У наше време папирологија (управљање документима) постепено прелази из папирног облика у дигитални. С тим у вези, свака модерна образована особа требало би да има представу о концепту „електронског документа“ и карактеристикама његове примене. Испитајмо детаљније ову појаву и открићемо шта је ЕДС.
Како се то зове документ
Пре него што размотримо концепт и структуру „електронског документа“, вредно је подсетити се његовог претходника на папиру.
У ширем смислу ово је име предмета материјалног света, у којем су информације садржане у фиксном облику.
У ужем смислу, документ је медиј информација које потврђују значајне чињенице које су представљене у различитим облицима (текст, слика, звук или видео снимање, као и њихове комбинације). Дизајниран је за чување и пренос података у времену и простору.
Сваки документ има одређене детаље са којима се може идентификовати.
Ако такав медиј садржи неистините податке или када су створене, утврђене законске норме су прекршене, назива се лажним (лажним) и нема правну снагу.
Скуп носилаца поузданих информација назива се документацијом. Она се формира на основу њихове усредсређености на одређено питање, појаву, процес, особу, институцију итд. Сам процес креирања / дизајнирања таквих медија назива се документацијом. Укључени у њега, неопходно је узети у обзир норме важећег законодавства, као и поштивати национална правила за састављање. Такође не заборавите на компетентност преводиоца. Дакле, директор има право да потврди зрелост, али не може да потпише универзитетску диплому. Тачније, може, али такав документ неће имати правну снагу.
Други важан концепт у овој теми је "папирологија". Ово је скуп радова на документовању управљачке активности објекта и на организовању кретања поменутих носача информација.
У различитим историјским периодима, овај процес се одвијао на различитим материјалима. То су биле глинене таблете, камен, папирус, кожа, дрво, кора брезе итд. Постепено су их сви замењивали папирима.
Према врсти носача материјала данас се разликују:
- традиционална папирологија (папир);
- мешовити (папир + електронски рачунарски уређаји);
- електронски (дигитални).
У зависности од њиховог садржаја и сврхе, документи могу обављати бројне функције:
- Легал.
- Менаџерски.
- Друштвени.
- Културни.
- Историјски.
- Информативни.
- Комуникативан.
Развој концепта "електронског документа"
Од проналаска рачунара, човечанство је почело да тражи начин за прелазак на документацију без папира. У СССР-у су већ седамдесетих година двадесетог века почели размишљати о стварању таквог модела канцеларијског рада. Тачно, у то време концепт „електронског документа“ (ЕД) још није постојао. Уместо тога, коришћено је име "медијум који је читљив на машини".
До средине осамдесетих таква технологија још није у потпуности развијена. Али у то време је садржај појма „електронски документ“ већ био одређен у законодавству. Тачно, тада су је још називали и „машински читљивом“. У ГОСТ-у 1984, то је био назив документа погодног за аутоматско читање података који се налазе у њему.
С почетком раширене информатизације деведесетих и две хиљаде, овај концепт је постепено попримао данашње значење.
Који се документ данас назива "електронским"
Савремени концепт „електронског документа“ има неколико начина тумачења који се одражавају на законодавни оквир. Међутим, сви су блиски у свом разумевању суштине овог феномена и захтевају присуство таквих компоненти:
- дигитални облик снимања;
- чување података на електронским медијима са могућношћу да их човек чита и разуме.
На основу тога може се дати општа дефиниција концепта који се разматра.
Електронски документ је документ чија се информација (укључујући детаље) биљежи у облику дигиталних података. На пример, као скуп знакова, звукова, слика или њихових комбинација.
ЕД се може креирати, сачувати, пренијети и трансформисати помоћу дигиталних средстава у визуелни облик разумљив људима.
Предност таквог документа
Попут свог папира на папиру, ЕД обавља исти скуп функција. Међутим, има низ својстава која га чине перспективнијим носачем података:
- Информације снимљене у електроничком облику лако се и брзо уређују.
