgelerle çalışma yöntemleri kuran özel bir devlet devlet işleri sistemi oluşturulmuştur.
Sovyet
Sovyet sonrası dönemin ofis işleri 1991'den beri gelişmiştir ve günümüze kadar gelişmektedir. Rusya Federasyonu'ndaki yirminci yüzyılın 90'lı yıllarda belgelendirme şartlarını belirleyen yasama ve düzenleme çerçevesini geliştirmeye başladı.
İşletmelerde belgelerin depolanması
Firmaların, kurumların, işletmelerin faaliyet sürecinde çok sayıda belge akışı geçer, belgeler alınır ve yaratılır. Gündelik faaliyetlerde mevcut sorunları ve sorunları çözmek için kullanım ihtiyacı ortadan kalktığında, bilgilerin biriktirilmesi ve korunmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Ek olarak, kağıdın dolaşımını bıraktıktan birkaç gün, aylar veya yıllar sonra bile, istediğiniz verilere istediğiniz zaman kolay ve hızlı erişim sağlamak son derece önemlidir. Arşivler uygun şekilde organize edilmemişse ve son teslim tarihlerine uyulmuyorsa, doğru belgeyi bulmakta başka sorunlar ortaya çıkabilir. Belgelerin amaçlanan amaçlarına göre hızlı bir şekilde aranması ve uygulanması ancak işyerinde gruplara ayrılma, ayrımcılık gibi mümkündür.
Davalardaki menkul kıymetlerin dağıtımına ilişkin prosedürü belirleyen özel bir sistematik referans kitabı davaların isimlendirilmesidir.
“İşlerin isimlendirilmesi” ve “iş” kavramları
Vakaların isimlendirilmesine, vakaların öngörülen formda raf ömrünü gösterecek şekilde gerekirse hızlı arama için hızlı bir şekilde sıralanabilmenizi sağlayan, vaka isimlerinin en basit sınıflandırıcısı denir. Böyle bir sınıflandırıcı, bir şirketin veya belediye kurumunun sorunsuz çalışmasını organize etmede büyük öneme sahiptir.
Bir durum, bir kapak altına veya belirli bir konuya veya faaliyet türüne ilişkin bir kombinasyonunun altına yerleştirilmiş bir belgedir. Bu durumda, süresi dolmuş standart bir raf ömrü ile tekrarlanan veya önemini yitirmiş olan menkul kıymetlerin taslak versiyonlarını çoğaltmak yasaktır.
İşlerin isimlendirilmesi - çok amaçlı bir belge:
- Belgeleri klasörlere yerleştirmek, gerekli belgeleri aramak esastır.
- Belgelerin ve vakaların endekslenmesini gösterir.
- Belgelerin raf ömrünü tanımlar.
- Sınavın ilk aşaması için bir tür el kitabıdır.
- Geçici (on yıla kadar) depolamayı dikkate alan bir belgedir.
- Kalıcı ve geçici olarak depolanacak belge stoklarının oluşturulması esastır.
- Süresi dolan depolama süresi olan bir işletmenin işlerini imha etmek için eylemlerin depolandığı bir yerdir (kağıdın imhası).
İşletmelerdeki eşya çeşitleri
Üç çeşit terminoloji vardır. Standart bir terminoloji, aynı tip kuruluşların büro işlerinde açılan davaların kompozisyonunu belirleyen düzenleyici bir belgedir.
Yaklaşık isimlendirme, doğada tavsiye niteliğindedir, isimlendirmenin uygulandığı kuruluşların işleyişi sırasında başlatılan belirli bir dizi dava (indekslerinin belirtilmesi ile) oluşturur.
Belli bir kuruluşun işlerinin ayrı bir isimlendirilmesi, belge destek personeli ve kuruluşun belge yönetimi personeli tarafından oluşturulur. Bu süreç, yakın gelecekte kuruluşta ortaya çıkabilecek menkul kıymet türlerini etkin bir şekilde sağlayabilmenizi sağlayan, teşebbüsün planlı gelişimi hakkında bir fikirleri olduğu için yapısal bölümlerin başkanlarını içerir.
Belgeleri depolamak için temel kurallar
Herhangi bir işletme sürecinde, temsil edilen değer ve önem bakımından çeşitli çok sayıda kağıt oluşturulmuştur. Kuruluşta belgelerin depolanması gereken menkul kıymet türleri, prosedür ve saklama süreleri, her bir kuruluşun kurumsal mevzuatı, arşivleme mevzuatı ve muhasebe yasaları ile ilgili olabilecek çeşitli yasal düzenlemelere yansıtılır. Muhasebe ve arşivleme kanunları, kurucu konsey tarafından yayınlanan yönetmeliklerle veya belirli bir örgütün liderliği ile aynı derecede geçerlidir.
