การเก็บรักษาเอกสารเงินสดเมื่อทำงานกับเงินสดเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับนิติบุคคลและผู้ประกอบการเอกชน บัญชีเงินสดเป็นเอกสารทางบัญชีรวมที่บันทึกการเคลื่อนไหวของเงินที่โต๊ะเงินสดของ บริษัท ภายในองค์กรขนาดเล็กจะเริ่มต้นในหนึ่งสำเนา พิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติของการบำรุงรักษาและการจัดเก็บเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิธีการเย็บสมุดเงินสดในหนึ่งปี
เอกสารนี้มีไว้เพื่ออะไร?
มีการออกหนังสือเงินสดสำหรับทุกคนที่ลงทะเบียนเงินสด ข้อกำหนดนี้ใช้กับผู้ประกอบการรายบุคคลรวมถึงผู้ที่ทำงานเกี่ยวกับระบบภาษีแบบง่าย แบบฟอร์ม KO-04 ได้รับการอนุมัติในปี 1998 โดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มกระดาษและสมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บไว้ใน Word และ Excel พร้อมการป้องกันแบบบังคับจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แคชเชียร์ (ผู้ดำเนินการ) ทำหน้าที่นี้ แต่หัวหน้าฝ่ายบัญชีทำหน้าที่ควบคุมความถูกต้องของการบรรจุ ความถูกต้องของการปฏิบัติถูกตรวจสอบอย่างเป็นระบบโดยหน่วยงานกำกับดูแล
ใน บริษัท ขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีการเก็บรักษาบัญชีเงินสดในแต่ละหน่วยโดยที่แต่ละ บริษัท จะแสดงรายการในงบดุลแยกต่างหาก หนึ่งหน่วยมีหนึ่งสำเนาของเอกสาร สำเนาหนังสือและต้นฉบับของเอกสารหลักให้สำนักงานใหญ่ (บริษัท จัดการ) ข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่เหลืออยู่จะถูกนำมาพิจารณาเมื่อทำการจัดทำงบดุลและการรายงานองค์กรโดยรวม พิจารณาด้านล่างวิธีการเย็บสมุดเงินสดในหนึ่งปี
ขั้นตอนสำหรับการประมวลผลเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ
เวอร์ชันกระดาษคือโบรชัวร์ A4 ที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์หรือในโรงพิมพ์และเก็บไว้ในต้นฉบับ แผ่นจะต้องมีหมายเลขและเย็บ มันจะต้องสอดคล้องกับรูปแบบของ KO-04 คุณต้องรู้วิธีเย็บสมุดเงินสดในหนึ่งปี กระบวนการของการกำหนดหมายเลขและการบำรุงรักษารูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษแตกต่างจากรุ่นคลาสสิคที่ใช้ในงานสำนักงาน
ที่สำคัญ! หน้าจะมีหมายเลขซ้ำจำนวนซ้ำ หน้าแรกเป็นต้นฉบับหน้าที่สองคือสำเนา สำเนาถูกกรอกด้วยกระดาษคาร์บอนและโอนไปยังแผนกบัญชีเพื่อรายงาน หากต้องการแยกหน้าสองออกมาจะมีการตัดบรรทัด
จะสะดวกกว่าในการใช้งานเฟิร์มแวร์ที่ด้านล่างของหน้า ขอบของด้ายจะปรากฏขึ้นที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้ายมัดด้วยปม, ตรากระดาษและประทับตรา ตราประทับถูกวางไว้ในลักษณะที่บางส่วนจับหน้าหนังสือและตราประทับ ใกล้เคียงระบุจำนวนหน้าใส่ลายเซ็นของหัวหน้าหรือหัวหน้าบัญชี
ขั้นตอนการออกรุ่นอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อลงทะเบียนรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหนังสือเงินสดรูปแบบจะถูกแบ่งออกเป็นสองส่วนโดยมีเงื่อนไขโดยบรรทัดที่คั่นหน้าคู่และหน้าคี่ การตัดกระดาษที่พิมพ์ออกมาจะดำเนินการในแนวนอนตามแนวที่กำหนด ด้านบนของหน้าเป็นต้นฉบับด้านล่างจะถูกแยกออกเพื่อส่งไปยังแผนกบัญชีสำหรับการรายงาน
ที่สำคัญ! มีการปรับปรุงเอกสารทุกวันยกเว้นในกรณีที่ไม่มีการชำระบัญชี แคชเชียร์ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวันทำให้ข้อมูลเกี่ยวกับยอดคงเหลือที่โต๊ะเงินสด นี่คือรายการที่จำเป็น!