- Такви документи се теоретски могу вечно чувати.
- ЕД технологија поједностављује, убрзава и смањује трошкове процеса папирологије.
- Такви документи се могу потписивати и слати на даљину, без губљења времена на личне састанке.
- Брзо можете добити потребан број инстанци ЕД. Штавише, сви ће имати правну снагу.
Својства ЕД. Метаподаци
Концепт "електронског документа" карактеришу три својства:
- Садржај су његове текстуалне, графичке или звучне компоненте.
- Контекст је информација о односу документованих података са другим ЕД, физичким или правним лицима.
- Структура електронског документа је унутрашња и екстерна. У првом случају говоримо директно о садржају ЕД-а. У другом - о окружењу у којем постоји (медијум за складиштење, формат саме датотеке итд.)
Концепт "електронског документа" дефинисан је његовим метаподацима. Ово је назив информација о свим својствима ЕД, као и о његовој друштвеној сигурности.
Метаподаци су саставни дио процеса складиштења било којег електронског документа. Садрже елементе правних, пословних, организационих и процедуралних доказа о интегритету ЕД, као и његове аутентичности.
Детали ЕД
Други важан аспект концепта "електронског документа" - детаљи. Ово је врста аналогног листа с подацима који садржи све информације о стварању ЕД-а.
Они укључују:
- Назив електронског документа.
- Датум и место састављања, као и сва издања (ако постоје).
- Подаци о преводиоцу или преводиоцима ЕД.
- Информације о нивоу заштите документа.
- Подаци који ће омогућити да се утврди аутентичност, аутентичност и поузданост електронског дигиталног потписа ЕД.
- Подаци о програмима потребним за отварање овог документа. Ради се о његовом формату. Компјутерска пиратерија успева данас у домаћем простору. С тим у вези, већина корисника рачунара користи нелиценцирани софтвер и не сумњају да сви вољени .доц, .клс и .ппт подржавају плаћени Мицрософт Оффице програми. У нормалним условима морате платити за њихово коришћење, а не преузимати хакиране верзије. Зато је данас најкоришћенији, универзални и, што је најважније, бесплатни ЕД формат у свету .одт. Његова је популарност чак и натерала да Мицрософт угради могућност читања у свој софтвер. Међу главним предностима овог формата је комбинација могућности таквих програма као што су Ворд, Екцел, ПоверПоинт.
- Дигитални потпис.
Дигитални потпис
Као што је већ споменуто, једна од најважнијих компоненти концепта „електронског документа“ су реквизити. Конкретно дигитални потпис, који се са енглеског преводи као "дигитални потпис".
То је назив начина посматрања ЕД-а, који се добија као резултат криптографске претворбе низа електронских података.Овај потпис вам омогућава да идентификујете особу која га је ставила, као и да потврдите интегритет целог документа.
Према важећем закону, у већини модерних земаља ЕДС се изједначава са „мокрим“ потписом на папиру.
Важно је напоменути нераскидиву везу између концепта "електронског документа" и дигиталног потписа. Уосталом, присуство друге даје прву правну снагу.
Сваки ЕДС поседује лични сертификовани кључ, који представља јединствени низ цифара величине 264 бита. Да бисте га постигли, потребно је да се обратите специјализованој компанији, којих данас има доста. Вриједно је запамтити да електронски дигитални потпис има одређени датум истека, као и различите нивое сигурности.
Када региструје електронски дигитални потпис, исти се појединачни кључ бележи на флеш уређају свог купца. Ради само у тандему с јавним кључем - другим програмом који други и трећи користе за аутентификацију дигиталног потписа у примљеним документима.
Подаци су у дигиталном сертификату који садржи податке о власнику, његов матични број (да се не меша са приватним кључем) и трајање дигиталног потписа.
