แต่ละ บริษัท ในกระบวนการทำงานถูกบังคับให้เตรียมเอกสารจำนวนมาก พวกเขาเกี่ยวข้องกับระบอบการปกครองภาษีพนักงานหรือความร่วมมือกับผู้รับเหมารายใหญ่ เพื่อให้พนักงานทุกคนขององค์กรสามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้นั้นต้องใช้หน่วยเก็บข้อมูลที่มีความสามารถและมีโครงสร้าง เอกสารจำนวนมากต้องอยู่ใน บริษัท นานกว่า 75 ปีเนื่องจากมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขององค์กร ดังนั้นการเก็บเอกสารที่มีความสามารถในองค์กรจึงเป็นสิ่งจำเป็น หาก บริษัท มีขนาดใหญ่แนะนำให้สร้างที่เก็บถาวรแบบเต็มของคุณเอง แต่ในองค์กรขนาดเล็กเอกสารจะถูกเก็บไว้ในตู้แยกต่างหาก
กฎการเก็บถาวร
เอกสารการเก็บถาวรเป็นกระบวนการบังคับสำหรับแต่ละ บริษัท ซึ่งระบุไว้ในบทบัญญัติของกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 125 ใน บริษัท ขนาดเล็กการดำเนินการที่จำเป็นทั้งหมดจะดำเนินการโดยเลขานุการ แต่ในองค์กรขนาดใหญ่พนักงานแยกต่างหากมีส่วนร่วมในการเก็บถาวร
พนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งจะต้องทราบข้อกำหนดของกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารบุคลากรในองค์กรและต้องเข้าใจระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ สำหรับสิ่งนี้กระดาษเริ่มต้นแยกต่างหากสำหรับกระดาษอื่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรของ บริษัท ควรจัดเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 50 ปีหากเอกสารถูกสร้างขึ้นหลังจากปี 2003 และหากองค์กรมีเอกสารที่ก่อตั้งขึ้นก่อนปี 2003 จะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 75 ปี
ความแตกต่างของการสร้างที่เก็บถาวร
ใน บริษัท ขนาดใหญ่จะมีการสร้างเอกสารจำนวนมากในระหว่างการดำเนินธุรกิจดังนั้นพวกเขาจึงถูกเก็บไว้ในห้องแยกต่างหากที่เรียกว่าการเก็บถาวร มันเป็นตัวแทนของหน่วยโครงสร้างที่แยกต่างหากและในระหว่างการสร้างกฎระเบียบพิเศษที่ออกโดยผู้บริหารซึ่งเป็นพระราชบัญญัติการกำกับดูแลท้องถิ่นของ บริษัท
ในระเบียบนี้มีการให้กฎพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารในองค์กรรวมถึงความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้สำหรับการตรวจพบการละเมิดต่างๆ
กฎกระบวนการ
ในระหว่างการเก็บเอกสารในองค์กรควรคำนึงถึงกฎต่อไปนี้โดยพนักงานผู้รับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย:
- เอกสารถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรโดยสินค้าคงคลัง
- หากมีการยื่นเอกสารเข้าสู่การทำงานของพนักงานคนใดสิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงข้อกำหนดของแนวทางพิเศษเพื่อให้ในอนาคตเป็นเรื่องง่ายที่จะหาเอกสารที่ถูกต้อง;
- แต่ละแผนกของ บริษัท จะต้องถ่ายโอนเอกสารสำหรับการจัดเก็บไปยังผู้รับผิดชอบภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
