เป็นการยากที่จะจินตนาการถึง บริษัท ขนาดใหญ่รัฐหรือสถาบันการศึกษาที่ไม่มีตำแหน่งดังกล่าว การจัดตารางการประชุมเตรียมเอกสารการทำงานกับการติดต่อรับสายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของผู้ดำรงตำแหน่งที่เราจะศึกษา ตั้งแต่ปี 2559 วงกลมของฟังก์ชั่นพื้นฐานได้รับการระบุไว้ในบทบัญญัติใหม่ - มาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการ ตอนนี้มันสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างคำแนะนำการบริการที่จำเป็น
คุณสมบัติด้านอาชีพ
แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในรายการอาชีพที่เป็นที่นิยมและเป็นที่ต้องการมากที่สุดในโลก แต่ตำแหน่งของเลขานุการก็ยังคงแพร่หลาย อาชีพนี้อย่างเป็นทางการในรัสเซียมีมานานกว่าสามศตวรรษ ในปีพ. ศ. 2263 ปีเตอร์ฉันอนุมัติข้อกำหนดสำหรับพนักงานค่อนข้างสูง: การรู้หนังสือความรู้ด้านกฎหมายความสามารถในการจัดทำเอกสาร
ตอนแรกผู้ชายเท่านั้นเป็นเลขานุการวันนี้มันเป็นอาชีพหญิงส่วนใหญ่ ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากความจริงที่ว่าการปฏิบัติหน้าที่ของเลขานุการต้องใช้ความเพียรความขยันความสามารถในการทำงานที่เหมือนกันและน่าเบื่อ
ข้อกำหนดของผู้จัดการสมัยใหม่กับพนักงานที่ดำรงตำแหน่งเช่นนี้คืออะไร? เลขานุการควรเป็นผู้ใช้ที่มั่นใจในโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำนักงานขั้นพื้นฐานสามารถจัดการอุปกรณ์สำนักงานทำงานกับเอกสารมีทักษะการสื่อสารที่ดี (พูดดีทักษะการสนทนาความสุภาพมารยาท นอกจากนี้จะต้องใส่ใจจัดระเบียบวินัยมีความมั่นคงทางอารมณ์
สำหรับการศึกษาที่จำเป็นไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดในเรื่องนี้ในมาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการ หากคุณมีการศึกษาทั่วไปประสบการณ์วิชาชีพหรือหลักสูตรพิเศษก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตามการปรากฏตัวของประกาศนียบัตรการศึกษาระดับสูงตามกฎให้ประโยชน์ในการจ้างงาน
มาตรฐานวิชาชีพ
ข้อกำหนดสำหรับงานเลขานุการที่ได้รับในรูปแบบของพระราชบัญญัติการกำกับดูแลในปี 2016 มาตรฐานมืออาชีพทั่วไปถูกนำมาใช้สำหรับผู้เชี่ยวชาญในการสนับสนุนเอกสารและองค์กรสำหรับการจัดการองค์กร วัตถุประสงค์หลักของมาตรฐานคือการเพิ่มประสิทธิภาพนโยบายบุคลากร หัวหน้าสามารถมุ่งเน้นไปที่เขาเมื่อประเมินคุณภาพวิชาชีพของพนักงาน เอกสารนี้ยังใช้ในการเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับการฝึกอบรมเลขานุการ
มาตรฐานวิชาชีพประกอบด้วย:
- รายการฟังก์ชันแรงงานพื้นฐาน
- รายการทักษะความรู้ความรู้ที่จำเป็นสำหรับการนำไปใช้
- ข้อกำหนดสำหรับระดับการศึกษาและประสบการณ์การทำงาน
เอกสารยังแสดงรายการชื่องานที่เป็นไปได้และข้อกำหนดสำหรับพวกเขา มันรวมถึงตัวอย่างเช่นมาตรฐานวิชาชีพ "เลขานุการของหัวหน้า" เสมียนและอื่น ๆ
โครงสร้างประกอบด้วยบล็อกความหมายหลายบล็อก:
- ข้อมูลทั่วไป (การกำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมตัวแปลงสัญญาณ)
- ฟังก์ชั่นการทำงาน (รายการฟังก์ชั่นแรงงานและหมวดหมู่คุณสมบัติ);
- รายละเอียดของฟังก์ชั่นแรงงาน (สเปคของรายการของหน้าที่ทักษะที่กำหนดให้กับพนักงาน);
- ข้อมูลเกี่ยวกับนักพัฒนามาตรฐาน
ส่วนที่สามเริ่มต้นด้วยมาตรฐานระดับมืออาชีพของผู้ดูแลระบบเลขานุการสำหรับวุฒิการศึกษาระดับการศึกษาและประสบการณ์ที่ต้องการผ่อนปรนมากที่สุด
