ระยะเวลาของการจัดเก็บสัญญาในองค์กร ประเภทของสัญญา

กระบวนการจัดเก็บสัญญาเกี่ยวข้องกับปัญหาบางอย่าง มันจึงเกิดขึ้นที่การกำหนดประเภทของเอกสารประเภทคำและเงื่อนไขของการจัดเก็บวิธีการทำลายค่อนข้างยาก ปัจจัยทั้งหมดข้างต้นถูกควบคุมโดยกฎหมาย แต่สัญญาเดียวกันในสถานการณ์ที่แตกต่างกันอาจมีช่วงเวลาที่ใช้งานได้แตกต่างกันดังนั้นมักจะมีปัญหาในการกำหนดระยะเวลาในการเก็บข้อมูล เพื่อให้การบันทึกมีประสิทธิภาพและเหมาะสมจำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนและข้อกำหนดของกฎหมายในพื้นที่นี้อย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกปรับหรือถูกลงโทษ ด้านล่างนี้เราจะพิจารณาอายุการเก็บรักษาของสัญญาการขายในองค์กร

วัตถุประสงค์ในการเก็บรักษา

ความพร้อมใช้งานของสัญญาในการเข้าถึงแบบคงที่ไม่เพียง แต่จะต้องมีระยะเวลาที่ความถูกต้องจะดำเนินต่อไป หลังจากนั้นพวกเขาจำเป็นต้องดึงข้อมูลจากพวกเขา สถานการณ์ความขัดแย้งส่วนใหญ่ที่ฝ่ายหนึ่งหรืออีกฝ่ายไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันของตนได้รับการแก้ไขในศาลหรือในขั้นตอนก่อนการพิจารณาคดีโดยการนำเสนอสัญญา

นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่จะดำเนินการตรวจสอบที่องค์กรโดยหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐ พวกเขาสามารถขอเอกสารสำหรับระยะเวลาหนึ่งในกรณีนี้ด้วยการจัดเก็บที่ไม่เหมาะสมในองค์กรการละเมิดเงื่อนไขการทำลายการลงโทษในรูปแบบของค่าปรับที่ค่อนข้างน่าประทับใจสามารถกำหนด ประการแรกความเป็นผู้นำที่ไม่ได้ควบคุมกระบวนการนี้คือการตำหนิ

ดังนั้นเราจึงสรุปได้ว่าการจัดเก็บสัญญาและเอกสารขององค์กรและการบริหารอื่น ๆ ควรดำเนินการอย่างเหมาะสมตามระยะเวลาที่ตกลงกันอย่างเคร่งครัด

ข้อกำหนดและประเภทของการจัดเก็บ

ระยะเวลาการเก็บรักษาของสัญญาการจ้างงานในองค์กรจะแตกต่างกัน ตามเอกสารลักษณนามของรัสเซียทั้งหมดพวกเขาจะถูกจัดประเภทเป็นเอกสารขององค์กรและการบริหาร และเงื่อนไขของความถูกต้องของพวกเขาถูกจัดประเภทในลักษณะเดียวกับอายุของเอกสารทั้งหมด จัดสรรระยะเวลาเก็บสัญญาต่อไปนี้ในองค์กร:

• ถาวร
• ระยะยาว (มากกว่า 10 ปี);
• ระยะสั้น (รวม 10 ปีขึ้นไป)

ระบบดังกล่าวซึ่งดูเหมือนว่าจะตามมาจากตรรกะของเอกสารนั้นไม่สะดวกในการใช้ สิ่งนี้มักสร้างความสับสนและนำไปสู่ข้อผิดพลาดร้ายแรงในการทำงานในสำนักงาน

ระบบจัดเก็บข้อมูลมาตรฐาน

ระบบจัดเก็บข้อมูลประเภททั่วไป ตามกฎแล้วในองค์กรส่วนใหญ่สัญญาจะแบ่งออกเป็นหลายพันธุ์: หลัก (เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจหลักขององค์กร) เศรษฐกิจและแรงงาน

ตัวอย่างเช่นระยะเวลาการเก็บรักษาสำหรับสัญญาบริการในองค์กรคืออะไร เอกสารสองประเภทแรกนั้นขัดขืนไม่ได้ไม่เกินห้าปี สัญญาการจ้างงานมีอายุการเก็บรักษาไม่เกินห้าปี อย่างไรก็ตามมีข้อยกเว้น ตัวอย่างเช่นหากไม่มีบัญชีส่วนตัวเอกสารนี้จะต้องถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 75 ปี ระยะเวลาของการจัดเก็บสัญญาเช่าในองค์กรขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่จะวาดขึ้น

รูปแบบและรายการแผนก

มาตรฐานรายการเอกสารรายการที่แจกจ่ายในองค์กรส่วนใหญ่ในขณะที่แผนกมีข้อมูลที่พัฒนาสำหรับหน่วยงานนี้โดยเฉพาะ