พิจารณาวิธีการจัดเรียงเงินสดหนังสือสำหรับปี ผู้ประกอบการทำบันทึกความเคลื่อนไหวของเงินทุนในเอกสารเมื่อมีการทำธุรกรรมทางการเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กรอกข้อมูลสำหรับการรับประกันเงินสดเข้าและออก ในตอนท้ายของการเปลี่ยนแปลงจำนวนรวมของค่าใช้จ่ายรายได้จำเป็นต้องเคาะออกยอดเงินสดคำนวณเอกสารหลักจะแนบไปกับสำเนาของหนังสือเล่มที่ถูกตัดออกและโอนไปยังการบัญชี นักบัญชีรับรองหน้าต้นฉบับและสำเนาด้วยลายเซ็นของเขาเอง
การออกแบบของใบปะหน้า ความแตกต่าง
หน้าชื่อเรื่องของสมุดเงินสดถูกกรอกตามแบบฟอร์มครบวงจร KO-4 มันมีชื่อเต็มของ บริษัท หน่วยโครงสร้างและ OKPO ผู้ประกอบการภาคเอกชนระบุชื่อเต็มหากชื่อ บริษัท หายไป ควรระบุระยะเวลา (เดือนและปี) ที่เอกสารเริ่มทำงาน
แผ่นแรก: คุณสมบัติของการโอนเงินที่เหลือ
ก่อนที่จะเย็บสมุดเงินสดเป็นเวลาหนึ่งปีคุณต้องรู้รายละเอียดปลีกย่อย ที่ด้านบนของหน้าเขียนวันที่ระบุวันปัจจุบันเดือนและปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุจำนวนเงินสดคงเหลือในเงินสดในตอนต้นของวัน มันถูกยกมาจากยอดคงเหลือที่กำหนดในตอนท้ายของวันก่อนหน้า หากหนังสือเล่มใหม่ถูกเปิดส่วนที่เหลือจะถูกนำมาจากสารตั้งต้น ในหน้าแรกที่กรอกในวันแรกของปีปฏิทินลงทะเบียนยอดเงินสดที่คำนวณ ณ สิ้นวันสุดท้ายของปีที่แล้ว
กรอกในแบบฟอร์มแผ่นหนังสือ
คอลัมน์ 1-5 ถูกกรอกข้อมูลจากแบบฟอร์ม RKO และ PKO ในเซลล์ "หมายเลขเอกสาร" กำหนดหมายเลขปัจจุบันจากคำสั่งซื้อที่ลงทะเบียน คอลัมน์ 3 ควรระบุชื่อเต็ม ผู้รับหรือบุคคลที่มอบเงิน จำเป็นต้องใช้หมายเลขบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับนิติบุคคลเท่านั้นผู้ประกอบการแต่ละรายใส่เส้นประในช่องว่างหรือปล่อยว่างไว้ จำนวนของการบริโภค / รายได้จะแสดงเป็นตัวเลขกำหนดเงิน ในสายการโอนจำนวนรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกแยกออกจากกัน คอลัมน์และบรรทัดที่ไม่ได้กรอกจะต้องทำเครื่องหมายด้วยเส้นประในรูปแบบของตัวอักษร Z
จะคำนวณยอดเงินคงเหลือที่บ็อกซ์ออฟฟิศได้อย่างไร?
