การตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจ: เมื่อใดและจะดำเนินการอย่างไร กระบวนการทางธุรกิจ - ตัวอย่าง

เพื่อความอยู่รอดในการแข่งขันที่รุนแรงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ บริษัท ที่ทันสมัยในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างรวดเร็วและใช้ทรัพยากรอย่างมีเหตุผล อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไปประสิทธิภาพลดลง - ส่วนหนึ่งของการกระทำและขั้นตอนล้าสมัยแผนกเริ่มที่จะทำซ้ำงานของกันและกัน นั่นคือเหตุผลที่การตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจอย่างทันเวลามีความสำคัญมาก เมื่อทราบถึงจุดอ่อนขององค์กรแล้วฝ่ายบริหารสามารถใช้มาตรการที่เหมาะสมและเพิ่มประสิทธิภาพของงานได้

กำหนด

กระบวนการทางธุรกิจเป็นห่วงโซ่ของการเชื่อมต่อทางตรรกะการทำซ้ำเป็นระยะ ๆ ซึ่งทรัพยากรขององค์กรถูกนำมาใช้ในการประมวลผลวัตถุ (ความจริงหรือทางกายภาพ) กล่าวอีกนัยหนึ่งนี่เป็นส่วนหนึ่งของงานขององค์กรที่มีผลลัพธ์ที่แท้จริงและสามารถวัดได้

การตรวจสอบภายในของกระบวนการทางธุรกิจคือการวิเคราะห์กิจกรรมของ บริษัท ทุกประเภท: การผลิตเชิงพาณิชย์สังคม หน้าที่ของมันคือการตรวจสอบประสิทธิภาพของหน่วยโครงสร้างหลักของ บริษัท และช่องทางในการถ่ายโอนข้อมูล

เมื่อไหร่ที่จะใช้จ่าย

1. หลังจากการแนะนำเอกสารและคำแนะนำใหม่. ตัวอย่างเช่นเมื่อติดตั้งซอฟต์แวร์อื่น ในกรณีนี้จะเป็นการดีกว่าที่จะทำการตรวจสอบไม่ใช่ในทันที แต่หลังจากนั้นสักครู่จำเป็นสำหรับการ“ หยุดพัก” และการทดสอบ ความลึกของการตรวจสอบขึ้นอยู่กับขนาดของการเปลี่ยนแปลงและความสำคัญของกระบวนการนี้สำหรับ บริษัท

2. กำหนดการตรวจสอบ. จะดำเนินการตามกำหนดเวลาอย่างน้อย 1 ครั้งต่อปี

3. การตรวจสอบที่ไม่ได้กำหนดไว้. จัดตามคำร้องขอของผู้บริหารระดับสูงหรือผู้จัดการที่รับผิดชอบกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ความต้องการเช่นนี้อาจเกิดขึ้นได้หาก:

• ความผิดปกติที่สำคัญเกิดขึ้น;
• ได้รับการร้องเรียนจากลูกค้ากระบวนการ (ภายนอกและภายใน) เป็นระยะ
• มีข้อเสนอแนะและแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการ

สรุปเราสามารถพูดได้ว่าการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งที่จำเป็นในทุกกรณีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นใน บริษัท

ประเภทของกระบวนการทางธุรกิจ

ในทฤษฎีการจัดการสมัยใหม่การแบ่งกระบวนการเป็นหลักและเสริมได้รับการยอมรับโดยทั่วไป กลุ่มแรกรวมถึงทุกอย่างที่ช่วยให้องค์กรได้รับเงินและบรรลุเป้าหมายบางอย่าง:

• การผลิตสินค้า / การให้บริการ
• การตลาดและการขาย
• บริการโลจิสติกส์และการจัดส่ง
• การสื่อสารกับซัพพลายเออร์และคนกลาง
• การบัญชีภาษี
• ฝ่ายบริการลูกค้า

ในทางกลับกันการสนับสนุนนั้นเป็นกระบวนการที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินการของแกนนำจะให้ทรัพยากรและข้อมูลที่จำเป็น เหล่านี้เป็นฟังก์ชั่นภายในเช่นการบริหารงานบุคคลการบัญชีและการรับรองความปลอดภัยของวัตถุ

