การจัดเก็บเอกสารการดำเนินงาน ประเภทของเอกสารและระยะเวลาการเก็บรักษา

ในระหว่างกิจกรรมขององค์กรใด ๆ เอกสารจำนวนมากจะปรากฏขึ้นซึ่งจะต้องจัดเก็บในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ในบทความของเราเราต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บเอกสารในการดำเนินงานและการทำลายเอกสาร

พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์คืออะไร

เอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นหรือได้รับในหลักสูตรขององค์กรนั้นจะต้องมีการจัดระบบอย่างชัดเจนและดำเนินการอย่างละเอียด เพื่อที่ในอนาคตคุณจะสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้คุณจะต้องจัดระเบียบความปลอดภัยให้เหมาะสมเพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว ในความเป็นจริงการจัดเก็บเอกสารในการดำเนินงานคือการเก็บรักษาเอกสารในองค์กรหรือหน่วยงานโครงสร้างจนกว่าพวกเขาจะถูกทำลายหรือโอนไปยังหน่วยเก็บถาวรขององค์กร

ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร

ในองค์กรใดมีเอกสารที่หลากหลายตามระดับของค่าของพวกเขา บางคนมีคุณค่าทางเศรษฐกิจหรือวิทยาศาสตร์ที่ดีอื่น ๆ มีข้อมูลที่จำเป็นในการแก้ปัญหาเฉพาะหลังจากที่พวกเขาสูญเสียความสำคัญของพวกเขา ดังนั้นเอกสารบางส่วนจะต้องมีการจัดระบบและจัดเก็บอย่างเหมาะสมในขณะที่เอกสารอื่น ๆ ถูกทำลายตามกฎบางอย่าง

การจัดเก็บเอกสารการปฏิบัติงานของคุณค่าทางวิทยาศาสตร์หรือการปฏิบัติมีกรอบเวลาของตัวเอง พวกเขาขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญของเนื้อหา

อายุการเก็บรักษาอาจเป็นดังนี้:

1. คงที่
2. ชั่วคราว (มากกว่าสิบปี)
3. ชั่วคราว (ไม่เกินสิบปี)

ควรสังเกตว่ารูปแบบของเอกสารไม่ส่งผลกระทบต่อระยะเวลาการจัดเก็บของเอกสารในทางใดทางหนึ่ง (ตารางการจัดเก็บที่เราได้รับในบทความ) มันไม่มีความลับว่าในปัจจุบันข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อตกลงขึ้นอยู่กับเนื้อหาของเอกสารเป็นอันดับแรก

ข้อกำหนดการจัดเก็บ

มีข้อกำหนดบางประการสำหรับการจัดเก็บเอกสารการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่นกรณีที่สมบูรณ์ของการเก็บรักษาชั่วคราวหรือถาวรควรอยู่ในหน่วยขององค์กรอีกหลายปี หลังจากช่วงเวลานี้พวกเขาจะอยู่ในที่เก็บถาวรขององค์กร

ตราบใดที่เอกสารยังมีการใช้งานอยู่พวกเขาต้องการการออกแบบและการบำรุงรักษาที่เหมาะสม การจัดเก็บเอกสารในการปฏิบัติงานหมายถึงรูปแบบของเอกสารตามกลุ่มเฉพาะบางกลุ่มรวมถึงคำศัพท์เฉพาะที่องค์กรนำมาใช้

เพื่อให้แน่ใจว่าการค้นหาของเอกสารใด ๆ อย่างรวดเร็วมีความจำเป็นต้องกรอกชื่อของโฟลเดอร์ที่ให้ข้อมูลมากที่สุด ในฐานะที่เป็นไดรฟ์ตามกฎแล้วจะใช้โฟลเดอร์บนหน้าปกซึ่งควรมีกระเป๋าสำหรับชื่อที่เปลี่ยนได้ของระบบการตั้งชื่อ

ในระหว่างการจัดเก็บออนไลน์ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกระบุไว้บนหน้าปก:

1. ช่วงเวลาชั่วคราวของการเริ่มต้นและสิ้นสุดการใช้งาน
2. จำนวนคลีนชีททั้งหมดในโฟลเดอร์
3. บ่งชี้อายุการเก็บรักษาหลักทรัพย์ดังกล่าว
4. ชื่อเต็ม ศิลปินหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของเขา
5. อาจมีจารึกเพิ่มเติม (“ เพื่อขออนุมัติ”,“ สำหรับลายเซ็น” ฯลฯ )

การจัดเก็บปัจจุบันจะดำเนินการในตู้พร้อมอุปกรณ์พิเศษ (โลหะ) หรือในห้องแยกต่างหากซึ่งปิดการเข้าถึง การออกหลักทรัพย์ชั่วคราวควรกระทำโดยคำสั่งของฝ่ายบริหารของฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเท่านั้น ในตอนท้ายของวันโฟลเดอร์ควรกลับไปที่ตำแหน่ง - ตู้เซฟ

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลการปฏิบัติงานเอกสารจะถูกกำหนดสถานะเป็น "เสร็จสมบูรณ์" และหลังจากนี้จะเริ่มขั้นตอนการเตรียมการสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร

วันที่จัดเก็บเอกสารขาเข้า

ในองค์กรใด ๆ เอกสารขาเข้าสะสมในกระบวนการของกิจกรรม พวกเขายังมีอายุการเก็บ โดยทั่วไปจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาหมายถึงเอกสารทั้งหมดที่มาถึงองค์กร ระยะเวลาการเก็บรักษาของเอกสารดังกล่าวจะถูกกำหนดโดยเนื้อหา แนะนำให้จัดเก็บเอกสารขาเข้าอย่างน้อยสามปี อย่างไรก็ตามตัวอักษรที่สำคัญอาจยาวนานกว่า (ตัวอย่างเช่นมากกว่าห้าปี) ระยะเวลาขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญของข้อมูลในเอกสาร ดังนั้นการจำแนกเอกสารดังกล่าวจะต้องคำนึงถึงความสำคัญของข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่นจดหมายจากหน่วยงานควรเน้นในโฟลเดอร์เดียวและการติดต่อกับพันธมิตรทางธุรกิจในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง เอกสารดังกล่าวควรถูกเก็บไว้อย่างน้อยห้าปี

รอบระยะเวลาการเก็บข้อมูลขาออก

เอกสารที่ส่งออกเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ ในองค์กรนั้นขึ้นอยู่กับพื้นที่เก็บข้อมูล ยิ่งกว่านั้นในกรณีของเอกสารขาเข้าพวกเขามีเงื่อนไขบางอย่างซึ่งขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญของพวกเขา

ขอแนะนำให้จัดระบบเอกสารและระบุระยะเวลาการจัดเก็บในแต่ละโฟลเดอร์ เอกสารที่ส่งออกควรแบ่งเป็นอาร์เรย์ที่แยกออกจากกัน: การติดต่อกับซัพพลายเออร์กับลูกค้าลูกค้าหน่วยงานราชการสาธารณูปโภค ฯลฯ เอกสารที่สำคัญที่สุดควรเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลการปฏิบัติงานเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี โดยเฉพาะจดหมายสำคัญสามารถเก็บไว้ได้สิบปี พื้นที่สำหรับการใช้งานที่ยาวนานดังกล่าวจะต้องได้รับการแก้ไขในคำสั่งพิเศษเกี่ยวกับงานธุรการขององค์กร

บันทึกเอกสาร

วารสารการลงทะเบียนเอกสารมีอยู่ที่องค์กรใด ๆ นอกจากนี้ตามกฎแล้วจะมีการจัดสรรวารสารการลงทะเบียนแยกต่างหากสำหรับหลักทรัพย์ขาเข้าและขาออกหากองค์กรมีการใช้งานอยู่ สะดวกมากยิ่งขึ้นที่จะจัดระบบการติดต่อทั้งหมด นิตยสารมีการซื้อและเปลี่ยนแปลงทุกปี แน่นอนในปัจจุบันหลายคนชอบเก็บวารสารที่คล้ายกันในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตามจะต้องมีสำเนากระดาษ