ยอดคงเหลือ ณ สิ้นวันจะคำนวณตามสูตร: ยอดดุลของเงินที่จุดเริ่มต้นของวันจะเพิ่มจำนวนรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกหักออก ในวอร์ดให้คำนึงถึงเงินทั้งหมดที่ได้รับที่โต๊ะเงินสด หากยอดคงเหลือ ณ สิ้นการเปลี่ยนแปลงเหลือเงินสำหรับการออกเงินเดือนทุนการศึกษาและผลประโยชน์ทางสังคมอื่น ๆ จะถูกระบุไว้ด้านล่างภายใต้จำนวนเงินก้อน การคำนวณช่วยให้คุณระบุส่วนเกินและการขาดแคลน วิธีการเย็บบัญชีเงินสดในหนึ่งปีให้พิจารณาด้านล่าง
ความแตกต่างของการบำรุงรักษาเอกสาร
ผู้รับผิดชอบในการออกและรับเงินสามารถเป็นพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้า บริษัท โดยการออกคำสั่งที่เหมาะสม ใน บริษัท ที่มีพนักงานจำนวนน้อยผู้จัดการสามารถทำบัญชีเงินสดด้วยมือของเขาเอง พื้นฐานสำหรับการทำรายการในเอกสารคือธุรกรรมทางธุรกิจซึ่งแสดงในคำสั่งซื้อเครดิตและเดบิต การบัญชีจะดำเนินการในวันที่มีการชำระบัญชี หากในระหว่างวันไม่มีการเคลื่อนไหวของเงินวันนี้จะไม่สะท้อนในหนังสือ
คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเอกสารได้ การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกพร้อมกับรายละเอียดและวันที่แก้ไข ข้อมูลได้รับการรับรองโดยบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง หลังจากการกระทบยอดรายการในตอนท้ายของวันด้วยจำนวนเงินสดจริงข้อมูลจะถูกตรวจสอบโดยลายเซ็นของผู้ประกอบการและหัวหน้าบัญชี หลายคนสนใจที่จะเก็บเงินสดเป็นเวลากี่ปี คำตอบนั้นง่าย มันถูกเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี กรณีที่ไม่มีบัญชีเงินสดและการบำรุงรักษาโดยละเมิดกฎหมายนั้นมีโทษปรับ 40-50,000 รูเบิลสำหรับองค์กรและ 4-5 พันรูเบิลสำหรับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาเอกสาร
วิธีการแฟลชเอกสารในตอนท้ายของปี?
หนังสือมาตรฐานมี 50-100 แผ่น ใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่ดำเนินธุรกิจอย่างแข็งขันหน้าเว็บอาจไม่เพียงพอ ในสถานการณ์เช่นนี้พวกเขาเริ่มเอกสารใหม่ที่ยังคงเอกสารเก่า มันระบุช่วงเวลาในระหว่างที่มันจะดำเนินการ เวอร์ชั่นกระดาษซึ่งบรรจุด้วยตนเองจะกระพริบก่อนทำการบรรจุครั้งแรก
สำเนาเอกสารสำหรับการบัญชีคือชุดของเครื่องบันทึกเงินสดและเครื่องบันทึกเงินสดที่ออกให้ในหนึ่งวัน, แผ่นหนังสือที่บรรจุในสำเนาคาร์บอนพร้อมกับลายเซ็นต้นฉบับของเจ้าหน้าที่หัวหน้าบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของบันทึกด้วยแบบฟอร์มการสั่งซื้อและจำนวนเงินของเอกสารหลักที่ถ่ายโอนถูกระบุไว้ในบัญชีเงินสด บันทึกนี้เป็นใบเสร็จรับเงินของเอกสารหลักของแคชเชียร์ การดำเนินการทั้งหมดในหนังสือจะถูกป้อนในรูปแบบการผ่านรายการไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้อง
ที่สำคัญ! นอกเหนือจากคำสั่งซื้อเอกสารหลักทั้งหมดจะถูกคัดลอก มันมีใบเสร็จรับเงินมอบอำนาจการชำระเงินล่วงหน้าแยกจากคำสั่งซื้อและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของเงินที่เช็คเอาต์
เวอร์ชั่นอิเล็กทรอนิกส์ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ต่างกัน ในการทำเช่นนี้ให้ใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ เมื่อสร้างการโพสต์เมื่อชำระเงินจะมีการสร้างแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ แต่การค้นพบสิ่งอื่นเป็นสิ่งสำคัญ สมุดเงินสดถูกเย็บขึ้นอย่างไรในช่วงปลายปี มันสามารถพิมพ์ได้ในตอนท้ายของวันและดำเนินการซ้ำกันในลักษณะเดียวกับรุ่นกระดาษ จัดเก็บฉบับพิมพ์ที่โต๊ะเงินสดของ บริษัท
แผ่นต้นฉบับจะกระพริบลงในหนังสือเล่มเดียวในตอนท้ายของปีและสำเนาจะถูกโอนทุกวันเพื่อการทำบัญชี หากคุณมีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์งานพิมพ์นั้นเป็นตัวเลือก หน้าอิเล็กทรอนิกส์มีการลงนามโดยลายเซ็นดิจิทัลของแคชเชียร์และหัวหน้าบัญชี มีความจำเป็นต้องให้ความคุ้มครองการเปลี่ยนแปลงหลังจากลงนามในหนังสือและการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต ควรจำไว้ว่าหากมีความไม่ถูกต้องในบัญชีสมุดเงินสดเป็นเอกสารที่แสดงภาพทั่วไปของกระแสเงินสดและยืนยันความถูกต้องของการดำเนินงาน