Помоћу електронског дигиталног потписа можете на даљину предати документе универзитетима (понекад чак и страним), обављати банкарске трансакције, плаћати порез и неке услуге државних органа општинских организација.
Међутим, постоје бројни случајеви када се електронски документ и потпис на њему не сматрају легитимним. На пример, добијање потврде о наслеђивању или издавање миграционих докумената.
Врсте електронских докумената
Тренутно је далеко од једне класификације ЕД. Међутим, најчешће су такви документи подељени у врсте у следећим категоријама:
- Врста садржаја: текст, графика, звук, анимација и мултимедијални ЕД.
- Ниво приступачности: отворен и скривен. Документи прве врсте не садрже ништа тајно, због чега су у јавном власништву и могу их читати сви. Ово су технички подаци о уређајима или саставу производа, уговорима о лиценцирању, ценовницима итд. Скривене ЕД-ове може читати само уски круг људи. Обично садрже информације које представљају комерцијалне или чак државне тајне. То може бити карта локације тајних војних јединица, цртежи патентираног уређаја или састав дроге, подаци о банковном рачуну физичког или правног лица итд.
- Присуство / одсуство електронског дигиталног потписа (ЕДС). Законитост / незаконитост документа зависи од тога.
- Став према одређеној индустрији. Истакнути су опште прихваћени електронски документи (облик и садржај су исти за све области примене) и уско специјализовани.
Знакови ЕД
Размотривши концепт и врсте електронског документа, вриједно је обратити пажњу на његове карактеристике. Они разликују ЕД од других предмета материјалног света.
- Семантика садржаја. Било који документ ове врсте нужно има смисла и није случајни скуп слика, звукова или симбола.
- Стабилан материјални облик.
- Потпуност и интегритет.
- Фокусирајте се на апликацију за друштвену комуникацију.
Правни аспект
Узимајући у обзир својства, детаље, атрибуте, концепт електронског документа, структуре, као и његове врсте, вриједно је пажљивије испитати правну страну овог питања.
Ако је ЕД састављен у складу са свим законским нормама, а њен потпис има све потребне потврде, онда има правну снагу једнаку свом папирологу.
Наравно, у свакој држави правна регулатива концепта "електронског документа" је нешто другачија, али то су ситнице.Генерално, законодавство различитих земаља подједнако је лојално ЕД-у, јер је данас овакав канцеларијски посао одавно достигао међународни ниво. С тим у вези се добија парадокс. Нека овлаштења су више забринута за спољно управљање електронским документима. Истовремено, она може бити готово неразвијена у држави. Ево једног претераног аналога нивоа савремене рачунарске писмености. Са њим човек зна како да инсталира разне апликације на Андроид, али не зна основне принципе рада са Екел таблицама.
Карактеристике дигиталног канцеларијског рада
У поређењу са папиром, дигитални канцеларијски посао има неколико значајних предности:
- Омогућава оперативну регистрацију, рачуноводство, складиштење и приступ електронским документима.
- Захтева мање финансирања.
- Потребно је минимално подручје за смештај архиве. У ствари, сва документација за велико предузеће смештена је на чврсти диск у џепу вреће.
- Помоћу електроничког свештеничког рада смањују се непродукцијски трошкови времена запослених.
- Брзина ширења података међу широким кругом корисника расте.
- ЕД може да садржи не само текст и слике, већ и мултимедијалне информације. А ово је веома важно ако је рад предузећа повезан са приватним презентацијским догађајима.
Вреди напоменути да је употреба папирних докумената често дозвољена у електроничком канцеларијском раду. Међутим, приоритет у овом случају је управо ЕД.
Већина приватних и јавних организација на свету данас имају за циљ постепено уклањање папирне документације из папирологије. Али чак и у високо развијеним земљама то је још далеко. Уосталом, ово је веома дуг и скуп процес.
Испитали смо концепте електронског документа и електронског управљања документима, поређали све нијансе издања. Надамо се да су вам информације биле корисне.