ความต้องการของเอกสารจะถูกบันทึกลงในวารสารตัวเลขที่กำหนดให้กับพวกเขาและวันที่จะถูกระบุด้วย การลงทะเบียนหลักทรัพย์ดังกล่าวจะช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารที่ถูกต้องได้หากจำเป็น นิตยสารถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลาสามปี ในตอนท้ายของช่วงเวลานี้เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อจดหมายขาเข้าและขาออกจะถูกทำลายในขณะที่ร่างพระราชบัญญัติ

ตรวจสอบเอกสาร

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ระยะเวลาในการใช้งานและการจัดเก็บเอกสารไม่ว่าในกรณีใดขึ้นอยู่กับแบบฟอร์ม (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์) เฉพาะเนื้อหาของเอกสารเท่านั้นที่มีความสำคัญ เพื่อกำหนดความสำคัญของการสอบได้รับการแต่งตั้ง หน้าที่ของมันคือการค้นหาว่าเอกสารใดที่มีความสำคัญต่อการผลิตวิทยาศาสตร์รัฐและอื่น ๆ สำหรับเอกสารที่เลือกสำหรับการจัดเก็บข้อมูลการดำเนินงานจำเป็นต้องระบุระยะเวลาที่อาจจำเป็นต้องใช้ ดังนั้นการกำหนดเวลาเก็บรักษาจึงเป็นอีกภารกิจหนึ่งที่กำหนดไว้ก่อนการตรวจ เอกสารทั้งหมดก่อนที่จะถูกส่งไปประเมินผลผู้เชี่ยวชาญในการเตรียมการสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรจะเกิดขึ้นในกิจการศัพท์โดยหน่วยงานโครงสร้างบางอย่างหรือบริการการจัดการสำนักงาน

การตรวจสอบคุณค่าสามารถดำเนินการได้ที่สถานประกอบการของตนเองคลังเก็บขององค์กรรวมถึงคลังเก็บของรัฐ

โดยทั่วไปถ้าเราพูดถึงเอกสารการจัดการที่ร้ายแรงวันที่จัดเก็บข้อมูลของพวกเขาจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าในเวลาที่พวกเขาสร้าง การอ้างอิงหลักและตัวช่วยด้านกฎระเบียบที่มีผลต่อระยะเวลาการเก็บข้อมูลคือรายการเอกสารที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ พวกเขาจะใช้ในการประเมินผู้เชี่ยวชาญของหลักทรัพย์ในเขตเทศบาลเมืองคลังเก็บของรัฐและที่สถานประกอบการ และคุณค่าที่เราได้กล่าวไปนั้นแสดงออกมาในอายุการเก็บรักษา

รายการเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลเป็นรายการประเภทและประเภทของหลักทรัพย์ที่มีระบบข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่จัดเก็บ

รายการประกอบด้วยระยะเวลาการเก็บรักษาของเอกสารมาตรฐานที่มีอยู่ในองค์กรใด ๆ แต่เอกสารเฉพาะที่สะท้อนถึงฟังก์ชั่นบางอย่างขององค์กรอาจเกี่ยวข้องกับรายการของแผนก

คลังเอกสาร

การเก็บเอกสารในองค์กรไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเอง เอกสารจะถูกเก็บไว้ในเวลาที่กำหนดหลังจากนั้นพวกเขาจะต้องถูกโอนไปยังหน่วยเก็บถาวรเทศบาลหรือรัฐ กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาหลักทรัพย์ไว้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเอกสารรับรองเอกสารธุรกิจจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 75 ปีเอกสารทางวิทยาศาสตร์ - สิบห้าปี

ในกรณีที่องค์กรถูกชำระบัญชีด้วยเหตุผลใดก็ตามการโอนย้ายเอกสารด้วยอายุที่แน่นอนรวมถึงเอกสารบุคลากรจะต้องถูกโอนไปยังหน่วยเก็บถาวรเทศบาล (รัฐ) บริษัท ที่ไม่ใช่รัฐวิสาหกิจเพื่อถ่ายโอนเอกสารจะต้องทำข้อตกลงกับกองทุนจดหมายเหตุของสหพันธรัฐรัสเซียก่อน หากยังไม่ได้ข้อสรุปตรงเวลาดังนั้นการจัดเก็บควรใช้สำหรับการจัดเก็บเฉพาะกระดาษบนบุคลากรขององค์กร สถานที่เก็บเอกสารที่เหลือควรได้รับการคัดเลือกโดยประธานคณะกรรมาธิการการชำระบัญชี

