Ang proseso ng pag-iimbak ng mga kontrata ay nauugnay sa ilang mga problema. Nangyayari ito na upang matukoy ang uri ng dokumento, uri, termino at mga kondisyon ng pag-iimbak nito, medyo mahirap ang pamamaraan ng pagkasira. Ang lahat ng mga kadahilanan sa itaas ay kinokontrol ng batas, ngunit ang parehong kontrata sa iba't ibang mga sitwasyon ay maaaring magkaroon ng iba't ibang mga panahon ng bisa, samakatuwid, madalas na may mga problema sa pagtukoy ng tagal ng pag-iimbak. Para sa mahusay at wastong pagsunod sa talaan, kinakailangan na malinaw na maunawaan ang pamamaraan at mga kinakailangan ng batas sa lugar na ito upang maiwasan ang mga multa o parusa. Sa ibaba isinasaalang-alang namin ang buhay ng istante ng mga kontrata sa pagbebenta sa samahan.
Layunin ng imbakan
Ang pagkakaroon ng mga kontrata sa patuloy na pag-access ay kinakailangan hindi lamang para sa panahon kung kailan nagpapatuloy ang kanilang bisa. Pagkatapos nito, kinakailangan nilang kunin ang anumang impormasyon mula sa kanila. Karamihan sa mga kontrobersyal na sitwasyon kung saan ang isa o ang iba pang partido ay hindi tumupad sa mga obligasyon nito ay nalutas sa korte o sa pre-trial na pamamaraan sa pamamagitan ng paglalahad ng kontrata.
Bilang karagdagan, posible na magsagawa ng mga inspeksyon sa negosyo ng mga awtoridad ng regulasyon ng estado. Maaari silang humiling ng mga dokumento para sa isang tiyak na panahon, sa kasong ito, na may hindi tamang imbakan sa samahan, ang paglabag sa mga termino ng kanilang pagkawasak, ang mga parusa sa anyo ng halip na mga kahanga-hangang multa ay maaaring ipataw. Una sa lahat, ang pamumuno na hindi makontrol ang prosesong ito ay sisihin.
Sa gayon, tapusin namin na ang pag-iimbak ng mga kontrata at iba pang dokumentasyon sa organisasyon at administratibo ay dapat isagawa nang naaangkop para sa isang mahigpit na napagkasunduang panahon.
Mga tuntunin at uri ng imbakan
Ang mga panahon ng imbakan ng mga kontrata sa pagtatrabaho sa samahan ay naiiba. Ayon sa all-Russian classifier ng mga dokumento, inuri sila bilang mga dokumento sa pang-organisasyon at pang-administratibo. At ang mga tuntunin ng kanilang bisa ay inuri sa parehong paraan tulad ng buhay ng istante ng lahat ng mga dokumento. Ilalaan ang sumusunod na mga panahon ng pag-iimbak ng kontrata sa samahan:
- permanenteng;
- pangmatagalang (higit sa 10 taon);
- panandaliang (hanggang sa 10 taong pagkakasama).
Ang ganitong sistema, na tila sumunod mula sa lohika ng mga dokumento mismo, ay hindi masyadong maginhawa upang magamit. Madalas itong lumilikha ng pagkalito at humahantong sa malubhang mga pagkakamali sa gawain sa opisina.
Pamantayang sistema ng imbakan
Isang mas karaniwang uri ng sistema ng imbakan. Bilang isang patakaran, sa karamihan ng mga negosyo, ang mga kontrata ay nahahati sa maraming mga varieties: pangunahing (direktang nauugnay sa pangunahing negosyo ng negosyo), pang-ekonomiya at paggawa.
Halimbawa, ano ang panahon ng pagpapanatili para sa mga kontrata ng serbisyo sa isang samahan? Ang unang dalawang kategorya ng mga dokumento ay hindi maaaring mawala sa loob ng hindi hihigit sa limang taon. Ang mga kontrata sa pagtatrabaho ay mayroon ding istante ng buhay na hindi hihigit sa limang taon. Gayunpaman, mayroong mga eksepsiyon. Halimbawa, kung walang personal na account, ang dokumentong ito ay kailangang mapangalagaan sa loob ng 75 taon. Ang termino ng pag-iimbak ng mga kasunduan sa pag-upa sa organisasyon ay nakasalalay sa panahon kung saan ito isinasagawa.
Mga listahan ng modelo at departamento
Ang mga karaniwang listahan ay naglilista ng mga dokumento na ipinamamahagi sa karamihan ng mga samahan, habang ang mga kagawaran ay naglalaman ng impormasyon na binuo para sa partikular na ahensya.