- หากมีสาเหตุหลายประการกำหนดการถูกละเมิดบนพื้นฐานของเอกสารที่แตกต่างกันจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรเจ้าหน้าที่จะต้องแจ้งหัวหน้า บริษัท เกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้
ความรู้ในการรวบรวมไฟล์เก็บถาวรขึ้นอยู่กับความถูกต้องของกระบวนการนี้
เป้าหมายกระบวนการ
การจัดเก็บเอกสารในองค์กรจำเป็นต้องมีการปรับแต่งเอกสารทั้งหมดให้เหมาะสมรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ หากมีการจัดเก็บถาวรที่มีโครงสร้างพนักงานของ บริษัท หากจำเป็นจะสามารถค้นหาเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคำสั่งซื้อหรือคู่สัญญาที่แตกต่างกัน
มี บริษัท จำนวนมากที่สลับไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดังนั้นเอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ซึ่งมีการจัดเก็บเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์แต่สิ่งนี้คำนึงถึงว่าเอกสารมีผลทางกฎหมายเฉพาะในกรณีที่มีรูปแบบกระดาษเท่านั้นดังนั้นการจัดเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์จะทำหน้าที่เป็นเพียงการเพิ่มเติมจากที่เก็บมาตรฐาน
ขั้นตอนการเก็บถาวร
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารนั้นเหมือนกันสำหรับทุก บริษัท แต่แต่ละองค์กรสามารถทำการปรับเปลี่ยนได้เอง กระบวนการมาตรฐานแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่อไปนี้:
- เริ่มแรกคุณลักษณะของเอกสารที่เตรียมไว้สำหรับการส่งไปยังที่เก็บถาวรจะถูกเน้น
- หากจำเป็นจะมีการดำเนินการเพิ่มเติมซึ่งรวมถึงการเย็บเล่มเอกสารหรือเพิ่มเติมสิ่งต่างๆ
- เอกสารมีการปรับซึ่งทำให้เป็นไปได้ในอนาคตเพื่อค้นหาเอกสารที่จำเป็นในมวลรวมของเอกสาร
- เอกสารที่ไม่จำเป็นถูกทำลายอย่างถูกกฎหมายเนื่องจากไม่ได้เป็นตัวแทนของมูลค่าการดำเนินงานขององค์กร
- เอกสารจะถูกจัดระบบหลังจากที่พวกเขาถูกเย็บตามประเภทของพวกเขา;
- เอกสารแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้: การบัญชีบุคลากรหรือการจัดการ;
- ถ้ามันเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดประเภทเอกสารใด ๆ เป็นประเภทข้างต้นแล้วพวกเขาจะรวมกันและเข้าสู่กรณีที่แยกต่างหาก
- แต่ละตราประทับติดอยู่กับตราประทับขององค์กรเช่นเดียวกับลายเซ็นของพนักงานผู้มีอำนาจ;
- สินค้าคงคลังจะเกิดขึ้นสำหรับแต่ละกรณีที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์เฉพาะ;
- แคตตาล็อกของกรณีที่เรียงลำดับตามประเภทจะทำ;
- ทุกกรณีที่เตรียมไว้อย่างถูกต้องจะถูกส่งไปจัดเก็บไปยังที่เก็บถาวรซึ่งมักจะนำเสนอเป็นห้องแยกต่างหากซึ่งมีชั้นวางที่สะดวกจำนวนมาก
ขั้นตอนดำเนินการโดยผู้มีอำนาจเท่านั้นที่มอบให้กับหัวหน้าหน่วยงานที่จำเป็นโดยหัวหน้าองค์กร หากกฎใด ๆ สำหรับเอกสารที่เก็บถาวรถูกละเมิดหรือเอกสารสูญหายโดยสิ้นเชิงพนักงานคนนี้ขององค์กรจะรับผิดชอบต่อการละเมิดที่ระบุไว้
คุณสมบัติของการรวบรวมศัพท์
