การออกแบบคลังเก็บสินค้าถาวรในประเทศของเราในปีที่ผ่านมามีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องการปฏิรูปการปรับโครงสร้างและการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อภาคเศรษฐกิจ ข้อมูลที่จัดเก็บในคลังข้อมูลนั้นมีความสำคัญและมีคุณค่า ช่วยให้คุณเข้าใจว่าเหตุใดสถานการณ์จึงพัฒนาในลักษณะเฉพาะเช่นเดียวกับการทำความเข้าใจแนวโน้มในอนาคต การเก็บถาวรเป็นแหล่งข้อมูลที่มีค่า แต่มีประโยชน์จริง ๆ แล้วเมื่อคุณสามารถนำทางเท่านั้น สำหรับเรื่องนี้มีการแนะนำระบบสำหรับการจัดเก็บถาวร
ความเกี่ยวข้องของปัญหา
จดหมายเหตุของประเทศของเรามีจุดประสงค์เพื่อการสะสมข้อมูลที่เชื่อถือได้ หน้าที่หลักของคลังเก็บถาวรคือการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ สำหรับสิ่งนี้มีการอ้างอิงระบบซึ่งเป็นวิธีการพื้นฐานที่ใช้กับสถาบันเอกสารทั้งหมดของรัฐ ในความเป็นจริงเรากำลังพูดถึงเครื่องมือทางวิทยาศาสตร์และการอ้างอิงเนื่องจากฟังก์ชันหน่วยเก็บถาวรระดับชาติ ประสิทธิภาพของอุปกรณ์นี้ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพและความระมัดระวังในการจัดทำไดเรกทอรีนั่นคือสินค้าคงคลัง
ความเป็นจริงในปัจจุบันของการทำธุรกิจเป็นเช่นนั้นเอกสารสำคัญของคดีเป็นคู่มืออ้างอิงที่สำคัญเพื่อช่วยนำทางไปยังทะเลของข้อมูล สินค้าคงคลังเป็นเอกสารที่แสดงรายการไฟล์ที่เก็บไว้ในเวลาเดียวกันกับที่ใช้ในการบันทึกเอกสาร การโหลดข้อมูลนั้นประมาณว่ามีขนาดใหญ่สินค้าคงคลังทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการรวบรวมตัวชี้และคำแนะนำ ในหลาย ๆ ด้านสินค้าคงคลังดีแค่ไหนกำหนดข้อมูลที่คุณต้องการได้ง่ายและรวดเร็ว พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับสองหน้าที่หลักของเอกสารดังกล่าว: ข้อมูลและการบัญชี
เกี่ยวกับคำศัพท์
ไฟล์เก็บถาวรของเคสเป็นไดเร็กทอรีหลักที่จัดโครงสร้างการทำงานขององค์กรเก็บถาวร สินค้าคงคลังเป็นบันทึกทางบัญชีในเวลาเดียวกันมันเป็นวัตถุทางวิทยาศาสตร์และการอ้างอิงให้โอกาสในการค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาได้อย่างรวดเร็ว สินค้าคงคลัง - ขั้นตอนสุดท้ายของเอกสารพร้อมเอกสารที่ต้องเก็บไว้ในหน่วยเก็บถาวรของรัฐหรือจัดระเบียบกับแผนกบางส่วน เพื่อให้การจัดเก็บถาวรมีความจำเป็นต้องสร้างสินค้าคงคลังสำหรับทุกเรื่องที่มีไว้เพื่อการจัดเก็บถาวรหรือเป็นเวลานานกว่าทศวรรษ มีความจำเป็นต้องสร้างไดเรกทอรีที่อธิบายถึงเอกสารส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับรัฐซึ่งได้รับการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญและได้รับการยอมรับว่ามีค่าดังนั้นจึงต้องเก็บไว้ด้วย
