Sinabi ng isang kilalang kawikaan: "Kung nais mong gumawa ng isang bagay nang maayos, gawin mo mismo." Kasabay nito, ang nagtatrabaho nang mag-isa ay malayo sa pagiging epektibo ng pagbabahagi nito sa maraming mga empleyado. Ang pagpapahinto ng awtoridad sa isang samahan ay isang hadlang sa gawain ng maraming kumpanya. Paano paghiwalayin ang tungkulin at responsibilidad, habang hindi nasasaktan ang kanilang sarili o ang mga empleyado? At mayroon bang isang tiyak na pamamaraan ng delegasyon o lahat ay pormal na sa pamamagitan ng mga kasunduan sa verbal?
Bakit hindi?
Bakit may mga problema sa delegasyon ng awtoridad sa samahan? Kadalasan, ang manager ay hindi nais na ilipat ang bahagi ng kanyang mga tungkulin sa mga representante o mga pinuno ng departamento dahil natatakot siya sa kanilang kawalan ng kakayahan sa ilang mga bagay. Ang kadahilanan na ang ilang mga pinuno ay may posibilidad na maniwala sa kanilang kailangang-kailangan, samakatuwid nga, naniniwala sila na walang sinuman ang makakagawa ng kanilang gawain, ay may papel dito. Tulad ng alam natin, walang mga hindi maaaring palitan. Sa una, pagkatapos ng delegasyon, ang pinuno sa anumang kaso ay kailangang maingat na subaybayan ang mga aktibidad ng isa na nakuha ang kanyang mga tungkulin upang matiyak na gumawa siya ng tamang pagpipilian. Kung ang isang empleyado ay hindi naaayon sa mga inaasahan, maaari niyang ligtas na maiiwasan ang lahat ng karagdagang mga kapangyarihan at pumili ng ibang tao sa kanyang lugar, o muling gawin ang lahat ng mga responsibilidad sa kanyang mga balikat sa pamumuno. Ang proseso ng delegasyon ay madaling maibabalik. Ang paglilipat ng ilan sa mga pakikipag-ugnayan sa ibang mga balikat ay makakatulong sa pinuno ng kumpanya na alisan ng pansin at bigyang pansin ang ilang mga isyu sa negosyo na hindi niya naabot o bago kung saan hindi lamang niya ito binigyan ng sapat na pansin. Ang isang empleyado na pinarangalan na tulungan, pagkatapos ng gayong pagtitiwala, ay malamang na maging mas madasig, na tiyak na magkakaroon ng positibong epekto sa kalidad ng kanyang trabaho.
Sa kanino dapat i-delegate?
Kahit na napagtanto ang mga pakinabang ng pamamahagi at delegasyon ng awtoridad sa samahan, ang ilan ay hindi nagmadali na gamitin ang mga tool sa pamamahala na ito, hindi alam kung sino ang pipiliin bilang kapalit para sa kanilang sarili. Mayroong maraming mga kondisyon kung saan ang isang delegasyon ay tunay na matagumpay:
- Sa kabila ng katotohanan na sa sandaling ito ay pansin lamang ang anumang isyu, maaari itong ibigay sa kanya hindi lamang direkta ng pinuno. Iyon ay, ang mga tanong, sabihin, ang mga paghahatid ay maaaring ilipat sa pinuno ng kaukulang departamento, kung saan, dahil sa mas kaunting mga responsibilidad, ay malulutas ito o ang problemang iyon nang mas malapit.
- Naturally, ang empleyado na kung saan ang mga tungkulin ay inilipat ay dapat magkaroon ng tiyak na karanasan sa isang partikular na larangan at, hindi na kailangang sabihin, may-katuturang kaalaman. Hindi magiging ganap na lohikal na ipagkatiwala ang mga kawani sa marketing sa pag-upa ng kawani, at gawing responsable ang logistician para sa panlabas na advertising. Ang kondisyong ito ay isa sa mga pangunahing bentahe ng delegasyon: ang tagapamahala ay hindi malamang na magkaroon ng pantay na mahusay na kaalaman sa lahat ng mga lugar na sa paanuman ay may kaugnayan sa kanyang negosyo, kaya ang pagbibigay ng bahagi ng kanyang awtoridad sa isang espesyalista ay makakatulong upang tumingin sa maraming mga isyu sa isang ganap na magkakaibang paraan.
