Kahit na ang pinakamayamang kumpanya na nagmamay-ari ng pinakamahal na produkto, iniisip ang tungkol sa makatuwirang pagtitipid. Sa kasong ito lamang, magkakaroon siya ng maraming paraan at mga pagkakataon upang mapanatili ang kanyang sariling negosyo na lumilipas at karagdagang pag-unlad.
Hindi lihim na mas malaki ang negosyo, mas malaki ang gastos nito. Bukod dito, ang mga sekundaryong mga item sa badyet, na kinabibilangan ng pag-print ng mga dokumento, ay sama-samang sinakop ang bahagi ng leon nito. At binigyan ang kasalukuyang rate ng palitan ng dolyar, ang nakalimbag na mga file ay maaaring maging tunay na "ginto".
Gaano karaming pera ang kinakailangan upang mag-print ng mga dokumento?
Ayon sa istatistika na inilathala ng Hewelett-Packard, ang bawat negosyo na maaaring maiuri bilang medium at malaking negosyo ay gumugugol ng tungkol sa 6% ng kita nito sa mga gastos sa papel. Sa ilan, ang porsyento na ito, bilang isang porsyento, ay maaaring mukhang maliit, ngunit hindi ito lahat.
Kung ang average na buwanang kita ng kumpanya ay 10 milyong rubles, pagkatapos nagkakahalaga ng halos 600 libong rubles upang mai-print ang dokumentasyon! Napakahirap na tawagan ang tulad ng isang maliit na bilang o hindi gaanong mahalaga.
Ang makatwirang pag-optimize ng mga gastos sa pag-print ay makakatulong sa bago at hindi pa tanyag na serbisyo - print outsourcing.
Ano ang pag-print ng outsourcing at kung paano ito gumagana
Ang serbisyong ito ay makakatulong na makatipid ng pera lamang para sa daluyan, malaki at napakalaking negosyo na may malalaking panloob at panlabas na mga daloy ng trabaho. Minsan tinutukoy ang pag-print ng outsourcing bilang "pagpapanatili ng kopya".
Ang pagkalkula ng eksaktong pigura ng gastos ng pag-print ay minsan hindi lamang mahirap, ngunit hindi mahirap paniwalaan. Nangyayari ito dahil ang mga pagbili ay ginawa ng iba't ibang mga kagawaran:
- Ang opisina (papel) ay nakuha ng manager ng tanggapan, sekretarya, anumang iba pang kawani ng AXO.
- Ang departamento ng IT ay may pananagutan para sa napapanahong pagbili at pagkumpuni ng kagamitan sa pag-print.
- Ang mga refill cartridges, tulad ng anumang iba pang mga consumable, ay inaalagaan ng departamento ng pagbili.
Sa iba't ibang mga lungsod at rehiyon, dose-dosenang, daan-daan at kahit libu-libo ng mga manggagawa ang nagdoble sa bawat araw ng trabaho sa bawat araw. Ang kagamitan sa opisina paminsan-minsan ay nangangailangan ng hindi lamang pagsasaayos o refueling, kundi pati na rin ang pagkumpuni. Ang pagtaas ng mga gastos kapag ang pondo ng kumpanya ay ginagamit nang hindi sinasadya: ang printer ay naubusan ng tinta at ang kontrata ay mukhang kupas, ang mga sheet ng "pagsubok" na pag-print, kung kailangan mong suriin ang kakayahang magamit ng mga kagamitan sa pag-print, atbp.
Ang pag-outsource ng pagpi-print ay walang iba kundi isang komprehensibong serbisyo ng kagamitan sa pag-print. Ang lahat ng pakinabang nito ay ang customer ay nagbabayad lamang para sa mga kopya ng mga dokumento na ginawa.
Paano pinananatili ang pag-print ng accounting at kung paano alisin ang kopya ng kopya mula sa printer?
Sa lahat ng mga bagong modelo ng teknolohiya ng pag-print, ang isang counter ng mga ginawa na kopya ay ibinigay. Posible na kumuha ng mga pagbabasa nang manu-mano, o posible din sa awtomatikong mode.
