อายุการเก็บของเอกสารในเอกสาร: คุณสมบัติและกฎ

มีระยะเวลาการจัดเก็บที่แตกต่างกันในเอกสารของเอกสารบางประเภท บางคนเกี่ยวข้องกับค่าข้อมูลไม่ จำกัด ในขณะที่บางคนสูญเสียความเกี่ยวข้องเร็วพอ ดังนั้นเอกสารอะไรและต้องเก็บนานเท่าไร? ควรกำจัดอย่างไร? ทั้งหมดนี้มีการระบุไว้อย่างชัดเจนในกฎหมาย

ระยะเวลาเก็บรักษาสามประเภท

รายการระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในเอกสาร: ชั่วคราว (มากถึง 10 ปี) ระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) และถาวร หากเราพูดถึงกรณีของการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวและถาวรหลังจากเสร็จสิ้นแล้วพวกเขาจะถูกโอนไปยังแผนกพิเศษเป็นระยะเวลา 2 ปีจากนั้นพวกเขาจะถูกเก็บถาวร

ลักษณะของสื่อมีผลต่อเวลาในการจัดเก็บหรือไม่?

ประเภทของผู้ให้บริการข้อมูล (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์) ไม่มีผลต่อระยะเวลาการจัดเก็บ สิ่งที่สำคัญคือข้อมูลที่มีอยู่ การใช้กรณีเฉพาะเพิ่มเติมนั้นพิจารณาจากการตรวจพิเศษ มันจำแนกเอกสารทั้งหมดระบุว่าพวกเขาสามารถนำมาใช้ในความสนใจ (หรือต่อต้าน) วิทยาศาสตร์รัฐสังคมบุคคล ฯลฯ

เหตุใดจึงต้องทำการตรวจสอบเพื่อกำหนดมูลค่าของเอกสาร

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่มีขั้นตอนนี้ในสาขางานสำนักงานไม่ว่าจะเป็นหน่วยเก็บถาวรของรัฐองค์กรหรือองค์กร

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ - เพื่อกำหนดหรือเปลี่ยนแปลงอายุการเก็บของเอกสาร; เพื่อเลือกกรณีที่อาจมีการกำจัดเนื่องจากพวกเขาไม่ดำเนินการตามมูลค่าหรือสูญเสียความเกี่ยวข้อง; ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่ไม่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์หรือทางวิทยาศาสตร์ แต่มีคุณค่าในทางปฏิบัติ นอกจากนี้การตรวจสอบควรกำหนดประเภทของเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่า: การเมืองวิทยาศาสตร์เศรษฐกิจวัฒนธรรมอุตสาหกรรม ฯลฯ

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดพนักงานการบัญชีการจัดเก็บและการนัดหมายต่อไปคุณควรศึกษากฎหมายเกี่ยวกับเอกสารสำคัญ

ผลการตรวจสอบควรเป็นรายการที่มีเอกสาร 12 ส่วนซึ่งเป็นผลมาจากการทำงานของโครงสร้างของรัฐองค์กรสถาบันและ บริษัท อื่น ๆ เราจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเรื่องการบัญชีและบุคลากรโดยพิจารณาถึงเงื่อนไขและข้อกำหนดของการจัดเก็บเอกสารที่องค์กร สัมผัสกับเอกสารทางการแพทย์เบา ๆ

เวชระเบียน

เอกสารทางการแพทย์รวมถึงเอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับเอกสารในงานธุรการขององค์กรทางการแพทย์ ช่วงเวลานี้ถูกควบคุมโดยการกระทำทางกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียและอยู่ในช่วงตั้งแต่ 1 ปีถึง 50 ปีสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ

บันทึกทางบัญชี

สำหรับเอกสารที่ผลิตโดยแผนกบัญชีจะใช้เงื่อนไขแยกต่างหากและระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับเอกสารในเอกสาร หลังจากการประมวลผลเอกสารหลักยอดคงเหลือข้อมูลการลงทะเบียนบัญชีจะต้องจัดเก็บรายงานในห้องพิเศษหรือในตู้ปิด - จนกว่าจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดควรเก็บไว้ในตู้โลหะหรือตู้นิรภัย หัวหน้าฝ่ายบัญชีแต่งตั้งผู้มีอำนาจในการตรวจสอบปัญหาเหล่านี้