- Hindi natin masasabi na posible na mag-delegate ng awtoridad sa pamamahala ng isang samahan o ilang iba pang lugar ng buhay nito, kung ang pinuno ng kumpanya ay hindi nagtitiwala sa taong kanyang bibigyan ng kanyang mga tungkulin. Ang paglilipat ng reins ng kapangyarihan sa ibang mga kamay ay malayo sa madali, at ang paglilipat sa mga ito sa isang ganap na estranghero na hindi lamang mapapabuti ang sitwasyon sa kumpanya, ngunit pinalala din nito, ay ganap na nakakatakot.Samakatuwid, ang isa lamang na nasisiyahan sa kumpiyansa ng isang pinuno ang maaaring maging delegado;
- Hindi sapat ang paglipat ng mga responsibilidad sa isang tao, kinakailangan din na ilipat din ang mga paraan upang matupad ang mga ito. Kahit na ang isang dalubhasang accountant ay hindi magagawang pag-aralan ang mga aktibidad sa pananalapi ng kumpanya kung hindi siya tumatanggap ng mga nauugnay na ulat para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Samakatuwid, hindi lamang ang mga pag-andar ay ipinagkaloob, ngunit din ang mga mapagkukunan nang walang kung saan may mga pagpapaandar na hindi maipatupad.
Tanging may mabuting kalooban!
Naturally, ang delegasyon, tulad ng anumang iba pang anyo ng kooperasyon, ay dapat na kusang-loob. Hindi malamang na ang sinuman na, sa ilalim ng sakit ng pagpapaalis, ay napilitang kumuha ng bahagi ng leon ng mga tungkulin ng pinuno, ay maaaring gumana talaga sa produktibo. Bukod dito, bago ilipat nang direkta, dapat na lubusang maunawaan ng mga partido kung aling mga kapangyarihan at responsibilidad ang inilipat. Ang delegado ay dapat magkaroon ng isang ideya ng mga pamamaraan na ginagamit ng ulo upang malutas ang ilang mga problema upang mabuo ang kanilang sariling gawain batay sa kanila. Kaya ang pinakamahalagang bagay sa paglilipat ng awtoridad ay malinaw na ipaliwanag kung ano ang kinakailangan ng isang tao na igagalang upang matulungan ang pinuno ng kumpanya.
Ano ang dapat i-delegate?
Bagaman ang delegasyon ng awtoridad ay napansin ng marami bilang isang mahalagang bahagi ng pagpapaandar ng samahan, kahit na kinikilala ang kahalagahan ng pamamaraang ito, hindi lahat ay laging nakakaintindi kung ano ang maipasa sa isang subordinado. Ito ba ay talagang tungkol sa karapatang gumawa ng isang desisyon? Hindi, hindi naman ito seryoso kaagad.
Maaari kang magsimula sa paglipat ng mga tiyak na responsableng gawain. Halimbawa, ang ulo ay nagtuturo sa isang empleyado na maghanda ng isang mahalagang ulat sa mga aktibidad ng kumpanya para sa isang tiyak na tagal ng panahon, sa halip na gawin mo mismo. Kahit na ang tila maliit na mga takdang-aralin ay bahagi na ng proseso ng delegasyon.
Ang paglipat ng buong proyekto ay ang susunod na antas na mayroong delegasyon ng awtoridad sa isang samahan. Halimbawa: ang isang kumpanya ay kailangang magdisenyo ng isang bagong packaging ng produkto. Sa halip na maging pinuno nito, inutusan ng kabanata ang responsableng empleyado na gawin ang mga tungkulin ng isang tagapamahala: upang piliin ang mga taong pinaka-angkop para sa gawaing ito, ayusin ang trabaho, at subaybayan ang kalidad nito. Ang pinuno na may tulad ng paglilipat ng mga tungkulin ay makakatanggap lamang ng isang ulat sa kung ano ang nagawa at, kung ang isang bagay ay hindi angkop sa kanya, gagawa siya ng ilang mga rekomendasyon na dapat isaalang-alang ng manager ng delegado kapag patuloy na nagtatrabaho sa proyekto. Sa kabila ng katotohanan na ang pamamahala ng isang tiyak na proyekto ay higit o mas malapit sa kung ano ang ginagawa ng pinuno ng kumpanya araw-araw, ang delegasyon ng naturang mga responsibilidad ay magpapahintulot sa kanya na tumuon sa mga isyu na nangangailangan ng kanyang agarang pansin.