Ang manu-manong pamamaraan, na nagbibigay para sa karaniwang pag-print ng isang pahina ng pagsasaayos, ay hindi ang pinaka-maginhawa, ngunit ang pinaka tumpak. Ang paggamit ng iba't ibang software na makakatulong upang subaybayan ang mga printer (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, atbp.) Ay popular.
Ang lahat ng nakalistang mga programa ay nagpapakita ng dami ng tinta na nilalaman sa mga cartridges, ang pagkakaroon ng mga nakalimbag na sheet, ang tinatayang oras hanggang mapalitan ang kartutso, atbp.
Ang isang makabuluhang minus na ang awtomatikong pamamaraan ay may sapilitan pagsasama sa Internet. Hindi lahat ng pampubliko o pribadong institusyon ay manganganib sa pagtagas ng internal data.
Ang halata na benepisyo ng paggamit
Anuman ang napiling paraan, ang pag-print sa outsource ay maaaring tawaging isang mas epektibong paraan ng accounting para sa proseso ng mga dokumento ng pag-print. Bilang karagdagan, pinapayagan ka nitong makipagtulungan sa isa pang tagapagbigay ng serbisyo sa pag-print at i-optimize ang mga oras ng pagtatrabaho ng departamento ng IT, na kung saan ay nakikibahagi hindi lamang sa regular na pagpapanatili ng printer, kundi pati na rin sa refueling, pag-set up at pag-aayos nito.
Sa kasong ito, maaari mong ganap na makalimutan ang tungkol sa dami ng kahusayan ng mga cartridges, ang kanilang mga teknikal na katangian, refueling.
Ang format ng serbisyo na ito ay nagbibigay para sa pagbabayad kapag nakumpleto ang trabaho, iyon ay, ang pera ay binabayaran para sa kalidad na mga naka-print na dokumento. Tulad ng iba pang mga kasunduan, ang kasunduan sa outsourcing ay nagbibigay ng malinaw na mga deadline para sa pagkakaloob ng mga serbisyo, kanilang gastos at oras ng pagbabayad.
Ang isang kumpanya na nagtapos ng tulad ng isang kontrata ay ganap na pinapaginhawa ang sarili ng maraming maliliit na alalahanin: ang pagbili ng papel, kagamitan at iba pang mga consumable, ay hindi nag-aalala tungkol sa pag-aayos ng mga kagamitan, makatipid sa koryente at mga dokumento sa pag-print para sa mga personal na pangangailangan ng mga empleyado.
Anong selyo ang hindi babayaran?
Sa katunayan, ang kasunduan ay nagbibigay lamang ng isang kalidad ng pag-print. Ang isang kalidad na nakalimbag na sheet ay hindi dapat isama:
- iba't ibang mga tuldok sa papel;
- guhitan at imprint;
- iba't ibang mga extrusion na ingay;
- mga jam ng papel at pinsala sa mekanikal;
- pagbaluktot ng imahe;
- mga particle ng toner.
Ano ang mga paraan upang mabayaran ang serbisyo?
Ang gastos ng isang kopya ng dokumento, na binabayaran ng customer, ay isinama na ang lahat ng mga gastos para sa pag-aayos ng mga materyales, pagpapanatili at kagamitan.
Ang counterparty ay maaaring mag-alok ng maraming posibleng paraan upang mabayaran ang mga serbisyo nito:
- Kadalasan, ang mga negosyo ay pumasok sa tradisyonal na mga kasunduan na kasama ang gastos ng bawat kopya.
- Ang mga malalaking negosyo na may malaking daloy ng trabaho ay interesado sa isang kontrata sa presyo. Sa madaling salita: para sa walang limitasyong paggamit ng kagamitan, ang kumpanya ay nagbabayad ng isang solong taripa buwanang.
