Ano ito - gawaing pang-administratibo? Bakit ito kinakailangan? Ano ang hitsura ng ganitong uri ng aktibidad? Posible bang matugunan dito ang "mga pitfalls"? Ang mga ito at maraming iba pang mga katanungan ay sasagutin sa balangkas ng artikulo ngayon.
Pangkalahatang impormasyon
Tungkol sa anumang kumpanya, masasabi nating maraming mga pag-andar na imposible na gawin nang wala. Ito ay independiyenteng kung ano ang ginagawa ng istraktura. Kabilang dito ang gawaing pang-administratibo. Ito ay isang axiom kung wala ang matagumpay na aktibidad na ngayon ay imposible. Samakatuwid, isinasaalang-alang ito, kinakailangan upang pag-usapan ang tungkol sa mga pinaka makabuluhang pag-andar na ginanap, tungkol sa mga posisyon, tungkol sa lugar at papel sa istraktura ng kumpanya. Sa pangkalahatan, ang aktibidad ng pang-administratibo ay isang napaka-pangkaraniwang negosyo. Kahit na ang tiyak na nilalaman ay naiiba depende sa mga layunin na kasalukuyang nakaharap sa kumpanya, sa laki at magagamit na mga mapagkukunan. Ngunit dapat mong simulan ang kahulugan. Ang administratibong negosyo ay ang gawain na nauugnay sa samahan ng gawain ng mga empleyado, kagawaran at serbisyo ng isang kumpanya upang makamit ang mataas na pagganap ng organisasyon. Sinasaklaw ang lahat ng mga antas.
Pag-uuri
Ang mga aktibidad sa suporta sa pang-administratibo at pang-ekonomiya ay maaaring nahahati sa:
- Patuloy na pagbibigay ng mga aktibidad. Ito ang pagbili ng mga gamit sa pagsulat, kagamitan, kagamitan sa tanggapan, kagamitan at kasangkapan sa kondisyon sa pagtatrabaho, pag-aayos at pagpapanatili ng pagpigil, kung kinakailangan, pagbibigay ng mga komunikasyon, at paggawa ng malaking pagbili ng isang beses.
- Daloy ng dokumento. Sa pamamagitan nito ay sinadya ang pag-unlad ng isang sistema ng palitan ng papel, pagpapanatili ng mga archive, aklatan, at mga database.
- Ang pagpapatakbo ng gusali, lugar at teritoryo. Sa pamamagitan nito ay nangangahulugang paglilinis, suplay ng kuryente, pagtutubero, pag-aayos ng menor de edad, disenyo ng hitsura, pag-aayos ng nakapaligid na lugar, landscaping.
- Pangkatang gawain. Kasama dito ang mga kaganapan, pag-aayos ng mga lugar ng trabaho, silid ng pagpupulong, pagtustos para sa mga empleyado, serbisyo sa transportasyon, insurance ng empleyado at kumpanya, paglipat.
- Ang pagbibigay ng relasyon sa mga third party. Ang isang halimbawa ay ang pakikipag-ugnay sa mga ahensya ng gobyerno, panginoong maylupa, at mga tagapagtustos.
- Mga kawani ng panloob na impormasyon. Kasama dito ang pag-aayos ng mga abiso ng mga bagong dokumento, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga order, pag-aayos at pagpapanatili ng mga napapanahon na bulletin board, paglabas ng mga panloob na publication sa korporasyon (leaflet, newsletter, pahayagan), pagpapadala ng mga mensahe, pag-aayos ng mga eksibisyon sa bahay at museo.
Tulad ng nakikita mo, ang aktibidad sa pang-administratibo at pang-ekonomiya ay hindi nakaupo at tumatama sa likod ng pintuan.