Ang pinakamataas na antas ng tiwala ay ang delegasyon ng buong mga lugar ng aktibidad. Sa mga malalaking kumpanya, ang mga halimbawa ng naturang paglilipat ng awtoridad ay mga pinuno ng departamento. Eksklusibo ang pakikitungo nila sa supply, komunikasyon, marketing, at iba pa, na nagbibigay lamang ng mga ulat sa kanilang mga aktibidad. Ang pag-andar ng pinuno na may tulad na delegasyon ay minimal: ipinapahiwatig lamang niya ang mga layunin at layunin, at ang pagkamit sa mga ito ay mayroon nang problema para sa mga delegado. Ang pamamaraang ito ay pinaka-maginhawa para sa mga malalaking organisasyon na kayang ibagsak ang pinuno sa ganitong paraan.
Paano mag-delegate?
Kaya, natagpuan ng pinuno ang isa kung saan isasagawa ang delegasyon ng awtoridad sa samahan. Ang mga uri ba ng mga kapangyarihan na maaaring ilipat ay karapat-dapat sa isang hiwalay na banggitin?
Dapat itong magsimula sa katotohanan na, tulad ng sa anumang isyu, maraming mga pagpipilian para sa pag-uuri ng mga species. Para sa ilan, may mga dose-dosenang mga kategorya kung saan maaaring maihahati ang mga inilipat na responsibilidad; para sa ilan, mas kaunti. Ang pinaka-karaniwang pag-uuri ay naging, kung saan ang lahat ng mga kapangyarihan ay nahahati sa dalawang pangkat lamang: linear at kawani.
Ang awtoridad ng linear ay ang pundasyon ng hierarchy ng anumang kumpanya.Mayroong ilang mga responsibilidad ng ulo, na inililipat niya sa pinuno ng kagawaran. Ang pinuno ng departamento, naman, ay naglilipat ng bahagi ng mga pag-andar na ito sa isang empleyado sa ibaba ng agos. Iyon ay, ang gawain ay mula sa pinakadulo tuktok ng hierarchy ng serbisyo hanggang sa ilalim nito.
Sa kaso ng mga kapangyarihan ng kawani, ang empleyado ay binigyan ng karapatang tulungan ang isang tao na gumaganap ng mga guhit na kapangyarihan. Iyon ay, ang ikalawang empleyado ay maaaring pumili ng kinakailangang impormasyon para sa isa na inutusan na gumawa ng isang ulat ng benta para sa isang partikular na produkto para sa isang tiyak na tagal ng panahon.
Kumusta naman ang ligal na pagrehistro?
Alam ng ulo ang mga alituntunin ng delegasyon ng awtoridad sa samahan, at sa kanilang batayan ay tinukoy niya ang kandidatura kung saan ililipat niya ang bahagi ng kanyang mga alalahanin, pinili pa niya kung ano ang ipagkatiwala niya sa bagong empleyado. Ngunit paano nangyari ang delegasyon mismo? Isinasagawa ba ito sa pasalita, sa pamamagitan lamang ng pagkakasunud-sunod, o ito ay pormal na kahit papaano sa pambatasan?
Upang magsimula sa, na maaaring tanggihan ng sinumang empleyado ang mga pagpapaandar na ipinagkaloob sa kanya, inireseta ito sa Labor Code, na siyang batayan ng ugnayan sa pagitan ng employer at ng kanyang subordinate. Kapansin-pansin na ang karagdagang delegasyon (tulad ng mga linear na kapangyarihan) ay posible rin lamang na may pahintulot ng ulo: sa kabila ng katotohanan na inilipat niya ang lahat ng kanyang mga tungkulin sa ibang tao, siya pa rin ang may pananagutan sa kanila. Iyon ay, kung ang delegasyon ay pupunta sa mas mababang antas ng hierarchy, ang pinuno ng kumpanya ay magiging responsable para sa iba pang mga empleyado na iginawad ang kanyang gawain.
Posible ba ito sa pasalita?