- Ang mga kustomer na malinaw na nakakaalam ng kanilang maliit na pangangailangan ay mas mahusay na gumamit ng isang nakapirming kontrata sa presyo. Sa kasong ito, ang ipinag-uutos na buwanang pagbabayad ay may kasamang limitasyon ng pahina sa isang espesyal na presyo, at kung ang kumpanya ay nag-print ng higit pa sa tinukoy na pamantayan, isang naka-print na dokumento, na ginawa nang labis sa pamantayan, ay binili sa karaniwang presyo.
Pitfalls at nakatagong kahinaan
Sa kabila ng maraming mga pakinabang ng serbisyo, maraming mga nakatagong kawalan:
- Dahil sa mataas na gastos ng serbisyo, ipinapayong gumamit lamang ng malalaking mga organisasyon. Ang presyo ay dahil sa eksklusibo sa mga orihinal na cartridges at ekstrang bahagi para sa kanilang kagamitan.
- Ang bawat nagbebenta ay nagbibigay ng serbisyo ng eksklusibo para sa mga produkto nito, at ang paglipat sa mga printer ng isang ibang tatak ay maaaring magresulta sa isang medyo matipid. Dahil sa kasalukuyang sitwasyon sa pandaigdigang merkado ng pera, ang pag-asa sa isang banyagang tagagawa ay hindi maaaring tawaging ligtas. Hindi isang solong kagamitan sa opisina at ang libreng pagpapanatili nito ay nagkakahalaga ng naturang mga panganib.
- Kapag nag-install ng kagamitan, igiit sa isang laser. Ang katotohanan ay mas madali at mas maginhawa upang mapanatili ang isang malinaw na tala ng mga nakalimbag na kopya.
- Ang ilang mga printer ay hindi kasama ang mga counter ng pag-print.
- Walang isinasaalang-alang ng nagbebenta ang pag-print sa mga format maliban sa A4. Kung ang organisasyon ay kailangang mag-print ng isang dokumento sa format na A3, pagkatapos ay mabibilang ito bilang 2 sheet ng A4.
- Ang paglipat sa pag-print sa labas ng opisina ay isang mahabang proseso. Ipinapakita ng kasanayan na ang koordinasyon ng lahat ng mga sugnay ng kontrata ay maaaring i-drag hanggang sa dalawang buwan, habang ang samahan ay magkakaroon ng malaking paghihirap sa paglilipat ng mga sanga sa mga rehiyon. Ang mga eksperto ay tandaan na, sa average, ang proseso ng pagpapakilala ng isang serbisyo ay maaaring tumagal ng mahabang panahon (mula 3 hanggang 6 na buwan). Ang mga tagapamahala ng sangay sa mga rehiyon ay maaaring salungat sa pagbabago. Maaaring may maraming mga kadahilanan, ngunit ang pinaka-karaniwang sa kanila ay isang personal na interes sa pagtatrabaho sa isang partikular na supplier.Para sa mga nasabing opisyal, ang sentralisasyon ng pindutin ay maaari lamang mapangarapin sa mga kakila-kilabot na panaginip, at maaari itong maging isang malubhang problema. Bago gumawa ng tulad ng isang malubhang desisyon - ang paglipat sa pag-print sa opisina ng outsourcing, mag-isip nang mabuti at pag-aralan ang sitwasyon sa daloy ng trabaho sa kumpanya.
Subukang kalkulahin ang mga gastos sa pag-print sa opisina bawat buwan, quarter at taon. Ang figure ay dapat na tumpak! Kasabay nito, isaalang-alang ang lahat ng mga nakatagong gastos (pagkonsumo ng enerhiya, ang halaga ng oras na ginugol sa mga paglilingkod sa mga printer, pag-print ng mga personal na file ng mga empleyado, atbp.). Suriin ang mga alok sa pag-print sa labas ng opisina ngayon. Huwag pumili ng isang vendor, na ginagabayan ng isang napaka-mababang presyo. Ang nasabing pakikipagtulungan ay puno ng sakit ng ulo. Mahalagang karanasan at reputasyon, ang bilang ng mga matagumpay na proyekto.