ในงานสำนักงานที่ทันสมัยการพูดถึงสินค้าเก็บถาวรและวัตถุประสงค์ของพวกเขาพวกเขาทราบว่าเอกสารเป็นของหมวดหมู่ของการอ้างอิง มันถูกสร้างขึ้นเพื่ออธิบายองค์ประกอบและเนื้อหาของหน่วยที่เก็บไว้เช่นเดียวกับการรวมการจัดระบบและระบบบัญชีที่นำมาใช้ในกองทุนเฉพาะ วัตถุที่พิจารณาในสินค้าคงคลังเป็นหน่วย สินค้าคงคลังแต่ละรายการมีหนึ่งระดับ ควรมีข้อมูลเพียงพอเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในหน่วยโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับมัน
ไหนและที่ไหน
ตามคำแนะนำด้านระเบียบวิธีการรวบรวมคลังเก็บสินค้าควรเป็นรายบุคคลสำหรับกรณีที่ตั้งใจจะจัดเก็บอย่างถาวรมานานกว่าทศวรรษและเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับบุคลากร แยกจากกันมันเป็นสิ่งจำเป็นในการรวบรวมสินค้าคงคลังของกรณีที่แปลกประหลาดอย่างเคร่งครัดเพื่อนิติบุคคลหนึ่ง ตัวอย่างเช่นมันอาจจะเป็นทางการสืบสวนเอกสารพิจารณาคดีหรือรายงานทางวิทยาศาสตร์ - ทั้งหมดขึ้นอยู่กับลักษณะของสถาบันโดยทั่วไปสินค้าคงคลังจะเกิดขึ้นในสถาบันเดียวกันกับที่จัดเก็บเอกสารที่รวบรวมและโอนไปยังที่เก็บถาวร องค์กรเก็บถาวรของรัฐมีเครื่องมือวิทยาศาสตร์เฉพาะทาง หากคำอธิบายที่ได้รับไม่เป็นไปตามมาตรฐานสินค้าคงคลังจะถูกรวบรวมใหม่โดยคำนึงถึงข้อกำหนดท้องถิ่น
การรวบรวมคลังเก็บถาวรช่วยให้คุณสามารถเปิดเผยองค์ประกอบของเอกสารอธิบายเนื้อหาช่วยให้การบัญชีของไฟล์ที่เก็บไว้ทั้งหมดนั้นง่ายขึ้นและช่วยให้ระบบภายในของการจัดการการหมุนเวียนเอกสารมีความเสถียร แต่ละกรณีมีการอธิบายไว้ในการ์ดพิเศษ ต้องระบุหัวเรื่องซึ่งชัดเจนว่าเอกสารประเภทใดที่ถูกเก็บไว้ภายในและเนื้อหาของหน่วยดังกล่าว สินค้าคงคลังเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องอธิบายเนื้อหาของกองทุนเอกสารทั้งหมดอย่างชัดเจน
ฟังก์ชั่นและการรวบรวม: จำนวนของความแตกต่าง
การรวบรวมคลังเก็บถาวรช่วยให้คุณกำหนดจำนวนหน่วยในกองทุน ด้วยวิธีนี้ความปลอดภัยของเอกสารและการควบคุมการปรับระดับเสียงจะถูกนำมาใช้ เนื่องจากเคสได้รับการกำหนดหมายเลขซีเรียลคุณสามารถค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว ในเวลาเดียวกันสินค้าคงคลังช่วยในการสร้างและตั้งค่าการจัดเรียงเอกสารเหตุผลที่สอดคล้องกับตรรกะที่ชัดเจน การจัดหมวดหมู่ของเอกสารภายในกรอบของการจัดเก็บเป็นกลุ่มตามการคำนวณทางวิทยาศาสตร์บางอย่าง ในกรณีนี้คุณสมบัติทางโครงสร้างได้รับการยอมรับในอดีตในสถาบันเฉพาะเช่นเดียวกับข้อมูลเฉพาะของงานของกองทุน
การจัดหมวดหมู่ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในการจัดเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นครั้งแรกระบบสำหรับการแบ่งกรณีทั้งหมดออกเป็นกลุ่มแล้วกระจายโดยตรง เมื่อจำแนกบัตรทั้งหมดแล้วคุณสามารถสร้างสินค้าคงคลังสำหรับการ์ดเหล่านั้นได้ บางครั้งสินค้าคงคลังที่ทำที่สะท้อนถึงทุกกิจการของมูลนิธิ โดยปกติจำเป็นต้องใช้หากองค์กรไม่มีอยู่อีกต่อไป หากส่วนหนึ่งของนิติบุคคลสิ้นสุดสภาพการเป็นอยู่สินค้าคงคลังของทุกกรณีสำหรับทุกปีของการดำรงอยู่ของหน่วยนี้จะเกิดขึ้น
สินค้าคงเหลือ: มีไว้เพื่ออะไร?
