Bu nedir - idari faaliyet? Neden gerekli? Bu tür faaliyetler neye benziyor? Burada "tuzaklar" ile tanışmak mümkün mü? Bunlar ve bir dizi başka soru bugünün makalesi çerçevesinde cevaplandırılacaktır.
Genel bilgi
Herhangi bir şirket hakkında, onsuz yapılması imkansız olan birkaç fonksiyon olduğunu söyleyebiliriz. Bu yapının yaptıklarından bağımsızdır. Bunlar idari işleri içerir. Bu başarılı bir aktivitenin şimdi imkansız olduğu bir aksiyomdur. Bu nedenle, dikkate alındığında, gerçekleştirilen en önemli işlevler hakkında, pozisyonlar hakkında, şirketin yapısındaki yeri ve rolü hakkında konuşmak gerekir. Genel olarak, idari faaliyet çok tipik bir iştir. Her ne kadar spesifik içerik şu anda şirketin karşı karşıya olduğu hedeflere, büyüklüğüne ve mevcut kaynaklarına göre değişmektedir. Ama tanımla başlamalısın. İdari iş, yüksek örgütsel performans elde etmek için bir işletmenin çalışanlarının, bölümlerinin ve hizmetlerinin çalışmalarının organizasyonu ile ilişkili çalışmadır. Tüm seviyeleri kapsar.
sınıflandırma
İdari ve ekonomik destek faaliyetleri aşağıdakilere ayrılabilir:
- Devam eden faaliyetlerin sağlanması. Bu, çalışma koşullarında kırtasiye, sarf malzemeleri, ofis ekipmanı, beyaz eşya ve mobilya alımı, gerekirse onarım ve önleyici bakım, iletişim sağlama ve bir kerelik büyük alımlar yapmaktır.
- Belge akışı Bu, bir kağıt değişim sisteminin geliştirilmesi, arşivlerin, kütüphanelerin ve veritabanlarının bakımı anlamına gelir.
- Binanın, tesislerin ve bölgelerin işletilmesi. Bununla temizlik, güç kaynağı, sıhhi tesisat, küçük ev onarımları, görünüm tasarımı, çevrenin düzenlenmesi, peyzaj düzenlemeleri kastedilmektedir.
- Örgütsel iş. Olaylar, işyerlerinin düzenlenmesi, toplantı odaları, çalışanlara yönelik yemekler, ulaştırma hizmetleri, işçi ve şirket sigortası, yer değiştirmeyi içerir.
- Üçüncü taraflarla ilişkilerin sağlanması. Bir örnek, devlet kurumları, ev sahipleri ve tedarikçilerle etkileşimdir.
- Dahili bilgi personeli. Buna, yeni belgelerin bildirimlerinin düzenlenmesi, talimatların uygulanmasının izlenmesi, güncel ilan panolarının düzenlenmesi ve sürdürülmesi, şirket içi yayınların (broşürler, bültenler, gazeteler) yayınlanması, mesajların gönderilmesi, kurum içi sergilerin ve müzelerin düzenlenmesi yer almaktadır.
Gördüğünüz gibi, idari ve ekonomik faaliyet durgun oturmuyor ve arka kapıya dayak atmıyor.
Görevleri tamamlama nüansları
Okuyucu, bazı işlevlerin kalıcı olmasına, bazıları ise bir kerelik görevler olarak sunulmasına dikkat etmelidir. Ancak buna rağmen, tüm bunlar hatırlanmalı ve gerekirse çalışanlarla tartışılmalıdır. Ne de olsa, bir seferde de olsa, bir hareketi organize etmek gibi küresel bir görevi yerine getirme ihtiyacı olacak şekilde olabilir. Ve bu durumda “tüm bunları kim yapacak” sorusuyla ilgili hiçbir soru olmamalıdır. İdari ve ekonomik faaliyetlerde uzman, temel amacının tüm şirket hizmetlerinin rahat ve kesintisiz çalışmasını sağlamak olduğunu iyi anlamalıdır.Asıl görev, ne olursa olsun, birimlerin geri kalanının üretim planını yerine getirmesine yardımcı olmaktır. Bu nedenle, yukarıdaki işlevler listesi hem küçültülebilir hem de genişletilebilir. Her şey özel duruma bağlı.