หน้าที่หลักของพนักงานที่ดำรงตำแหน่งที่ศึกษามีดังนี้
- การรวบรวมข้อมูลระดับมืออาชีพ
- การสนับสนุนด้านข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาปัจจุบัน
- จัดระบบเอกสารและจัดเก็บข้อมูลที่เข้ามา;
- ประกอบกิจกรรมทางธุรกิจ
- สร้างเงื่อนไขที่จำเป็นสำหรับการทำงานของหัวหน้าขององค์กรและการสนับสนุนการบริหาร
รายละเอียดงาน
ในการทำงานของเขาเลขานุการได้รับคำแนะนำจากกฎหมายปัจจุบันกฎบัตรขององค์กรคำสั่งซื้อและคำสั่งของหัวหน้าคำอธิบายงานของเขาเอง มันอยู่ในเอกสารสุดท้ายที่มีการมอบหมายงานระดับมืออาชีพให้กับทางการ พนักงานควรทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดหลักของคำแนะนำ บทบัญญัติของมันอาจใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีความขัดแย้งของสถานการณ์การทำงาน ดังนั้นเนื้อหาของคำแนะนำควรเฉพาะเจาะจง และแยกความเป็นไปได้ของการตีความสองครั้ง
คำบรรยายลักษณะงานของเลขานุการสำหรับมาตรฐานวิชาชีพได้รับการรวบรวมโดยคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะขององค์กรหนึ่ง ๆ และรวมถึงหัวข้อต่อไปนี้:
- บทบัญญัติทั่วไป
- ฟังก์ชั่นพนักงาน
- ความรับผิดชอบในงาน;
- สิทธิของพนักงาน
- เงื่อนไขและข้อกำหนดอื่น ๆ
บทบัญญัติทั่วไประบุว่าพนักงานอยู่ในประเภทใดและเป็นผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาขั้นตอนการแต่งตั้งและถอดถอนข้อกำหนดคุณสมบัติความรู้และทักษะ รายละเอียดต่อไปนี้อธิบายโดยละเอียดว่าหน้าที่การทำงานของพนักงานคืออะไรและมีสิทธิอะไรบ้าง ส่วนที่เกี่ยวกับความรับผิดชอบของทางการระบุว่ามีการฝ่าฝืนในงานที่พนักงานอาจถูกลงโทษ
คำบรรยายลักษณะงานได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและนำเสนอต่อพนักงาน (ภายใต้ลายเซ็น)
มาตรฐานวิชาชีพ "เลขานุการของหัวหน้า"
ตามข้อกำหนดของมันเป็นที่พึงปรารถนาที่จะรับพนักงานที่มีการศึกษาสูง (ในระดับปริญญาตรี) หรือการศึกษาระดับมืออาชีพระดับมัธยมศึกษาสำหรับตำแหน่งนี้ นอกจากนี้ประสบการณ์ทำงาน (อย่างน้อยสองปี) เป็นที่นิยม
มาตรฐานระดับมืออาชีพแสดงการดำเนินการด้านแรงงานที่สำคัญของพนักงาน:
- การประสานงานของแผนชั่วคราวกับหัวหน้า;
- ทางเลือกของแบบฟอร์มการวางแผนและการจัดการของผู้จัดงานของหัวหน้า;
- การประสานงานของการประชุมการเจรจากับพันธมิตรลูกค้าพนักงาน
- แจ้งผู้นำเกี่ยวกับเวลาและกำหนดการของเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
เลขานุการของผู้นำต้องมีทักษะจำนวนหนึ่งเพื่อดำเนินการดังกล่าวข้างต้น กำหนดเป้าหมายกำหนดลำดับความสำคัญของการนำไปปฏิบัติช่วยเหลือผู้จัดการในการกระจายเวลาทำงานมั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลและเลือกวิธีที่สะดวกที่สุดในการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น โดยใช้วิทยานิพนธ์เหล่านี้รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้าส่วนมาตรฐานวิชาชีพมักถูกวาดขึ้นมา
เขาควรทำความคุ้นเคยกับลักษณะเฉพาะของธุรกิจหลักขององค์กรบทบัญญัติของกฎหมายแรงงานและกฎระเบียบสำหรับการเจรจาทางธุรกิจ
กิจกรรมแรงงานที่ระบุไว้ของเลขานุการของหัวหน้ารวมถึงความรับผิดชอบที่แตกต่างกันจำนวน:
- การวางแผนวันทำงาน
- การจัดสนทนาทางโทรศัพท์และการเดินทางเพื่อธุรกิจ
- ทำงานกับผู้เข้าชมในแผนกต้อนรับ;
- การจัดกิจกรรมงานและการประชุม
