Свака компанија у процесу функционисања приморана је да припреми огроман број докумената. Они се односе на изабрани порески режим, запослене или сарадњу са главним добављачима. Да би сваки запослени у предузећу могао да пронађе потребну документацију, захтева компетентно и структуирано складиштење. Многи документи морају бити у предузећу више од 75 година, јер садрже податке о запосленима у предузећу. Стога је потребно компетентно архивирање докумената у организацији. Ако је компанија велика, препоручљиво је да креирате сопствену потпуну архиву. Али у малим организацијама папири се једноставно чувају у посебном ормару.
Правила архивирања
Архивирање докумената је обавезан поступак за свако предузеће, што је назначено одредбама Савезног закона бр. 125. У малим предузећима све потребне радње обавља секретар, али у великим организацијама одвојено запослено лице се бави архивирањем.
Именовани запослени мора да познаје захтеве закона који се тичу архивирања кадровских докумената у организацији и такође мора разумети периоде задржавања различитих докумената. За то се покрећу посебни радови за различите радове. Документација у вези са особљем компаније треба да се чува најмање 50 година ако су папири настали након 2003. године, а ако организација има документа формирана пре 2003. године, онда се морају чувати 75 година.
Нијансе креирања архиве
У великим предузећима се током пословања генерише огроман број докумената, па се чувају у посебној просторији која се зове архива. Представља га засебна структурална јединица, а током њеног стварања управа доноси посебан Правилник, који је локални регулаторни акт компаније.
У овој уредби су дата основна правила за архивирање докумената у организацији, као и одговорност службеника који су укључени у овај поступак за откривене различите повреде.
Правила обраде
Током архивирања докумената у организацији именовани одговорни радник треба да узме у обзир следећа правила:
- документација се преноси у архиву само инвентаром;
- ако се папири уносе у рад било ког запосленог, важно је узети у обзир захтеве посебних смерница како би у будућности било лако пронаћи прави документ;
- свако одељење компаније мора да преда документа на чување одговорном лицу у роковима утврђеним законом;
- ако је из различитих разлога распоред кршен, на основу којег се различита документација преноси у архиву, службеник мора о томе обавестити шефа предузећа.
Писменост састављања архиве зависи од исправности овог поступка.
Циљ процеса
Архивирање докумената у организацији потребно је да се оптимизира сва документација, као и њено компетентно складиштење. Ако постоји добро структуирана архива, било који запослени у компанији, ако је потребно, моћи ће да пронађе различите документе који се односе на особље, различита наређења или друге колеге.
Компаније се све чешће прелазе на електронско управљање документима, па се сви документи чувају у рачунару, за који се формира електронска верзија архиве.Али то узима у обзир да документи имају правну снагу само ако постоји формат папира, па електронско складиштење докумената делује само као додатак стандардној архиви.
Поступак архивирања
Процедура за архивирање докумената је иста за све компаније, али свака организација може извршити своја прилагођавања. Стандардни поступак је подељен на следеће кораке:
- У почетку су истакнуте карактеристике докумената који се припремају за слање у архиву;
- ако је потребно, спроводе се додатне акције, које укључују слагање папира или уношење различитих додатака;
- документи се прилагођавају, што омогућава да се у будућности лако нађу потребни папири у укупној маси документације;
- непотребни документи се уништавају на законит начин, јер не представљају никакву вредност за рад предузећа;
- документи се систематизирају, након чега се шиве према врсти;
- радови су подељени у следеће врсте: рачуноводство, особље или менаџмент;
- ако је немогуће класификовати било који рад као горњи тип, они се комбинују и уносе у посебан случај;
- сваки печат се ставља печатом организације, као и потписом овлашћеног радника;
- за сваки случај формира се попис који садржи информације о томе који се документи налазе у одређеној мапи;
- израђују се каталози случајева сортирани по врсти;
- сви правилно припремљени предмети шаљу се на чување у архиву, која се обично представља као посебна просторија, у којој постоји велики број згодних регала.
Поступак спроводи само овлашћено лице, које је шеф организације обвезао потребним овлашћењима. Ако су кршена било која правила за архивирање докумената или је документација у потпуности изгубљена, тада је овај запослени у предузећу одговоран за утврђене повреде.
Значајке састављања номенклатуре
Ако компанија има заиста пуно папира, онда се приликом архивирања докумената у организацији саставља номенклатура предмета. Уз његову помоћ у будућности ће се лако наћи права ствар међу бројним мапама.
