En uygun maliyetli ürüne sahip en zengin şirket bile, makul tasarrufları düşünüyor. Sadece bu durumda, kendi işini ayakta tutması ve daha da gelişmesi için daha fazla imkân ve imkânı olacaktır.
İşletmenin büyüklüğü, maliyetlerinin artması sır değil. Ayrıca, belgelerin basılmasını içeren ikincil bütçe kalemleri birlikte aslan payını işgal etmektedir. Mevcut dolar döviz kuru göz önüne alındığında, basılan dosyalar gerçekten "altın" olabilir.
Belgeleri yazdırmak için ne kadar para gerekir?
Hewelett-Packard tarafından yayınlanan istatistiklere göre, orta ve büyük işletme olarak sınıflandırılabilecek her işletme, kârının yaklaşık% 6'sını kağıt maliyetlerine harcıyor. Bazılarına göre, bu yüzde, yüzde olarak küçük görünebilir, ancak hiç de değildir.
Şirketin ortalama aylık geliri 10 milyon rubleyse, belgelerin yazdırılması yaklaşık 600 bin rubleye mal olur! Böyle bir rakam küçük veya önemsiz aramak çok zordur.
Baskı maliyetlerini makul derecede optimize etmek, yeni ve henüz popüler olmayan bir hizmet - baskı dış kaynak kullanımı konusunda yardımcı olacaktır.
Dış kaynak kullanımı nedir ve nasıl çalışır?
Bu hizmet, yalnızca büyük iç ve dış iş akışlarına sahip orta, büyük ve çok büyük işletmeler için tasarruf etmenize yardımcı olacaktır. Dış kaynak yazdırmaya bazen "kopya bakımı" denir.
Baskı maliyetinin kesin rakamını hesaplamak bazen zor değil, aynı zamanda inanılmaz. Bu, satın alımların farklı departmanlar tarafından yapılmasından kaynaklanmaktadır:
- Büro (bildiri) büro yöneticisi, sekreter ve diğer tüm AXO çalışanları tarafından satın alınır.
- Baskı ekipmanının zamanında satın alınmasından ve onarımından BT departmanı sorumludur.
- Diğer sarf malzemeleri gibi yeniden doldurma kartuşları da satın alma departmanı tarafından halledilir.
Farklı şehirlerde ve bölgelerde, onlarca, yüzlerce ve hatta binlerce işçi birbirlerinin işlerini günden güne çoğaltmaktadır. Ofis ekipmanı zaman zaman sadece ayarlama veya yakıt ikmali yapmakla kalmaz, aynı zamanda tamir de gerektirir. Şirketin fonları irrasyonel olarak kullanıldığında maliyetler artar: yazıcıda mürekkep biter ve baskı ekipmanının çalışabilirliğini kontrol etmeniz gerektiğinde sözleşmenin solması, “test” baskısı sayfaları vb.
Dış kaynak kullanımı, kapsamlı bir baskı ekipmanı hizmetinden başka bir şey değildir. Tüm faydası, müşterinin yalnızca yapılan belgelerin kopyaları için ödeme yapmasıdır.
Yazdırma muhasebesi nasıl tutulur ve kopya sayacını yazıcıdan nasıl çıkarabilirsiniz?
Tüm yeni baskı teknolojisi modellerinde, üretilen kopyaların bir sayacı sağlanmıştır. Bu sayıcıdan manuel olarak okumalar almak mümkündür veya otomatik modda da mümkündür.
Bir yapılandırma sayfasının normal şekilde yazdırılmasını sağlayan manuel yöntem en uygun değil en doğru yöntemdir. Yazıcıları (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, vb.) İzlemeye yardımcı olan çeşitli yazılımların kullanımı popülerdir.
Listelenen tüm programlar, kartuşlardaki mürekkep miktarını, yazdırılan sayfaların varlığını, kartuşun değiştirilme zamanını vb. Gösterir.
Otomatik yöntemin sahip olduğu önemli bir eksi, İnternet ile zorunlu entegrasyondur. Her kamu kurumu ya da özel kurum, iç verilerinde sızıntı riski taşımamaktadır.
Kullanmanın belirgin yararları
Seçilen yönteme bakılmaksızın, baskı dış kaynak kullanımı, belge basım işleminde daha etkin bir muhasebe aracı olarak adlandırılabilir. Ek olarak, başka bir baskı servis sağlayıcısı ile işbirliği yapmanıza ve yalnızca yazıcının düzenli bakımında değil, aynı zamanda yakıt ikmali, kurulum ve onarımına da dahil olan BT departmanının çalışma saatlerini optimize etmenizi sağlar.
Bu durumda, kartuşların nicel verimliliğini, teknik özelliklerini ve yakıt ikmalini tamamen unutabilirsiniz.
Bu hizmet formatı, işin tamamlanmasının ardından ödeme yapılmasını sağlar, yani kaliteli basılı belgeler için para ödenir. Diğer anlaşmalar gibi dış kaynak anlaşması, hizmetlerin sunulması, maliyetleri ve ödeme zamanları için net son tarihler sağlar.
