Кључ успеха било које велике компаније је у координисаном раду: она мора функционисати као јединствени организам. И, наравно, требало би да има тај „орган“, тај систем који гарантује лагодан рад свих запослених, свима њима пружа неопходно. Ово је специјално одељење - АХО. Не знају сви тачно шта се крије иза кратице. А ко је АКСО специјалиста? Сазнајмо даље, представљајући уз посао опис запосленика.
Шта је ахо?
Да бисмо разумели ко је ово, АКСО специјалиста, прво ћемо објаснити читаоцу карактеристике и основне функције на месту рада овог званичника. Скраћеница АКСО је административни одељак. Ствара се у готово свим компанијама где број запослених прелази 100 људи. Одељење се бави набавком потрошног материјала за активности компаније, рачунајући њихове потребе, одговорно је за ред и удобност на радним местима и обезбеђује чистоћу јавних и индустријских просторија компаније.
Ако је корпорација великих размера, АКСО унутар себе је додатно подељен на број јединица:
- планирање и насељавање;
- материјал и ресурси;
- социјални и домаћи.
Главни задаци одељења
Ко је АКСО специјалиста? Службеник који обавља све (или део - у зависности од величине организације) функције административног одељења. А задаци АКСО-а су следећи:
- Куповина, складиштење, достава запосленима разних предмета, материјалних средстава потребних за њихов рад.
- Поправка кварова материјалне имовине компаније, обнова просторија.
- Придржавање прописа и правила заштите од пожара, контрола над запосленима која их прате.
- Одговорност за имовину којом управљају запослени у компанији.
- Потражите компаније које пружају услуге чишћења и комуналних услуга.
- Склапање релевантних уговора и споразума - за Интернет, телефонску комуникацију, одвоз смећа итд.
- Правовремено и потпуно обезбедити запосленима организације материјална средства потребна за њихов рад.
- Праћење стања у радним собама, благовремено уклањање насталих проблема.
- Организовање комфорних услова за опуштање запослених током радног дана.
- Контрола над осигуравањем заштите радних просторија.
Особље одељења
Административно-економски одјел није само водећи специјалиста АКСО-а. Јединица запошљава читав тим запослених - чистаче просторија, инжењере техничке опреме, заштитнике, економисте, возаче, шпедиторе, ормаре, курире, итд.
Величина особља одељења зависи од величине компаније. У просеку, 15 АКСО стручњака на 100 запослених (према упутствима). Ови запослени су подељени у три професионална нивоа:
- Техничари, водоинсталатери, столари, возачи, електричари, гардеробери, инжењери струје, инжењери, секретарице.
- Главни инжењери, администратори, водећи стручњаци, шефови АХО.
- Замјеници директора за АКСО, технички руководиоци, шефови за АХЦ.
Опис посла АКСО стручњака је документ који диктира дужности водећег стручњака, администратора или другог запосленог на руководећој позицији. Прелазимо директно на њу.
Специјалистички захтеви
Опис посла (главни специјалиста АКСО) подуке подразумева бројне захтеве за запосленог. Запослени мора знати:
- Налози, наредбе, решења, други регулаторни и нормативни документи директно везани за његове (специјалистичке) делатности.
- Структура организације која запошљава, права и обавезе запослених.
- Правила и препоруке за сервисирање посетилаца, потрошача.
- Врсте посла и услуга које се пружају.
- Основе економије, управљања кадром, организације рада.
- Основе маркетинга, промоције.
- Распоред, естетски дизајн просторија.
- Основе социјалне психологије.
- Закон о раду.
- Правила и прописи о заштити на раду.
Минимални захтеви за специјалистичку обуку:
- Средње стручно образовање.
- Основно професионално образовање са најмање 2 године искуства у тој специјалности.
За обављање руководећих позиција потребно је најмање 5 година радног искуства у административном одељењу.
Личне квалитете запосленог
Ко је АКСО специјалиста? Запослени са следећим личним особинама:
- Отпорност на стрес.
- Иницијатива.
- Лидерске и организационе вештине.
- Искреност
- Интегритет.
- Способност брзог проналаска излаза из тешких ситуација.
Кључне функције запосленика
Према професионалном стандарду, АКСО специјалиста на свом радном месту обавља следеће главне задатке:
- Обавља пословне активности компаније послодавца.
- Контролише рационалну употребу потрошног материјала и других материјалних вредности.
