ความหมายของคำ
เป็นที่เชื่อกันว่าในรัสเซียเป็นครั้งแรกเมื่อเปรียบเทียบกับการปฏิบัติในต่างประเทศระบบการจัดการเอกสารได้ถูกจัดตั้งขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างขั้นตอนสำหรับการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการภายในรัฐ ในปี 1973 ระบบดังกล่าวถูกเรียกว่า Unified State Customs Service ซึ่งหมายถึง "รัฐที่รวมเป็นหนึ่ง ระบบบันทึกข้อมูล " โดยรวมแล้วสหภาพโซเวียตพัฒนาระบบแบบครบวงจร 16 ระบบ
การกำหนดมาตรฐานของเอกสารเป็นผลมาจากการปรับโครงสร้างผังเอกสารของระบบที่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด การลดการติดต่อและลดความซับซ้อนในการรวบรวมรวมถึงความต้องการหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนของข้อมูลถือเป็นเรื่องเร่งด่วนที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขในงานการจัดการ ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสามารถทำได้โดยการรวมและมาตรฐานของข้อมูลในเนื้อหาและรูปแบบ
มาตรฐานของเอกสารคือการก่อตัวของรูปแบบมาตรฐานเดียวกันสำหรับโปรโตคอลที่คล้ายกันในวัตถุประสงค์ซึ่งช่วยให้การใช้กระดาษที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการพิมพ์ของการกระทำและการตัดสินใจ การกำหนดมาตรฐานช่วยอำนวยความสะดวกด้านกระบวนการทำงานด้านบัญชีรวมถึงเอกสารการเก็บถาวร
คำศัพท์ที่คล้ายกัน
คำจำกัดความที่คล้ายกันในทางปฏิบัติก็คือ“ การรวมกัน” ซึ่งเป็นกระบวนการนำสิ่งต่าง ๆ รวมถึงการกระทำที่บันทึกไว้ในรูปแบบเดียวหรือระบบทั่วไปซึ่งนำไปสู่การลดลงของชุดแรกของวัตถุที่เป็นปัญหา การรวมกันมาตรฐานและมาตรฐานของเอกสารนำไปสู่การก่อตัวของความเท่าเทียมเหตุผลในสาขาของกิจกรรมใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอกสาร การลดความหลากหลายของรูปแบบข้อมูลที่ไม่ยุติธรรมและการจัดตั้งโครงสร้างเดียวเกิดขึ้นผ่านโครงสร้างภาษารายละเอียดข้อมูลบัญชีและการจัดเก็บ การเชื่อมโยงเอกสารส่วนเกินจะถูกลบเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำองค์ประกอบ
การรวมกันของเอกสารช่วยให้คุณสร้างภาพเดียวในรูปแบบของเอกสารการบริหารที่ทำหน้าที่และงานของรูปแบบการจัดการ วิธีนี้จะนำไปสู่การทำงานกับเอกสารจำนวนมากเพื่อทำให้เป็นมาตรฐานในระบบการผลิตรวมทั้งเร่งการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจ
เพิ่มประสิทธิภาพ
ระบบธุรการเดียวส่งเสริมการประมวลผลการปฏิบัติงานลดเวลาที่ใช้ในการทำงานกับเอกสารที่ส่งผลกระทบต่อพนักงานธุรการทั้งหมด: จากพนักงานทั่วไปไปจนถึงผู้จัดการ
วัตถุของการทำให้เป็นมาตรฐานของเอกสารสามารถเป็นองค์ประกอบและรูปแบบของพวกเขา การรวมกันขององค์ประกอบของเอกสารคือการจัดสรรและการรวมของจำนวนทั้งสิ้นของเอกสารที่จำเป็นในการแก้ปัญหาการบริหารจัดการ เป็นผลมาจากการกระทำดังกล่าวคาดว่าจะลดองค์ประกอบของเอกสารการรวมกันของรูปแบบคือการเลือกและการรวมตัวชี้วัดข้อมูลรวมถึงรายละเอียดที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของเอกสารเช่นเดียวกับคำจำกัดความของข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการสร้างและการดำเนินการของพวกเขา ในการทำงานในสำนักงานการรวมกันสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งในระดับขั้นมาตรฐานและเป็นกระบวนการอิสระ