Ang mga nuances ng pagkumpleto ng mga gawain
Dapat pansinin ng mambabasa ang katotohanan na ang ilan sa mga pag-andar ay permanente, habang ang iba ay ipinakita bilang isang beses na gawain. Ngunit sa kabila nito, dapat tandaan ang lahat at, kung kinakailangan, napag-usapan sa mga empleyado. Pagkatapos ng lahat, maaaring mangyari na magkakaroon ng pangangailangan na isakatuparan, kahit na isang beses, ngunit pandaigdigang gawain, tulad ng pag-aayos ng isang paglipat. At sa kasong ito ay dapat na walang mga katanungan sa tanong na "kung sino ang magsasagawa ng lahat ng ito". Ang espesyalista sa mga gawaing pang-administratibo at pang-ekonomiya ay dapat na maunawaan nang mabuti na ang kanyang pangunahing layunin ay upang matiyak na komportable at walang tigil na operasyon ng lahat ng mga serbisyo ng kumpanya.Ang pangunahing gawain ay upang matulungan ang natitirang mga yunit na matupad ang plano sa paggawa, kahit ano pa man. Samakatuwid, ang nasa itaas na listahan ng mga pag-andar ay maaaring parehong mabawasan at mapalawak. Ang lahat ay nakasalalay sa tiyak na sitwasyon.
Sa impluwensya ng iba't ibang mga kadahilanan
Ang mga sumusunod na kadahilanan ay nakakaimpluwensya sa tiyak na listahan ng mga function na ginanap:
- Laki ng kumpanya.
- Ang mga detalye ng aktibidad.
- Mga layunin ng kumpanya.
- Paggamit ng sariling / hiniram na pondo at mapagkukunan.
Ano ang mabuti para sa isang maliit na negosyo ay maaaring maging lubhang hindi epektibo para sa isang medium-sized na istraktura. Mabuti kung ang pamamahala ay makikilala na may mga problema at kinakailangan ang isang tiyak na pagsasaayos ng kumpanya.
Paano tukuyin ang mga function at gawain?
Kaya, unti-unting natapos namin ang konklusyon na ang suporta sa administratibo ng samahan ay dapat isagawa alinsunod sa mga pangangailangan. Ngunit paano matukoy ang mga tiyak na pag-andar at mga gawain na kailangang isagawa? Narito ang isang maikling gabay sa pagkilos:
- Ang pagsusuri ng kasalukuyang posisyon ng kumpanya ay isinasagawa at natutukoy ang nawawalang mga pag-andar.
- Ang direksyon ng paggalaw ay nabuo batay sa tinanggap na mga layunin ng kumpanya.
- Ang mga detalye ng negosyo at kung paano nakakaapekto sa pagpapatupad ng mga gawain ay ipinahiwatig.
- Ang pagiging posible ng pagsasagawa ng ilang gawain sa kanilang sarili o sa pamamagitan ng pag-akit ng mga kontratista ng third-party ay kinakalkula.
- Natutukoy ang mga isyu sa subordination.
- Ang pinakamahusay na format para sa pagpapatupad ng kinakailangang pag-andar ay tinutukoy (paglalaan ng isang empleyado, kagawaran o ang buong serbisyo).
Ang format ng artikulo, sayang, ay hindi papayag na ganap na isaalang-alang ang lahat at lahat. Samakatuwid, ang samahan ng mga trabaho para sa mga empleyado ay dadalhin bilang isang bagay ng pag-aaral. Sa katunayan, madalas silang kailangang magsagawa ng mga gawain sa cross-functional, at dahil sa hindi pagkakapareho ng mga pagkilos ng iba't ibang mga yunit, ang iba't ibang mga problema ay lumitaw.