กระบวนการทางธุรกิจ: ตัวอย่างและคำอธิบาย

เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทราบว่าแต่ละ บริษัท นั้นมีรายการกระบวนการทางธุรกิจของตนเองโดยคำนึงถึงขนาดและขนาดของกิจกรรม

องค์ประกอบหลักของ PSU ใด ๆ รวมถึง:

• ข้อมูลอินพุต
• ทรัพยากร (คนอุปกรณ์โครงสร้างพื้นฐานซอฟต์แวร์);
• เกณฑ์ (ข้อกำหนดของลูกค้ามาตรฐานกฎหมาย);
• เอกสารและบันทึก (ชำระเงิน, แอพพลิเคชั่น, คำสั่งซื้อ, ใบเสร็จรับเงิน, ใบแจ้งหนี้);
• ข้อมูลที่ส่งออก (ผลิตภัณฑ์ส่วนหนึ่งหรือข้อมูลที่จำเป็น);
• การวัดผลลัพธ์ (การตรวจสอบการติดตามการวิเคราะห์)

นอกจากนี้แต่ละกระบวนการจะต้องมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่ได้

มาดูกันว่ากระบวนการทางธุรกิจสามารถอธิบายได้อย่างไร เรานำตัวอย่างจากสองทรงกลมที่แตกต่างกันอย่างสมบูรณ์ในสาระสำคัญของพวกเขา

บริษัท แรกคือการขายแฟรนไชส์ในการทำงานกับลูกค้ากระบวนการทางธุรกิจหลัก 4 อย่างสามารถแยกแยะได้ ในทางกลับกันพวกเขาประกอบด้วยการดำเนินงานหลายอย่าง

1. คุณสมบัติ. ภารกิจ: ประมวลผลแอปพลิเคชัน ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างช่องทางและประเมินประสิทธิภาพของการตลาด พนักงานประมวลผลแอปพลิเคชันที่ได้รับและโอนไปยังสถานะ "ผ่านการรับรอง" หรือ "ปฏิเสธ" แอปพลิเคชันที่ผ่านการรับรองทั้งหมดตกอยู่ใน BP-2 ทันที
2. ขายด่วน. ภารกิจ: เพื่อทำการนำเสนอการทำงานกับการคัดค้านเพื่อรับการสนับสนุนและการโอนโครงการไปยังผู้ดูแล เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้มีการพัฒนาระบบแรงจูงใจของพนักงานแผนและการพยากรณ์การขาย การทำธุรกรรมมาจาก BP-1 โดยอัตโนมัติหรือสร้างขึ้นเองโดยผู้จัดการ หลังจากการถ่ายโอนไปยังผู้ดูแลโครงการจะไปที่ BP-3
3. ยิง. ภารกิจ: การแต่งตั้งภัณฑารักษ์เริ่มงานและการจัดทำรายงาน กระบวนการทางธุรกิจนี้มีการเปิดตัวแฟรนไชส์ทีละขั้นตอน มีการเพิ่มฟังก์ชั่นใหม่: การแก้ไขเอกสาร, การแจ้งเตือนลูกค้า, การดึงดูดพนักงานและผู้รับเหมาใหม่
4. พระบรมวงศานุวงศ์. ภารกิจ: ตรงเวลาเพื่อรับเงินสมทบ (ราชวงศ์) ทันทีหลังจากการเปิดตัวกระบวนการทางธุรกิจใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและกำหนดวันที่ชำระเงินครั้งถัดไป แผนการสนับสนุนแฟรนไชส์ถูกวาดขึ้นเช่นกัน

ตัวอย่างที่สองคือ บริษัท โฆษณาครบวงจรที่ผลิตผลิตภัณฑ์การพิมพ์โฆษณากลางแจ้งวัสดุกาวในตัวรวมถึงอุปกรณ์เสริมของโรงแรม นี่คือ 3 กระบวนการพื้นฐาน:

1. ค้นหา. มันเป็นสิ่งจำเป็นในการหาลูกค้าที่มีศักยภาพสร้างการติดต่อและจัดการประชุม นอกจากนี้คุณต้องทราบว่าลูกค้ามาจากไหน (จากฐานข้อมูลอินเทอร์เน็ตหรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ) ขนาดของแคมเปญที่วางแผนไว้ (พันรูเบิล) และหากจำเป็นเหตุผลของการปฏิเสธ
2. ขายด่วน. เมื่อมีการร้องขอจะมีการส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์จากนั้นจะออกใบแจ้งหนี้ รูปแบบการชำระเงินจะระบุไว้ (100% ชำระภายหลังหนังสือค้ำประกัน) จากนั้นใบสั่งจะเข้าสู่การผลิต (BP-3) หลังจากจัดส่งและรับข้อเสนอแนะเป้าหมายหลักคือการทำยอดขายซ้ำสูงสุด
3. การผลิต. เมื่อได้รับการสั่งซื้อผู้จัดการฝ่ายผลิตยืนยันกำหนดเวลา (กำหนดเวลา) มีการดำเนินการด้านเทคโนโลยี - เตรียมพิมพ์, พิมพ์, ประมวลผลหลังกด ถ้าลูกค้าพอใจกับผลลัพธ์โครงการจะกลับไปที่ BP-2 มิฉะนั้นจะกลับไปที่จุดเริ่มต้นของกระบวนการเพื่อแก้ไข

เป็นการสะดวกที่สุดในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจของ บริษัท ในรูปแบบแผนผังแสดงการเชื่อมต่อหลักระหว่างพวกเขา (ตัวอย่างเช่นการเปลี่ยนจากการนำเสนอครั้งแรกเป็นขั้นตอนการขาย) คุณยังสามารถให้ข้อมูลในรูปแบบตาราง:

เอกสารประกอบ

การตรวจสอบประกอบด้วยตำแหน่งสำคัญดังต่อไปนี้:

1. ลำดับการดำเนินการ. เอกสารนี้ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงและมีข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุของการตรวจสอบ (วางแผน / ไม่ได้กำหนด), เป้าหมาย, สิ่งอำนวยความสะดวก, สมาชิกของคณะกรรมการ ผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบได้รับการแต่งตั้งทันทีรวมถึงข้อกำหนดสำหรับการพัฒนาและอนุมัติโปรแกรม

2. เอกสารการทำงานของผู้สอบบัญชี. ซึ่งรวมถึงบันทึกย่อทั้งหมดที่ผู้สอบบัญชีทำระหว่างการตรวจสอบรวมถึงแบบสอบถามที่เสร็จสมบูรณ์ผลการสำรวจแบบฟอร์มสัมภาษณ์การทดสอบ ฯลฯ นอกจากนี้ บริษัท จัดเก็บเอกสารกำกับดูแลที่ระบุข้อกำหนดสำหรับเอกสารการทำงาน ควรประกอบด้วย:

• วันที่และสถานที่รวบรวมชื่อผู้ตรวจสอบ;
• แหล่งที่มาและวิธีการรับข้อมูล (สัมภาษณ์การสังเกตแบบสอบถาม)
• คำอธิบายโดยละเอียดของกระบวนการทางธุรกิจที่ศึกษา
• ผลลัพธ์ของการตรวจสอบก่อนหน้านี้ทั้งหมด

เอกสารการทำงานจะถูกกรอกทั้งในรูปแบบตามอำเภอใจและในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า - ตัวอย่างเช่นในรูปแบบของตารางกราฟข้อความ ฯลฯ

3. แผนการตรวจสอบ. มันมีหลายส่วนหลัก: รวบรวมและสรุปข้อมูลการดำเนินการวิเคราะห์เชิงลึกข้อสรุปการพัฒนาข้อเสนอและคำแนะนำรวบรวมรายงานและนำเสนอผล ในตอนต้นของการตรวจสอบจะมีการระบุวัตถุประสงค์ของมันอธิบายถึงกระบวนการทางธุรกิจที่ตรวจสอบรวมถึงขั้นตอนและกิจกรรมการตรวจสอบหลัก สำหรับแต่ละขั้นตอนมีความจำเป็นต้องกำหนดงานสำคัญวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลกำหนดเวลาทรัพยากรและผู้รับผิดชอบผล

4. รายงาน เอกสารนี้สรุปงานที่ทำเสร็จแล้วระบุจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร ส่วนแรกให้ข้อสรุปทั่วไปและส่วนที่สองประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรที่ใช้ไปและผลลัพธ์

5. รายงานของผู้สอบบัญชี. แสดงการค้นพบที่สำคัญที่สุดและคำแนะนำสำหรับการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม

ผู้เข้าร่วม

ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนขององค์กรโครงสร้างจำนวนพนักงานและข้อมูลเฉพาะของธุรกิจขึ้นอยู่กับว่าใครจะเป็นผู้ทำการตรวจสอบ พิจารณาผู้เข้าร่วมที่ต้องการในการตรวจสอบ

1. ผู้ริเริ่มและผู้อนุมัติการตรวจสอบ ตามกฎแล้วนี่คือหนึ่งในผู้นำขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของพวกเขา
2. คณะกรรมการตรวจสอบ. ข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วม - การศึกษาที่สูงขึ้นและประสบการณ์การทำงานอย่างน้อยระยะเวลาที่กำหนด
3. หัวหน้าคณะกรรมาธิการ ตำแหน่งนี้ได้รับมอบหมายให้กับพนักงานของหนึ่งในหน่วยงานอิสระของ บริษัท (แผนกที่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับเจ้าของขององค์กรและไม่ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการทางธุรกิจหลัก - บริการรักษาความปลอดภัยบริการพัฒนากลยุทธ์ ฯลฯ ) บางครั้งผู้เชี่ยวชาญของบุคคลที่สามมีส่วนเกี่ยวข้อง
4. ผู้ตรวจสอบแล้ว พวกเขาสามารถเป็นพนักงานขององค์กรที่มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ

ใน บริษัท ที่มีชื่อเสียงมักจะสร้างค่าคอมมิชชั่นพิเศษเพื่อควบคุมการตรวจสอบ

คำสั่งของ

การตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน วัฏจักรธุรกิจหลักของ บริษัท ได้รับการตรวจสอบ - อุปทานการผลิตการขายการลงทุน (การลงทุนในความทันสมัยและการขยายตัว) รวมถึงการจัดการ

ขั้นตอนที่ 1: ศึกษารูปแบบทั่วไป

การตรวจสอบภายในเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรโครงสร้างและกิจกรรมของหน่วยงาน โดยทั่วไปจะได้รับจากเอกสารขององค์กร - แผนกลยุทธ์กฎการจัดการรายละเอียดงานรหัส ฯลฯ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในรายงานซึ่งระบุ:

• โครงสร้างองค์กร
• รายการกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ
• คำอธิบายการทำงานของหน่วย: ชื่อฟังก์ชั่นเอกสารขาเข้าและขาออกผลลัพธ์ของกิจกรรม

บ่อยครั้งหลังจากการรายงานจะมีการสัมภาษณ์กับเจ้าหน้าที่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบความไม่ถูกต้องในระยะแรกเพื่อดูความแตกต่างระหว่างสภาพที่แท้จริงของสิ่งต่าง ๆ และวิธีที่พนักงานเป็นตัวแทนขององค์กร

ขั้นตอนที่ 2: การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจโดยละเอียด

ในขั้นตอนนี้มีความจำเป็นต้องอธิบายลำดับและคุณสมบัติของการดำเนินการต่างๆในองค์กร เพื่อความสะดวกเราได้รวบรวมตารางเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจแต่ละรายการ

นอกจากนี้ยังมีการรวบรวมรายละเอียดไดอะแกรมและแผนภูมิกิจกรรมที่สะท้อนถึงโครงสร้างองค์กรของ บริษัท ลำดับของขั้นตอนการทำงานการโต้ตอบระหว่างพนักงานของแผนกเดียวกันและแผนกต่างๆ ขั้นตอนทั้งหมดควรจัดทำเป็นเอกสาร หากเป็นไปได้ขอแนะนำให้จัดระเบียบการบันทึกเสียงและวิดีโอ

ขั้นตอนที่ 3: การสร้างแบบจำลอง

จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือจัดระบบข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท และกระบวนการในรูปแบบภาพกราฟิก แบบจำลองควรแสดงโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจคุณลักษณะของการนำไปใช้รวมถึงลำดับของเวิร์กโฟลว์

ขั้นแรกเตรียมโมเดลโครงสร้างที่แสดงการโต้ตอบของแผนกเอกสารโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจ (จากกลุ่มทั่วไปไปยังงานส่วนตัว) นอกจากนี้ยังแสดงวิธีย้ายข้อมูลทรัพยากรและเอกสารระหว่างผู้เข้าร่วมหลัก