วิธีทำลายเอกสาร

เอกสารที่เก็บถาวรที่เก็บที่องค์กรสามารถลบออกได้หากระยะเวลาการจัดเก็บของพวกเขาหมดอายุ การทำลายเอกสารสามารถมอบหมายให้กับองค์กรบุคคลที่สามหรือคุณสามารถดำเนินการด้วยตนเองได้ มีกฎที่เหมือนกันซึ่งกระบวนการนี้ดำเนินการอยู่ เป็นความทรงจำที่คุ้มค่าที่คุณสามารถทำลายเอกสารเหล่านั้นที่มีระยะเวลาการจัดเก็บที่หมดอายุซึ่งสูญเสียความสำคัญในทางปฏิบัติ เป็นไปได้ที่จะดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับหลักทรัพย์เท่านั้นด้วยการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ

การทำลายเอกสารนั้นมาพร้อมกับการดำเนินการของการกระทำ

การวาดภาพการกระทำ

เอกสารสามารถรวมอยู่ในการทำลายในกรณีที่ระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุในวันที่ 1 มกราคมของปีที่มีการวาดเอกสาร นั่นคือถ้ากรณีของปี 2014 และระยะเวลาการจัดเก็บเป็นห้าปีก็สามารถรวมอยู่ในการกระทำเท่านั้นในปี 2020

เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดเพิ่มเติมทุกกรณีจะต้องได้รับการตรวจสอบอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดในเอกสารนั้นมีมูลค่าที่สูญหาย อย่างไรก็ตามในทางปฏิบัติพวกเขามักจะทำอย่างอื่น หากเอกสารถูกวางไว้บนหิ้งเป็นเวลาห้าปีและไม่เคยสัมผัสโดยพวกเขาแล้วกฎจะถูกละเลย พวกเขาเพียงแค่เลือกกรณีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ต้องการอีกต่อไป

การกระทำต้องมีข้อมูลที่มีอยู่บนหน้าปกของคดี งานที่เพียรพยายามเช่นนี้ดูเหมือนจะไม่จำเป็นสำหรับคนที่ไม่เข้าใจความซับซ้อนของงานเก็บถาวร แต่ในความเป็นจริงมันไม่เป็นเช่นนั้น

การกระทำต้องลงนามโดยผู้ที่ดำเนินการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ นอกจากนี้เอกสารได้ทำการบันทึกว่าการกระทำได้รับการเห็นด้วยกับคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญขององค์กร ในที่สุดการกระทำจะต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าขององค์กร

หลังจากทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้วองค์กรสามารถทำลายคดีที่ระบุไว้ในพระราชบัญญัติได้

วิธีทำลายเอกสารทางธุรกิจ

มีหลายวิธีในการทำลายเอกสาร หากอาณาเขตขององค์กรอนุญาตคุณสามารถเผากระดาษเองได้โดยสังเกตความปลอดภัยจากอัคคีภัย นอกจากนี้คุณสามารถใช้เอกสารเครื่องทำลายเอกสาร แต่นี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างยาววิธีนี้เหมาะสำหรับปริมาณน้อย ในกรณีเหล่านี้การกระทำจะถูกร่างขึ้นโดยพลการซึ่งมีการบันทึกความเป็นจริงของการทำลายล้าง

กรณีจำนวนมากมีไว้สำหรับการทำลายโดยปกติแล้วองค์กรจะโอนเพื่อกำจัดหรือรีไซเคิลให้กับองค์กรพิเศษที่จัดการกับเรื่องนี้

ความจริงของการถ่ายโอนจะต้องบันทึกไว้ในใบรับรองการยอมรับ เอกสารระบุวันที่น้ำหนักและจำนวนผู้ป่วย ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้พนักงานของ บริษัท เข้าร่วมการทำลายเอกสารเพื่อรักษาความลับ