Ang negosyo ng estado at ang globo ng trabaho sa opisina ay ang pinakamahalagang sangay ng pampublikong buhay ng anumang estado. Ang dokumentong impormasyon ay ligal na data. Ang mga aktibidad sa paggawa ng batas ay nag-aambag sa pagtatayo ng batas ng sibil at kaayusan at kapakanan, na napakahalaga.
Ang konsepto ng dokumentadong impormasyon
Ang ganitong pagtatalaga, sa unang sulyap, ay hindi ginagamit nang madalas sa jurisprudence, ngunit sa parehong oras ito ay napakahalaga. Batay sa pederal na batas, ang dokumentadong impormasyon ay isang uri ng hanay ng ilang data na naitala sa isang nasasalat na daluyan para sa layunin ng kaligtasan.
Gayundin, ipinapalagay ng materyal na ito ang pagkakaroon ng mga detalye tungkol sa magagamit na mga mapagkukunan ng pinagmulan nito, na sa pangkalahatan ay nagbibigay-daan upang matukoy ang likas na mga data o ang kanilang media, anuman ang anyo ng pagtatanghal. Kung wala sila, ang konsepto ng dokumentadong impormasyon ay talagang nawawalan ng kahulugan. Mga kinakailangang likas na isinasagawa ang dalawang pangunahing pag-andar - impormasyon at sertipikasyon ng seguridad. Sa madaling salita, sa isang banda, naglalaman sila ng kinakailangang data, at sa kabilang banda, imposible na maling paltasin ang mga dokumento.
International Organization for Standardization
Ang pamamahala ng dokumentadong impormasyon ay kinokontrol ng iba't ibang mga ligal na kilos, pederal na mga utos, mga order, mga dokumento sa pang-internasyonal. Kaya, ang International Organization for Standardization (ISO) ay patuloy na kumukuha ng direktang bahagi sa pagbuo ng mga dogmas, mga patakaran at regulasyon patungkol sa pagbuo, imbakan, paggamit ng impormasyon. Ang mga pagbubuo ay ginagawa sa direksyon ng pagtanggal ng mga paglabag sa pagkakaiba sa nilalaman ng katotohanan, sa pagbuo ng mga kinakailangan para sa anyo ng pagtatanghal ng data.
Mga palatandaan ng dokumentong impormasyon
Ang unang pag-sign at ang pinakamahalagang isa ay ang pagkakaroon ng isang materyal na tagadala. Tulad nito, ganap na ang anumang bagay ng nakapaligid na mundo ay maaaring kumilos, kabilang ang mga bagay at pisikal na larangan kung saan ipinapakita ang ilang kilos o impormasyon. Ang parehong data ay maaaring maitala sa iba't ibang media. Totoo rin na ang iba't ibang mga materyales ay maaaring mai-dokumento sa parehong site.
Ang susunod na pinakamahalagang tampok ng dokumentadong impormasyon ay ang kakayahang makilala ang naitala na materyal. Ibinibigay ito gamit ang suportang papel ng mga props. Ang kanilang presensya ay tumutulong upang maitaguyod ang layunin ng data, ang kanilang kalikasan, pinagmulan, oras ng dokumentasyon. Sa ilang mga kaso, ang mga detalye ay nagbibigay ng kinakailangang antas ng proteksyon ng isang partikular na sample sa anyo ng isang nakalakip na electronic digital na lagda.
Ang pangatlong katangian ng dokumentadong impormasyon ay ang kakayahang pumili ng iba't ibang mga pagkakaiba-iba at mga form na naghahatid ng nilalaman nito. Maaari rin itong maiimbak sa iba't ibang media sa iba't ibang anyo nang hindi nawawala ang mga nilalaman at detalye nito. Iyon ay, ang pag-iimbak ng dokumentadong impormasyon ay nagpapahiwatig ng posibilidad na kopyahin ito. Ang ganitong mga materyales ay maaaring umiiral sa anyo ng iba't ibang mga pagbabago.
Pamamahala ng Impormasyon sa dokumento
Ayon sa bersyon ng International Organization for Standardization, ang dokumentadong impormasyon ay ang data na dapat maimbak at magamit sa ilalim ng espesyal na kontrol. Sa sulok ng subordination ay, nang direkta, ang tagadala ng isang materyal na kalikasan kung saan nakaimbak ang materyal na ito.Ang hanay ng mga kinakailangan para sa dokumentadong pamamahala ng impormasyon ay ipinakita sa seksyon Blg 7 ng ISO 9001: 2015. Kung susubukan mong buod at ilarawan ang mga tesis sa mga obligasyong ito, magkakaroon sila ng sumusunod na form:
- regular na pagsusuri sa antas ng kakayahang mai-access ng impormasyon hanggang sa kinakailangan, sa lugar kung kinakailangan, at sa oras kung kinakailangan;
- regular na pagtatasa ng antas ng seguridad ng data na naitala;
- paglutas ng mga isyu tungkol sa samahan ng mga proseso ng pamamahagi, paghahanap, pag-access sa control at paggamit ng impormasyon;
- pagtatasa ng epekto ng epektibong proseso para sa pagprotekta at pag-iimbak ng mga dokumento mula sa iba't ibang mga pagkakamali, halimbawa, kung garantiya ang kanilang kakayahang mabasa;
- pagpapatunay ng pagsunod sa mga patakaran ng pag-agaw at pag-iimbak.
Alin ang mangyayari?