เอกสารอธิบายสิ่งที่สำคัญเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมเอกสารสำคัญอยู่ในระดับรัฐบาลกลาง - นี่คือกฎหมาย นอกจากนี้การกระทำในท้องถิ่นที่ควบคุมปัญหานี้อาจนำไปใช้ที่องค์กร ตามกฎแล้วจะมีการเก็บสินค้าคงคลังในหนึ่งปี แต่ก็สามารถวาดขึ้นในช่วงเวลาอื่นได้เช่นกัน นี่คือวิธีที่พวกเขาจำแนกกิจการที่ปรากฏใน บริษัท ในช่วงเวลานี้ สินค้าคงเหลือสามารถทำหน้าที่ต่าง ๆ ได้ใจความหัวเรื่อง คุณสามารถออกจากสินค้าคงคลังของกิจการทั้งหมดของกองทุนคุณสามารถสร้างเอกสารอิสระแยกต่างหากสำหรับส่วนต่าง ๆ ของกองทุนนี้
ในความเป็นจริงคลังเก็บถาวรเป็นรายการของไฟล์ที่เก็บไว้ผลสุดท้ายแผ่นรับรองไดเรกทอรี คำอธิบายบ่งชี้ว่าหน่วยใดถูกเก็บไว้ในไฟล์ ในการทำเช่นนี้ให้ใช้ตัวเลขดัชนีส่วนหัววันครบกำหนดจำนวนแผ่นและบันทึกย่อ โดยทั่วไปสินค้าคงคลังจะรวบรวมในตารางและแต่ละพารามิเตอร์ที่ระบุไว้มีคอลัมน์ของตัวเอง เอกสารหลักสำหรับผู้รับผิดชอบในการก่อตัวของสินค้าคงคลังเป็นศัพท์ที่นำมาใช้ในงานธุรการขององค์กร ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานในที่เก็บถาวรคุณควรตรวจสอบว่าชื่อของเอกสารประกอบนั้นตรงกับชื่อของเคสหรือไม่ว่ามีการจัดรูปแบบที่ถูกต้องหรือไม่ เพื่อให้สินค้าคงคลังได้รับการพิจารณาอย่างถูกต้องหน่วยจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดจะต้องมีหมายเลขโดยคำนึงถึงกฎภายในของการจัดระบบ ระบบของบรรทัดฐานแบบครบวงจรถูกนำไปใช้ทั้งกับกิจการและวัตถุภายในพวกเขา ในการกรอกบทความอธิบายอย่างถูกต้องคุณต้องโอนหัวข้อทั้งหมดด้วยความแม่นยำสูงสุด เมื่อแนะนำองค์ประกอบที่ส่วนหัวตรงกันคุณต้องเขียน "เหมือนกัน" หากส่วนหัวแตกต่างกันข้อมูลจะถูกถ่ายโอนอย่างสมบูรณ์
กฎพื้นฐาน
รายการเอกสารเก็บถาวรอาจประกอบด้วยหลายแผ่นในหัวข้อใหม่แต่ละหัวข้อหัวข้อทั้งหมดควรแสดงด้วยถ้อยคำเต็มรูปแบบซึ่งตรงกับเอกสารต้นฉบับแม้ว่าแผ่นงานก่อนหน้านี้จะมีชื่อเหมือนกันก็ตาม ในบันทึกย่อนั้นมีความจำเป็นต้องอธิบายสถานะทางกายภาพของเอกสารรวมถึงการใส่เครื่องหมายในกรณีที่คดีหลุดออกไป หากกรณีหนึ่งมีเอกสารเป็นเวลาหลายปีจำเป็นต้องจัดเรียงโดยให้ความสำคัญกับวันที่เริ่มต้นของการบำรุงรักษา เมื่อกำหนดหมายเลขต้องไม่เกินค่า "9999" หมายเลขห้าหลักนี้ไม่สามารถใช้ได้ ถ้าเป็นไปได้ทุกอย่างควรจัดระบบและอธิบายโดยคำนึงถึงลำดับเหตุการณ์ กฎการเรียงลำดับที่สองคือโครงสร้างภายในขององค์กร