สาระสำคัญของมาตรฐาน
กฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในกฎระเบียบทางเทคนิค" ไม่ 184 ระบุหลักการของคำนิยาม: มาตรฐานของเอกสารเป็นงานแบบองค์รวมที่มุ่งสร้างกฎสำหรับการใช้งานโดยสมัครใจของพวกเขาเป็นผลมาจากข้อมูลที่ควรจะคล่องตัวในพื้นที่ของการผลิตและการไหลเวียนของผลิตภัณฑ์ บริการ
“ มาตรฐาน” สามารถเรียกเอกสารที่ระบุถึงลักษณะของผลิตภัณฑ์กฎสำหรับการนำกระบวนการต่าง ๆ มาใช้ในการผลิตคุณลักษณะของการขนส่งและการเก็บรักษางานหรือบริการ มาตรฐานรวมถึงข้อกำหนดบางประการสำหรับคำศัพท์การติดฉลากสัญลักษณ์บรรจุภัณฑ์ฉลาก
เอกสารมาตรฐานเกี่ยวกับมาตรฐานประกอบด้วยกฎและข้อกำหนดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการออกแบบการเตรียมการจัดเก็บและการบัญชีเอกสารทางธุรกิจซึ่งได้รับการอนุมัติในลักษณะที่กำหนดและแนะนำให้ใช้ซ้ำในงานสำนักงาน การทำให้เป็นมาตรฐาน (ในคำง่าย ๆ ) คือการสร้างและการอนุมัติกฎชุดที่นำเสนอต่อเอกสารเพื่อทำให้เพรียวลม
การกำหนดมาตรฐานเกี่ยวข้องกับการสร้างข้อกำหนดขั้นพื้นฐานสำหรับเอกสารในบรรทัดฐานทางกฎหมาย ต้องขอบคุณกระบวนการนี้การก่อตัวของเอกสารจำนวนมากเกิดขึ้นตามกฎข้อเดียวซึ่งทำให้ผู้รับสามารถรับรู้ได้ง่ายขึ้น มาตรฐานของเอกสารเป็นผลมาจากการรวมหรือรูปแบบสูงสุด
องค์ประกอบกระบวนการทั่วไป
การแปลงสามารถสัมพันธ์กับเอกสารบางประเภท (GOST ถูกระบุด้วยตัวเลข) กฎโครงสร้างและการออกแบบองค์ประกอบของระบบเอกสารประกอบแบบครบวงจร (DCL) ระบบดังกล่าวประกอบด้วยการรวมกันของรูปแบบของเอกสารที่มีความสัมพันธ์ซึ่งให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจและการจัดการบางประเภท USD ขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดที่เหมือนกันมีข้อมูลที่จำเป็นในการจัดการด้านใด ๆ ของกิจกรรม
ระบบเอกสารตามปกติมีการจัดการในลักษณะที่ตอบสนองความต้องการของการจัดทำเอกสารกิจกรรมบางอย่างและเอกสารของระบบมาตรฐานเป็นผลมาจากกระบวนการนำเอกสารไปสู่รูปแบบเดียวและระบบเมื่อมีความสม่ำเสมอและชุดแม่แบบเอกสารที่ไม่ยุติธรรม ในกระบวนการของการกำหนดมาตรฐานจะมีการเปลี่ยนไปใช้ความสม่ำเสมอที่มีเหตุผลในเวิร์กโฟลว์
ระดับการอนุมัติและหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง
มาตรฐานเป็นรูปแบบของการอนุมัติทางกฎหมายของผลลัพธ์ของการรวมซึ่งเป็นการรวมกันของรัฐ มาตรฐานและเอกสารในรูปแบบเดียว
USD แบ่งออกเป็น:
- รัฐ มาตรฐาน
- รูปแบบเอกสารมาตรฐาน
- แนวทางการใช้งาน
รายละเอียดของเอกสารรวมถูกนำไปใช้ตามภารกิจเป้าหมายและระดับการอนุมัติที่วางไว้ มีการแบ่งเอกสารมาตรฐานในรัสเซียเป็นหมวดหมู่:
- แผนก (แผนกโดยสาขา) ใช้สำหรับกระบวนการจัดการเอกสารที่ใช้กันทั่วไปในองค์กรทุกแห่งโดยไม่คำนึงถึงกิจกรรมและบรรทัดฐานทางกฎหมาย การอนุมัติเกิดขึ้นในระดับสหพันธรัฐ
- รูปแบบของเอกสารของ บริษัท องค์กรและสถานประกอบการ กำหนดไว้ในเครื่อง
