Дефиниција термина
Верује се да је у Русији први пут, упоређено са страном праксом, успостављен систем управљања документима, чија је сврха успостављање процедуре документовања управљачких активности у држави. 1973. такав систем је назван Јединствена државна царинска служба, што значи „уједињена држава. систем вођења евиденције. " СССР је укупно развио 16 обједињених система.
Стандардизација докумената је резултат реорганизације протока докумената дотичног система који испуњава одређене стандарде. Смањење преписке и смањење сложености прикупљања података, као и жеља да се избегне дуплирање података, сматрају се хитним питањима која треба да се реше у управљачком раду. Ефикасан резултат може се постићи обједињавањем и стандардизацијом информација о садржају и облику.
Стандардизација докумената је формирање истих стандардних образаца за протоколе сличне намене, који помажу ефикаснијој употреби папира у штампању аката и одлука. Стандардизација олакшава рачуноводствени ток рада, као и архивирање документације.
Слична терминологија
Практично слична дефиниција је „обједињавање“, што је процес спајања нечега, укључујући документоване радње, у јединствени облик или заједнички систем, што доводи до смањења почетног скупа предметних предмета. Обједињавање, стандард и стандардизација докумената доводи до стварања рационалне униформности у било којој области активности, посебно у документацији. Смањење неоправдане разноликости података и успостављање јединствене структуре догађају се кроз језичке структуре, детаље, рачуноводствене информације и њихово складиштење. Вишак ланаца докумената уклања се временом како би се избегло непотребно дуплирање елемената.
Обједињавање докумената омогућава вам да успоставите јединствену слику облика административних докумената који обављају функције и задатке управљачког формата. Овај приступ ће довести до рада са великом количином докумената ради нормализације у производном систему, као и убрзати размену пословних података.
Повећајте ефикасност
Јединствени свештенички систем промовише оперативну обраду, смањује време проведено на раду са документима који утичу на целокупно свештеничко особље: од обичних запослених до менаџера.
Предмети стандардизације докумената могу бити њихов састав и облици. Обједињавање састава докумената представља расподелу и консолидацију целокупности докумената који су неопходни за решавање управљачких задатака. Као резултат таквих акција, очекује се смањење састава докумената.Обједињавање образаца представља избор и консолидацију индикатора информација, укључујући детаље који одговарају сврха докумената, као и дефинисање општих услова за њихово креирање и извршење. У уредском раду обједињавање се може догодити и као фаза стандардизације и као независан процес.
Суштина стандардизације
Савезни закон "о техничком обрачуну" бр. 184 прецизира принцип дефиниције: стандардизација докумената је холистички рад који има за циљ успостављање правила о њиховој добровољној употреби, због чега информације треба да се усмере у области производње и промета производа, као и повећана конкурентност услуге.
"Стандард" се може назвати документом који показује карактеристике производа, правила за спровођење различитих процеса у производњи, карактеристичне карактеристике транспорта и складиштења, рада или услуга. Стандард укључује одређене захтеве за терминологију, означавање, симболику, паковање, етикете.
Нормативни документи о стандардизацији садрже оптимална правила и захтеве за дизајн, припрему, складиштење и рачуноводство пословних докумената који су одобрени на прописани начин и препоручени за вишекратну употребу у канцеларијским пословима. Стандардизација (једноставним речима) је формирање и одобравање јединствених правила која су представљена документима у циљу њиховог рационализације.
Стандардизација укључује постављање основних захтева за документа у законској норми. Захваљујући овом процесу, формирање бројних докумената одвија се по једном правилу, које је прималац лакше уочио. Стандардизација докумената резултат је обједињавања или његовог највишег облика.
Типични елементи процеса
Трансформације се могу односити на одређене врсте докумената (ГОСТ је означен бројем), структуру и правила дизајна, елементе јединственог документационог система (ДЦЛ). Такав систем се састоји од комбинације међусобно повезаних облика докумената који дају информативну представу о неким врстама економских и управљачких активности. УСД се заснива на јединственим правилима и захтевима, поседује податке потребне за управљање било којом облашћу активности.
Уобичајени систем документације организован је тако да удовољи потребама документовања одређених активности, а документи система стандардизације резултат су процеса довођења докумената у јединствени облик и систем, када влада униформност, а неоправдани скуп образаца докумената, смањују се њихови детаљи и показатељи. У процесу стандардизације долази до преласка у рационалну униформност у току рада.
Ниво одобрења и сродне категорије
Стандардизација је облик законског одобравања резултата уједињења, што је комбинација стања. стандарди и јединствени облик докумената.
УСД је подељен на:
- држава стандарди;
- стандардизовани облици докумената;
- смјернице за њихову употребу.
Појединости обједињеног документа примењују се у складу са циљним задатком и нивоом одобрења. У Руској Федерацији постоји подела докумената за стандардизацију у категорије:
- Одељење (подељење по гранама). Користе се за документовање процеса управљања који су заједнички за сва предузећа, без обзира на активност и законске норме. Одобрење се врши на савезном нивоу.