เมื่อสินค้าคงคลังของเอกสารที่เก็บถาวรรวบรวมขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างของมันคือจำนวนที่ไม่ซ้ำกัน เพื่อตรวจสอบพวกเขาจะถูกชี้นำโดยการลงทะเบียนของสินค้าคงเหลือ หากองค์กรได้รับสินค้าคงเหลือจากหน่วยโครงสร้างและใช้พวกเขาในการทำงานเพื่อสร้างคำอธิบายของการเก็บถาวรทั้งหมดขององค์กรมีความจำเป็นที่แผนกจะต้องถ่ายโอนเอกสารทั้งหมดซ้ำกัน มีการทำสินค้าคงคลังสำหรับปีเป็นสี่ชุดสำหรับกิจการของบุคลากรมีสินค้าสามรายการที่จำเป็นเหมือนกัน สำหรับกรณีที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บมานานกว่าสองทศวรรษที่ผ่านมาควรทำสินค้าคงคลังในจำนวนสองสำเนา เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรคุณต้องเพิ่มคำสั่งซื้อทั้งหมดก่อนจากนั้นจึงแสดงรายการบัตร เฉพาะไฟล์ส่วนบุคคลเท่านั้นที่จะถูกเรียงลำดับจากนั้นเรียกเก็บเงินและแผ่นเงินเดือน ลำดับต่อไปคือสมุดงานส่วนสุดท้ายเป็นการสรุปในกรอบของอุบัติเหตุทางอุตสาหกรรม ในการจัดระบบเรื่องส่วนตัวให้จัดเรียงตามตัวอักษร มีความจำเป็นต้องสร้างเคสในสินค้าคงคลังโดยมุ่งเน้นไปที่ปีที่บุคคลนั้นถูกไล่ออก
โครงสร้างและเนื้อหา: รายละเอียดปลีกย่อยของการออกแบบ
สำหรับการก่อตัวของสินค้าคงคลังเอกสารประเภทต่างๆมีความรับผิดชอบในโครงสร้างที่แตกต่างกันขององค์กร ดังนั้นสำหรับหนึ่งปีเอกสารโครงสร้างดังกล่าวควรประกอบด้วยแผนกและความรับผิดชอบในการจัดทำบัญชีสินค้าคงคลังรวมอยู่ในหน่วยเก็บถาวรของแผนก เอกสารดังกล่าวจะเป็นพื้นฐานสำหรับการทำงานของผู้เชี่ยวชาญของการเก็บถาวรของรัฐที่ได้รับเอกสารจากองค์กร พวกเขาใช้สินค้าคงคลังสรุปเพื่อจัดทำเอกสารจัดเก็บภายในของพวกเขาในลักษณะที่ไฟล์ส่วนบุคคลและเอกสารที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บถาวรอยู่ในช่องที่แตกต่างกันของการเก็บถาวร
คลังเก็บถาวรรูปแบบใด ๆ เริ่มต้นด้วยหน้าชื่อเรื่อง ชื่อเรื่องจะตามด้วยสารบัญตามด้วยคำนำจากนั้นสินค้าคงคลังจะเริ่มต้นโดยตรง ให้แน่ใจว่าได้แสดงรายการตัวย่อทั้งหมดที่ใช้ในเอกสารถอดรหัสพวกเขาวางพอยน์เตอร์และทาสีตารางการแปล องค์ประกอบที่จำเป็นของสินค้าคงคลังคือบรรณานุกรม จากนั้นอภิธานศัพท์ของคำศัพท์จะปฏิบัติตามและแผ่นใบรับรองปิดเอกสาร ชื่อจะต้องระบุชื่อของที่เก็บถาวรและ บริษัท ที่สร้างเอกสารชื่อของกองทุนและแผ่นป้ายทะเบียนชื่อของสินค้าและวันที่
พวกเขากำลังเขียนเกี่ยวกับอะไร
สารบัญของคลังเก็บถาวรมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุว่าส่วนใดที่อยู่ภายในซึ่งเป็นหน้าเริ่มต้น คำนำจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรที่จัดตั้งกองทุนเอกสารเกี่ยวกับกองทุน ที่นี่พวกเขาเขียนคำอธิบายประกอบอธิบายประเภทของเอกสารที่เก็บไว้ภายใน คำนำยังเป็นรายการของอุปกรณ์อ้างอิง