- รักษาใบสั่งงานที่จำเป็นในสำนักงานของหัวหน้า
- ควบคุมการดำเนินการของคำสั่งซื้อและคำแนะนำ;
- การเตรียมเอกสารการทำงาน
- การพัฒนาการกระทำในท้องถิ่นหากจำเป็น
- การจัดเก็บเอกสาร
- องค์กรของการโต้ตอบข้อมูลของพนักงานและการจัดการขององค์กร
ความรับผิดชอบหลักของเลขานุการหัวหน้า
ตำแหน่งเลขานุการของหัวหน้าองค์กรเกี่ยวข้องกับการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนอย่างต่อเนื่องและเต็มใจที่จะให้คำแนะนำลูกค้าและผู้เยี่ยมชมในประเด็นพื้นฐาน แน่นอนมากขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมหลักของสถาบันและตำแหน่งของการจัดการพวกเขามีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญในการร่างคำบรรยายลักษณะงานของเลขานุการตามมาตรฐานวิชาชีพ
บทบัญญัติทั่วไประบุว่าตำแหน่งอยู่ในหมวดหมู่ของผู้ดำเนินการด้านเทคนิคข้อกำหนดสำหรับการศึกษาและระยะเวลาการทำงานของพนักงานจะถูกกำหนด การนัดหมายทำโดยตรงจากหัวหน้า เพื่อกำหนดความรู้และทักษะที่จำเป็นสามารถใช้มาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการ เหล่านี้รวมถึง: ความรู้พื้นฐานของงานสำนักงาน ความรู้เกี่ยวกับวิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลข้อมูลสารสนเทศ เป็นเจ้าของพีซี ความคุ้นเคยกับกฎของการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจและการสื่อสาร ความรู้เกี่ยวกับกฎภายในและขั้นตอนความปลอดภัยและอื่น ๆ อีกมากมาย
ส่วนที่สองของคำแนะนำอธิบายหน้าที่ของพนักงาน ในส่วนที่สาม - สิทธิของเขา ตัวอย่างเช่นเลขานุการผู้จัดการมีสิทธิ์ที่จะทำความคุ้นเคยกับการตัดสินใจร่างที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเขาให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเขาขอข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นในการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย ฯลฯ
ส่วนสุดท้ายของคำสั่งนี้ระบุถึงมาตรการความรับผิดของพนักงานในกรณีที่การปฏิบัติหน้าที่อย่างไม่เหมาะสมทำให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญ
เลขาธิการเสมียน
งานหลักของพนักงานคือการควบคุมเวิร์กโฟลว์ของหน่วยงานหรือทั้งองค์กร (มักจะมีพนักงานหลายคนในพนักงานที่ทำหน้าที่นี้) รายการความรับผิดชอบหลักระบุไว้ในมาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการ:
- การเก็บถาวรและการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม
- องค์กรของการทำงานกับเอกสาร
- การก่อตัวของกรณีให้สอดคล้องกับความต้องการศัพท์ขององค์กร
ในการสมัครตำแหน่งนี้ผู้สมัครต้องการการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษา
ระหว่างองค์กรทำงานกับเอกสารเลขานุการสามารถรับและประมวลผลวัสดุที่เข้ามาจัดเรียงและลงทะเบียนหากจำเป็นเตรียมหัวหน้าเพื่อพิจารณาหัวนำพวกเขาไปยังผู้ปฏิบัติการโดยตรงและบำรุงรักษาฐานข้อมูล
เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมเสมียนจะต้องสามารถพัฒนาระบบการตั้งชื่อของคดีตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารรูปแบบคดีและกำหนดเวลาในการจัดเก็บกระจายและจัดเก็บเอกสาร
ก่อนที่เอกสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อเก็บข้อมูลเสมียนตรวจสอบเงื่อนไขของการจัดเก็บของพวกเขา (ถาวรหรือระยะยาว) ดึงขึ้นสินค้าคงคลังภายในดึงขึ้นครอบคลุมไฟล์
ผู้อ้างอิงหรือผู้ดูแลระบบเลขานุการ?