Приликом састављања листе случајева треба навести следеће податке:
- индекс одређеног случаја, представљен додељеним условним бројем, при чему је први део тог броја одељак одељења одакле су примљени документи;
- назив случаја;
- број папира сачуваних у мапи;
- период током кога се ти документи требају чувати на основу законских захтева;
- различите напомене које остави одговорна особа, на пример, можете навести да одређени случај има додатну електронску верзију.
У малим организацијама, где се не превише документа годишње пребаци у архиву, номенклатура предмета се не може саставити.
Правила за објављивање „Уредбе о архиви“
У великим компанијама архива је представљена у посебној просторији, у којој је дужи временски период чуван огроман број датотека и докумената. Истовремено, организација запошљава стручњака који се искључиво бави архивирањем докумената. Да би се његов рад јасно регулисао, руководиоци предузећа често објављују и обједињују посебан „Правилник о архиви“. Правила за његову употребу укључују:
- назначено је коју врсту посла треба да обавља одговорно лице;
- дата су правила за пренос докумената из различитих одељења у архиву;
- наводи правила за регистрацију инвентара и номенклатуре предмета;
- уносе се подаци о исправној припреми радова који се преносе у архиву;
- назначено је да постављени радник треба да буде укључен у усклађивање састава докумената, као и њихово извршење.
Ако запослени у архиви утврди да у документацији има било каквих кршења, папири се шаљу на ревизију одговарајућем одељењу компаније. Ако нема грешака или недостатака, папири се прихватају за шивење. Ако је информације тешко прочитати, прави се копија документа.
Архивски захтеви
Свака компанија треба да узме у обзир основне захтеве за исправно архивирање докумената у организацији. Водење евиденције треба да подлеже основним условима закона. У великим предузећима архив је представљен засебном просторијом, која мора бити заштићена од запослених у компанији или од неовлашћених лица. Због тога се током стварања ове јединице узимају у обзир следећи захтеви:
- просторије морају бити изоловане од других одељења и канцеларија;
- успоставља ватру и протупровални аларм;
- величина ове собе зависи од тога колико се документа сваке године пренесе у архиву;
- у соби се постављају посебни дуги регали, па је препоручљиво одабрати металне конструкције;
- између регала постоји удаљеност која не може бити мања од 75 цм;
- дужина полица може бити различита и зависи од висине плафона;
- Уз то су у соби уграђени посебни сефови у којима су смештени највреднији и најзначајнији документи.
У свакој компанији површина одабраних просторија може бити потпуно различита, јер се за то узимају у обзир различити фактори.
Како су ствари правилно припремљене?
Архивирање рачуноводствених докумената је дозвољено само након компетентне прелиминарне припреме ове документације. Стога, пре слања овог или оног папира у архиву, морате извршити следеће кораке:
- у почетку одговорна особа мора осигурати да истински пренесена документација није потребна у току обављања текућих активности компаније;
- опис докумената и директни случај је направљен;
- врши се испитивање како би се утврдило да су документација и случајеви заиста вредни, па се морају складиштити у предузећу одређено време;
- ако је потребно, документи се подносе, копирају или прилагођавају и тек потом преносе у архиву.
Налози који се односе на запослене запосленике и имају различите периоде складиштења треба да се утврде за различите случајеве, јер ако се мешају, онда може доћи до забуне током уништавања одређених папира.
Нијансе рада са упитима
Архивирање кадровских докумената и осталих папира који се формирају током рада организације обавља одговорни радник који за своје активности прима одређену плату. Ако шеф или други запослени у компанији морају да проуче било који документ доступан у архиви, они морају да поднесу посебан захтев именованој особи.
Подаци из архиве издају се у облику архивске потврде, копије или извода. Цертификат је представљен документом који садржи архивске податке о траженом предмету.
Архивирана копија представљена је репродукцијом текста или слике из документа чуваног у архиви. Уз то, пружа податке о претраживању.
Екстракт вербатим репродукује само одређени део документације. Да бисте то учинили, запослени који подноси захтев мора навести о којим конкретним информацијама је потребно издати.
Закључак
Многи документи створени током рада компаније морају се чувати током дужег временског периода. Да би се створили оптимални услови, у предузећу се ствара архива коју ће представити посебна структурна јединица. Поред тога, поставља се одговорно лице које је одговорно за прихватање документације у архиву. Исти специјалиста одговара на захтеве других запослених и менаџера.
Приликом архивирања документације морају се узети у обзир одређена правила и захтеви који вам омогућавају да правилно структурирате папир, као и да им омогућите идеалне услове за чување.