Organisasyon ng Trabaho
Ang kaganapang ito ay hindi nangyayari araw-araw. Samakatuwid, karaniwang walang mga regulasyon sa kasong ito. Malutas ang mga gawain ayon sa sitwasyon, madalas sa mode na pang-emergency. Sa kasong ito, ang mga espesyal na order ay kinakailangan para sa mga gawaing pang-administratibo. Halimbawa, ang pagpapakilala ng mga patakaran para sa pag-aayos ng isang bagong lugar ng trabaho ay magpapahintulot sa amin na planuhin ang buong proseso sa papel, upang maunawaan kung paano ito mai-optimize, kung ano at sa anong pagkakasunud-sunod na dapat gawin. Ito ay totoo lalo na para sa mga kumpanyang iyon na nagtakda ng kanilang sarili sa layunin na makamit ang aktibong pag-unlad. Ito ay madalas na nauugnay sa pagpapalawak ng mga kawani at kinakailangan na magkaroon ng isang mahusay na binuo pagkuha para sa kasong ito.
Mga unang hakbang
Sa una, ang isang paglalarawan ng lugar ng trabaho ay dapat gawin. Dapat itong isama ang isang listahan ng mga kinakailangang kagamitan at kasangkapan. Ngunit hindi lamang isang bagay na random at unang naka-up ng braso, ngunit isang bagay na ginagamit sa isang tipikal na lugar ng trabaho. Posible na isakatuparan ang gradasyon depende sa antas ng posisyon at maglaan ng pinakamataas na link sa pamamahala, mga tagapamahala ng tagapamahala at antas ng gitna. O maaari kang magtayo sa mga detalye ng aktibidad. Ito ang pagkakaroon ng mga bisita, ang paggamit ng karagdagang kagamitan, imbentaryo, mga espesyal na kinakailangan para sa temperatura ng silid, kasalukuyang pag-iilaw at iba pa. Sa isip, isang paglalarawan ay dapat isulat para sa bawat post. Ngunit ito rin ay isang napakahirap na trabaho. Samakatuwid, sa unang yugto, maaari nating limitahan ang ating sarili sa paghahanda ng isang karaniwang paglalarawan. Halimbawa, para sa mga manggagawa sa laboratoryo ay kinakailangan upang magbigay ng sapat na pag-iilaw at isang tiyak na rehimen ng temperatura. Ang mga empleyado sa serbisyo sa customer ay dapat magkaroon ng mga lugar na naghihintay. Para sa mga accountant, dapat na ipagkaloob ang isang ligtas.
Anong mga pagsasaalang-alang ang kailangan mong tandaan?
Ang plano ng administratibo ay dapat magtrabaho sa isang bilang ng mga isyu.Halimbawa, kung ano ang mas mahusay na magkaroon ng patuloy na stock o dapat makuha pagkatapos matanggap ang impormasyon tungkol sa isang bagong taong nagtatrabaho. Halimbawa, sa kaso ng imbentaryo, kanais-nais na magkaroon ng isang maliit na reserba. Pagkatapos ng lahat, kahit na ang mga empleyado na nagtatrabaho ay maaaring kailanganin ito. Maaari ka ring dumalo sa mga lamesa na may mga upuan. Samantalang ang isang ekstrang computer ay sobra na. Ito ay mahal at mabilis na lipas, at hindi ito epektibo upang maiimbak ito nang walang trabaho. Sa pangkalahatan, ang isang napakahusay na solusyon ay ang mag-ipon ng isang matris ng buong proseso ng negosyo, na nagpapahiwatig sa lahat ng mga kagawaran na kasangkot sa proseso. Sa kasong ito, maaari mo nang simple at malinaw na tandaan kung saan at sa anong oras ng oras na kailangan mong gumawa ng isang bagay. Mahalaga ito, hindi bababa sa, dahil sa ang katunayan na ang mga pagtanggi ay madalas na nangyayari dahil sa mga pagkabigo sa paghahatid ng data. Pagkatapos ng lahat, kung walang sapat na paunang impormasyon, kung gayon kahit na ang pinakamahusay na mga order sa mga aktibidad na pang-administratibo at pang-ekonomiya ay hindi magagawang ganap na matugunan ang umiiral na mga kahilingan.