- ทั้งหมดของรัสเซีย ผู้สร้างแบบฟอร์มดังกล่าว ได้แก่ Federal Archival Agency, กระทรวงการคลังของรัสเซีย, Federal State Service สถิติ, ธนาคารกลางของรัสเซียรูปแบบของเอกสารเหล่านี้มีผลบังคับใช้สำหรับทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นรูปแบบความเป็นเจ้าของและการอยู่ใต้บังคับบัญชา (ตัวอย่างเช่นบันทึกการบัญชีสำหรับการบัญชีและค่าตอบแทนซึ่งได้รับการอนุมัติจากการตัดสินใจของคณะกรรมการ RF ประจำรัฐเมื่อวันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2004)
- รูปแบบของเอกสารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธ์ การอนุมัติเกิดขึ้นในระดับภูมิภาคระดับภูมิภาคหรือระดับท้องถิ่น รูปแบบดังกล่าวเป็นเรื่องธรรมดาในเรื่องที่เกี่ยวข้องของสหพันธรัฐรัสเซีย
ข้อมูลเฉพาะของการสนับสนุนข้อมูล
นอกจากระบบการจัดการเอกสารแบบสหวิทยาการแล้วยังใช้รูปแบบเอกสารของระบบมาตรฐานแห่งชาติซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงลักษณะของกิจกรรมของอุตสาหกรรมเฉพาะ คุณสมบัติดังกล่าวแบ่งออกเป็น:
- ข้อกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการแก้หน้าที่การจัดการของแผนทั่วไป (ตัวอย่างเช่นการเลิกจ้าง / การรับเข้าศึกษาหรือบุคลากรด้านสุขภาพ)
- กิจกรรมอื่น ๆ สำหรับการดำเนินงานที่มีการจัดระเบียบอุตสาหกรรมเดียวกันและกฎการจัดการ เอกสารเฉพาะอาจรวมถึง:
- สูตร;
- ประวัติทางการแพทย์
- ลาป่วย
- แผ่นพยาน;
- คำแนะนำ;
- สินค้าคงคลังของกรณี (เก็บถาวร);
- บัตร;
- กิจการที่ดี (การผลิตสำรวจ);
- งบประสิทธิภาพ
- กำหนดการ (เอกสารการฝึกอบรม)
คำจำกัดความของเอกสาร
ปัญหานี้แก้ไขได้โดยหน่วยงานและองค์กรที่ได้รับอนุญาตพิเศษเช่นรัฐรัสเซีย ห้องสมุดจะดูแลการกำหนดองค์ประกอบของเอกสารที่มีอยู่ในห้องสมุดทั้งหมดของประเทศ รูปแบบส่วนของเอกสารเป็นบรรทัดฐานในธรรมชาติหากอยู่ในกรอบของระบบแผนก (เช่นการรับรองเอกสารหรือการพิจารณาคดี) เทมเพลตที่คล้ายกันนี้ยังใช้ในองค์กรเฉพาะที่ทำงานในกิจกรรมที่คล้ายกัน (เช่นการแพทย์หรือประกัน)
การใช้เอกสารมาตรฐานในองค์กรช่วยลดค่าใช้จ่ายในการรวบรวมการประมวลผลการผลิตการประมวลผลเอกสารและการโอน ดังนั้นการไหลของเอกสารภายในองค์กรจะถูกเร่ง การจัดโครงสร้างใหม่ของเนื้อหาของเอกสารช่วยปรับปรุงคุณภาพของงานการจัดการ องค์ประกอบของเอกสารได้รับการแก้ไขในแผ่นแบบฟอร์ม (เอกสารข้อบังคับเดียวซึ่งประกอบด้วยรายการเอกสารที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานของกิจกรรมการจัดการของ บริษัท ที่มีสถานะทางกฎหมาย) และการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มเอกสารจะได้รับการแก้ไขในอัลบั้มเอกสาร ใบบันทึกเวลาจัดระเบียบเอกสารประกอบสร้างแบบแผนภาพสำหรับการบัญชีสำหรับกิจกรรมทุกประเภท บัตรรายงานถูกจัดทำขึ้นเพื่อกำหนดกฎเกณฑ์บางประการสำหรับการแก้ไขสถานที่และเวลารวมถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจ
คุณสมบัติเด่น
ประเภทของเอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับอัลบั้มของแบบฟอร์มเอกสาร (ชุดเทมเพลตสำหรับรูปแบบรวมที่จำเป็นสำหรับการจัดการเอกสารในสถาบัน) จะถูกนำเสนอ:
