Ang bawat kumpanya sa proseso ng pag-andar ay pinipilit na maghanda ng isang malaking bilang ng mga dokumento. May kaugnayan sila sa napiling rehimen ng buwis, empleyado o pakikipagtulungan sa mga pangunahing kontratista. Upang ang bawat empleyado ng negosyo ay maaaring makahanap ng kinakailangang dokumentasyon, nangangailangan ito ng karampatang at nakabalangkas na imbakan. Maraming mga dokumento ay dapat na nasa kumpanya nang higit sa 75 taon, dahil naglalaman sila ng impormasyon tungkol sa mga empleyado ng negosyo. Samakatuwid, kinakailangan ang karampatang pag-archive ng mga dokumento sa samahan. Kung ang kumpanya ay malaki, pagkatapos ay ipinapayong lumikha ng iyong sariling buong archive. Ngunit sa mga maliliit na organisasyon, ang mga papel ay nakaimbak lamang sa isang hiwalay na aparador.
Mga Batas sa Pag-archive
Ang mga dokumento sa pag-archive ay isang ipinag-uutos na proseso para sa bawat kumpanya, na kung saan ay ipinahiwatig sa mga probisyon ng Pederal na Batas Blg. 125. Sa mga maliliit na kumpanya, ang lahat ng kinakailangang aksyon ay isinagawa ng kalihim, ngunit sa mga malalaking organisasyon ang isang hiwalay na empleyado ay nakikibahagi sa pag-archive.
Ang hinirang na empleyado ay dapat malaman ang mga kinakailangan ng batas tungkol sa pag-archive ng mga dokumento ng tauhan sa samahan, at dapat ding maunawaan ang mga tagal ng pagpapanatili ng iba't ibang mga dokumento. Para sa mga ito, ang mga hiwalay na papel ay sinimulan para sa iba't ibang mga papel. Ang dokumentasyon na may kaugnayan sa mga tauhan ng kumpanya ay dapat na naka-imbak ng hindi bababa sa 50 taon kung ang mga papel ay nilikha pagkatapos ng 2003, at kung ang organisasyon ay may mga dokumento na nabuo bago ang 2003, pagkatapos ay dapat nilang itago sa loob ng 75 taon.
Ang mga nuances ng paglikha ng isang archive
Sa mga malalaking kumpanya, ang isang malaking bilang ng mga dokumento ay nabuo sa panahon ng negosyo, kaya sila ay nakaimbak sa isang hiwalay na silid na tinatawag na archive. Ito ay kinakatawan ng isang hiwalay na yunit ng istruktura, at sa panahon ng paglikha nito ang isang espesyal na Regulasyon ay inisyu ng pamamahala, na siyang lokal na batas ng regulasyon ng kumpanya.
Nasa regulasyong ito na ang mga pangunahing patakaran para sa mga dokumento sa pag-archive sa samahan ay ibinigay, pati na rin ang responsibilidad ng mga opisyal na kasangkot sa prosesong ito para sa iba't ibang mga paglabag na napansin.
Mga panuntunan sa pagproseso
Sa panahon ng pag-archive ng mga dokumento sa samahan, ang mga sumusunod na patakaran ay dapat isaalang-alang ng itinalagang responsableng empleyado:
- ang dokumentasyon ay inilipat sa archive lamang sa pamamagitan ng imbentaryo;
- kung ang mga papel ay nai-file sa gawain ng sinumang empleyado, mahalagang isaalang-alang ang mga kinakailangan ng mga espesyal na patnubay upang sa hinaharap madali itong makahanap ng tamang dokumento;
- ang bawat departamento ng kumpanya ay dapat ilipat ang mga dokumento para sa imbakan sa responsableng tao sa loob ng mga takdang oras na itinatag ng batas;
- kung sa iba't ibang mga kadahilanan ay nilabag ang iskedyul, batay sa kung aling iba't ibang dokumentasyon ang inilipat sa archive, dapat ipagbigay-alam ng opisyal sa pinuno ng kumpanya ang tungkol sa katotohanang ito.
