ธุรกิจของรัฐและขอบเขตของงานสำนักงานเป็นสาขาที่สำคัญที่สุดของชีวิตสาธารณะของรัฐใด ๆ ข้อมูลเอกสารเป็นข้อมูลทางกฎหมาย กิจกรรมการทำกฎหมายมีส่วนช่วยในการสร้างกฎหมายแพ่งและความสงบเรียบร้อยซึ่งมีความสำคัญมาก
แนวคิดของข้อมูลเอกสาร
การแต่งตั้งอย่างรวดเร็วไม่ได้ใช้บ่อยครั้งมากในนิติศาสตร์ แต่มันสำคัญมาก ข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารนั้นเป็นประเภทของข้อมูลบางประเภทที่ถูกบันทึกบนสื่อที่จับต้องได้เพื่อความปลอดภัยตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง
นอกจากนี้เนื้อหานี้ถือว่ามีรายละเอียดเกี่ยวกับแหล่งกำเนิดที่มีอยู่ซึ่งโดยทั่วไปจะช่วยให้สามารถกำหนดลักษณะของข้อมูลเหล่านี้หรือสื่อของพวกเขาโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของงานนำเสนอ หากไม่มีพวกเขาแล้วแนวคิดของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารจะหมดความหมาย สิ่งที่ต้องดำเนินการตามหน้าที่พื้นฐานสองประการคือข้อมูลและการรับรองความปลอดภัย ในอีกด้านหนึ่งพวกเขามีข้อมูลที่จำเป็นและในทางกลับกันทำให้มันเป็นไปไม่ได้ที่จะปลอมแปลงเอกสาร
องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน
การจัดการข้อมูลเอกสารถูกควบคุมโดยการกระทำทางกฎหมายที่หลากหลายกฏหมายของรัฐบาลกลางคำสั่งคำสั่งเอกสารกำกับระหว่างประเทศ ดังนั้นองค์กรระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) จะมีส่วนร่วมโดยตรงในการพัฒนา dogmas กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการก่อตัวการจัดเก็บการใช้ข้อมูล การพัฒนากำลังทำไปในทิศทางที่จะกำจัดการละเมิดความไม่ลงรอยกันในเนื้อหาของความเป็นจริงในรูปแบบของข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของการนำเสนอข้อมูล
สัญญาณของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร
สัญญาณแรกและสำคัญที่สุดคือการมีผู้ให้บริการวัสดุ ดังนั้นวัตถุใด ๆ ในโลกโดยรอบสามารถกระทำได้รวมถึงวัตถุและเขตข้อมูลทางกายภาพที่แสดงการกระทำหรือข้อมูลบางอย่าง สามารถบันทึกข้อมูลเดียวกันบนสื่อต่าง ๆ ได้ มันจะเป็นจริงด้วยเช่นกันว่าสามารถใช้เอกสารต่าง ๆ ในไซต์เดียวกันได้
คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดถัดไปของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารคือความสามารถในการระบุวัสดุที่บันทึก นี่คือการให้โดยใช้บทบาทสนับสนุนของอุปกรณ์ประกอบฉาก การปรากฏตัวของพวกเขาช่วยในการกำหนดวัตถุประสงค์ของข้อมูลลักษณะของพวกเขาแหล่งที่มาเวลาของเอกสาร ในบางกรณีรายละเอียดให้ระดับการป้องกันที่จำเป็นของตัวอย่างเฉพาะในรูปแบบของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่แนบมา
คุณลักษณะที่สามของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารคือความสามารถในการเลือกรูปแบบและรูปแบบต่าง ๆ ที่นำเสนอเนื้อหา นอกจากนี้ยังสามารถเก็บไว้ในสื่อต่าง ๆ ในรูปแบบต่าง ๆ โดยไม่สูญเสียเนื้อหาและรายละเอียด นั่นคือการจัดเก็บข้อมูลเอกสารหมายถึงความเป็นไปได้ของการคัดลอก วัสดุดังกล่าวอาจมีอยู่ในรูปแบบของการดัดแปลงต่าง ๆ
การจัดการข้อมูลเอกสาร
ตามรุ่นขององค์กรระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐานข้อมูลเอกสารเป็นข้อมูลที่ต้องจัดเก็บและใช้ภายใต้การควบคุมพิเศษ ในขอบเขตของการอยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรงผู้ให้บริการของธรรมชาติวัสดุที่เก็บวัสดุนี้ชุดข้อกำหนดสำหรับการจัดการข้อมูลที่เป็นเอกสารแสดงอยู่ในส่วนที่ 7 ของ ISO 9001: 2015 หากคุณพยายามที่จะสรุปและอธิบายวิทยานิพนธ์ภาระผูกพันเหล่านี้พวกเขาจะมีรูปแบบดังต่อไปนี้:
- การวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอของระดับความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลในขอบเขตที่จำเป็นในสถานที่ที่จำเป็นและในเวลาที่จำเป็น
- การประเมินระดับความปลอดภัยของข้อมูลที่ทำเป็นเอกสารอย่างสม่ำเสมอ
- การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับองค์กรของกระบวนการแจกจ่ายการค้นหาการควบคุมการเข้าถึงและการใช้ข้อมูล
- การประเมินผลกระทบของกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปกป้องและการจัดเก็บเอกสารจากข้อผิดพลาดต่างๆเช่นการรับประกันว่าสามารถอ่านได้หรือไม่
- การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎของการยึดและการเก็บรักษา
จะเกิดอะไรขึ้น
รูปแบบของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับลักษณะของสื่อวัสดุ มีหลายประเภทหลัก พบมากที่สุด:
- กระดาษ;
- การบันทึกเสียง
- วัสดุวิดีโอ
- ข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ความหลากหลายของข้อมูลบนสื่อที่จับต้องได้
ข้อมูลนอกเหนือจากรุ่นของนักวิจัยหลายคนเกินเกณฑ์ของความเป็นระเบียบเรียบร้อยและระดับขององค์กรถูกแบ่งออกเป็นเอกสารและไม่มีเอกสาร ความแตกต่างระหว่างพวกเขาคืออะไร?
เอกสารนั้นเป็นข้อมูลเฉพาะขององค์กรซึ่งมีรูปแบบเป็นทางการ จุดประสงค์ของการมีอยู่ของข้อมูลประเภทนี้เกี่ยวข้องกับสวัสดิการสาธารณะและหลักนิติธรรม ประเภทของข้อมูลเอกสารอาจแตกต่างกัน ท้ายที่สุดมันทั้งหมดขึ้นอยู่กับเกณฑ์การจำแนกประเภทที่ใช้เป็นพื้นฐาน
สำหรับเกณฑ์การเข้าถึงข้อมูลคือ:
- ด้วยการ จำกัด การเข้าถึง;
- วัสดุลับของรัฐ
- ความลับชนิด;
- ด้วยการเข้าถึงไม่ จำกัด สาธารณะ
ถ้าเป็นไปได้มันจะเกิดขึ้น:
- กระจายได้อย่างอิสระ
- ข้อมูลที่มีการเปิดเผยอย่างเด็ดขาด;
- ข้อมูลที่เปิดเผยตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง
- วัสดุการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นไปได้โดยข้อตกลงของวงกลมบุคคล
เอกสารข้อมูลคุณสมบัติ
ข้อมูลเอกสารเป็นข้อมูลที่มีอยู่ในเงื่อนไขวัตถุประสงค์บางอย่างและมีคุณสมบัติจำนวนมาก
คุณสมบัติของมันรวมถึง:
- ตัวอักษรคงที่นั่นคือการครอบครองแหล่งที่มาของช่วงเวลาของเอกสารและภาระผูกพันในการจัดเก็บ;
- ความเกี่ยวข้อง - ความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคที่มีศักยภาพเพื่อตอบสนองคำขอ;
- ค่า - ข้อมูลเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์;
- ครบถ้วน - อัตราส่วนที่เหมาะสมระหว่างข้อมูลที่ได้รับและข้อมูลที่จำเป็น
- ยูทิลิตี้ - ระดับของความจำเป็นของมัน;
- ความน่าเชื่อถือ - แสดงระดับความเป็นกลางของข้อมูล
- ความแปลกใหม่ - ความเกี่ยวข้องเนื่องจากเอกสารที่มีการจัดทำเอกสารเป็นคำอธิบายของข้อมูลที่อาจล้าสมัยหรือหยุดให้ใช้งานได้
- ตรงเวลา;
- การเข้าถึง - ความสามารถของผู้บริโภคในการรับข้อมูลได้อย่างอิสระ
- ความปลอดภัย - ขาดการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การยศาสตร์ - อัตราส่วนที่เหมาะสมของปริมาณและรูปแบบของข้อมูลสำหรับผู้บริโภคเฉพาะ
- ความเพียงพอ - การโต้ตอบของข้อมูลสู่ความเป็นจริงความพร้อมในการสะท้อนถึงสภาพเป้าหมายที่แท้จริง
การปกป้องข้อมูลที่เป็นเอกสารในกฎหมายรัสเซีย
สามแหล่งที่มาของกฎหมายของรัฐบาลกลางให้การกำหนดข้อมูลเอกสาร แหล่งแรกให้ตีความแคบ ๆ มันระบุว่าข้อมูลที่บันทึกไว้คือการบันทึกข้อมูลที่สำคัญโดยใช้สื่อวัสดุผ่านกระบวนการของการจัดทำเอกสารข้อมูลที่จำเป็นซึ่งมีรายละเอียดที่ทำให้สามารถระบุกำหนดหรือกำหนดสื่อวัสดุ (กฎหมายข้อมูลข้อที่ 2)
แหล่งข้อมูลอื่นมีการตีความที่กว้างขึ้นมันระบุว่าเอกสารหมายถึงการปรากฏตัวของสื่อที่มีข้อมูลที่บันทึกไว้ของข้อความเสียงหรือลักษณะกราฟิก เนื้อหามีไว้สำหรับการส่งไปยังจุดประสงค์ในเวลาที่กำหนด
ตัวอย่างของข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร
ข้อมูลเอกสารคือการกระทำตามกฎหมายเอกสารจดหมายเหตุที่เก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ข้อมูลที่จัดเก็บในกรณีส่วนใหญ่มีไว้เพื่อประโยชน์สาธารณะ ตัวอย่างรวมถึง:
- การกระทำทางกฎหมายกรอบการกำกับดูแล;
- เอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ฉุกเฉินของสภาพแวดล้อมทางประชากรศาสตร์ทางระบาดวิทยาอุตุนิยมวิทยา
- เอกสารที่มีอยู่ในห้องสมุดและกองทุนต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ
- ข้อมูลของสื่อมวลชนและข้อมูลสาธารณะอื่น ๆ ตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
จากข้อมูลข้างต้นเป็นที่น่าสังเกตว่าโดยรวมแล้วเอกสารและข้อมูลเอกสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของความมั่นคงของรัฐและสวัสดิการสาธารณะ มันมักจะเป็นแหล่งเก็บข้อมูลที่สำคัญเชิงกลยุทธ์สำหรับรัฐ นั่นคือเหตุผลที่ข้อมูลประเภทนี้ควรถูกจัดเก็บอย่างระมัดระวังโดยคำนึงถึงข้อกำหนดที่กำหนดโดยกฎหมายของรัฐ