Процес складиштења уговора повезан је са неким проблемима. Догађа се да је начин уништавања документа, врсте, термина и услова његовог складиштења прилично тежак. Сви горе наведени фактори су регулисани законом, али исти уговор у различитим ситуацијама може имати различите рокове важења, па често постоје проблеми са одређивањем трајања складиштења. За ефикасно и правилно вођење евиденције потребно је јасно разумети поступак и захтеве законодавства у овој области да би се избегле новчане казне или казне. У наставку разматрамо рок трајања купопродајних уговора у организацији.
Намена складиштења
Доступност уговора у сталном приступу потребна је не само за период када се њихова важност наставља. Након тога, они су потребни да би из њих извукли било какве информације. Већина контроверзних ситуација у којима једна или друга страна не испуњава своје обавезе решава се на суду или у преткривичном поступку представљањем уговора.
Поред тога, могуће је вршити инспекције у предузећу од стране државних регулаторних органа. Они могу да захтевају документацију за одређени период, у овом случају, са неправилним складиштењем у организацији, кршењем услова њиховог уништавања, могу се изрећи санкције у виду прилично импресивних новчаних казни. Пре свега, криво је руководство које не контролише овај процес.
Стога закључујемо да складиштење уговора и остале организационе и административне документације треба да се одвија на одговарајући начин током строго договореног периода.
Услови и врсте складиштења
Периоди складиштења уговора о раду у организацији су различити. Према све руском класификатору докумената, они се класификују као организациони и административни документи. И услови њихове важности су класификовани на исти начин као и рок трајања свих докумената. У организацији одредите следеће периоде складиштења уговора:
- стални;
- дугорочно (преко 10 година);
- краткорочни (до 10 година укључиво).
Такав систем, који, изгледа, следи из логике самих докумената, није баш прикладан за употребу. То често ствара збрку и доводи до озбиљних грешака у канцеларијском раду.
Стандардни систем складиштења
Чешћи тип система складиштења. У правилу су у већини предузећа уговори подељени у неколико врста: основни (директно повезани са основном делатношћу предузећа), економски и радни.
На пример, који је рок задржавања уговора о услугама у организацији? Прве две категорије докумената су неприкосновене не више од пет година. Уговори о раду такође имају рок трајања не више од пет година. Међутим, постоје изузеци. На пример, ако нема личног рачуна, овај документ ће се морати сачувати 75 година. Рок складиштења уговора о закупу у организацији зависи од периода за који је састављен.
Модел и одељенске листе
Стандард наводи спискове докумената који су дистрибуирани у већини организација, док одељења садрже информације развијене за ову агенцију.
Постоје различите врсте докумената. Листе су регулаторни документи који се користе за одређивање рока трајања и избора докумената за њихово касније складиштење или уништење.
При састављању номенклатура предмета и утврђивању услова складиштења уговора обично се користе типичне листе које одобравају државни органи, као и надлежна министарства и службе. Рок трајања уговора о снабдевању у организацији је 5 година након истека.
Архивирање
Процедура за пренос документације која је већ истекла у архиву може имати мале разлике у различитим организацијама. У неким случајевима постоји уобичајен начин на који се документи спајају и стављају у метални ормар, с поносом названим архива. Остале организације имају архиву, архивист и одобрену номенклатуру послова, а цео процес иде у складу са регулаторном документацијом. Односно, постоје одређена правила за подношење докумената, њихову регистрацију и тако даље.
Обе опције имају право на постојање, морате водити рачуна о специфичностима организације, обиму радног тока и броју запослених. У случају велике велике организације са великим особљем, без коришћења одговарајућег система за складиштење докумената, у њима ће се једноставно утопити. Опште правило које се све организације покушавају придржавати, без обзира на облик власништва и број запослених, време је за преношење докумената у архиву.
Запослени су дужни да документе предају у архиву не раније од одређеног периода, што не зависи од тога када су им истекли. Обично се такво архивирање дешава почетком године. То јест, чак и ако је уговор истекао у фебруару, ипак морате сачекати до следеће године да бисте га пребацили у складиште. Који је рок трајања пословних уговора у организацији? Минимални дозвољени период је 5 година.