Ang literacy ng pag-compile ng archive ay nakasalalay sa kawastuhan ng prosesong ito.
Ang layunin ng proseso
Ang pag-archive ng mga dokumento sa samahan ay kinakailangan upang mai-optimize ang lahat ng dokumentasyon, pati na rin para sa karampatang imbakan nito. Kung mayroong maayos na nakaayos na archive, ang anumang empleyado ng kumpanya, kung kinakailangan, ay makahanap ng iba't ibang mga dokumento na may kaugnayan sa kawani, iba't ibang mga order o katapat.
Madalas, ang mga kumpanya ay lumilipat sa pamamahala ng dokumento ng electronic, kaya lahat ng mga dokumento ay nakaimbak sa isang computer, kung saan nabuo ang isang elektronikong bersyon ng archive.Ngunit isinasaalang-alang na ang mga dokumento ay may ligal na puwersa lamang kung mayroong isang format ng papel, samakatuwid ang elektronikong pag-iimbak ng mga dokumento ay kumikilos lamang bilang karagdagan sa karaniwang archive.
Pamamaraan sa pag-archive
Ang pamamaraan para sa mga dokumento sa pag-archive ay pareho para sa lahat ng mga kumpanya, ngunit ang bawat samahan ay maaaring gumawa ng sariling pagsasaayos. Ang karaniwang pamamaraan ay nahahati sa mga sumusunod na hakbang:
- Sa una, ang mga tampok ng mga dokumento na inihanda para sa paghahatid sa archive ay nai-highlight;
- kung kinakailangan, ang mga karagdagang pagkilos ay isinasagawa, na kasama ang pag-stapling ng mga papel o paggawa ng iba't ibang mga karagdagan;
- nababagay ang mga dokumento, na ginagawang posible sa hinaharap upang madaling mahanap ang mga kinakailangang papel sa kabuuang misa ng dokumentasyon;
- ang mga hindi kinakailangang dokumento ay nawasak nang ligal, dahil hindi nila kinakatawan ang anumang halaga para sa pagpapatakbo ng negosyo;
- Ang mga dokumento ay naayos, pagkatapos nito ay stitched batay sa kanilang uri;
- ang mga papel ay nahahati sa mga sumusunod na uri: accounting, tauhan o pamamahala;
- kung imposibleng pag-uri-uriin ang anumang mga papel tulad ng mga uri sa itaas, pagkatapos ay pinagsama at ipinasok sa isang hiwalay na kaso;
- ang bawat selyo ay nakakabit sa selyo ng samahan, pati na rin ang pirma ng awtorisadong empleyado;
- ang isang imbentaryo ay nabuo para sa bawat kaso na naglalaman ng impormasyon tungkol sa kung aling mga dokumento ang matatagpuan sa isang partikular na folder;
- Ang mga katalogo ng mga kaso na pinagsunod-sunod ayon sa uri ay ginawa;
- lahat ng mga tama na inihanda na kaso ay ipinadala para sa imbakan sa archive, na karaniwang ipinakita bilang isang hiwalay na silid, kung saan mayroong isang malaking bilang ng mga maginhawang rack.
Ang pamamaraan ay isinasagawa lamang ng isang awtorisadong tao, na pinagkalooban ng kinakailangang awtoridad ng pinuno ng samahan. Kung ang anumang mga patakaran para sa mga dokumento sa pag-archive ay nilabag o ang dokumentasyon ay ganap na nawala, pagkatapos ang partikular na kawani na ito ng negosyo ay responsable para sa mga paglabag na natukoy.
Mga tampok ng compilation ng nomenclature
Kung ang kumpanya ay talagang maraming mga papeles, pagkatapos ay kapag ang pag-archive ng mga dokumento sa samahan, ang isang pagkakasunud-sunod ng mga kaso ay natipon. Sa tulong nito sa hinaharap posible na madaling mahanap ang tamang bagay sa maraming mga folder.
