Начини плаћања представљени су у примарној рачуноводственој документацији коју мора саставити сваки предузетник или менаџер предузећа, уколико су активности компаније повезане са употребом аутомобила. Ако је компанија власник аутомобила, онда су токови који потврђују могућност коришћења возила у процесу пословања. Ако аутомобил припада запосленом, онда вам листови омогућавају да одредите оптимални износ надокнаде за коришћење аутомобила у службене сврхе. Испуњавање путног рачуна важан је процес, јер се током поступка не могу учинити озбиљне грешке. Процес спроводе службеници компаније.
Концепт и потреба за тоновима
Они су примарни документи који потврђују употребу машине за предузеће. Садрже важне информације о директном возилу, возачу и компанији. Ове исправе могу да провере инспекција рада, порески инспектори или саобраћајна полиција, тако да службеници предузећа морају узети у обзир правила за попуњавање путних листића. Они ће помоћи да се избегну различита кршења и грешке.
Ако инспектори пронађу нетачне податке и грешке, то ће постати основа за изрицање великих новчаних казни.
Зашто се користи?
Попуњавање теретних листића врши свака организација, што је на овај или онај начин повезано с потребом коришћења возила. Користећи овај документ, можете постићи неколико циљева одједном, који укључују:
- кретање аутомобила се прати током радног дана;
- на основу овог документа израчунава се зарада возача;
- фиксни износ новца који се троши на гориво и мазива;
- амортизација се правилно израчунава на коришћеној имовини;
- укупни трошкови за аутомобил се узимају у обзир.
Уз то, возачу је потребна теретна листа за представљање саобраћајном полицајцу, јер управо он потврђује легалност превоза робе или путника. Он делује као доказ да је возило у оптималном стању и да је одређени грађанин службени возач. Ако се приликом провјере утврде грешке у документу или се уопште не откаже товарна листа, возач ће одговарати на основу чл. 12.13 Административни законик.
Функције документа
Попуњавање путног рачуна сматра се прилично једноставним процесом. Свака компанија самостално бира да ли ће користити јединствени образац или ће се развити јединствени облик овог документа, који је садржан у интерној регулативној документацији организације.
Ако се компанија специјализовала за превоз људи или робе, тада би поступак обрачуна аутомобила требало спровести само на посебно одобреном обрасцу. Ко треба да изда упутства возачима? Процес врши искључиво послодавац који припрема и испуњава овај документ. Обично директор компаније издаје налог којим именује одговорну особу. То је запослени у компанији који је укључен у креирање, пуњење и преношење летака возачима.
Карактеристике попуњавања документа укључују:
- лист се исписује искључиво када аутомобил користите у пословне сврхе;
- није важно из којег разлога власник компаније користи одређено возило, тако да аутомобил може бити у власништву компаније на основу власништва или закупа;
- максимални рок важења документа је 30 дана;
- дозвољено је да се напише за један дан или чак за једно путовање.
Према новим правилима која су на снази у 2018. години, дозвољено је продужити рок важења листа.
Врсте докумената
Правила за попуњавање путних рачуна могу се мало разликовати овисно о разноликости овог документа. Свака врста возила користи свој тип летака. Због тога постоје теретнице за следећа возила:
- Камиони
- аутомобили;
- специјални превоз;
- такси, који може бити аутомобил или камион;
- аутобуси који могу бити намењени за јавни путнички саобраћај или друге сврхе.
За свако возило користи се одговарајући образац. Ако се организација самостално бави развојем документације, тада се одабрани образац фиксира у посебном часопису.
Нијансе пуњења
Поступак попуњавања путних рачуна одређује се појединачно у свакој компанији. За то се најчешће користе следећа правила и функције:
- диспечер се поставља по налогу шефа компаније, који саставља путне таблице за сваки аутомобил који запослени користе у обављању радних обавеза;
- ако је компанија мала, документацију често попуњава непосредни возач аутомобила, али они уносе податке само у једном делу обрасца, који се односи на пређену километражу аутомобила, за коју се узимају у обзир показатељи бројача километара;
- дозвољено је унос података за употребу посебног програма са којим су сакривени додатни делови документа;
- Пре слања аутомобила на лет, одговорни радник компаније мора да се увери да је возило у оптималном стању;
- пре лета чак и возачи морају проћи лекарски преглед којим се потврђује да грађани могу да возе.
Након лета, лист се враћа назад диспечеру. Чим документ истекне, он се преноси на чување у архиву компаније на 5 година. За грешке и кршење одговорности воде лидери организације.
Пример попуњавања путног рачуна може се наћи у наставку.
Које су информације укључене?