หาก บริษัท มีเอกสารจำนวนมากจริง ๆ ดังนั้นเมื่อเก็บเอกสารในองค์กรจะมีการรวบรวมชื่อของคดี ด้วยความช่วยเหลือในอนาคตมันจะเป็นไปได้ที่จะหาสิ่งที่ถูกต้องในโฟลเดอร์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย
เมื่อรวบรวมรายชื่อคดีจะมีการระบุข้อมูลต่อไปนี้:
- ดัชนีของกรณีเฉพาะซึ่งแสดงโดยหมายเลขตามเงื่อนไขที่กำหนดส่วนแรกของหมายเลขนี้คือรหัสแผนกจากที่รับเอกสาร
- ชื่อของคดี
- จำนวนเอกสารที่เก็บในโฟลเดอร์
- ช่วงเวลาที่เอกสารเหล่านี้ควรถูกจัดเก็บบนพื้นฐานของข้อกำหนดทางกฎหมาย
- บันทึกย่ออื่น ๆ ที่เหลือโดยบุคคลที่รับผิดชอบเช่นคุณสามารถระบุได้ว่ากรณีใดกรณีหนึ่งมีรุ่นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติม
ในองค์กรขนาดเล็กที่ไม่มีการถ่ายโอนเอกสารจำนวนมากเกินไปไปยังไฟล์เก็บถาวรเป็นประจำทุกปีชื่อของคดีอาจไม่ถูกรวบรวม
กฎสำหรับการตีพิมพ์ของ "ระเบียบในการเก็บถาวร"
ใน บริษัท ขนาดใหญ่การเก็บถาวรจะถูกนำเสนอในห้องแยกต่างหากซึ่งในระยะเวลานานจะมีการจัดเก็บไฟล์และเอกสารจำนวนมาก ในเวลาเดียวกันองค์กรมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะในการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น เพื่อให้งานของเขาได้รับการควบคุมอย่างชัดเจนผู้บริหารของ บริษัท มักตีพิมพ์และรวบรวม“ กฎระเบียบในการเก็บถาวร” เป็นพิเศษ กฎสำหรับการใช้งานรวมถึง:
- เป็นการชี้ให้เห็นว่าควรจะทำงานประเภทใดโดยผู้รับผิดชอบ
- กฎสำหรับการถ่ายโอนเอกสารจากแผนกต่าง ๆ ไปยังที่เก็บถาวรจะได้รับ;
- แสดงรายการกฎสำหรับการลงทะเบียนของสินค้าคงคลังและระบบการตั้งชื่อของคดี
- มีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการเตรียมเอกสารที่ถูกถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรอย่างถูกต้อง
- มันแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งควรมีส่วนร่วมในการกระทบยอดองค์ประกอบของเอกสารเช่นเดียวกับการดำเนินการของพวกเขา
หากพนักงานเก็บถาวรพิจารณาว่ามีการละเมิดในเอกสารเอกสารจะถูกส่งไปแก้ไขแผนกที่เหมาะสมของ บริษัท หากไม่มีข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องแสดงว่าเอกสารนั้นได้รับการยอมรับสำหรับการเย็บ หากข้อมูลอ่านยากจะมีการทำสำเนาเอกสาร
ข้อกำหนดในการเก็บถาวร
แต่ละ บริษัท ควรคำนึงถึงข้อกำหนดขั้นพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้องในองค์กร การเก็บบันทึกควรอยู่ภายใต้เงื่อนไขพื้นฐานของกฎหมาย ใน บริษัท ขนาดใหญ่การเก็บถาวรจะถูกแทนด้วยห้องแยกต่างหากซึ่งจะต้องได้รับการปกป้องจากพนักงาน บริษัท หรือโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต ดังนั้นในระหว่างการสร้างหน่วยนี้ข้อกำหนดดังต่อไปนี้จะถูกนำมาพิจารณา:
- สถานที่ต้องแยกออกจากแผนกและสำนักงานอื่น ๆ
- มันสร้างไฟและสัญญาณกันขโมย;
- ขนาดของห้องนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารที่ถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรทุกปี
- ชั้นวางแบบยาวพิเศษถูกติดตั้งในห้องและแนะนำให้เลือกโครงสร้างโลหะ
- ระหว่างชั้นวางมีระยะทางที่ไม่น้อยกว่า 75 ซม.