- Као део своје надлежности, он води евиденцију и такође подноси извештаје о активностима одељења непосредном надзорнику.
Дужности специјалиста
Одговорности специјалиста за АКСО су неуобичајено широке:
- Контролише сигурност материјалних добара.
- Предузима ефикасне мере за спречавање и решавање сукоба у одељењу.
- Разматра потраживања запослених и купаца организације за неквалитетну услугу својих подређених. Спроводи потребне организационе и техничке мере за искорјењивање понављања таквих случајева.
- Контролише правилан дизајн радних просторија, а надгледа и унутрашње и спољно оглашавање - осигурава његово ажурирање, брине се за естетски привлачно стање.
- Осигурава чистоћу и ред како у самој организацији тако и на територијама у близини просторија компаније.
- Надгледа поштовање поправљених радника стандардима заштите на раду, санитарне заштите и заштите од пожара.
- Информише руководство о недостацима у активностима одељења, предлаже начине за њихово искорењивање.
- Прати чистоћу и ред у канцеларијама, организује благовремене поправке намештаја, опреме и простора.
- Организује куповину канцеларијског намештаја, прибора и техничке опреме.
- Организује и контролише активности служби чишћења.
- Организира честитке и запосленима у организацији и њеним клијентима поводом државних празника, рођендана, памтљивих датума.
- Ако послодавац изнајмљује простор, тада ће АКСО специјалиста решити сва питања везана за изнајмљивање.
- Организира правовремену санацију, реконструкцију радних просторија.
- Одговоран за складиштење канцеларијског материјала, опреме, материјала за домаћинство, инвентара. По потреби пружа свим горе наведеним запосленима у организацији.
- Организира оброке за запослене.
- Саставља потребне рачуноводствене и извештајне документе.
Интеракција са другим јединицама
Дужности стручњака АЦХО-а укључују интеракцију са другим одјељењима и службеницима у организацији.
Шеф АХО-а. За питања која захтевају координацију са вишим менаџером.
Све остале структуралне јединице организације. Ево листе питања која треба да примите:
- Апликације за набавку опреме за домаћинство, намештаја, опреме, техничких уређаја, прибора и сл.
- Извештаји о коришћењу обезбеђених материјалних ресурса.
- Пријаве за услуге у домаћинству на конференцијама, семинарима, састанцима итд.
- Примене за поправке разних величина.
- Пријаве за угоститељске раднике.
АКСО, заузврат, свим структурним јединицама организације пружа тражена материјална средства - канцеларијски материјал, намештај, уређаје и тако даље.
Канцеларија за извештавање и рачуноводство. Питања која треба да добијете од АКСО:
- Рачуноводство имовине, пословних трансакција, примљених готовина итд.
- Подаци о кретању финансија.
Одељење за извештавање и рачуноводство пружа следеће:
- Документи са ограничењима ослобађања материјалних ресурса и њихове потрошње од стране структурних јединица.
- Приједлози за продају неискориштених материјалних добара.
- Процена трошкова за одржавање радних просторија, организационих зграда, укључујући и сродну опрему.
- Процена трошкова за куповину намештаја, прибора и материјала, техничке опреме и тако даље.
Правни одсек Питања примања административног одељења:
- Правни савет о питањима од интереса.
- Документи за правно вештачење.
- Одговори на правне захтеве.
Помоћник секретара. Пренос докумената за слање и / или умножавање. Одељење прима допису од секретара на своју адресу.
Права специјалиста
АКСО специјалиста има право:
- Питати структурне одељења компаније за информације о стању просторија и опреме, употреби потрошног материјала.
- Подноси руководиоцу предлога предлоге за побољшање њиховог рада.
- Захтевати од послодавца да осигура нормалне радне услове.
- Доносе одговорне одлуке из своје надлежности.
Одговорност стручњака
Запослени је у потпуности одговоран за:
- Правовремено обезбеђивање организације потребним материјалима, опремом, намештајем итд.
- Чување документације.
- Правовременост и тачност лично написаних извештаја руководству.
- Откривање информација које су пословна тајна послодавца.
- Очување материјалних добара које компанија обезбеђује за радне активности.
- Непоштивање захтева из описа посла.
АКСО специјалиста је одговорно. Заправо, административни и економски одјел одржава угодну радну атмосферу организације, пуноправан рад својих запослених. Понекад могућност нон-стоп рада компаније зависи од АКСО.