Bu alandaki temel yasama yasası, yayın tarihinde yürürlüğe giren “Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri” yasasıdır - 25 Ekim 2004.Arşiv yönetimi alanında ülkenin sivil toplumunun, toplumun ve devletin çıkarları ile çeşitli kurumların çıkarlarının yanı sıra, işletmelerin mülkiyet şekli ne olursa olsun, kağıdın depolanmasında örgütlenme ilişkilerini düzenleyen bu yasal düzenlemedir.
1. maddeye göre. 125-ФЗ sayılı Kanunun 17'sinde, girişimciler, özel ve devlet kuruluşları, personel belgeleri de dahil olmak üzere, depolanma dönemlerinde arşiv belgelerini korumakla yükümlüdür. Ticari teşebbüsün durumuna bağlı olarak, menkul kıymetlerin saklanması yükümlülüğünü yerine getirmek için prosedür ve kuruluşta belgelerin saklanma süresi belirlenir. Ticari kurumlar zamanın bitiminde belgelerin depolanmasını feshetme hakkına sahiptir.
Muhasebe belgeleri
129-ФЗ sayılı Kanunun 17 nci Maddesi; belgeler, muhasebe belgeleri ve muhasebe raporları için genel saklama sürelerini belirler. Yasaya göre, işletme muhasebe belgelerinin en az beş takvim yılı boyunca, bu belgenin tarihli olduğu yılın ilk Ocak ayından itibaren depolanmasını sağlamakla yükümlüdür.
Belli türdeki belgelerin şartlarını belirlemek için, 6 Ekim 2000 tarihinde Federal Arşivler tarafından onaylanan standart bir belge saklama süresi listesi gibi bir harekete başvurmanız gerekir. Önemli olan, listede belirtilen tarihler, makalenin son halinden veya belgenin resmi olarak yayınlanmasından başlamaz, ancak bir sonraki takvim yılının Ocak ayının başından itibaren başlar. Ancak, şirket başkanı faaliyetin özelliklerini dikkate alarak bir emir verirse, o zaman kâğıtların raf ömrü, listeyi belirleyen süreye kıyasla arttırılabilir.
Vergi iadeleri ve diğer vergi hesaplama belgeleri
Bir işletmenin veya belediyenin vergi indirimi raporlamasını sürdürmek için gerekli olduğu süre yukarıdaki listenin 170. paragrafında belirlenmiştir. Bu nedenle, kuruluştaki belgelerin depolanma süresi, son takvim yılı için vergi iadeleri söz konusu olduğunda, en az on yıl, üç ayda bir en az beş müteakip takvim yılı için saklanır, aylık dönemlerin en az bir takvim yılı için saklanması gerekir - bu bilgi belge saklama süresi listesiyle gösterilir. Takvim yılı için raporlama yapılmaması durumunda, diğer beyan türleri en az on yıl boyunca saklanacaktır. Bu nedenle, diğer raporlama türleri en az beş takvim yılı boyunca korunmalıdır. Üç aylık raporların yokluğunda bir takvim ayı için raporlar aynı ilkelere göre saklanır.
Vergi ve harçların hesaplandığı belgeler yasada tanımlanmamıştır. Ancak, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu'nun 23. maddesinin birinci maddesinin sekizinci fıkrasının alt paragrafı, vergi mükelleflerinin dört yıl boyunca belgeleri saklamak zorunda olduklarını belirtir: muhasebe ve vergi kayıtları, karı gösteren diğer belgeler, harcama, ödeme ve vergi ve diğer ücretlerin stopajı. Aynısı saklama süresini gösteren belgelerin listesini ayarlar. Rusya Federasyonu ve Rosarchive hükümetinin resmi internet sitelerinde yayınlanmaktadır.
İşletmelerde dokümantasyonun saklanma süresi
Belgelerin raf ömrü, Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından belirlenen zaman dilimi ve inceleme tarafından seçilen değerlerin imha edilmelerine kadar depolanması gereken süredir.
İşletmelerin ve kurumların faaliyetleri neticesinde farklı anlamlarda kağıtlar oluşturulur. Standart bir belge depolama listesi görevi tamamlamış olan belgelerin imha edilmesine izin verir. Ancak birkaç yıl boyunca önemini yitirmeyenler de var. Üçüncü tip ise, bilimsel veya pratik olarak önemli bilgiler içerir. Bu tip sabit bir raf ömrüne sahiptir.