มีเอกสารประเภทต่างๆ รายการเหล่านี้เป็นเอกสารด้านกฎระเบียบที่ใช้ในการกำหนดอายุการเก็บรักษาและการเลือกเอกสารสำหรับการจัดเก็บหรือทำลายในภายหลัง

เมื่อรวบรวมรายชื่อและการกำหนดเงื่อนไขของการจัดเก็บสัญญารายชื่อทั่วไปมักจะใช้การอนุมัติจากหน่วยงานของรัฐเช่นเดียวกับกระทรวงและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง อายุการเก็บของสัญญาการจัดหาที่องค์กรคือ 5 ปีหลังจากหมดอายุ

ถ่ายโอนไปยังที่เก็บ

ขั้นตอนการถ่ายโอนเอกสารที่หมดอายุแล้วไปยังที่เก็บถาวรอาจมีความแตกต่างกันเล็กน้อยในองค์กรต่าง ๆ ในบางกรณีมีวิธีปกติในการเย็บเลื่อนเอกสารเข้าด้วยกันและใส่ไว้ในตู้เหล็ก องค์กรอื่น ๆ มีหน่วยเก็บถาวรเอกสารสำคัญและชื่อระบบที่ได้รับอนุมัติและกระบวนการทั้งหมดเป็นไปตามเอกสารกำกับดูแล กล่าวคือมีกฎบางประการสำหรับการยื่นเอกสารการลงทะเบียนและอื่น ๆ

ตัวเลือกทั้งสองมีสิทธิ์ที่จะอยู่คุณต้องคำนึงถึงเฉพาะขององค์กรปริมาณของเวิร์กโฟลว์และจำนวนพนักงาน ในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่ขนาดใหญ่ที่มีพนักงานขนาดใหญ่โดยไม่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่เพียงพอก็จะจมลงในพวกเขา กฎทั่วไปที่ทุกองค์กรพยายามปฏิบัติตามโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของความเป็นเจ้าของและจำนวนพนักงานเป็นเวลาสำหรับการถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร

พนักงานจะต้องส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวรไม่เร็วกว่าระยะเวลาหนึ่งซึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาหมดอายุจริงเมื่อใด และมักจะเกิดขึ้นในช่วงต้นปี นั่นคือแม้ว่าสัญญาจะหมดอายุในเดือนกุมภาพันธ์คุณยังคงต้องรอจนถึงปีหน้าเพื่อโอนไปยังที่เก็บข้อมูล อายุการเก็บรักษาของสัญญาทางธุรกิจในองค์กรคืออะไร? ระยะเวลาขั้นต่ำที่อนุญาตคือ 5 ปี

จุดเริ่มต้นของระยะเวลาการจัดเก็บสัญญา

นี่เป็นคำถามที่ยากมากเนื่องจากเกี่ยวข้องกับวันที่ที่เกิดข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ การจัดเก็บสัญญาในองค์กรส่วนใหญ่เหมือนกันและเริ่มต้นด้วยต้นปีปฏิทินซึ่งเอกสารนี้ไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป ตัวอย่างเช่นมีสัญญาที่ระยะเวลาหมดอายุเมื่อวันที่ 15 กรกฎาคม 2010 จะต้องถูกเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี แต่ไม่สามารถทำลายได้ในวันที่ 15 กรกฎาคม 2015 แต่จะมีเฉพาะต้นปี 2559 นั่นคือกำหนดเวลาเริ่มต้นที่ 01.01.2011 และไม่ใช่จากเดือนกรกฎาคมของปีที่แล้ว ตามกฎแล้วเพื่อลดจำนวนข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุดหนึ่งปีจะถูกเพิ่มลงในกำหนดเวลาก่อนหน้านี้ และหลังจากสัญญาหมดอายุในองค์กรแล้วเอกสารก็สามารถถูกทำลายได้

ลักษณะเฉพาะของการจัดเก็บสัญญา

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วมีเอกสารคำแนะนำพิเศษที่กำหนดกฎและข้อกำหนดสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรและที่เก็บข้อมูล อีกครั้งเราจำได้ว่าเอกสารควรเก็บไว้ในที่แห้งและอากาศถ่ายเทได้ดีพร้อมระบบการควบคุมอุณหภูมิ โฟลเดอร์ที่มีเอกสารควรอยู่ในชั้นวางแบบเปิดหรือปิด หากจำเป็นต้องจัดเก็บควรมีตู้เซฟพิเศษสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่ระบุว่า "ความลับทางการค้า" แม้ว่าจะไม่มีใครตรวจสอบกระบวนการจัดเก็บเอกสาร แต่ไม่มีไฟล์บางตัวที่ตรวจพบได้ง่ายในระหว่างการตรวจสอบดังนั้นการตั้งค่าระบบการออมที่เหมาะสมจะเป็นผลประโยชน์ขององค์กร ดังนั้นระยะเวลาการจัดเก็บสัญญาในองค์กรจึงหมดอายุและเอกสารจำเป็นต้องถูกทำลาย จะทำอย่างไรให้ถูกต้อง?