Ang samahan ng delegasyon ng awtoridad ay isinasagawa, tulad ng nabanggit na, batay sa Batas sa Paggawa. Ayon sa kanya, upang maging pormal ang delegasyon alinsunod sa lahat ng mga patakaran, kailangan mong mag-sign isang kapangyarihan ng abugado upang ilipat ang ilang mga kapangyarihan. Siyempre, ang mga paunang pag-andar ng empleyado ay inireseta sa kontrata sa pagtatrabaho, kaya kinakailangan ang kapangyarihan ng abugado kung ang ulo ay nagpasiyang palawakin ang larangan ng kanyang aktibidad (kahit na pansamantalang). Ngunit sa karamihan ng mga kaso, ang lahat ay maaaring gawin nang walang karagdagang papeles.
Kasabay nito, ang ilan pang mga empleyado ay dapat ipaalam sa paglilipat ng mga bagong tungkulin upang masuri ang kakayahan ng delegado at mabigyan siya ng posibleng tulong sa pagtupad ng mga bagong tungkulin, kaya mas pinipili ng mga tagapamahala na mag-isyu ng mga order na makilala ang lahat ng mga interesadong partido. Sa kabilang banda, ang lahat ng naapektuhan ng appointment na ito ay maaaring anyayahan lamang sa isang pulong kung saan ang lahat ay malaman ang tungkol sa mga bagong kredensyal ng delegado.
Ngunit kung ang delegasyon ng mga gawain at kapangyarihan sa samahan ay binalak sa mahabang panahon, at ang kabuuan ng mga bagong responsibilidad ay maaaring napansin bilang ibang trabaho, mas mahusay na ligal na pormalin ang paglipat ng isang empleyado sa isang bagong posisyon, sa halip na patuloy na pagsulat ng mga bagong kapangyarihan ng abugado.
Ano ang proseso ng delegasyon?
Lahat ng mga kinakailangang pormalidad ay naayos, nananatili lamang upang malaman kung ano ang samahan ng proseso ng delegasyon ng awtoridad. Naturally, walang maiiwan sa bagong dating kasama ang kanyang mga tungkulin nang paisa-isa sa mga unang araw ng kanilang pagpapatupad, kaya anong mga alituntunin ang dapat sundin ng pinuno upang ang delegasyon ay magtagumpay?
Ang mga unang araw, ang kabanata ay nagpapakita ng ganap na lahat ng delegado, na sinasabi nang detalyado tungkol sa lahat ng mga aspeto ng mga bagong kapangyarihan. Sa madaling sabi: "Panoorin kung paano ito gagawin." Kapag nagsusulat ang pinuno ng isang ulat, sinusunod ng delegado ang kanyang mga aktibidad, naalala ang pagkakasunud-sunod ng mga aksyon, mga tampok ng mga programa sa trabaho at iba pa; kapag namamahagi ang ulo ng mga responsibilidad sa isang bagong proyekto, sinusubukan ng baguhan na suriin ang pagpili ng pinuno. Ito ay sa yugtong ito na natatanggap ng delegado ang pinakamaraming pintas, na may isang nakabubuo. Sa hinaharap, ang lahat ng mga payo na ibinigay ng ulo sa mga unang araw na ito ay magiging kapaki-pakinabang.
Ang susunod na hakbang ay ang simula ng independyenteng aktibidad.Ang lahat ng parehong mga ulat na isinalin ng delegado ang kanyang sarili sa ilalim ng maingat na kontrol ng punong, na patuloy na pumuna sa kanya at itinuro ang mga pagkakamali. Ang nagsisimula mismo ay sumusubok na ipamahagi ang mga tungkulin sa bagong proyekto, nang walang mga tip at payo mula sa pangunahing bagay. Ang yugtong ito ay mas mahirap kaysa sa nauna, sapagkat ito ay malayo mula sa madaling pag-aakalang responsibilidad matapos na napanood mo kung paano maayos na maisagawa ang iyong kasalukuyang mga tungkulin. Ngunit pagkatapos na malampasan ang mga paunang paghihirap, ang lahat ay magiging mas madali.