- Обрасци докумената фирми, организација и предузећа. Дефинисано локално.
- Алл-Руссиан. Креатори таквих образаца су Федерална архивска агенција, Министарство финансија Русије, Федерална државна служба. статистика, Централна банка Руске Федерације.Ови облици докумената су обавезни за употребу у свим организацијама, без обзира на облик власништва и подређености (на пример, рачуноводствени списи за рачуноводство и накнаде, који су одобрени одлуком Државног комитета РФ од 5. фебруара 2004.).
- Обрасци докумената саставних ентитета Федерације. Њихово одобравање догађа се на регионалном, регионалном или локалном нивоу. Такви облици су уобичајени у релевантном предмету Руске Федерације.
Специфичности информативне подршке
Поред интердисциплинарних система управљања документима, користе се и облици докумената националног система стандардизације који одражавају карактеристике активности одређених индустрија. Такве карактеристике су подељене на:
- Додатни захтеви за решавање менаџерских функција типичног плана (на пример, отпуштање / пријем школског или здравственог особља).
- Остале активности за рад којих је организована слична индустрија и њена правила управљања. Специфична документација може да укључује:
- рецепти;
- историја болести;
- боловање;
- листови сведока;
- водичи;
- попис предмета (архива);
- картице;
- бунарске радње (истраживање истраживања);
- изјаве о перформансама;
- распоред (обучна документација).
Дефиниција документације
Овом питању се баве посебна овлашћена одељења и организације, на пример, руска држава. библиотека води рачуна о саставу документације која је доступна у свим библиотекама земље. Секторски облици докумената су нормативне природе ако су у оквиру одељења (као што је нотарски или судски), слични предлошци се такође користе у одређеним организацијама које се баве сличним активностима (на пример, медицинским или осигуравајућим).
Употреба стандардизационих докумената у предузећима омогућава смањење трошкова састављања, обраде, израде, обраде и преноса докумената. Тако се убрзава проток докумената унутар организације. Реорганизација садржаја докумената побољшава квалитет управљачких задатака. Састав документа утврђен је у обрасцу обрасца (јединствени регулаторни документ који се састоји од списка докумената потребних за спровођење задатака руководства фирме која има правни статус), а трансформације обрасца документа фиксиране су у албуму докумената. Таблица организује поступак документације, креира визуелну шему за рачуноводство свих врста активности. Извештај сачињен је тако да утврди одређена правила за утврђивање места и времена, као и доносиоца одлука.
Истакнуте карактеристике
Представљене су врсте докумената за стандардизацију у вези с албумом образаца докумената (збирка образаца обрасца за обједињене форме потребне за документарно управљање у установи):
- референтни узорак (на папиру) који се чува у канцеларијском одељењу или канцеларији;
- електронски колега доступан на сваком радном месту.
Разлике у формирању ових докумената су:
- једнообразност креирања прописа о садржају докумената, искључење дупликата података;
- заједничка терминологија и конвенције, која вам омогућава да упоредите показатеље са различитих нивоа управљања и система који се разматрају;
- формирање јединствених модела за изградњу специфичних облика докумената.
Принципи и основе стандардизације докумената
Комисија за ЦМЕА описала је композитну стандардизацију у којој постоји сврховита успостава и примена система повезаних захтева за објекат и његове елементе како би се обезбедило оптимално решење одређеног проблема. Одобрење докумената заснива се на захтевима државе.стандарди и правила ЦМЕА, ИСО и других међународних организација које раде на пољу обједињавања и стандардизације докумената.
Оштра промена уобичајеног садржаја докумената може негативно утицати на психолошко преструктурирање запослених у организацији. Стога би поступак претворбе требао тећи несметано, утјечући на само најпотребније промјене уз задржавање правила и основа националних докумената о стандардизацији, као и без наношења економске штете. Прво се уводе минималне промене, а затим и радикалне промене. Постепена конверзија стандарда омогућава свим учесницима у процесу да у потпуности стандардизују свој ток рада.
Обрада информација
Проналажење уобичајеног у документима и стварање јединственог опште прихваћеног предлошка поједностављују ручне методе обраде података, рад постаје ефикаснији, смањују се трошкови финансијског плана и смањује се време раније за обуку менаџерског особља, што резултира неоспорном позитивном динамиком. Важно је обратити пажњу на поштовање општих захтева за управљачким документима у условима функционисања аутоматизованих система управљања, када се ефекат обједињавања и стандардизације свих докумената нагло повећава.
Архивирање, које проучава теоријске и практичне основе архивске науке, утиче на побољшање образаца докумената. Аутоматизација процеса стандардизације започела је класификацијом шеме докумената у националној економији, а затим се наставила у сфери управљања, где је достигла свој данашњи ефективни облик. Сада овај процес утиче на међународне и националне организације, 10 страних организација ради на поједностављењу процеса рада спољнотрговинских односа, укључујући Комисију за спољну трговину, Одбор за развој трговине ЕЦЕ, Међународну организацију за стандардизацију итд.