- ตัวอย่างอ้างอิง (บนกระดาษ) เก็บไว้ในแผนกสำนักงานหรือสำนักงาน
- อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มีให้บริการในทุกสถานที่ทำงาน
คุณสมบัติที่โดดเด่นของการก่อตัวของเอกสารเหล่านี้คือ:
- ความสม่ำเสมอของการสร้างกฎระเบียบของเนื้อหาของเอกสารการยกเว้นข้อมูลที่ซ้ำกัน
- คำศัพท์และการประชุมทั่วไปที่ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบตัวบ่งชี้จากการจัดการในระดับต่าง ๆ และระบบภายใต้การพิจารณา
- การก่อตัวของรูปแบบที่เหมือนกันสำหรับการสร้างรูปแบบเฉพาะของเอกสาร
หลักการและพื้นฐานของการสร้างมาตรฐานเอกสาร
คณะกรรมาธิการ CMEA อธิบายถึงมาตรฐานคอมโพสิตซึ่งมีการจัดตั้งอย่างมีจุดประสงค์และการประยุกต์ใช้ระบบของข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องสำหรับทั้งวัตถุและองค์ประกอบเพื่อให้ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาเฉพาะ การอนุมัติเอกสารขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของรัฐมาตรฐานและกฎของ CMEA, ISO และองค์กรระหว่างประเทศอื่น ๆ ที่ทำงานในด้านการรวมและมาตรฐานของเอกสาร
การเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนในเนื้อหาปกติของเอกสารอาจส่งผลเสียต่อการปรับโครงสร้างทางจิตวิทยาของพนักงานขององค์กร ดังนั้นกระบวนการแปลงควรดำเนินต่อไปอย่างราบรื่นส่งผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นที่สุดในขณะที่รักษากฎและรากฐานของเอกสารมาตรฐานแห่งชาติรวมถึงโดยไม่ทำให้เกิดความเสียหายทางเศรษฐกิจ เริ่มแรกมีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยแล้วเปลี่ยนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ การแปลงมาตรฐานเป็นระยะจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนในกระบวนการได้มาตรฐานกระบวนการทำงานอย่างเต็มที่
การประมวลผลข้อมูล
การค้นหาทั่วไปในเอกสารและการสร้างเทมเพลตที่ยอมรับกันโดยทั่วไปช่วยลดความยุ่งยากของวิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยตนเองงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดต้นทุนทางการเงินและลดเวลาที่ใช้ในการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่บริหารก่อนหน้านี้ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่ใจกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารการจัดการในเงื่อนไขการทำงานของระบบควบคุมอัตโนมัติเมื่อผลของการรวมและมาตรฐานของเอกสารทั้งหมดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
การเก็บถาวรซึ่งศึกษารากฐานทางทฤษฎีและปฏิบัติของวิทยาศาสตร์การเก็บถาวรมีผลต่อการปรับปรุงแบบฟอร์มเอกสาร ระบบอัตโนมัติของกระบวนการมาตรฐานเริ่มต้นด้วยการจัดประเภทของรูปแบบเอกสารในเศรษฐกิจของประเทศและจากนั้นก็ดำเนินการต่อในแวดวงการจัดการ ขณะนี้กระบวนการนี้ส่งผลกระทบต่อองค์กรระหว่างประเทศและระดับชาติองค์กรต่างประเทศ 10 แห่งกำลังดำเนินการเพื่อลดขั้นตอนการทำงานของความสัมพันธ์ทางการค้าระหว่างประเทศรวมถึงคณะกรรมาธิการการค้าต่างประเทศคณะกรรมการพัฒนาการค้า ECE องค์กรระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน