Лични досије по правилу садржи посебну документацију која одражава информације о запосленом и његовом раду током одређеног периода, односно о студенту и његовом студирању у одређеној високошколској установи. Обично се формирање и вођење личних досијеа запослених врши током дужег временског периода. На овај или онај начин, они су укључени у број докумената о особљу. Какав је редослед овог догађаја данас? Које податке садржи датотека о евиденцији запослених? Зашто? Одговори на ова и друга подједнако озбиљна питања могу се наћи у процесу читања овог чланка.
Општа питања
За почетак, међутим, треба напоменути да управљање личним досијеима запослених није обавезан процес у односу на апсолутно све категорије послодаваца. У складу са руским законом, лични послови се морају водити само за грађане који заузимају јавне службе. Потребно је допунити да је одговарајућа процедура регулисана Уредбом председника „У вези са наредбом о управљању пословима лица која на руску државну функцију заузимају редоследом именовања, као и државног положаја у вези са Савезном службом“ од 01.06.1998.
Обавеза, укључујући формирање и одржавање личних досијеа запослених, може се доделити послодавцу - државном предузећу (организацији) такође кроз индустријски нормативни акт. На пример: наредба Руског надзора потрошача од 16. марта 2005, којом се одобравају Правила Савезне државне службе, а односе се на надзор у области заштите права потрошача и људског благостања (према тачки 7.7 овог документа личне послове су поверене управљању пословима), као и решење “ Што се тиче Савезне царинске службе “од 21. августа 2004. године којом је усвојена Уредба о ФЦС. На основу овог документа формирана је и пуштена у промет Уредба о ГУК-у (главном одељењу за особље). У складу са ставом петнаест Уредбе, ФЦС ГУК-у је повјерено одржавање личних досијеа свих запослених у услузи.
Поред тога, поступак управљања личним досијеима запослених може да пропише компанија за управљање (другим речима, виша организација). У осталим предузећима и организацијама руководство има право да доноси одлуке у вези са потребом спровођења поступка који се разматра, а такође (у случају одлуке у позитивном правцу) - којој категорији запослених је препоручљиво да воде личне послове. Уредба о вођењу личних досијеа запослених прописује да се анализирани поступак по правилу односи на следеће категорије грађана:
- Запослени који раде на руководећим позицијама (директни шеф структуре, његови помоћници (заменици), менаџмент у односу на структурне јединице и тако даље).
- Запослени у предузећима за које је утврђена одговорност према важећем руском законодавству (на пример, главни рачуновођа, његови заменици, благајник и тако даље).
Правила за вођење личних досијеа запослених, како се испоставило, не подразумевају одређену обавезу. Међутим, многе приватне компаније обезбеђују вођење личних послова у односу на апсолутно све запослене.То не зависи од статуса и ранга, као ни од изведених радних активности (успут, зато је овде укључено чак и техничко особље). Зашто? Чињеница је да је одржавање личних досијеа запослених веома повољан извор информација. Поред тога, ова одредба се односи на апсолутно сваког запосленог. Једна мапа садржи најважније копије налога за запосленог, његову личну документацију, као и друге потребне папире. Важно је напоменути да је упутство за вођење личних досијеа запослених личне природе које служи као средство за консолидацију информација.
Стварање личног досијеа
Данас се креирање послова личне природе врши за организовано груписање документованих података о запосленом који му послодавац преноси приликом преноса или прихватања посла. Упутство о поступку вођења личних досијеа запослених указује да се све релевантне радње, на овај или онај начин, додељују посебно овлашћеном стручњаку или особљу које је појединачно одговорно за организовање правилног поступања са таквом документацијом.
Стварање случајева личне природе врши се одмах након пријема или премештања запосленог на руководеће место или положај у складу са којим је утврђивање одговорности предвиђено законом. Процедура за одржавање личних досијеа запослених не искључује другу позицију када је прописана упутствима о поступку обављања одређених послова на личним досијеима запослених.
Према методолошким препорукама Московског градског архива, као и ВНИИДАД ФАС Руске Федерације, лични списи, на овај или онај начин, укључују документацију коју запослени дају током запослења, као и формирану у току њихове накнадне професионалне активности у одређеном предузећу или организацији. Дакле, ово укључује следеће радове:
- Лични лист у складу са особљем или одговарајућим профилом.
- Додатак пријавном обрасцу или личном листу.
- Аутобиографија запослених.
- Копије образовне документације.
- Други примерак уговора о раду.
- Уговор о одговорности.
- Писма са претходних места рада (карактеристике).
- Пријава за запошљавање (трансфер на одговарајуће радно место).
- Копије налога или извода из њих који одговарају запошљавању или премјештању на друго радно мјесто.
- Изводи из документације (или копије радова) у вези са наградом или дисциплинским поступком запосленог.
- Копије (изводи) цертификационе документације (сертификациони листови, прегледи и тако даље).
Сигурност личних досијеа
Одредба о управљању личним досијеима запослених указује да се, како би се организовала њихова апсолутна безбедност и лакоћа руковања, постављају (наиме, шиве се концем и иглом за четири пробоја) у посебну фасциклу током формирања папира.
Важно је напоменути да поред горе наведене документације, неки други радови могу бити смештени у личним досијеима (на пример, документи о запосленом који је прошао конкурс везан за попуну упражњеног радног места; копије радова који се тичу награђивања запосленика, додељивања почасних титула и тако даље). Поред тога, оверене фотографије уверења запосленог смештају се у личне досијее, али се не пријављују.
Редослед вођења личних досијеа запослених такође подразумева њихову почетну регистрацију. На овај начин:
- Сваком личном досијеу додељује се појединачни број рачуна.
- Одговарајуће позиције попуњавају се на кичми личног досијеа и на предњој корици.
- Интерни инвентар је нужно укључен у лични досије.
Вођење радних књига и личних досијеа запослених
Треба напоменути да лично пословање не престаје током читавог периода рада сваког од запослених у одређеној структури када њена правила не протурјече томе. Дакле, вођење личних послова у сваком случају предвиђа следеће тачке:
- Вођење евиденције у потребним деловима предмета.
- Просторије документације која се чувају као део личног досијеа.
- Заплена документације, потреба за којом је прошла.
- Периодична провера стања личне документације у складу са темом безбедности папира који су у њој укључени.
Одржавање личне евиденције запосленог у организацији претпоставља да се уноси у документацију личног записа на основу одређених докумената или оверених копија. Важно је додати да овлашћени службеник може да разјасни потребне нијансе за извршење поступка пре него што унесе личне уносе током личног разговора са запосленим. Апсолутно сви записи који су релевантни у вези са документацијом приликом вођења личних досијеа израђују се ручно куглицом или наливпером у плавој, црној или љубичастој боји. Уредба о вођењу личних досијеа запослених подразумева искључење исправки у документацији и примере читљивости рукописа. Затим, када се појаве стварне потребе, ове евиденције се овере потписом овлашћеног службеног лица из службе за управљање особљем. Поред тога, компанија је печатом.
Додатне информације
Претпостављени налог, вођење личног досијеа запосленог обезбеђује се према следећем правилу: када се документација сакупи, она се подлеже обавезној дистрибуцији у личном досијеу у складу са одељцима. Поред тога, одељци папира су распоређени хронолошким редоследом. Важно је напоменути да су појединачни документи поднети у личном досијеу, на овај или онај начин, нумерисани. Подаци о овим хартијама од вредности (узимајући у обзир нумерирање страница), у чијим се границама налазе у личном досијеу, у сваком случају одражавају интерни инвентар.
Стандардно упутство о вођењу личних досијеа запослених у Белорусији каже да се запослени обавезују да благовремено пруже информације услужној служби. Ове информације по правилу тумаче промене у појединим подацима, који су укључени у састав личног досијеа. Обично се то пише у писаном облику као изјава. Поред тога, документација која потврђује промене служи као апликација. Нешто касније, када се сви уноси унесу у лични досије, документација се, на овај или онај начин, враћа запосленом. Узгред, ако је потребно, прво се праве и овере копије ових докумената, које се потом прилажу личном досијеу.
Складиштење и рачуноводство личних досијеа
Након што се управљање личним досијеима запослених у потпуности проучи, препоручљиво је размотрити питање складиштења и рачуноводства. Дакле, ови поступци су организовани за непогрешиву и брзу потрагу за личним стварима, обезбеђујући њихову апсолутну сигурност, као и поверљивост информација садржаних у документацији од неовлашћеног приступа.
Важно је напоменути да су лични досијеи запослених у компанији укључени у номенклатуру кадровске јединице у складу са општим називом „Лични досијеи“. Поред тога, тамо су назначени и њихови рокови складиштења. По правилу, период чувања хартија од вредности достиже седамдесет и пет година.
Уредба о вођењу личних досијеа запослених прописује да се документација чува у одељењу за особље (обично се у такве сврхе тамо уређују просторије) одвојено од осталих папира. Треба додати да служба за особље чува само личне досијее релевантних запослених. Случајеви отпуштених радника преносе се у складу са законом одређеним поступком ради складиштења у архив грађевине или у територијални архив.
Треба напоменути да услови складиштења, на овај или онај начин, треба да обезбеде апсолутну сигурност директно личних досијеа, као и документације (информација) која се у њима налази од откривања или крађе. Због тога се данас препоручује обезбеђивање личних досијеа преко сефова (ормарића), постављањем у усправни положај на полицама (с извађеним коренима).