Почетак периода складиштења уговора
Ово је веома тешко питање, јер управо у вези с овим датумом долази до највише грешака. Складиштење уговора у већини предузећа је исто и започиње почетком календарске године у којој овај документ више није валидан. На пример, постоји уговор чији је рок важења истекао 15. јула 2010. године. Треба га чувати пет година, али не може бити уништен 15. јула 2015. године, већ само са почетком 2016. године. Односно, рок почиње од 01.01.2011, а не од јула претходне године. По правилу, да би се смањио број грешака, претходном року се додаје једна година. И тек након што у организацији истекне уговор, документ се може уништити.
Специфичности складиштења уговора
Као што смо већ рекли, постоје посебна упутства која утврђују правила и услове преноса у архиву и складиште. Још једном подсећамо да документацију треба чувати у сувој и проветреној просторији са одређеним температурним режимом. Фасцикле са документима треба да се налазе на затвореним или отвореним сталцима. Ако је потребно, архива треба да има посебне сефове за чување докумената са ознаком "комерцијална тајна". Иако нико не провјерава поступак складиштења докумената, недостатак одређених датотека лако се открива током провјере, па је правилно постављање система штедње у интересу предузећа. Дакле, уговорни рок за складиштење уговора у организацији је истекао, а документ треба уништити. Како то учинити исправно?
Уништење
Немогуће је уништити документе баш тако. Прво морате бити сигурни да је њихов рок важења прошао. Тек након тога уништење је могуће, али овде постоје замке које се морају узети у обзир како не би спадале у казнене санкције инспектора. Процедура изгледа отприлике на следећи начин. Запослени врше избор свих докумената чији је рок већ прошао, затим се врши попис, шаље се извештај шефу, саставља се акт о уништавању, документ потписују шеф и одговорна лица. Тада се мапе додељују за уништење.Непрекидно чување уговора и друге документације у архиви је бесмислено, па, како се не би залутали у документацију, потребно је редовно спроводити овај поступак.
Одговорност и реализатори
Главна одговорност у вези са свим што се тиче сигурности свих врста уговора и осталих докумената организације сноси, наравно, шеф. Он је кажњен рубљем када се открију прекршаји током инспекција. Следеће на листи су главни рачуновођа, адвокат и запослени који су одговорни за сигурност документације. Али те особе, у најбољем случају почињене прекршаје, сам вођа кажњава; У пракси, у малим предузећима систем контроле и складиштења уговора додељује се рачуноводственом одељењу, а рачуновођа, заузврат, одређује одређену особу задужену. Понекад је правни саветник организације постављен као особа одговорна за сигурност документације. Али то није баш прикладно, јер адвокат може бити одговоран само за уговоре и обично је врло површно упознат са другим папирима. Тај је поступак најлакше утврдити постоји ли одређена особа обдарена одговорношћу и ауторитетом. То осигурава максималну тачност и тачност у руковању документима.
Пример система рачуноводства и складиштења
Да бисте боље разумели карактеристике и рок трајања уговора у организацији, можете да анализирате главне тачке у малом примеру. Постоји запослени (обично запослени из рачуноводства) који је одговоран за држање уговора са добављачима. Он их чува у посебној мапи у којој се налазе током периода важења. Када закључи уговор, он се преноси у другу фасциклу. У овом се случају по правилу саставља попис или регистар који садржи списак докумената и омогућава вам праћење њиховог кретања. Поред тога, тамо се бележи период складиштења, након чега се могу уништити. На крају регулаторног периода, документи се уништавају у складу са већ описаном процедуром.
Безбедност организационе и административне документације компаније у целини и посебно уговора захтева промишљен, пажљив и тачан став да би се избегли проблеми. Заједничко свим предузећима и организацијама је принцип организовања складишта у складу са законом. Ово елиминише употребу казни у случају инспекција. Интерни документи (акти, залихе, регистри, разне врсте уговора) могу се разликовати у различитим организацијама, али то није од суштинског значаја.