Ang ikatlong yugto, na mayroong delegasyon ng awtoridad sa samahan, ay kamag-anak ng kalayaan. Ito ay sa maraming mga respeto na katulad sa nauna, tanging mas kaunti ang kontrol dito. Sa yugtong ito, kailangan ng empleyado ang suporta ng pinuno, na pinahahalagahan ang kanyang mga pagsisikap at kahit na ipinapaliwanag ang problema ng mas malambot kaysa sa ginawa niya dati kung ginawa niya ito. Ang oras na ito ay ibinigay upang ang mga delegado na magkaroon ng maximum na awtonomiya sa paggawa ng kanyang mga pagpapasya, na gumamit sa payo ng ulo lamang sa mga sitwasyon ng krisis. Pagkatapos nito, ang pinakamadaling yugto para sa pangunahing tao at ang pinaka-kaaya-aya na yugto para sa delegado ay nagsisimula - kumpletong kalayaan.
Nagtrabaho ba ito?
Paano ko malalaman kung matagumpay na delegado ang isang samahan? Ang responsibilidad, awtoridad ay ganap na tinanggap ng mga empleyado na pinagkatiwalaan ng tagapamahala? Ang sinumang nakaranas na sa buong proseso ng paglilipat ng mga kapangyarihan ay dapat magkaroon ng ganap na awtonomiya, sa loob ng balangkas ng kanilang mga tungkulin, siyempre. Samakatuwid, kung ang isang tao ay mas gusto na maging responsable lamang para sa ilang partikular na bahagi ng gawain o kailangan pa rin ng payo ng mga taong may mataas na ranggo, ligtas na masasabi na ang delegasyon ay ganap na nabigo.
Sa kabilang banda, kung ang ulo ay nagtuturo sa taong pinili niya bilang kanyang delegado, ang minimum na halaga ng trabaho, kontrolin ang kanyang mga gawain nang mas maingat, patuloy na pinapayo ang kanyang empleyado, pagkatapos ay maaari nating pag-usapan ang tungkol sa kabiguan ng isang proseso tulad ng pamamahagi at paglalaan ng awtoridad sa samahan. Sa bahagi ng punong-guro, kinakailangan ang pagtitiwala, sa bahagi ng subordinate, ang kahandaang bigyang katwiran ang tiwalang ito. Ito ang pangunahing prinsipyo ng delegasyon.
Konklusyon
Ang pagpapahintulot sa awtoridad sa isang samahan ay isang halimbawa kung paano mapapadali ng isang pinuno ang kanyang sariling buhay sa pamamagitan ng pag-komplikado nito para sa iba, at ang komplikasyong ito ay magiging isang kagalakan sa ibang mga empleyado. Ang mga bentahe ng paglilipat ng mga kapangyarihan, tulad ng nabanggit sa itaas, ay kasama ang kakayahan ng pangunahing tumuon sa mas malubhang mga problema, pag-on sa isang bagay na hindi nangangailangan ng kanyang direktang pansin sa iba. Ang isa pang bentahe ay ang pagkakakilanlan ng mga pinaka-mahuhusay na empleyado na sa isang bagong posisyon ay maipakita ang kanilang sarili sa lahat ng kaluwalhatian nito. Ang patuloy na pakikipag-ugnay ng pinuno at empleyado ay tuturuan sila na mas maunawaan ang bawat isa, na kung saan pagkatapos ay magiging kapaki-pakinabang sa mga hinaharap na aktibidad ng pareho. Ang delegasyon ng awtoridad sa samahan ay lumilikha ng karagdagang pagganyak: alin sa empleyado ang hindi nais mapansin at itataas? At binigyan ng patuloy na pag-asang ito ng pagtaas, ang empleyado ay mananatili sa kanyang lugar ng trabaho nang mas matagal nang hindi binabago ito sa isang kumpanya kung saan imposible ang paglipat ng mga tungkulin mula sa isang mas mataas na tao.
Samakatuwid, ang mga kumpanya na dumaan sa mga simpleng hakbang para sa parehong manager at empleyado upang maglipat ng mga kapangyarihan ay makakakuha ng mga pakinabang sa kanilang mga kakumpitensya na hindi nais na ibahagi ang kapangyarihan sa loob ng kumpanya. Kaya malinaw: ang delegasyon ng awtoridad sa samahan ay kinakailangan para sa mga pinuno at ordinaryong empleyado. Dapat itong laging alalahanin.