Mayroong iba't ibang mga uri ng mga dokumento. Ang mga listahan ay mga dokumento ng regulasyon na ginamit upang matukoy ang buhay ng istante at pagpili ng mga dokumento para sa kanilang kasunod na pag-iimbak o pagkawasak.
Kapag nag-iipon ng mga nomenclature ng mga kaso at pagtukoy ng mga termino ng pag-iimbak ng mga kontrata, ang karaniwang mga listahan ay karaniwang ginagamit, naaprubahan ng mga katawan ng estado, pati na rin ng mga may-katuturang mga ministro at departamento. Ang buhay ng istante ng mga kontrata ng suplay sa samahan ay 5 taon pagkatapos ng pag-expire.
Pag-archive
Ang pamamaraan para sa paglilipat ng dokumentasyon na nag-expire na sa archive ay maaaring magkaroon ng kaunting pagkakaiba sa iba't ibang mga samahan. Sa ilang mga kaso, mayroong isang karaniwang paraan kung saan ang mga dokumento ay pinagsama-sama at inilalagay sa isang metal na gabinete, na buong pagmamay-ari na tinutukoy bilang archive. Ang iba pang mga organisasyon ay may isang archive, isang archivist, at isang aprubadong nomenclature ng mga gawain, at ang buong proseso napupunta ayon sa dokumentasyon ng regulasyon. Iyon ay, mayroong ilang mga panuntunan para sa pag-file ng mga dokumento, kanilang pagrehistro, at iba pa.
Ang parehong mga pagpipilian ay may karapatang umiral, kailangan mong isaalang-alang ang mga detalye ng samahan, ang dami ng daloy ng trabaho at ang bilang ng mga empleyado. Sa kaso ng isang malaking malaking samahan na may isang malaking kawani, nang hindi gumagamit ng isang sapat na sistema ng imbakan ng dokumento, ito ay malulunod lamang sa kanila. Ang pangkalahatang tuntunin na sinusubukan ng lahat ng mga samahan, anuman ang anyo ng pagmamay-ari at ang bilang ng mga empleyado, ay ang oras para sa paglilipat ng mga dokumento sa archive.
Ang mga empleyado ay kinakailangang magsumite ng mga dokumento sa archive nang mas maaga kaysa sa isang tiyak na tagal, na hindi nakasalalay kung kailan sila nag-expire. At kadalasan, ang nasabing pag-archive ay nangyayari sa simula ng taon. Iyon ay, kahit na ang kontrata ay nag-expire noong Pebrero, kailangan mo ring maghintay hanggang sa susunod na taon upang ilipat ito sa imbakan. Ano ang istante ng buhay ng mga kontrata sa negosyo sa samahan? Ang minimum na pinapayagan na panahon ay 5 taon.
Simula ng panahon ng pag-iimbak ng kontrata
Ito ay isang napakahirap na tanong, dahil may kaugnayan ito sa petsang ito na nagaganap ang karamihan sa mga pagkakamali. Ang pag-iimbak ng mga kontrata sa karamihan ng mga negosyo ay pareho at nagsisimula sa simula ng taon ng kalendaryo kung saan ang dokumento na ito ay hindi na wasto. Halimbawa, mayroong isang kontrata na ang panahon ng validity ay nag-expire noong Hulyo 15, 2010. Kinakailangan na maiimbak ng limang taon, ngunit hindi ito maaaring masira sa Hulyo 15, 2015, ngunit lamang sa simula ng 2016. Iyon ay, ang deadline ay nagsisimula mula sa 01.01.2011, at hindi mula Hulyo ng nakaraang taon. Bilang isang patakaran, upang mabawasan ang bilang ng mga pagkakamali, isang taon ay idinagdag sa mas maagang oras ng pagtatapos. At pagkatapos na mag-expire ang kontrata sa samahan, maaaring masira ang dokumento.
Mga detalye ng imbakan ng kontrata
Tulad ng nasabi na namin, may mga espesyal na dokumento ng patnubay na nagtatag ng mga patakaran at term para sa paglipat sa archive at imbakan. Muli, naaalala namin na ang dokumentasyon ay dapat na nakaimbak sa isang tuyo, maaliwalas na silid na may isang tiyak na rehimen ng temperatura. Ang mga folder na may mga dokumento ay dapat na matatagpuan sa sarado o bukas na mga rack. Kung kinakailangan, ang archive ay dapat magkaroon ng mga espesyal na saf para sa pag-iimbak ng mga dokumento na minarkahang "komersyal na lihim". Bagaman walang sinusuri ang proseso ng pag-iimbak ng mga dokumento, ang kawalan ng ilang mga file ay madaling napansin sa panahon ng pag-verify, kaya maayos ang pag-set up ng isang sistema ng pag-iimpok sa interes ng negosyo. Kaya, ang panahon ng pag-iimbak ng kontrata sa samahan ay nag-expire, at ang dokumento ay kailangang sirain. Paano ito gawin nang tama?