Пуњење путног рачуна аутомобила или камиона треба да обавља овлашћени радник компаније. Прво мора да разуме правила овог процеса. Обавезни детаљи приликом попуњавања путног рачуна представљени су са следећим информацијама:
- назив документа;
- његов број;
- рок важења;
- податке о власнику аутомобила;
- тип и марка машине;
- регистарски бројеви аутомобила;
- показивачи бројача километара и уклањају се када аутомобил напусти предузеће, као и приликом слања возила у гаражу;
- тачно време поласка и доласка;
- информације о одговорном запосленом у компанији, који ставља аутомобил у ред и саставља путне рачуне;
- информације о возачу;
- време и датум полагања лекарског прегледа возача;
- податке о медицинском службенику који обавља преглед;
- ознаку времена и датума техничког прегледа аутомобила и поступак се може извршити директно у организацији, ако постоји потребна опрема и релевантни стручњаци;
- информације о механичарима који су обавили преглед.
Дозвољено је уношење других података у документ. То је могуће ако организација користи сопствени товарни лист.
Које информације нису обавезне?
Поступак попуњавања путног рачуна може се мало разликовати од компаније до компаније. Следеће тачке су узете у обзир:
- Не захтева присуство компаније на штампаном листу с детаљима;
- посебно треба обратити пажњу на проучавање техничког стања аутомобила;
- јединствени облик овог документа је укинут законом;
- нема потребе да се у тексту наводи маршрута, јер су потребни само подаци представљени одометром.
У пракси, саобраћајна полиција или запослени у другим инспекцијским органима често верују да је недостатак информација о рути озбиљан прекршај, па возачи и власници компанија сносе одговорност. У овом случају морате ићи на суд да бисте оспорили велике новчане казне. Да бисте избегли такве непријатне ситуације, препоручује се да у текст документа директно напишете која је крајња тачка руте.
Нијансе употребе документа
Пуњење путног рачуна камиона или другог превоза обавезан је поступак за сваку компанију која користи различите машине за радне активности. Коришћење овог документа има следеће карактеристике:
- Образац 4-Ц примењује се уколико се за израчунавање зарада возача користе индикатори радног дела;
- ако се користе плате засноване на времену, креира се товарна листа у облику 4-П;
- поред овог документа возачи морају да имају пратећу документацију обезбеђену теретницом за превезену робу;
- документ издаје искључиво одговорно лице које ради у одређеној смени;
- на документу морају бити обележени механичар који проверава техничко стање машине, медицински радник који обавља медицински преглед, диспечер који шаље аутомобил на лет, као и директни возач.
Свака теретница треба бити доступна у свакој компанији у оптималној количини.
Период задржавања документа
Предузећа морају да чувају своје путне листове најмање 5 година, што је прописано наредбом Министарства саобраћаја бр. 152 и савезним законом 402.
Ако се приликом попуњавања путног рачуна направе озбиљне грешке или кршења, документ је неважећи, па се не може користити у било коју сврху. Одговорност за такве грешке сносе службеници који испуњавају документацију, као и директни менаџер компаније.
Како развити властити облик?
Нису све компаније радије да користе јединствене обрасце, па више воле да развијају сопствене форме документа. За то је дозвољено користити било коју структуру, као и укључити различите тачке у документ.
Али приликом формирања новог обрасца узима се у обзир да у текст треба укључити обавезне детаље. Без њих се терет лако препознаје као неважећи, па га неће бити могуће користити у било коју сврху.
Након израде обрасца, потребно је да његов узорак буде пренесен Федералној пореској служби по месту регистрације. У овом случају, могуће је у будућности избећи проблеме око прерасподјеле трошкова на путним рачунима на трошкове предузећа.
Одговорност за недостатак документа
Ако се возач креће путевима без потребног скупа докумената, који укључују товарне листиће, то је значајна повреда. Саобраћајна полиција довела га је до административне одговорности, па ће морати да плати казну од 500 рубаља.
Правна лица са таквим кршењима платиће казну у износу од 100 хиљада рубаља. Исте казне важе за фирме које превозе људе или робу електричним превозом.
Остале карактеристике
При попуњавању товарног рачуна аутобуса или другог превоза узимају се у обзир и остале нијансе:
- није неопходно саставити терет ако се користи унајмљени аутомобил, али уз његову помоћ могуће је узети у обзир трошкове горива и мазива у трошковима компаније;
- један летак се саставља за једно путовање, али његов рок важења може варирати од 1 до 30 дана;
- није дозвољено делимично попуњавање документације, у противном такав документ ће бити проглашен неважећим.
Одговорно лице које је именовано за диспечера мора прво да прође посебне курсеве који му омогућавају да разуме правила за састављање основне документације које мора имати сваки возач компаније. Уз то, возач мора да има потврду о лекарском прегледу пре лета.
Закључак
Путни рачуни су важни документи у било којој компанији специјализованој за превоз робе или људи. Састављају их посебни запосленици предузећа именовани на радно место издавањем налога од стране менаџмента организације.
Свака фирма може развити властити облик документације, али на обрасцу морају бити наведени неки обавезни детаљи. Ако се открију грешке или кршења, лист ће се сматрати неважећим или ништетним.