Шта још?
Успут, унутар ормара или сефа на врата се могу поставити сажети описи у односу на сачуване личне досијее. Важно је да приступ информацијама имају искључиво овлашћени службеници, као и њихови вође. Затим, када број личних досијеа премаши дозвољени, уписују се у специјализовани регистар или часопис. Систематизација предмета се врши једним од следећих метода:
- У складу са редоследом бројева.
- У складу са директним абецедним редом.
- У складу са одељцима према називима структурних јединица према табели о попуни, унутар одсека, по абецедном реду директног рачуна или по редоследу бројева.
Да би се смањио укупан број књиговодствених јединица, личне датотеке се могу чувати као део такозваних одијела - абецедних група за складиштење. Дакле, апсолутно сваком личном досијеу који је укључен у налог претходи лист папира са именом запосленог. Потребно је додати да су и лични послови, који се састоје од реда, такође груписани према абецедном реду. На почетку одијевања налази се сажетак пописа личних досијеа који се налазе у њој.
Издавање личних досијеа на време
Издавање личних послова запосленима одређене структуре на привремену употребу како би се они могли упознати са подацима који су тамо унесени, обично се врши само уз дозволу одељења за особље. Упознавање запосленог са његовим личним досијеом по пријему обично се врши директно у присуству службеног службеника који је одговоран за руковање документацијом таквог плана.
Треба напоменути да се запослени упознају са личним стварима најмање једном током године, као иу складу са захтевом ових особа у другим случајевима утврђеним руским законом. Када се упознате са личним пословима запослених у организацији, строго је забрањено:
- Извршите било какве исправке у већ направљеним евиденцијама личних досијеа.
- Унесите нове уносе у своје личне датотеке.
- Извадите из личних датотека тамошњу документацију или ставите нове у њих.
- Чувајте личне досијее ван периода који су обезбедили овлашћени.
Важне нијансе
У случају да се у евиденцијама пронађу нетачности или ако се застарјела документација нађе у личном питању, запослени има право да се обрати у служби особља у том погледу. Мора се додати да уз пријаву треба приложити папире у складу са којима би било примерено извршити одређене измене у претходно направљеним евиденцијама или копијама одређених јединица документације како би се извршила замена.
Важно је знати да се издавање личне ствари на привремену употребу врши тачно у времену које је неопходно за обављање неопходних операција, према листи особа које имају право на добијање личних досијеа, а које одобри руководство структуре. Успут, чињеница издавања случаја личне природе, на овај или онај начин, бележи се у контролној картици (часопису).
Важно је знати да се упознавање (рад) са личним досијеима врши у соби посебно дизајнираној за ове сврхе. Поред тога, време упознавања (рада), на овај или онај начин, ограничено је радним даном.Дакле, на крају радног дана запослени који је задужен за руковање личним пословима мора да се увери да су сви лични досијеи који су издати на привремену употребу враћени на место складиштења. Ако је потребно, службеник се обавезује да ће предузети одговарајуће мере за повратак или тражење документације.
Пренос личних досијеа или појединачних папира у њиховом саставу на привремену употребу другим институцијама (организацијама, предузећима) врши се искључиво у случају дозволе руководства структуре на основу правилно извршеног захтева.
Важно је знати да се формира акт о издавању личног досијеа, чија се копија, на овај или онај начин, заједно са личним досијеом или посебним документом шаље овлашћеном лицу странке која је поднела захтев. Други примерак се чува у пословима структуре непосредно пре враћања личног досијеа или посебног документа на првобитно место његовог чувања.
Уклањање папира из личног досијеа
Важно је напоменути да се уклањање одређених јединица документације из личног досијеа врши искључиво након одобрења руководства, под условом да се одговарајући запис налази у колони „Напомена“ унутрашњег пописа. У случају привременог одузимања папира на његовом месту (наиме, између листова суседних папира), замјенска карта (другим речима, замена уверења) ставља се у складу са правилима, која означава датум и разлог заплене уз потпис особе која је издала документ, као и потпис тог запослени који га је примио у складу са правилима привремене употребе релевантним за структуру.
Да би се осигурала апсолутна контрола сигурности личних досијеа у одређеној институцији (организацији, предузећу) годишње (наиме, најкасније до првог тромесечја које следи извештајни), проверава се њихов статус и доступност. Морате знати да се недостаци и недостаци утврђени током поступка контроле евидентирају у сваком случају у акту, који се одмах након одобрења од стране председника комисије предаје руководству организације на разматрање и накнадно одлучивање о изгубљеној или нетачној документацији.