Çeşitli faktörlerin etkisi üzerine
Aşağıdaki faktörler, gerçekleştirilen fonksiyonların belirli bir listesini etkiler:
- Şirket büyüklüğü.
- Faaliyetin özellikleri.
- Şirketin hedefleri
- Kendi / ödünç alınan fonların ve kaynakların kullanımı.
Küçük ölçekli bir işletme için iyi olan, orta ölçekli bir yapı için aşırı derecede yetersiz olabilir. Yönetimin sorun olduğunu anlayabilmesi ve şirketin belirli bir şekilde yeniden yapılandırılmasının gerekli olması iyi bir şeydir.
İşlevler ve görevler nasıl tanımlanır?
Böylece, kademeli olarak organizasyonun idari desteğinin ihtiyaçlara uygun olarak yapılması gerektiği sonucuna vardık. Ancak gerçekleştirilmesi gereken bu belirli işlev ve görevleri nasıl belirleyebilirim? İşlem için kısa bir rehber:
- Şirketin mevcut pozisyonunun analizi yapılır ve eksik fonksiyonlar belirlenir.
- Hareketin yönü şirketin kabul edilen hedefleri temel alınarak oluşturulmuştur.
- İşletmenin özellikleri ve görevlerin uygulanmasını nasıl etkilediği belirtilmektedir.
- Belirli işleri kendi başlarına veya üçüncü taraf müteahhitleri çekerek gerçekleştirmenin fizibilitesi hesaplanır.
- Subordinasyon sorunları ele alınmaktadır.
- Gerekli işlevi yerine getirmek için en iyi format belirlenir (bir çalışanın, departmanın veya tüm hizmetin tahsis edilmesi).
Ne yazık ki, makalenin formatı, her şeyi ve her şeyi tam olarak değerlendirmeye izin vermeyecektir. Bu nedenle, çalışanlar için işlerin organizasyonu çalışmanın bir amacı olarak alınacaktır. Aslında, çoğu zaman işlevler arası görevleri yerine getirmek zorunda kalıyorlar ve çeşitli birimlerin eylemlerinin tutarsızlığı nedeniyle çeşitli problemler ortaya çıkıyor.
İş Organizasyonu
Bu olay her gün gerçekleşmez. Bu nedenle, genellikle bu durumda hiçbir düzenleme yoktur. Görevler duruma göre, sık sık acil durum modunda çözülür. Bu durumda, idari faaliyetler için özel siparişler istenmektedir. Örneğin, yeni bir iş yeri düzenleme kurallarının getirilmesi, tüm süreci kağıt üzerinde planlamamıza, nasıl optimize edilebileceğine, neyin hangi sırayla yapılması gerektiğine karar vermemize olanak sağlayacaktır. Bu, özellikle aktif gelişime ulaşma hedefini belirleyen şirketler için geçerlidir. Bu, personelin genişlemesiyle çok sık ilişkilidir ve bu durum için iyi geliştirilmiş bir tedarikin olması gerekir.
İlk adımlar
Başlangıçta, işyerinin bir açıklaması yapılmalıdır. Gerekli ekipman ve mobilyaların bir listesini içermelidir. Fakat sadece rastgele ve önce koldan çıkan bir şey değil, tipik bir işyerinde kullanılan bir şey. Konum seviyesine bağlı olarak derecelendirme yapmak ve en yüksek yönetim bağlantısını, orta seviye yöneticileri ve performansçıları tahsis etmek mümkündür. Veya faaliyetin özelliklerini üzerine inşa edebilirsiniz. Bu ziyaretçilerin varlığı, ek donanım kullanımı, envanter, oda sıcaklığı için özel gereksinimler, mevcut aydınlatma ve benzerleridir. İdeal olarak, her yazı için bir açıklama yazılmalıdır. Ancak bu aynı zamanda çok zahmetli bir iştir. Bu nedenle, ilk aşamada kendimizi standart bir tanımın hazırlanmasına sınırlayabiliriz. Örneğin, laboratuar çalışanları için yeterli aydınlatma ve belirli bir sıcaklık rejimi sağlamak gereklidir. Müşteri hizmetleri çalışanları bekleme alanlarına sahip olmalıdır. Muhasebeciler için bir kasa sağlanmalıdır.
Akılda tutulması gereken hususlar nelerdir?