ข้อความหลักคือคำอธิบาย สำหรับแต่ละหน่วยระบุหมายเลขซีเรียลชื่อและความถูกต้อง ถ้าก่อนที่ บริษัท จะใช้หมายเลขสินค้าคงคลังจะต้องบันทึกในส่วนหลักของสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ยังกล่าวถึงหน่วยการบัญชีว่ามีกี่แผ่นในหน่วยใดหน่วยหนึ่งในภาษาใดที่ประกอบด้วยและในรุ่นใดที่มีการทำซ้ำ ในสินค้าคงคลังอาจบ่งบอกถึงคุณสมบัติที่มองเห็นบางอย่างของกรณีที่เก็บไว้ หากมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญและมีค่าโดยเฉพาะคำอธิบายอาจให้คำอธิบายประกอบกับวัตถุดังกล่าว
รายการตัวย่อที่ใช้ในคลังเก็บถาวรเป็นสิ่งจำเป็นหากตัวย่อใด ๆ ที่ใช้ภายในองค์กรนั้นถูกใช้ในงาน ผ่านตัวชี้สะท้อนแนวคิดเรื่อง บางครั้งพอยน์เตอร์เกี่ยวข้องกับภูมิศาสตร์ชื่อวันที่ อนุญาตให้ใส่คำอธิบายประกอบ หากมีการใช้คำศัพท์เฉพาะในงานเหล่านั้นจะต้องถอดรหัสในพจนานุกรมที่มาพร้อมกับสินค้าคงคลัง แผ่นใบรับรองมีจุดประสงค์เพื่อระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสาร มันบอกว่ามีกี่เลขแผ่นภายในจำนวนหน่วยที่เก็บไว้ไม่ว่าจะเป็นองค์ประกอบที่เปลี่ยนแปลงระหว่างการจัดเก็บ จำเป็นต้องมีผู้รวบรวมสินค้าคงคลังเพื่อลงนามในเอกสารรับรอง หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านั้นจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารรับรองโดยผู้เริ่มต้นหรือบุคคลอื่นที่รับผิดชอบกระบวนการ
รายละเอียดและแม่นยำ
ในขณะที่คุณสามารถสรุปจากตัวอย่างของบันทึกการเก็บถาวรของคดีวัตถุสำเร็จรูปควรได้รับการออกแบบตามมาตรฐานของงานสำนักงาน มีความจำเป็นต้องสร้างโต๊ะช่วยเหลือด้วยการดึงข้อมูลที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านอุปกรณ์ดังกล่าวคุณสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกองทุนเอกสารได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมืออ้างอิงที่มาพร้อมกับสินค้าคงคลังควรมีหน้าชื่อเรื่องและเนื้อหาของเอกสารคำนำรายการของตัวย่อและตัวย่อที่ใช้รวมถึงดัชนี ในบางกรณีอาจมีองค์ประกอบเพิ่มเติม - ตารางพจนานุกรม
ชื่อเรื่องจะต้องระบุชื่อของไฟล์เก็บถาวรที่จัดเก็บเอกสารประกอบชื่อของกองทุนรวมถึงตัวย่อรวมทั้งหมายเลข ระบุจำนวนสินค้าคงคลังและชื่อ สารบัญควรมีรายการที่สมบูรณ์ของทุกส่วนและอุปกรณ์อ้างอิงรวมถึงคำนำ, รายการของตัวย่อที่ใช้และชื่อของชิ้นส่วน แต่ละชื่อจะมีหมายเลขหน้ากำหนดไว้เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลัง มีการพิจารณาอย่างสมเหตุสมผลว่าสำหรับพนักงานการสอบสวนหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดคือคำนำซึ่งอธิบายประวัติของสถาบันที่จัดตั้งกองทุน พวกเขาเขียนสภาพแวดล้อมทางประวัติศาสตร์เงื่อนไขที่ บริษัท มีการใช้งานวันที่ของการปรากฏตัวและโครงสร้างลำดับชั้นของการอยู่ใต้บังคับบัญชา คำนำแสดงให้เห็นว่าเอกสารถูกจัดระเบียบอย่างไรสถาบันขนาดใหญ่และฟังก์ชั่นการปฏิบัติงานมีเหตุใดจึงมีการจัดระเบียบใหม่หรือเลิกกิจการและเมื่อเกิดขึ้น