Bu nedenle, belgeler için tipik depolama süreleri şöyle olabilir:
- on yıla kadar geçici;
- on yıl boyunca geçici;
- sabiti.
Referans işleriyle uğraşan bölümlerde, işin durumuna bakılmaksızın, iki yıl kalır: kalıcı ve geçici (on yıldan fazla) depolama. Kurumun arşivinde bu saatten sonra teslim oluyorlar.
Belgelerin yapıldığı formdan (kağıt veya elektronik) bağımsız olarak, belgelerin saklama süreleri değişmez. Kullanım sürelerinin belirleyici değeri, içerdiği bilgilere bağlıdır. Bu konu değerin incelenmesidir.
Belgelerin değerinin incelenmesi, tasarruf sürelerinin belirlenmesinin dayandığı önem teşkil eder. Hangi özel makalelerin devlete, topluma, bilime ve bireylere gerekli verileri sağlayabileceğini belirlemek için bir inceleme yapılır. Geçici depolama için seçilen belgeler için gelecekte ne kadar süre gerekli olabileceğini belirlemelisiniz. Belgelerin saklanma süresini belirlemek için menkul kıymetlerin incelenmesinin önemli bir görevi de göz önünde bulundurulur.
Bu nedenle, değer incelemesinin aşağıdaki görevleri göze çarpıyordu:
- Siyaset, ekonomi, ekonomi, ekonomi, ülke kültürü, ülke kültürü için önemli olan Rusya Federasyonu dokümantasyonunun devlet arşivlerine kalıcı depolama için transfer, bunun için ön seçim.
- Pratik değeri koruyan ancak bilimsel ve tarihsel değeri temsil etmeyen dokümanlar geçici depolama için seçilir.
- Değerini yitirmiş ve bilimsel değeri olmayanlar yıkım için seçilmiştir.
- Belgeler için depolama sürelerinin oluşturulması, değiştirilmesi.
İnceleme sırasında, dosyaların isimlendirilmesinin organizasyonu, arşivler ve belgelerin raf ömrünün kurulması da kontrol edilir.
İşletmede menkul kıymetlerin depolanmasını organize etmenin yolları
Elektronik teknolojinin ortaya çıkmasıyla, tüm binayı arşiv için kullanmaya gerek yoktur, on yıllık bir geçmişi olan büyük bir organizasyon söz konusu olduğunda birkaç oda yeterli olacaktır. Ancak her durumda, kuruluşta belgelerin depolanmasını organize etme ihtiyacı vardır.
Bir elektronik arşivi nasıl organize edebileceğinize dair birkaç seçenek vardır:
- Yerel - Belgeleri bir bilgisayardaki bir klasörde toplamayı veya şirket yerel bir ağa sahipse, özel bir ağ klasörü oluşturmayı ve erişim haklarını belirlemeyi içeren uygun maliyetli bir depolama yöntemi. Bu depolama yönteminin dezavantajları, güvenlik garantilerinin eksikliği, depolama süresini bağımsız olarak kontrol etme, görüntüleme araçları sağlama (belgeleri, görüntüleri, videoları, çizimleri ve diğer belgeleri görüntüleme programlarından bahsediyoruz) ve elektronik imzaların doğrulanmasıdır.
- Özel elektronik arşiv - özel elektronik belge yönetim sistemleri veya elektronik arşivler. Bu tür depolama sistemleri yerel arşivin yukarıdaki dezavantajlarını tekrarlamaz. Yani, EDMS görüntüleme sağlar, menkul kıymetlerin depolanması zamanlamasını kontrol eder, elektronik imza hakkında bilgi edinmenize izin verir. Eksi - servis ödenir.
- Bulutta - belgeleri saklamanın umut verici bir yolu olarak, doğrudan çevrimiçi hizmette saklanabilir ve kuruluşun bilgisayarlarında yer kaplamaz. Çalışanlar her zaman gerekli belgeleri açma fırsatına sahip olurlar, hizmet uygun araçlarla görüntüleme ve güvenlik sertifikası hakkında veri sunacak - yalnızca ağa erişim olacaktı.
Mevzuat, hangi depolama yönteminin kullanılması gerektiğini düzenlememektedir, tarihlere sahip evrakların listesi sadece yasal zaman çizelgesini göstermektedir. Sadece belgelerin devrine ilişkin kurallara, doğru yürütme formuna ve imza sertifikasına uymak önemlidir.