Сврха пописа је идентификовање тренутног стања у организацији и утврђивање усклађености стварне ситуације са документима. Будући да су ове информације кључне за доношење одлука менаџмента, сам инвентар постаје незамјењив догађај. Мора се редовно спроводити. Књиговодство не би требало да зна само шта је инвентар, већ и да разуме различите врсте ове провере да би се редовно организовао догађај ефикасно и тачно.
Максимална пажња
Контролу над активностима предузећа може обезбедити само руководилац који има представу о ситуацији. Информацијску базу за то пружају различити непланирани, планирани инвентари који компанија редовно организује.
Одржавају се различити догађаји другачијим редоследом, утврђени задацима које је формулисало руководство компаније. Они се истовремено заснивају на чињеници да рачуноводство води евиденцију о свему што се догађа унутар организације, односно из папирних извора можете добити општу представу о расположивости и промету средстава која компанија има. Истовремено, они узимају у обзир да се стварна ситуација може разликовати од оне која слиједи из докумената. Стога је инвентар у 1Ц увек повезан са стварним прерачуном вредности које подлежу верификацији.
Медаља има неколико страна
Разликују се поприлично различито од осталих врста залиха у рачуноводству, али сви имају исти циљ - утврдити колико је безбедно власништво организације, да ли она одговара базама података које имају менаџмент особља компаније. То је, у ствари, инвентар рачуноводствена методологија усвојена у рачуноводству која вам омогућава контролу ситуације у одељењима.
Ако вам догађај омогућава да нађете одступања од рачуноводствених информација, тада можете покренути интерну истрагу како бисте утврдили који су се запослени у организацији понашали погрешно. Под „пушкомитраљезом“ подразумева се превасходно службено особље. Истовремено, резултати пописа могу показати такве разлике, које власти имају право да сматрају безначајним, а то неће проузроковати кривично гоњење особља организације.
Шта налазимо?
Будући да је сврха инвентара откривање разлика у рачуноводственим информацијама и стварној ситуацији, током таквог догађаја обично се утврђује које позиције недостају, а шта више у организацији. У исто време, попис инвентара омогућава вам да идентификујете локацију количина вредности, дуговања.
Ако су документарни инвентар, оперативни систем, финансије или друго показали врло велика одступања, то је вероватно намерно фалсификовање информација. У неким организацијама открију велике недостатке у милионима, док у другим проналазе дугове за износе који су за организацију потпуно немогући. То обично указује да је неко од запослених у компанији вршио илегалне активности. Интерна истрага може утврдити кривца. Тачно одражавање резултата пописа у рачуноводству омогућава вам да стање у организацији држите под контролом, што имплицира да је догађај заиста важан, смислен, омогућава вам да спречите и благовремено откривате злочине у компанији.
Шта и зашто?
Пошто постоје различите врсте залиха у рачуноводству, у одређеној ситуацији изаберите ону која највише одговара условима. Код неких врста доминира рачуноводствена функција, код других контрола, а друге су усмерене на откривање злочина.У зависности од тога шта је менаџмент компаније основан, они одлучују у корист формата догађаја. Важно је и пре почетка ревизије да се јасно артикулишу следећи циљеви, а за то, менаџмент тим мора бити свестан о чему се ради.
Теоретска основа
Инвентар је израз који се односи на ревизију спроведену у некој организацији током које се открива присуство имовине и упоређује са подацима представљеним у рачуноводственом систему компаније. Важно је да сви резултати инвентара буду документовани у догледно време.
Задатак вршења пописа је пронаћи разлике између стварне ситуације и наводних из докумената. Чим утврде одступања, одмах почињу тражити разлог због којег се то догодило. У ствари, инвентар је једина оперативна, делотворна, разумна метода праћења сигурности имовине организације. Као и сваки концепт који је од суштинског значаја за модерну економију, инвентар је подељен на групе, врсте и подврсте. Класификација се заснива на циљевима које следи комисија за попис и на објектима током догађаја који ће се морати проверити и препричати. Рецимо, попис ОС мало се разликује од рачуноводства финансијских биланса организације или залиха.
Инвентар: врсте и подврсте
Најједноставније одвајање типа:
- иницијатива;
- обавезно.
Заснива се на томе колико је верификације потребно у тренутном времену. Организују се обавезне врсте залиха у рачуноводству, ако то захтијева закон. Иницијативе се јављају када се шеф компаније одлучи за верификацију. За такве догађаје фреквенција нема ограничења.
Можете разликовати врсте залиха у рачуноводству, процењујући место организације догађаја:
- Благајна.
- Производна радња.
- Складиште
- Трговински под.
Раздвајање врста залиха у рачуноводству заснива се на објектима за које је организован преглед:
- ОС
- залихе;
- производи, роба;
- новац
- обавезе.
Коначно, инвентар је подељен на врсте, процењујући сврху догађаја, количину верификације, начин утврђивања тачних информација о инспекцијском објекту.
Инвентар: зашто?
Зашто је попис ОС-а или, на пример, новац, роба? Главни задатак догађаја је тачно, поуздано формулисати закључке о квалитету рачуноводства у организацији. Током догађаја упоређују се стварни резултати и они који следе из документације и доноси се одлука: да ли је потребно или не побољшати систем? Да би стекли довољну основу за закључке, бирају предмете који у вези са њима требају верификацију, проучавају их: разматрају, мере тежину, количину, квалитет. Добијене информације упоређују се с подацима утврђенима из записа.