โมเดลสำเร็จรูปนั้นสอดคล้องกับสถาปนิกโปรแกรมเมอร์ชั้นนำและผู้เชี่ยวชาญขององค์กร

ในขั้นตอนนี้มีการพัฒนารูปแบบเวิร์กโฟลว์โดยละเอียด สำหรับเรื่องนี้เอกสารแต่ละฉบับจะถูกกำหนดหมายเลข / รหัสการลงทะเบียนที่ไม่ซ้ำกัน ในรูปแบบที่เรียบง่ายดูเหมือนว่า:

หากในระหว่างการตรวจสอบพบความคลาดเคลื่อนใด ๆ จำเป็นต้องระบุสาเหตุอย่างชัดเจน มันสามารถเป็นได้ทั้งภายนอกหรือภายในเป้าหมายหรืออัตนัย (ตัวอย่างเช่นแรงจูงใจพนักงานต่ำ)

ขั้นตอนที่ 4: การจัดทำรายงานและการนำเสนอผลลัพธ์

จากข้อมูลที่ได้รับคณะกรรมการควรพัฒนาข้อเสนอแนะและคำแนะนำสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ ในกรณีนี้จำเป็นต้องตอบคำถามสำคัญ:

• ฉันสามารถพบผลข้างเคียงเชิงลบอะไรได้บ้าง
• ฉันจำเป็นต้องอัพเดตเอกสารทั้งหมดหรือไม่
• จะใช้เวลานานเท่าใดกว่าจะเห็นผลของการเปลี่ยนแปลง?

ถัดไปผู้จัดการจะจัดทำรายงานและข้อสรุปรวมทั้งการนำเสนอผล ดังนั้นการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจทำให้เจ้าของ บริษัท สามารถเรียนรู้เกี่ยวกับ "จุดอ่อน" และปัญหาในองค์กร ในขณะเดียวกันมุมมองของทั้งสองฝ่ายจะถูกนำมาพิจารณาพร้อมกัน - ทำการตรวจสอบและตรวจสอบได้

การปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทางธุรกิจอาจรวมถึงมาตรการสำหรับการฝึกอบรมเพิ่มเติมของพนักงานการพัฒนาซอฟต์แวร์ข้อเสนอเพื่อส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงบุคลากรและบุคลากร

วิธีการตรวจสอบและแหล่งข้อมูล

การเริ่มต้นธุรกิจและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในองค์กรจำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้มากที่สุด ส่วนใหญ่เป็นการคาดการณ์ทางคณิตศาสตร์การเปรียบเทียบและการคำนวณใหม่ของข้อมูล แหล่งข้อมูลเป็นเอกสาร:

• การประมาณบันทึกการทำงาน
• เอกสารสำหรับการสั่งซื้อ
• สัญญาจัดหา
• ใบแจ้งหนี้;
• บัตรสำหรับการคำนวณต้นทุนการผลิต;
• บัตรสินค้าคงคลัง
• การลงทะเบียนบัญชี
• รายงานเกี่ยวกับการมาถึงและการใช้ทรัพยากรวัสดุบัตรบัญชีคลังสินค้า
• ใบแจ้งยอดธนาคาร, เอกสารเครดิต / เดบิตเงินสด ฯลฯ

นอกจากนี้ยังจำเป็นในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวบ่งชี้กระบวนการ - ไม่เพียง แต่ค่าที่แน่นอน แต่ยังรวมถึงวิธีการคำนวณค่าที่คำนวณได้ด้วยวิธีการวัดใดบ้างในกรณีที่มีการเบี่ยงเบน ข้อมูลเหล่านี้สามารถรับได้ในกระบวนการติดตามความคืบหน้าของงานรวมถึงการสัมภาษณ์พนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้หลักเกณฑ์และวิธีการประเมินต่าง ๆ

การใช้ดัชนีชี้วัดที่สมดุลคุณสามารถเห็นได้ทันทีว่ามีปัญหาเรื่องงานใดเกิดขึ้น ช่วงเวลาที่ยากที่สุดในเรื่องนี้คือจุดเริ่มต้นของธุรกิจเมื่อไม่มีอะไรจะเปรียบเทียบตัวชี้วัดด้วย นั่นคือเหตุผลที่ บริษัท เล็ก ๆ หลายแห่งว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกในการตรวจสอบซึ่งสามารถประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้นานก่อนที่พวกเขาจะเข้าไปยุ่งกับงานขององค์กรอย่างจริงจัง