การทำลาย

เป็นไปไม่ได้ที่จะทำลายเอกสารเช่นนี้ ก่อนอื่นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงเวลาที่ใช้ได้ผ่านไป หลังจากนี้ก็มีความเป็นไปได้ในการทำลายล้าง แต่มีข้อผิดพลาดที่นี่ที่ต้องนำมาพิจารณาเพื่อไม่ให้ตกอยู่ภายใต้บทลงโทษของผู้ตรวจสอบ ขั้นตอนมีลักษณะโดยประมาณดังนี้ พนักงานทำการเลือกเอกสารทั้งหมดที่มีกำหนดเวลาผ่านไปแล้วทำการจัดทำสินค้าคงคลังรายงานถูกส่งไปยังหัวหน้าการทำลายล้างถูกดึงขึ้นเอกสารถูกลงนามโดยหัวหน้าและผู้รับผิดชอบ จากนั้นโฟลเดอร์จะถูกจัดสรรเพื่อการทำลายการเก็บรักษาสัญญาและเอกสารอื่น ๆ ในที่จัดเก็บอย่างต่อเนื่องจึงไม่มีความหมายดังนั้นเพื่อไม่ให้จมอยู่ในเอกสารจำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนนี้เป็นประจำ

ความรับผิดชอบและผู้ดำเนินการ

ความรับผิดชอบหลักเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของสัญญาทุกประเภทและเอกสารอื่น ๆ ขององค์กรนั้นขึ้นอยู่กับหัวหน้า เขาคือผู้ที่ถูกลงโทษด้วยรูเบิลเมื่อพบการละเมิดระหว่างการตรวจสอบ ถัดไปในรายการคือหัวหน้านักบัญชีทนายความและพนักงานที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสาร แต่บุคคลเหล่านี้จะได้รับการลงโทษจากผู้นำที่ดีที่สุดของการประพฤติผิดเขาเป็นคนแรกที่ได้รับมัน ในทางปฏิบัติใน บริษัท ขนาดเล็กระบบควบคุมและจัดเก็บสัญญาถูกกำหนดให้กับฝ่ายบัญชีและในทางกลับกันก็แต่งตั้งผู้รับผิดชอบเฉพาะบุคคล บางครั้งที่ปรึกษากฎหมายขององค์กรได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสาร แต่นี่ไม่สะดวกนักเพราะทนายความสามารถรับผิดชอบต่อสัญญาได้เท่านั้นและเขามักจะคุ้นเคยกับเอกสารอื่นเป็นอย่างมาก กระบวนการนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างหากมีบุคคลที่เฉพาะเจาะจงที่มีความรับผิดชอบและอำนาจ ทำให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องและแม่นยำสูงสุดในการจัดการเอกสาร

ตัวอย่างระบบบัญชีและระบบจัดเก็บข้อมูล

เพื่อทำความเข้าใจคุณลักษณะและอายุการเก็บของสัญญาในองค์กรได้ดีขึ้นคุณสามารถวิเคราะห์ประเด็นหลักในตัวอย่างเล็ก ๆ มีพนักงาน (โดยปกติจะเป็นพนักงานจากการบัญชี) ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำสัญญากับผู้รับเหมา เขาจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากที่พวกเขาอยู่ในช่วงระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ เมื่อปิดสัญญาสัญญาจะถูกโอนไปยังโฟลเดอร์อื่น ในกรณีนี้ตามกฎแล้วสินค้าคงคลังหรือการลงทะเบียนจะถูกรวบรวมซึ่งมีรายการเอกสารและให้คุณติดตามการเคลื่อนไหวของพวกเขา นอกจากนี้ยังมีการบันทึกระยะเวลาการเก็บรักษาที่นั่นหลังจากนั้นพวกเขาจะถูกทำลาย เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาตามกฎหมายเอกสารจะถูกทำลายตามขั้นตอนที่อธิบายไว้แล้ว

ความปลอดภัยของเอกสารขององค์กรและการบริหารของ บริษัท โดยรวมและสัญญาโดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องมีทัศนคติที่รอบคอบใส่ใจและถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา ร่วมกันกับองค์กรและองค์กรทั้งหมดเป็นหลักการของการจัดเก็บข้อมูลตามกฎหมาย สิ่งนี้จะช่วยลดการใช้บทลงโทษในกรณีของการตรวจสอบ เอกสารภายใน (การกระทำ, สินค้าคงคลัง, การลงทะเบียน, สัญญาประเภทต่าง ๆ ) ในรูปแบบอาจแตกต่างกันในองค์กรที่แตกต่างกัน แต่นี่ไม่ใช่สิ่งสำคัญพื้นฐาน