Инвентар има бројне карактеристике. На пример, приликом провере, утврђује се колико организација поштује правила која је увело руководство компаније, а такође открива и које мере се предузимају како би се вредности одржавале у реду. Попис готовине омогућава разумевање да ли је новац фирме сигуран и здрав. Такође, током пописа пронађени су предмети којима је истекао рок или ће ускоро истећи оштећена имовина.
Додатни ефекти
Правилно организован попис омогућава вам да идентификујете да ли компанија поседује такву имовину која није укључена у процес рада. Ако је могуће пронаћи, може се продати или увести у рад како би се побољшала ефикасност производње. Међутим, најважније је идентификовати оне врсте имовине које се не користе у раду како би се информације о њима сачувале и убудуће не би понављале грешке с непотребним финансијским трошковима за куповину бескорисне робе.
Током пописа готовине, основних средстава и других вредности, обавеза можете проверити исправност рачуноводствених операција, пронаћи разлике, погрешне податке, контролисати организацију складиштења у предузећу и услове у којима се имовина обично налази. То је попис који даје најтачнију идеју да ли је рачуноводство организације добро организовано, да ли рачуноводство има ажурне информације и да ли се текуће пословање одражава у централизованом рачуноводственом систему. Мора се имати на уму да ако постоје грешке у рачуноводству, то постаје узрок значајних губитака.
Шта још тражити?
Као што знате, током чувања неке позиције, вредности се мењају, њихове квалитете, својства, карактеристике пролазе кроз прилагођавање. То у правилу доводи до губитка робе и залиха. Овај процес треба да буде контролисан и то је правовремени попис који вам омогућава да добијете релевантне информације о ономе што се дешава у складиштима организације.
Прецизна и ажурна контрола над имовином предузећа један је од најтачнијих метода за идентификовање компетентности запослених одговорних за проверјене положаје. Односно, попис нам омогућава да извучемо закључке не само о квалитету рачуноводства, већ ио усклађености запослених у организацији са њиховим положајима. Редовне заказане и непланиране инспекције омогућавају вам да прилагодите особље организације тако да се она састоји само од стручњака у њиховој области који поштено раде. А то је кључ успеха компаније у садашњости и будућности.
На шта се осврћемо?
Према правилима, требало би извршити попис, узимајући у обзир тренутне стандарде, а не како их Бог ставља на душу. Да би се стандардизирао процес верификације, на савезном нивоу уведено је неколико стандарда, а поред њих могу се усвојити локални прописи унутар организације.
Најзначајнији документ је налог Министарства финансија о попису. Објављен је 1995. године, од тог тренутка је редовно допуњавао, исправљао тако да одговара стварности економског живота земље данас. Поред наредбе, издате су и смернице где је поступак пописа детаљно описан, у корацима, узимајући у обзир функционисање организација различитих формата.
И како то учинити?
У неким се предузећима попис врши сваке године, у другим сваких 6 месеци или чак четири. По правилу шеф организације решава ово питање. Из закона земље произлази да пре подношења финансијских извештаја за годину, провера залиха је обавезна мера, не може се то избећи. Ако таква ревизија није организована у предузећу, са становишта инспекцијских органа, оснивача и других лица, уопште не постоји рачуноводство унутар предузећа.
Шта може довести до такве непажње? На лица која су одговорна за то питање могу се применити административне санкције. Они такође могу бити одговорни ако је попис организован, али његови резултати нису исправно састављени, што изазива вероватноћу искривљених рачуноводствених извештаја.
Корак верификације
Инвентар је редослед током кога:
- у ствари утврдити шта компанија има;
- одредити вредности које се подударају са захтевима ТУ, квалитетом;
- проверите да ли се информације о стварном стању конвергирају са рачуном;
- анализирати вредност нађених вредности, новца;
- утврдити да ли постоје неискориштене позиције;
- прати поштовање стандарда за садржај, употребу, складиштење опреме, оперативних система, вредности, новца.
Све или не све?
Ако је потребно, компанија може извршити комплетан попис. Овде проучавају апсолутно сву имовину, без изузетка.То је таква провјера коју треба организовати на крају извјештајног периода, када рачуноводство припрема документе за годину. Ако та скала није неопходна, покреће се делимична провера. За његово спровођење издаје се налог у организацији, именује се именом и по положају одговорних чланова комисије за попис, они званично наводе које категорије вредности треба да се провере и упореде са рачуноводственим подацима. Можете да унесете само једну категорију, а можете их поменути и неколико. Дјеломични инвентар може се обавити само на једном складишту, могуће је у више одједном.
Хајде да направимо изненађење!
Као што је већ поменуто, инвентар се мора извршити крајем године. Све одговорне особе су свесне тога у компанији у било које вријеме. Они су припремљени за верификацију унапред. Ово је планирани попис. Али челници компаније, поштујући интересе организације, могу изненадити своје запосленике најавом непланираног инвентара у било којем тренутку када сматрају да је неопходно да организују такав догађај.
Да бисте одразили одступање вјеродајница од стварног, морате вишак капитала капитализирати, књижити финанцијски резултат на рачуне финанцијских резултата. Ако је предузеће буџетско, тада се пронађено усмјерава на повећање финансирања. Ако се открије да неко својство недостаје, погоршало се, тада процијените да ли је унутар природног губитка или га премашује. У првом случају разлика се отписује у трошковима производње, у другом се траже кривци од којих се надокнађује губитак. Ако их није било могуће наћи или је суђење показало да их је немогуће надокнадити, губици се такође шаљу у колону финансијских резултата.