หากเอกสารประเภทนี้สูญหายเสียหายถูกถ่ายโอนไปยังบุคคลที่สามอย่างผิดกฎหมายฝ่ายบริหารขององค์กรต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ผู้รักษากฎหมายเกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้ การทำลายหรือการยึดเอกสารควรเกิดขึ้นตามข้อกำหนดที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น

ระยะเวลาการเก็บเอกสารทางบัญชี

มาตรฐานอายุการเก็บบัญชีที่มีอยู่:

• เอกสารหลักแบบฟอร์ม - 3 ปี
• เอกสารเงินสดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน - 5 ปี
• เอกสารการชำระเงินและชำระบัญชี (หากไม่มีบัญชีส่วนตัว) - 75 ปี

ห้ามมิให้ยึดกรณีเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บโดยไม่มีการตรวจสอบจากหน่วยงานด้านภาษีและคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับการทำลายเอกสารในสำนักงานที่มีระยะเวลาการจัดเก็บที่หมดอายุ

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

เอกสารบุคลากรมีความสำคัญทางสังคมที่ดี (ประการแรกมันเกี่ยวข้องกับความพร้อมของข้อมูลส่วนบุคคล) ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลของพวกเขาจะถูกกำหนดโดยกฎพิเศษ ส่วนที่สำคัญของพวกเขาทำหน้าที่เป็นเอกสารยืนยันสิทธิของคนงานที่แท้จริงในการประกันสังคม (ในวัยชราความพิการ ฯลฯ ) มีข้อมูลเกี่ยวกับความอาวุโสของพวกเขา ฯลฯ ในเรื่องนี้เอกสารส่วนใหญ่ของพนักงานเกี่ยวข้องกับระยะเวลาเก็บถาวรหรือถาวร ที่ประชาชนติดต่อเพื่อขอข้อมูลพื้นฐาน พวกเขายังมีคุณค่าทางโบราณคดีและชีวประวัติทำหน้าที่เป็นแหล่งสำหรับการสำรวจทางสถิติหรือการศึกษาประวัติศาสตร์และสังคม

เงื่อนไขหลักสำหรับการจัดเก็บเอกสารจากแผนกบุคคลคือการ จำกัด การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่ผิดกฎหมายเกี่ยวกับพนักงานรวมถึงความสามารถในการค้นหาสิ่งที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว

การจัดเก็บสองประเภทสามารถแยกความแตกต่างในองค์กรของงานสำนักงานและระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารบุคลากร: ปัจจุบันและภายหลัง ประเภทแรกแบ่งออกเป็นสองประเภทย่อย: การจัดเก็บเอกสารในระหว่างการดำเนินการและการจัดเก็บเอกสารดำเนินการ

กรณีระหว่างการดำเนินการจะอยู่ที่บุคคลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาในโฟลเดอร์พิเศษที่มีชื่อ (ตัวอย่างเช่น "ด่วน", "สำหรับลายเซ็น") ต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์นามสกุลชื่อย่อของผู้รับเหมาที่นี่ด้วย หลังจากที่พวกเขาถูกยื่นและจัดเก็บตามระบบการตั้งชื่อ

คำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ในต้นฉบับและสำเนาของพวกเขา (สำหรับสิ่งจูงใจการลงโทษการจ้างการเลิกจ้าง ฯลฯ ) จะถูกป้อนลงในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน มันวางอยู่ในโฟลเดอร์หมายเลขและหน้าของมันจะต้องกระพริบ หน้าปกของไฟล์ส่วนบุคคลมีหมายเลขซีเรียลของตัวเอง ระยะเวลาการจัดเก็บปัจจุบันสำหรับบันทึกทรัพยากรบุคคลใช้เฉพาะกับพนักงานลูกจ้างในปัจจุบัน หลังจากถูกไล่ออกคดีต้องถูกลบออกจากโฟลเดอร์และดำเนินการเพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร

เงื่อนไขการจัดเก็บสำหรับหนังสือแรงงานของพนักงานเช่นเดียวกับตราประทับหัวจดหมายกุญแจไขตู้เอกสารพร้อมหมายความว่าพวกเขาจะถูกเก็บไว้ในที่ปลอดภัยของหัวหน้าแผนกบุคลากร นอกจากนี้ขอแนะนำให้เจ้าหน้าที่บุคลากรออกจากสำนักงานทำความสะอาดโน้ตและเอกสารทั้งหมดในตู้เสื้อผ้าและปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ในตอนท้ายของวันทำงานจำเป็นต้องวางเอกสารทั้งหมดไว้ในตู้โลหะแล้วปิดผนึก กุญแจจะถูกส่งมอบให้กับหัวหน้าแผนกพร้อมกับรายการในวารสารที่เกี่ยวข้อง แบบร่างและแบบฟอร์มที่ถูกปฏิเสธทั้งหมดจะถูกทำลายคอมพิวเตอร์จะถูกตัดการเชื่อมต่อจากเครือข่าย หากพนักงานได้รับสำเนาหรือสารสกัดจากเอกสารเขาต้องทิ้งลายเซ็นต์ไว้ในวารสาร

เฉพาะเอกสารที่ระยะเวลาการเก็บรักษามากกว่า 10 ปีตกอยู่ในกองทุนเก็บถาวร พวกเขามีคุณค่าทางสังคมเศรษฐกิจการเมืองประวัติศาสตร์และอื่น ๆ กำหนดการส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือนายจ้าง เอกสารควรมาที่นี่ในรูปของต้นฉบับ หากไม่สามารถทำเช่นนั้นได้สำเนานั้นจะต้องได้รับการรับรองและส่งมอบ

ควบคุมข้อกำหนดและขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารบุคลากร "รายชื่อเอกสารการจัดการทั่วไป" ซึ่งได้รับอนุมัติจาก Federal Archive ระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารในเอกสารและขั้นตอนการจัดเก็บหนังสือแรงงานได้รับการอนุมัติในพระราชบัญญัติการกำกับดูแลพิเศษ - พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย "ในหนังสือแรงงาน"

เงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารของบุคลากร

ดังนั้นสำหรับ 5 ปีจะถูกเก็บไว้:

• เอกสาร (ใบรับรองข้อมูลคำแถลง ฯลฯ ) เกี่ยวกับความพร้อมการได้มาหรือการเคลื่อนย้ายของคนงาน
• เอกสาร (รายการข้อมูลใบรับรอง) ที่เกี่ยวข้องกับการเปิดตัวหรือความต้องการพนักงานที่ทำงานการสร้างงานเพศอายุและคุณสมบัติของพนักงานมืออาชีพ
• จดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับปัญหาการจ้างงาน
• เอกสารเกี่ยวกับการโอนพนักงานไปทำงานวันหรือสัปดาห์ที่สั้นกว่า
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทแรงงาน
• รายงานเกี่ยวกับสถานะและการตรวจสอบการทำงานกับพนักงานจะถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่องและการใช้งาน (ใบรับรอง) สำหรับการเปิดตัวและความต้องการของพนักงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี

3 ปีจะถูกเก็บไว้:

• เอกสาร (ข้อมูลยอดคงเหลือเวลาทำงานข้อมูลบันทึก) ที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกเวลาทำงาน
• การกระทำ (ข้อมูลลักษณะข้อความใบรับรอง ฯลฯ ) ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับวินัยแรงงาน
• การกระทำ (รายงานและข้อมูลอื่น ๆ ) ที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีของการแทรกแรงงานและหนังสือ

การจัดเก็บเป็นเวลาหนึ่งปีจะใช้กับใบบันทึกเวลาและหนังสือติดตามเวลารวมถึงตารางเวลาวันหยุด