Iba pang mga diskarte
Ngunit hindi ka dapat limitado lamang dito. Halimbawa, kapag nakikipag-ugnay sa mga empleyado, maaari kang lumikha ng isang journal ng kahilingan. Pagkatapos, ang mga papasok na paliwanag ay nakarehistro sa loob nito at pagkatapos ay inilipat sa isang tiyak na tagapalabas para sa pagpapatupad. Sa kasong ito, kinakailangan na pana-panahong suriin at subaybayan ang katayuan ng pagpapatupad. Maaaring may kaugnayan din ito upang pasiglahin ang mga empleyado sa kalidad at bilis ng pagproseso ng mga aplikasyon. Kung mayroong isang makatwirang reklamo na ang isa sa mga empleyado ay hindi maganda ang pagsasagawa ng kanyang mga tungkulin, dapat itong tapusin sa parusa ng tagapalabas. Upang matiyak ang pagiging patas, lubos na ipinapayong magtakda ng mga pamantayan. Sa kasong ito, kinakailangan upang makatipon ang isang kumpletong listahan ng mga posibleng aplikasyon na may muling pagdadagdag sa kaso ng mga nauna. At pagkatapos para sa bawat item ang sariling pamantayan ay binuo. Bagaman ang mga madalas na modelo ng mga pamantayan ay hindi ibinigay. Samakatuwid, ang mga kumpanya ay nagtakda ng kanilang sariling mga halaga batay sa mga detalye ng kanilang mga aktibidad at kasalukuyang mga gawain. Halimbawa, kung ang isang mensahe ay natanggap na ang isang ilaw na bombilya ay sumunog, pagkatapos isang araw ng pagtatrabaho ay inilalaan upang malutas ang problemang ito.
Pagbubuod sa itaas
Tulad ng nakikita mo, ang samahan ng mga aktibidad na pang-administratibo at pang-ekonomiya ay may "mga pitfalls" nito, na sa unang tingin ay hindi nakikita. Kapag bumubuo ng mga regulasyon at post, isang halip na malaking katawan ng impormasyon ay dapat isaalang-alang. May kaugnayan ito sa mga layunin ng kumpanya, mga detalye at laki nito. Ang detalyadong pagpaplano at malinaw na paglalagay ng mga proseso ng negosyo ay magpapahintulot sa amin na matagumpay na malutas ang mga problema salamat sa pagtatatag ng isang sapat na pamamaraan para sa pagsasagawa ng trabaho. Ang pamamahala ng mga aktibidad sa pang-administratibo at negosyo ay nagbibigay na ang lahat ng mga kasangkot sa pagpapatupad at kontrol ng proseso ay dapat na pamilyar sa teoretikal na katwiran para sa pagpapatupad nito. Dapat itong laging alalahanin na ang karampatang pamumuno ay maaaring kapansin-pansing mapabuti ang kahusayan ng proseso. Hindi mahalaga kung ano ito - tungkol sa mga gawaing pang-administratibo at pang-ekonomiya ng pagtatatag ng mga katawan ng estado, isang istraktura na hindi tubo o isang pribadong negosyo - ang mahusay na pamamahala ay may malaking reserbang pag-unlad. At kailangan itong magamit.
Konklusyon
Kaya ito ay isinasaalang-alang kung ano ang bumubuo ng mga aktibidad sa administratibo. Siyempre, ang impormasyong ibinigay lamang sa artikulong ito ay hindi sapat upang agad na maging isang mahusay na tagapamahala. Kahit na ang isang simpleng pagpapakilala sa mga matalinong libro ay hindi sapat. Sa katunayan, sa bagay na ito, dapat ding maunawaan ng isang tao ang praktikal na aspeto ng pagpapatupad ng mga aktibidad. Ang mga libro ay hindi sasabihin tungkol sa pagkakaroon ng ganap na lahat ng "mga pitfalls"; kinakailangan upang punan ang mga bugal at makakuha ng karanasan sa iyong sarili.