Kapag pinagsama ang listahan ng mga kaso, ang sumusunod na impormasyon ay dapat ipahiwatig:
- ang index ng tukoy na kaso, na kinakatawan ng nakatalagang numero ng kondisyon, ang unang bahagi ng bilang na ito ay ang departamento ng departamento mula sa kung saan natanggap ang mga dokumento;
- pangalan ng kaso;
- bilang ng mga papel na nakaimbak sa folder;
- ang panahon kung saan dapat itago ang mga dokumento na ito batay sa mga kinakailangan ng pambatasan;
- iba't ibang mga tala na iniwan ng taong namamahala, halimbawa, maaari mong ipahiwatig na ang isang partikular na kaso ay may karagdagang bersyon ng electronic.
Sa mga maliliit na samahan, kung saan hindi masyadong maraming mga dokumento ang inilipat sa archive taun-taon, ang nomenclature ng mga kaso ay maaaring hindi makolekta.
Mga Batas para sa paglalathala ng "Regulasyon sa Archive"
Sa mga malalaking kumpanya, ang archive ay ipinakita sa isang hiwalay na silid, kung saan sa loob ng mahabang panahon ng isang malaking bilang ng mga file at dokumento ay naka-imbak. Kasabay nito, ang samahan ay gumagamit ng isang espesyalista na eksklusibo na nakikibahagi sa mga dokumento sa pag-archive. Upang ang kanyang gawain ay malinaw na naayos, ang mga executive ng kumpanya ay madalas na naglalathala at pinagsama ang isang espesyal na "Regulasyon sa Archive". Ang mga patakaran para sa paggamit nito ay kinabibilangan ng:
- ipinahiwatig kung anong uri ng trabaho ang dapat gawin ng responsableng tao;
- ibinigay ang mga patakaran para sa paglilipat ng mga dokumento mula sa iba't ibang mga kagawaran sa archive;
- naglilista ng mga panuntunan para sa pagpaparehistro ng imbentaryo at pagpapangalanan ng mga kaso;
- ang impormasyon tungkol sa tamang paghahanda ng mga papel na inilipat sa archive ay ipinasok;
- ipinapahiwatig na ang hinirang na empleyado ay dapat na kasangkot sa pagkakasundo ng komposisyon ng mga dokumento, pati na rin ang kanilang pagpapatupad.
Kung ang empleyado ng archive ay nagpasiya na mayroong anumang mga paglabag sa dokumentasyon, ang mga papel ay ipinapadala para sa pagbabago sa naaangkop na departamento ng kumpanya. Kung walang mga pagkakamali o pagkukulang, tinatanggap ang mga papel para sa pagtahi. Kung mahirap basahin ang impormasyon, isang kopya ng dokumento ang ginawa.
Mga Kinakailangan sa Archive
Ang bawat kumpanya ay dapat isaalang-alang ang mga pangunahing kinakailangan para sa tamang pag-archive ng mga dokumento sa samahan. Ang pagpapanatiling record ay dapat isailalim sa mga pangunahing kondisyon ng batas. Sa mga malalaking kumpanya, ang archive ay kinakatawan ng isang hiwalay na silid, na dapat protektahan mula sa mga empleyado ng kumpanya o ng mga hindi awtorisadong tao. Samakatuwid, sa panahon ng paglikha ng yunit na ito, ang mga sumusunod na kinakailangan ay isinasaalang-alang:
- ang lugar ay dapat na ihiwalay mula sa iba pang mga kagawaran at tanggapan;
- nagtatatag ito ng isang alarma sa sunog at pagnanakaw;
- ang laki ng silid na ito ay depende sa kung gaano karaming mga dokumento ang inilipat sa archive bawat taon;
- ang mga espesyal na mahabang rack ay naka-install sa silid, at ipinapayong pumili ng mga istruktura ng metal;
- sa pagitan ng mga rack mayroong isang distansya na hindi maaaring mas mababa sa 75 cm;
- ang haba ng mga istante ay maaaring magkakaiba at nakasalalay sa taas ng mga kisame;
- Bilang karagdagan, ang mga espesyal na safes ay naka-install sa silid, kung saan matatagpuan ang pinakamahalaga at mahalagang mga dokumento.