Ang mga form ng dokumentadong impormasyon na pangunahin ay nakasalalay sa katangian ng materyal na daluyan nito. Mayroong maraming mga pangunahing uri. Ang pinaka-karaniwang:
- papel;
- mga pag-record ng tunog;
- mga materyales sa video;
- elektronikong dokumentadong impormasyon.
Mga uri ng data sa nasasalat na media
Ang impormasyon, na lampas sa bersyon ng maraming mga mananaliksik, sa likod ng criterion ng kaayusan at ang antas ng samahan ay nahahati sa dokumentado at undocumented. Ano ang pagkakaiba sa kanila?
Ang dokumentado ay isang tiyak na organisasyon, opisyal na anyo ng pagkakaroon ng impormasyon. Ang layunin ng pagkakaroon ng ganitong uri ng data ay nauugnay sa kapakanan ng publiko at ang patakaran ng batas. Ang mga uri ng dokumentadong impormasyon ay maaaring magkakaiba. Pagkatapos ng lahat, ang lahat ay nakasalalay sa pamantayan sa pag-uuri na pinagtibay bilang batayan.
Para sa mga pamantayan sa pag-access, ang impormasyon ay:
- na may limitadong pag-access;
- estado ng lihim na materyal;
- kumpidensyal na uri;
- na may walang limitasyong pag-access, pampubliko.
Kung maaari, nangyari ito:
- malayang ipinamamahagi;
- data na ang pagsisiwalat ay mahigpit na ipinagbabawal;
- Ang impormasyong isiwalat alinsunod sa batas na pederal;
- materyal, ang pagsisiwalat ng kung saan ay posible sa pamamagitan ng kasunduan ng isang tiyak na bilog ng mga tao.
Mga Dokumentong Mga Katangian ng Impormasyon
Ang dokumentong impormasyon ay ang data na umiiral sa ilang mga kundisyon na may layunin at may isang bilang ng mga tampok.
Ang mga katangian nito ay kinabibilangan ng:
- nakapirming karakter, iyon ay, pag-aari ng pinagmulan nito, ang sandali ng dokumentasyon at ang obligasyong mag-imbak;
- kaugnayan - ang kakayahang matugunan ang mga kinakailangan ng isang potensyal na consumer, upang matugunan ang mga kahilingan;
- halaga - akma ng data para sa layunin;
- pagkumpleto - ang pinakamainam na ratio sa pagitan ng natanggap at kinakailangang impormasyon;
- utility - ang antas ng pangangailangan nito;
- pagiging maaasahan - ipinapakita ang antas ng pagiging aktibo ng impormasyon;
- bagong bagay - kaugnayan, dahil ang mga dokumentadong materyales ay isang paliwanag ng impormasyon na maaaring lipas na o mawalan ng bisa;
- pagiging maaga;
- pag-access - ang kakayahan ng consumer na malayang makatanggap ng data;
- seguridad - kawalan ng hindi awtorisadong pag-access;
- ergonomics - ang pinakamainam na ratio ng dami at anyo ng data para sa isang partikular na consumer;
- sapat - sulat sa impormasyon sa katotohanan, kahanda upang maipakita ang totoong layunin na kalagayan.
Pagprotekta sa dokumentadong impormasyon sa batas ng Russia
Tatlong mapagkukunan ng pederal na batas ay nagbibigay ng dokumentado na pagtatalaga ng impormasyon. Ang unang mapagkukunan ay nagbibigay ng isang makitid na interpretasyon. Sinabi nito na ang dokumentadong impormasyon ay ang pagrekord ng mga mahahalagang data gamit ang isang materyal na daluyan sa pamamagitan ng proseso ng pagdokumento ng kinakailangang data, kung saan may mga detalye na posible upang makilala, italaga o matukoy ang materyal na daluyan (batas ng impormasyon, Artikulo Blg. 2).
Ang isa pang mapagkukunan ay may mas malawak na interpretasyon.Sinasabi nito na ang isang dokumento ay nangangahulugang pagkakaroon ng isang daluyan na may naitala na impormasyon ng isang teksto, tunog o graphic na kalikasan. Ang nilalaman nito ay inilaan para sa paghahatid sa inilaan nitong layunin sa isang tiyak na oras.
Mga halimbawa ng data na na-dokumentado
Ang dokumentong impormasyon ay mga ligal na kilos, papel, archive na nakaimbak para sa iba't ibang mga layunin. Ang naka-imbak na impormasyon sa karamihan ng mga kaso ay inilaan para sa publiko. Kabilang sa mga halimbawa ang:
- mga ligal na gawa, regulasyon na balangkas;
- mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga emerhensiyang sitwasyon ng isang kapaligiran, demograpiko, sanitary-epidemiological, meteorological na kalikasan;
- mga dokumento na nilalaman sa mga koleksyon ng library at iba pang iba't ibang mga pondo ng mga sistema ng impormasyon;
- impormasyon ng mass media at iba pang impormasyon sa publiko alinsunod sa batas ng Russian Federation.
Batay sa nabanggit, nararapat na tandaan na sa kabuuang mga dokumento at dokumentadong impormasyon ang pinakamahalagang elemento ng seguridad ng estado at kapakanan ng publiko. Ito ay madalas na isang imbakan ng estratehikong mahalagang impormasyon para sa estado. Iyon ang dahilan kung bakit ang ganitong uri ng impormasyon ay dapat na maingat na maiimbak, isinasaalang-alang ang mga kinakailangan na itinakda ng batas ng estado.