Pagkasira
Imposibleng sirain ang mga dokumento na katulad nito. Una kailangan mong tiyakin na lumipas ang kanilang validity period. Pagkatapos nito, posible ang pagkawasak, ngunit may mga pitfalls na dapat isaalang-alang upang hindi mahulog sa ilalim ng mga parusa ng mga inspektor. Ang pamamaraan ay mukhang humigit-kumulang sa mga sumusunod. Ang mga empleyado ay gumawa ng isang pagpipilian ng lahat ng mga dokumento na ang deadline ay lumipas na, pagkatapos ng isang imbentaryo ay ginawa, isang ulat ay ipinadala sa ulo, isang aksyon ng pagkawasak ay iginuhit, ang dokumento ay nilagdaan ng pinuno at responsableng tao. Pagkatapos ang mga folder ay inilalaan para sa pagkawasak.Ang pagpapanatiling mga kontrata at iba pang dokumentasyon sa archive sa isang patuloy na batayan ay walang kahulugan, samakatuwid, upang hindi mabuwal sa mga dokumento, kinakailangan na regular na isagawa ang pamamaraang ito.
Responsibilidad at nagpapatupad
Ang pangunahing responsibilidad hinggil sa lahat ng bagay na may kinalaman sa kaligtasan ng lahat ng mga uri ng mga kontrata at iba pang mga dokumento ng organisasyon ay namamalagi, siyempre, sa ulo. Siya ay pinarusahan ng ruble kapag ang mga paglabag ay natuklasan sa panahon ng pagsusuri. Susunod sa listahan ay ang punong accountant, abogado at ang empleyado na responsable para sa kaligtasan ng dokumentasyon. Ngunit ang mga taong ito, sa pinakamainam na nakagawa ng maling pag-uugali, ay pinarurusahan ng pinuno mismo, siya ang unang kumuha nito. Sa pagsasagawa, sa mga maliliit na kumpanya, ang control at storage system ng mga kontrata ay itinalaga sa departamento ng accounting, at ang accountant, naman, ay magtatalaga ng isang tiyak na taong namamahala. Minsan ang ligal na tagapayo ng samahan ay hinirang bilang isang taong responsable sa kaligtasan ng dokumentasyon. Ngunit hindi ito maginhawa, dahil ang isang abogado ay maaari lamang maging responsable para sa mga kontrata, at siya ay karaniwang napaka-mababaw na pamilyar sa ibang mga papeles. Ang prosesong ito ay pinakamadali upang maitaguyod kung mayroong isang tiyak na tao na pinagkalooban ng responsibilidad at awtoridad. Tinitiyak nito ang maximum na kawastuhan at kawastuhan sa paghawak ng mga dokumento.
Halimbawa ng sistema ng accounting at imbakan
Upang mas mahusay na maunawaan ang mga tampok at istante ng buhay ng mga kontrata sa samahan, maaari mong pag-aralan ang mga pangunahing punto sa isang maliit na halimbawa. Mayroong isang empleyado (karaniwang isang empleyado mula sa accounting) na may pananagutan sa pagpapanatiling mga kontrata sa mga kontratista. Inilalagay niya ang mga ito sa isang hiwalay na folder kung saan matatagpuan ang mga ito sa panahon ng bisa. Kapag isinara ang kontrata, ilipat ito sa isa pang folder. Sa kasong ito, bilang isang patakaran, ang isang imbentaryo o rehistro ay naipon, na naglalaman ng isang listahan ng mga dokumento at pinapayagan kang subaybayan ang kanilang paggalaw. Bilang karagdagan, ang panahon ng pag-iimbak ay nabanggit doon, pagkatapos nito ay napapailalim sa pagkawasak. Sa pagtatapos ng panahon ng regulasyon, ang mga dokumento ay nawasak alinsunod sa pamamaraan na inilarawan.
Ang kaligtasan ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ng kumpanya sa kabuuan at ang mga kontrata sa partikular ay nangangailangan ng maalalahanin, matulungin at tumpak na saloobin upang maiwasan ang mga problema. Karaniwan sa lahat ng mga negosyo at organisasyon ay ang prinsipyo ng pag-aayos ng imbakan alinsunod sa batas. Tinatanggal nito ang paggamit ng mga parusa sa kaso ng mga pagsusuri. Ang mga panloob na dokumento (kilos, imbensyon, rehistro, iba't ibang uri ng mga kontrata) sa anyo ay maaaring magkakaiba sa iba't ibang mga samahan, ngunit hindi ito pangunahing kahalagahan.