เกี่ยวกับตัวย่อ
รายการดังกล่าวรวบรวมโดยคำนึงถึงตัวอักษร มันควรมีตัวย่อทั้งหมดที่ใช้ในการรวบรวมสินค้าคงคลัง เอกสารจะต้องมีชื่อเต็มของแต่ละคำที่ลดลงอย่างน้อยหนึ่งครั้ง โดยปกติแล้วตัวย่อจะถูกใช้เพื่อประหยัดพื้นที่การเปลี่ยนแปลงคำที่ใช้บ่อยเท่านั้น นอกจากนี้แผนกช่วยเหลือจะถอดรหัสตัวย่อทั้งหมด การรวบรวมที่ถูกต้องขององค์ประกอบนี้ช่วยในการสร้างสินค้าคงคลังที่เหมือนกันซึ่งแต่ละรายการมีความรู้เท่าที่จะเป็นไปได้และบ่งบอกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้อ่านอย่างชัดเจน
มีตัวย่อบางตัวที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปและใช้อย่างแข็งขันในการพูดเป็นลายลักษณ์อักษร - สัญลักษณ์ที่เข้ารหัสความยาวและมวลหน่วยการวัดอื่น ๆ รวมถึงตัวย่อ "t d. "," t e.” และสิ่งที่คล้ายกัน พวกเขาไม่จำเป็นต้องทาสี มันไม่จำเป็นที่จะต้องถอดรหัสให้กับตัวย่อที่เป็นคำที่ใช้จริง ตัวอย่างเช่น "คณะกรรมการสหภาพแรงงาน" หมายถึงตัวย่อประเภทนี้อย่างแม่นยำซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในการพูดภาษาพูด
มันเริ่มต้นอย่างไร
จากประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติเป็นที่ทราบกันดีว่าคลังเก็บถาวรอาจเป็นคู่มืออ้างอิงที่เก่าแก่ที่สุดที่มีการนำมาใช้ในการเก็บถาวร การใช้สินค้าคงเหลือในศตวรรษที่สิบสามได้รับการยืนยันอย่างเป็นทางการในสมัยนั้นพวกเขาถูกนำมาใช้เพื่อพิจารณาเอกสารสำคัญและรับรองความปลอดภัย ต้องขอบคุณสินค้าคงเหลือทำให้การค้นหาเอกสารทำได้ง่ายขึ้นดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่พวกเขาจะใช้แหล่งข้อมูลที่มีค่าในช่วงเวลา 13-15 ศตวรรษที่ผ่านมาสินค้าคงเหลือสั้นรวบรวมโดยไม่มีการจัดระบบพิเศษเฉพาะหนังสือที่อธิบายสั้น ๆ ต้นฉบับ อันที่จริงนี่เป็นรายการที่ไม่เป็นทางการ
ในศตวรรษที่สิบหกแนวทางสินค้าคงคลังมีความรับผิดชอบมากขึ้น รายการรวมถึงรายการของตัวเลือกเอกสารต่างๆ มีสินค้าคงเหลือที่วัตถุถูกจัดกลุ่มตามคุณลักษณะบางอย่างแม้ว่าในเวลาเดียวกันพวกเขายังคงใช้อยู่ซึ่งข้อมูลถูกบันทึกโดยไม่มีระบบ ในศตวรรษที่สิบเจ็ดความคืบหน้าของการก่อตัวของสินค้าคงคลังไปไกลกว่านั้นไกด์ที่มีรายละเอียดเริ่มถูกสร้างขึ้นซึ่งแตกต่างจากกันในรูปแบบ พวกเขามีประโยชน์มากและแม้แต่นักวิจัยสมัยใหม่ที่ใช้สินค้าดังกล่าวได้รับข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับคดีที่ดำเนินการก่อนหน้านี้จากนั้นจึงร่างเอกสาร ในศตวรรษที่สิบเจ็ดสินค้าคงเหลือได้รวมตัวละครที่เป็นระบบเข้าไว้ด้วยกัน