Böyle bir sözleşmeyi tamamlayan bir şirket, kendisini pek çok küçük kaygılardan tamamen kurtarıyor: kağıt, ekipman ve diğer sarf malzemelerini satın almak, ekipman onarımı konusunda endişe duymuyor, elektrik tasarrufu sağlıyor ve çalışanların kişisel ihtiyaçları için belge yazdırıyor.
Hangi pul ödenmeyecek?
Aslında, anlaşma sadece kaliteli bir çıktı sunmaktadır. Kaliteli bir basılı sayfa şunları içermemelidir:
- kağıt üzerinde çeşitli noktalar;
- çizgiler ve baskı;
- çeşitli yabancı gürültü;
- kağıt sıkışmaları ve mekanik hasar;
- görüntü bozulması;
- toner parçacıkları.
Hizmet için ödeme yapmanın yolları nelerdir?
Müşteri tarafından ödenen belgenin bir kopyasının maliyeti, malzeme, bakım ve ekipman onarımı için tüm masrafları da dahil etmiştir.
Karşı taraf, hizmetleri için ödeme yapmanın birkaç olası yolunu sunabilir:
- Çoğu zaman, işletmeler her kopyanın maliyetini içeren geleneksel anlaşmalara girerler.
- Büyük bir iş akışına sahip büyük işletmeler tek bir fiyat sözleşmesiyle ilgilenmektedir. Başka bir deyişle: Sınırsız ekipman kullanımı için, şirket aylık olarak tek bir tarife öder.
- Küçük ihtiyaçlarını açıkça bilen müşteriler, sabit bir fiyat sözleşmesi kullanarak daha iyi durumdadır. Bu durumda, zorunlu aylık ödeme, özel bir fiyata bir sayfa limiti içerir ve eğer şirket belirtilen standarttan daha fazla baskı yaparsa, normların üzerinde yapılan basılı bir belge normal fiyattan satın alınır.
Tuzaklar ve gizli eksileri
Hizmetin birçok avantajına rağmen, birçok gizli dezavantajı vardır:
- Hizmetin yüksek maliyeti nedeniyle, yalnızca büyük kuruluşların kullanılması önerilir. Fiyat sadece orijinal kartuşlarına ve ekipmanlarına ait yedek parçalara bağlıdır.
- Her satıcı, yalnızca ürünleri için hizmet sağlar ve farklı bir markanın yazıcılarına geçiş yapmak, güzel bir kuruşa neden olabilir. Küresel para piyasasında mevcut durum göz önüne alındığında, yabancı bir üreticiye bağımlılığı güvenli olarak adlandırılamaz. Tek bir ofis ekipmanı değil ve ücretsiz bakım masrafları gibi.
- Ekipmanı kurarken, bir lazerde ısrar edin. Gerçek şu ki, basılı kopyaların net bir kaydını tutmak çok daha kolay ve daha uygun.
- Bazı yazıcılarda baskı sayaçları yoktur.
- Hiçbir satıcı A4 dışındaki formatlara yazdırmayı düşünmez. Kuruluşun A3 formatında bir belge yazdırması gerekiyorsa, o zaman 2 A4 yaprak olarak sayılır.
- Ofis baskı dış kaynak kullanımı geçiş uzun bir süreçtir. Uygulama, sözleşmenin tüm maddelerinin koordinasyonunun iki aya kadar devam edebileceğini, organizasyonun bölgedeki şubelerin transferinde büyük zorluklar yaşayacağını göstermektedir. Uzmanlar, ortalama olarak, bir hizmet sunma sürecinin uzun zaman alabileceğini (3 ila 6 ay arasında) not eder. Bölgelerdeki şube yöneticileri yenilikçilikle çelişebilir. Bunun birçok nedeni olabilir, ancak bunlar arasında en yaygın olanı, belirli bir tedarikçiyle çalışmak için kişisel bir ilgi alanıdır.Bu tür yetkililer için, basının merkezileşmesi ancak korkunç hayallerde hayal edilebilir ve bu ciddi bir problem haline gelebilir. Böyle ciddi bir karar vermeden önce - dış kaynak ofis baskısına geçiş, dikkatli düşünün ve durumu şirketteki iş akışı ile analiz edin.
Ofis baskı maliyetlerini aylık, çeyrek ve yıllık olarak hesaplamaya çalışın. Rakam doğru olmalı! Aynı zamanda, tüm gizli masrafları göz önünde bulundurun (enerji tüketimi, yazıcıların servisi için harcanan zaman, çalışanların kişisel dosyaları yazdırması vb.). Günümüzün ofis baskı dış kaynak tekliflerini inceleyin. Asla son derece düşük bir fiyatla yönlendirilen bir satıcı seçmeyin. Böyle bir işbirliği baş ağrısı ile doludur. Önemli deneyim ve itibar, başarılı proje sayısı.