บางครั้งอาจเป็นการยากที่จะแยกแยะลำดับชั้นของตำแหน่งเลขานุการและความรับผิดชอบ ยกตัวอย่างเช่นอะไรคือความแตกต่างพื้นฐานระหว่างผู้ช่วยเลขานุการและผู้ดูแลระบบ? ท้ายที่สุดแล้วฟังก์ชั่นที่ใช้งานนั้นค่อนข้างคล้ายกัน
คำบรรยายลักษณะงานของผู้ดูแลระบบเลขานุการตามมาตรฐานวิชาชีพกำหนดไว้สำหรับ:
- การรับและการกระจายสายโทรเข้า
- การจัดงานกับผู้เยี่ยมชม
- การใช้งานฟังก์ชั่นการประสานงาน
เขาควรจะคุ้นเคยกับกฎของมารยาททางธุรกิจการสนทนาทางโทรศัพท์ (กับลูกค้าหุ้นส่วนตัวแทนสื่อและอื่น ๆ ) สามารถที่จะรักษาการสนทนาและทำให้สถานการณ์ความขัดแย้งราบรื่นขึ้น ฟังก์ชั่นการประสานงานของผู้ดูแลระบบมักจะเก็บบันทึกการเคลื่อนไหวของพนักงานผู้ขับรถขนส่งและเส้นทางขับรถ
ยังไม่มีมาตรฐานทางวิชาชีพแยกต่างหากสำหรับผู้อ้างอิงถึงเลขานุการ แต่หน้าที่ของเขานั้นมีหลายประการคล้ายกับผู้ช่วยผู้จัดการ เช่นเดียวกับผู้ดูแลระบบเขาทำงานร่วมกับการติดต่อตอบรับการโทรพบปะและร่วมกับผู้มาเยี่ยมชม อย่างไรก็ตามทั้งหมดนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับตัวเลขของหัวหน้าองค์กร ในบางกรณีความรับผิดชอบของเขาสามารถขยายได้ซึ่งสะท้อนให้เห็นในตารางงาน (อาจผิดปกติ)
มาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการกรมวิชาการ
พนักงานดังกล่าวสามารถพบได้ในพนักงานของโรงเรียนวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย โพสต์อยู่ในหมวดหมู่ของเจ้าหน้าที่สนับสนุนการสอน เพื่อตรวจสอบการทำงานขั้นพื้นฐานนายจ้างสามารถใช้มาตรฐานทั่วไปของผู้เชี่ยวชาญในการสนับสนุนเอกสาร กระทรวงแรงงานยังไม่ได้อนุมัติมาตรฐานวิชาชีพแยกต่างหากสำหรับเลขาธิการหน่วยการศึกษาของสถาบันการศึกษา สำหรับการทำงานจำเป็นต้องมีการศึกษาระดับมืออาชีพ (มัธยมศึกษา) ในสาขางานสำนักงานหรือการฝึกอบรมอาชีพโดยอาศัยการศึกษาทั่วไป ไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับความพร้อมของประสบการณ์การทำงาน
ในขณะที่อยู่ในตำแหน่งนี้พนักงาน:
- ยอมรับการติดต่อสื่อสารส่งต่อไปยังหัวหน้าขององค์กรการศึกษาและนักแสดง
- ดำเนินการด้านเอกสาร (รวมถึงอิเล็กทรอนิกส์);
- เตรียมร่างคำสั่งสำหรับนักเรียนโดยบังเอิญ;
- ดึงไฟล์ส่วนบุคคลของนักเรียน
- ติดตามชั่วโมงสอนของครู;
- ทำให้การร้องขอตัวอักษร;
- แบบฝึกหัดควบคุมการดำเนินการของคำสั่งและคำแนะนำของหัวหน้า
เลขานุการวิทยาศาสตร์และหน้าที่ของเขา
โพสต์นี้เป็นของวิทยาศาสตร์ เลขานุการวิทยาศาสตร์กำลังเป็นที่ต้องการในมหาวิทยาลัยสถาบันการวิจัยสถาบันการศึกษาองค์กรทางวิทยาศาสตร์ ตามกฎแล้วพวกเขาให้ผลงานของนักวิจัยและสภาวิทยานิพนธ์ มาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการวิทยาศาสตร์เกี่ยวข้องกับการวางแผนกิจกรรมทางวิทยาศาสตร์ (การประชุมการประชุมโต๊ะกลม) องค์กรและความประพฤติการเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องและการติดตามการดำเนินการตัดสินใจ
พนักงานที่มีปริญญาวิทยาศาสตร์มีประสบการณ์ในการทำงานในองค์กรและวิทยาศาสตร์ (อย่างน้อย 5 ปี) และสิ่งพิมพ์ในสิ่งพิมพ์ที่ผ่านการตรวจสอบโดยเพื่อนสามารถได้รับการแต่งตั้งในตำแหน่งนี้
เลขานุการวิทยาศาสตร์:
- รวบรวมข้อเสนอในแผนการพัฒนาและวิจัยทางวิทยาศาสตร์ประจำปี
- ควบคุมการดำเนินงานตามแผนเฉพาะเรื่องของงานวิทยาศาสตร์และจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำร่างแผนงานสำหรับสภาวิทยาศาสตร์ (วิทยาศาสตร์และเทคนิค) ติดตามการดำเนินงานของการตัดสินใจ
- พิจารณาวัสดุที่จำเป็นสำหรับการจัดอันดับทางวิชาการและป้องกันวิทยานิพนธ์;
- เตรียมข้อเสนอสำหรับแผนสำหรับการเผยแพร่เอกสารทางวิทยาศาสตร์;
- พัฒนาเกณฑ์สำหรับการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานเพื่อการรับรอง
- กำหนดข้อเสนอสำหรับการฝึกอบรมขั้นสูงและการฝึกงานสำหรับนักวิทยาศาสตร์
ฟังก์ชั่นโฆษก
อาชีพ“ เด็ก” ที่น่ารัก ในรัสเซียมันเริ่มได้รับความนิยมในช่วงกลางทศวรรษที่ 90 ของศตวรรษที่ผ่านมา ในมาตรฐานวิชาชีพของเลขานุการชื่อของโพสต์นี้จะไม่ได้รับการจัดสรรแยกต่างหาก แต่สำหรับหลาย ๆ องค์กรการมีพนักงานเช่นนี้เป็นความต้องการเร่งด่วน เขาคือผู้สร้างความคิดเห็นสาธารณะเกี่ยวกับ บริษัท ความรับผิดชอบหลัก ได้แก่ การจัดงานแถลงข่าว เนื้อหาของเว็บไซต์ขององค์กร การเตรียมการแถลงข่าว; การวางแผนข้อมูลแคมเปญ (ในสื่อสิ่งพิมพ์, เครือข่าย, โทรทัศน์) มุ่งสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท
มาตรฐานวิชาชีพของเลขาธิการสื่อมวลชนกำหนดให้ผู้สมัครต้องสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาในสาขาวารสารศาสตร์, การโฆษณา, ปรัชญาหรือการประชาสัมพันธ์ ประสบการณ์การทำงาน (จาก 3 ปี) ในสาขาที่เกี่ยวข้องการพูดและการเขียนที่มีความสามารถความรู้ภาษาต่างประเทศเป็นที่พึงปรารถนา