- ความยาวของชั้นวางอาจแตกต่างกันและขึ้นอยู่กับความสูงของเพดาน
- นอกจากนี้ยังมีการติดตั้งตู้นิรภัยพิเศษในห้องซึ่งมีเอกสารสำคัญและสำคัญที่สุดตั้งอยู่
ในแต่ละ บริษัท พื้นที่ของสถานที่ที่เลือกอาจแตกต่างกันโดยสิ้นเชิงเนื่องจากปัจจัยต่าง ๆ ถูกนำมาพิจารณาในเรื่องนี้
มีการเตรียมสิ่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสมอย่างไร
การเก็บเอกสารทางบัญชีจะทำได้ก็ต่อเมื่อได้เตรียมเอกสารนี้เบื้องต้น ดังนั้นก่อนที่จะส่งเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นไปยังที่เก็บถาวรคุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ในขั้นต้นผู้รับผิดชอบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่ถ่ายโอนจริงไม่จำเป็นในกระบวนการดำเนินกิจกรรมปัจจุบันของ บริษัท
- คำอธิบายของเอกสารและกรณีตรงทำ;
- มีการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและคดีมีค่าจริง ๆ ดังนั้นจึงต้องเก็บไว้ใน บริษัท ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
- หากจำเป็นเอกสารจะถูกคัดลอกหรือปรับเปลี่ยนและโอนไปยังที่เก็บถาวรเท่านั้น
คำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างและมีระยะเวลาการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันควรถูกจัดวางไว้สำหรับกรณีที่แตกต่างกันเพราะหากผสมกันอาจมีความสับสนระหว่างการทำลายเอกสารบางประเภท
ความแตกต่างของการทำงานกับข้อความค้นหา
การเก็บเอกสารบุคคลและเอกสารอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานขององค์กรนั้นดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งได้รับเงินเดือนแน่นอนสำหรับกิจกรรมของเขา หากหัวหน้าหรือพนักงานคนอื่น ๆ ของ บริษัท จำเป็นต้องศึกษาเอกสารใด ๆ ที่มีอยู่ในที่เก็บถาวรพวกเขาจะต้องยื่นคำขอพิเศษกับผู้ที่ได้รับการแต่งตั้ง
ข้อมูลจากการเก็บถาวรจะออกในรูปแบบของใบรับรองการเก็บถาวรคัดลอกหรือแยก ใบรับรองนำเสนอโดยเอกสารซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เก็บถาวรเกี่ยวกับเรื่องที่ร้องขอ
สำเนาที่เก็บถาวรจะแสดงด้วยการทำซ้ำข้อความหรือรูปภาพจากเอกสารที่เก็บไว้ในที่เก็บ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลการค้นหา
แยกคำต่อคำทำซ้ำเฉพาะบางส่วนของเอกสาร เมื่อต้องการทำเช่นนี้พนักงานที่ทำการร้องขอจะต้องระบุว่าต้องการข้อมูลปัญหาใดโดยเฉพาะ
ข้อสรุป
เอกสารจำนวนมากที่สร้างขึ้นในระหว่างการทำงานของ บริษัท จะต้องเก็บไว้เป็นเวลานาน ในการสร้างเงื่อนไขที่เหมาะสมจะมีการสร้างไฟล์เก็บถาวรใน บริษัท ซึ่งนำเสนอโดยหน่วยโครงสร้างแยกต่างหาก นอกจากนี้ผู้รับผิดชอบได้รับการแต่งตั้งซึ่งรับผิดชอบในการรับเอกสารในที่เก็บ ผู้เชี่ยวชาญคนเดียวกันตอบกลับคำขอจากพนักงานและผู้จัดการคนอื่น ๆ
เมื่อทำการจัดเก็บเอกสารจะต้องคำนึงถึงกฎและข้อกำหนดบางประการที่ช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้างกระดาษได้อย่างถูกต้องรวมทั้งให้เงื่อนไขการจัดเก็บในอุดมคติ