İdari plan birkaç konuda çalışmalıdır.Örneğin, sürekli stokta olması veya işe yarayacak yeni bir kişi hakkında bilgi aldıktan sonra edinilmesi gerekenler. Örneğin, envanter durumunda, küçük bir rezervin olması arzu edilir. Ne de olsa çalışan çalışanların bile ihtiyacı olabilir. Ayrıca sandalyeli masalara da katılabilirsiniz. Oysa yedek bir bilgisayar zaten aşırı yüklenmiştir. Pahalı ve hızlı bir şekilde kullanılmaz ve iş yapmadan depolamak etkili değildir. Genel olarak, çok iyi bir çözüm, tüm iş sürecinin bir matrisini derlemek, bu süreçte yer alan tüm departmanları işaret etmek olacaktır. Bu durumda, nerede ve hangi zaman diliminde bir şeyler yapmanız gerektiğini basit ve net bir şekilde not edebilirsiniz. Bu, en azından, veri aktarım hatalarından dolayı ihmallerin sıklıkla meydana gelmesi nedeniyle önemlidir. Ne de olsa, yeterli başlangıç bilgisi yoksa, idari ve ekonomik faaliyetlerde en iyi siparişler bile mevcut talepleri tam olarak karşılayamayacaktır.
Diğer yaklaşımlar
Fakat sadece bununla sınırlı kalmamalısın. Örneğin, çalışanlarla etkileşim kurarken, bir istek günlüğü oluşturabilirsiniz. Daha sonra gelen açıklamalar içine kaydedilir ve yürütme için belirli bir sanatçıya aktarılır. Bu durumda, uygulamanın durumunu periyodik olarak gözden geçirmek ve izlemek gerekir. Çalışanları işleme uygulamalarının kalitesi ve hızına teşvik etmek de geçerli olabilir. Çalışanlardan birinin görevlerini kötü bir şekilde yerine getirdiğine dair haklı bir şikayet varsa, bunun performans göstericisinin cezası ile bitmesi gerekir. Adaleti sağlamak için normların belirlenmesi şiddetle tavsiye edilir. Bu durumda, önceki durumlar için tazminat ile olası başvuruların tam bir listesini derlemek gerekir. Ve sonra her madde için kendi normları geliştirildi. Her ne kadar çoğu zaman model standartları sağlanmamaktadır. Bu nedenle, şirketler faaliyetlerinin özelliklerini ve mevcut görevlerini temel alarak kendi değerlerini koyarlar. Örneğin, bir ampulün yandığını bildiren bir mesaj alındığında, bu sorunu çözmek için bir iş günü ayrılır.
Yukarıdakileri özetlemek
Gördüğünüz gibi, idari ve ekonomik faaliyetlerin organizasyonu ilk bakışta görünmeyen “tuzaklarına” sahiptir. Düzenlemeler ve gönderiler geliştirilirken, oldukça büyük bir bilgi birikimi dikkate alınmalıdır. Bu, şirketin amaçları, özellikleri ve büyüklüğü ile ilgilidir. Ayrıntılı planlama ve iş süreçlerinin açık bir şekilde yazılması, iş yapmak için uygun bir prosedür oluşturulması sayesinde sorunları başarıyla çözmemizi sağlayacaktır. İdari ve ticari faaliyetlerin yönetimi, sürecin yürütülmesinde ve kontrolünde yer alan herkesin uygulanması için teorik gerekçelere aşina olması gerektiğini sağlar. Yetkili liderliğin sürecin verimliliğini önemli ölçüde artırabileceği her zaman hatırlanmalıdır. Ne olduğu önemli değildir - devlet kurumlarının idari ve ekonomik faaliyetleri, kar amacı gütmeyen bir yapı veya özel bir işletme hakkında - iyi yönetişimin büyük bir gelişme rezervi vardır. Ve kullanılması gerekiyor.
Sonuç
Dolayısıyla idari faaliyetleri neyin oluşturduğu düşünüldü. Tabii ki, sadece bu makalede verilen bilgiler derhal iyi bir yönetici olmak için yeterli değildir. Akıllı kitaplara basit bir giriş bile yeterli olmaz. Aslında, bu konuda, faaliyetlerin uygulanmasının pratik yönü de anlaşılmalıdır. Kitaplar kesinlikle tüm “tuzaklar” ın varlığından bahsetmeyecek, tümsekleri doldurmak ve kendi başınıza tecrübe kazanmak gerekiyor.