Sa bawat kumpanya, ang lugar ng napiling lugar ay maaaring maging ganap na naiiba, dahil ang iba't ibang mga kadahilanan ay isinasaalang-alang para dito.
Paano inihanda nang maayos ang mga bagay?
Ang pag-archive ng mga dokumento sa accounting ay pinapayagan lamang pagkatapos ng karampatang paunang paghahanda ng dokumentasyong ito. Samakatuwid, bago ipadala ito o papel na iyon sa archive, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang:
- sa una, ang responsableng tao ay dapat tiyakin na ang tunay na inilipat na dokumentasyon ay hindi kinakailangan sa proseso ng pagsasagawa ng kasalukuyang mga aktibidad ng kumpanya;
- Isang paglalarawan ng mga dokumento at direktang file
- isinasagawa ang isang pagsusuri upang matiyak na ang dokumentasyon at mga kaso ay talagang mahalaga, samakatuwid dapat silang maiimbak sa kumpanya para sa isang tiyak na tagal ng panahon;
- kung kinakailangan, ang mga dokumento ay isinumite, kinopya o nababagay, at pagkatapos ay mailipat sa archive.
Ang mga utos na may kaugnayan sa mga empleyado na upahan at pagkakaroon ng iba't ibang mga tagal ng pag-iimbak ay dapat na inilatag para sa iba't ibang mga kaso, dahil kung sila ay halo-halong, pagkatapos ay maaaring magkaroon ng pagkalito sa panahon ng pagkasira ng ilang mga papeles.
Ang mga nuances ng pagtatrabaho sa mga query
Ang pag-archive ng mga dokumento ng tauhan at iba pang mga papel na nabuo sa panahon ng gawain ng samahan ay isinasagawa ng isang responsableng empleyado na tumatanggap ng isang tiyak na suweldo para sa kanyang mga aktibidad. Kung ang ulo o iba pang mga empleyado ng kumpanya ay kailangang mag-aral ng anumang mga dokumento na magagamit sa archive, dapat silang mag-aplay sa isang espesyal na kahilingan sa itinalagang tao.
Ang impormasyon mula sa archive ay inisyu sa anyo ng isang sertipiko ng archive, kopyahin o kunin. Ang sertipiko ay ipinakita ng isang dokumento, na may kasamang impormasyon sa archival tungkol sa hiniling na paksa.
Ang isang naka-archive na kopya ay kinakatawan ng pagpaparami ng teksto o isang larawan mula sa isang dokumento na nakaimbak sa archive. Bilang karagdagan, nagbibigay ito ng data sa paghahanap.
Ang isang katas ng pandiwang salita ay gumagawa lamang ng isang tiyak na bahagi ng babasahin. Upang gawin ito, dapat ipahiwatig ng empleyado na gumawa ng kahilingan kung saan kinakailangan ang partikular na impormasyon ng isyu.
Konklusyon
Maraming mga dokumento na nilikha sa panahon ng trabaho ng kumpanya ay dapat na naka-imbak sa mahabang panahon. Upang lumikha ng pinakamainam na mga kondisyon, isang archive ay nilikha sa kumpanya, na ipinakita ng isang hiwalay na yunit ng istruktura. Bilang karagdagan, ang isang responsableng tao ay hinirang na responsable sa pagtanggap ng dokumentasyon sa archive. Ang parehong espesyalista ay tumugon sa mga kahilingan mula sa ibang mga empleyado at tagapamahala.
Kapag nai-archive ang dokumentasyon, ang ilang mga patakaran at mga kinakailangan ay dapat isaalang-alang na nagbibigay-daan sa iyo upang maayos na istraktura ang papel, pati na rin magbigay sa kanila ng mga perpektong kondisyon sa imbakan.