ไฟล์ส่วนบุคคลและบัตรส่วนบุคคลของพนักงานถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปีและหากเรากำลังพูดถึงเอกสารนี้สำหรับผู้จัดการพนักงานที่ได้รับรางวัลระดับประเทศสมาชิกของผู้บริหารกำกับดูแลหรือควบคุมโครงสร้างขององค์กรอย่างถาวร

การจัดบุคลากรขององค์กรและการเปลี่ยนแปลงนั้นจะถูกจัดเก็บอย่างต่อเนื่องและการจัดพนักงาน - เป็นเวลา 75 ปี

รายละเอียดของงานทั่วไป ณ สถานที่ที่ได้รับการอนุมัติและการพัฒนาถูกจัดเก็บไว้อย่างถาวรเป็นส่วนตัว (เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนบุคคล) - เป็นเวลา 75 ปี

สำเนาสัญญาว่าจ้างที่เหลือที่เก็บไว้ในแฟ้มส่วนตัวของนายจ้างจะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปีแล้วเก็บถาวร หากไม่ได้จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลสัญญานั้นควรจะเกิดขึ้นในธุรกิจที่แยกต่างหากในสภาพการจัดเก็บข้อมูลเดียวกัน

บัตรบัญชีหนังสือนิตยสารมีเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารในเอกสาร:

• การรับ, การย้ายถิ่นฐาน, การเลิกจ้างพนักงาน - 75 ปี
• การบัญชีสำหรับนักธุรกิจ - 5 ปีนับจากวันที่ถูกไล่ออก
• การบัญชีสำหรับการรับราชการทหาร - 3 ปี
• ข้อมูลวันหยุด - 3 ปี
• ไฟล์ส่วนบุคคล, การ์ด, สัญญาจ้างงานและข้อตกลง - 75 ปี
• การออกหนังสือแทรกและแรงงาน - 50 ปี
• การออกใบรับรองเงินเดือน (สถานที่หรือประสบการณ์การทำงาน) - 3 ปี
• ออกใบรับรองการเดินทาง - 5 ปี

การสรุปทั้งหมดข้างต้นเพื่อความสะดวกของผู้ที่ต้องการข้อมูลในรูปแบบประกอบคุณสามารถส่งระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารในเอกสารในตารางได้อย่างอิสระ

จะทำอย่างไรถ้าเอกสารเกิดความเสียหาย

เอกสารดังกล่าวอาจมีการคืนค่า ตัวอย่างเช่นหากแผ่นเวลาเสียหาย (อายุการเก็บรักษาของมันคือเจ็ดสิบห้าปี) ดังนั้นข้อมูลเกี่ยวกับมันสามารถพบได้ในคอมพิวเตอร์ของแผนกบัญชี เป็นไปไม่ได้ที่จะทิ้งการ์ดรายงานที่เสียหายเนื่องจากจะเป็นการลดระยะเวลาการเก็บข้อมูลตามบรรทัดฐานที่ไม่ได้รับอนุญาตซึ่งอาจนำไปสู่การลงโทษผู้บริหารขององค์กร ดังนั้นเอกสารใด ๆ ที่ไม่สามารถใช้ได้ก่อนกำหนดจะต้องถูกกู้คืน ขณะนี้ทุกองค์กรใช้ซอฟต์แวร์ซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้

โดยสรุป

ดังนั้นระยะเวลาการเก็บรักษาในเอกสารขึ้นอยู่กับประเภทและมูลค่าของเอกสาร ส่วนสำคัญของเอกสารบุคลากรมีอายุการเก็บเพิ่มขึ้น ในส่วนของกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียมีมาตรฐานที่เข้มงวดสำหรับเรื่องนี้ กฎหมายยังควบคุมขั้นตอนและเงื่อนไขของการจัดเก็บเอกสารบางประเภทเช่นเดียวกับการกำจัดเอกสาร: มันควรจะเกิดขึ้นหลังจากการตรวจสอบและตาม