Планирање набавке робе једна је од најважнијих фаза у раду било које савремене институције или предузећа. Намењен је формирању припремне документације ако је потребно за куповину производа, наручивање радова, услуга. Најрелевантнија област за општине, државне компаније. Развијено је неколико метода планирања које се сматрају делом специјализованих едукативних курсева. Наравно, теоријски прорачуни су применљиви у пракси, обим њихове примене је изузетно широк. То се у великој мери односи на захтеве важећег законодавства о оправданости преузимања општина и државних агенција.
Почетак без грешака је кључ успеха
Тренутно се спроводи планирање набавки у складу са савезним законом 44. Овај документ је на савезном нивоу прогласио колико је важан поступак израде плана. Захтеви за нацрт аквизиције први пут су се појавили 2013. године и од тада поједине институције дефинитивно нису постале једноставније да их примене. Законски стандарди који су релевантни за наше дане захтијевају да планирате аквизиције у строгом складу са законима, пажљиво документујући сваки корак, било који поступак.
Организација набавке, израда плана задаци су који се са неизбежношћу закона решавају у наше време модернијим методама. Ово омогућава да се већа економска ефикасност резултата придржава утврђених стандарда. Систем планирања набавки је кључ за позитиван резултат целог догађаја. Потребе су важне за анализу, имајући у виду износ средстава додељених предузећу. Наравно, најбоља опција је расподјела финансијских маса у износима које одређена институција захтијева за провођење свих планираних трансакција, али прорачунска ограничења ријетко омогућују остваривање 100%.
Уради то како треба
Успут, релевантност и сложеност питања планирања планова за набавку, израде пројеката већ је видљива из мноштва специјализованих публикација које су недавно објављене, а откривају различите суптилне аспекте и нијансе проблема. Много је последица тешке економске ситуације у земљи, на основу које се захтеви закона пооштравају, као и праћења њиховог поштивања. Постоји позитивна страна: могуће је ефикасно спречити злоупотребу, корупцијску компоненту и неефикасно расипање буџетских уштеда.
Годишње планирање набавки је најчешћа опција. Неће бити сувишно да се планови праве током дужег периода (петогодишњи план), али они се формирају само у општим условима. Постоје краткорочни планови (на пример, за месец дана), али они одражавају само тренутне потребе предузећа. Годишњи план није само списак потребних аквизиција, већ и документ који показује изгледе институције, њену стратегију развоја и побољшање процеса рада. Плану се често прилаже објашњење које оправдава потребу за сваком од наведених ставки. Ово помаже у спречавању сумње на злоупотребе и доказује потребу за расподелу средстава.
Главни циљеви: рашчлањивање примера набавки
Планирање, набавка могу бити подручје одговорности које компанија занемарује.У таквој ситуацији, квалитет услуге пружене као резултат рада институције производа биће прилично низак, а услови продужени. Ако није било могуће правилно одредити цену уговора, испланирати аквизицију, постоји могућност неефикасног трошења средстава, што се може сматрати прекршајем са последицама које су уследиле.
Општинско планирање набавки помаже у спречавању непредвиђених отказа. Иницијатор блока трансакција може бити контролни орган, извођач или сама институција, који је изненада нашао грешку и, самим тим, био присиљен да споразумно прекине сарадњу. То доводи до привремених губитака, финансијских. Купац који је погрешно завршио поступак набавке може се суочити са казнама. Конкретно, из постојећих закона произилази да је службеник који је неодговорно погрешно изабрао метод набавке приморан да одговори: казна достиже 50 000 рубаља.
Један по један
У савременим предузећима планирање набавки се врши систематским приступом проблему користећи ефикасне електронске, рачунарске и софтверске системе. То умањује вероватноћу људске грешке. Секвенција операција је формирање плана, његова координација са вишим властима, спровођење плана. Већ у припремној фази, потребно је оправдати све планиране операције, верификовати поштовање циљева постављених за институцију и нормализовати набавку. Ово последње укључује контролу квалитета купљеног производа, наручене услуге у складу са тренутним захтевима, очекиваним квалитетима потрошача. У фази плана анализира се потребна количина производа и гранична цена по којој се може купити.
Менаџмент планирања набавке укључује организовање јавне расправе о догађају. Ово се посебно односи на бројне трансакције за које је у законима прописано објављивање. Постоје такви догађаји које је без прелиминарног јавног истраживања са проценом резултата једноставно немогуће провести. Тренутно се за организовање таквог корака активно користе најсавременија средства и методе комуникације, техничка решења и информационе технологије.
Радима нема краја!
Планирање државне и општинске набавке укључује формирање распореда, плана набавки. Друга врста документације представљена је 2016. године. Први се вежбао раније, облик му је остао непромењен неколико година. Распоред се формира за годину. План набавке састављен је за просечан рок и укључује све називе производа који су потребни институцији и који су купљени од добављача. Обично такав документ покрива трогодишњи временски период, јер се управо за тај период формира буџет.
Планирање јавних набавки је посебно тешко питање. Потребно је усредсредити се на савезни закон усвојен 2011. године под бројем 223. Изјавио је могућности израде флексибилног плана који ће обухватати период од дванаест месеци. Неке куповине не морају да буду оправдане. Ово се односи на листу која спада у стандарде другог дела петнаестог члана раније поменутог 44. савезног закона. Запослени у јавном сектору имају право да ускладе планове у складу са потребама. Не постоји временско ограничење или разлог.
Све по плану
Набавка у планирању буџета у графичком формату укључује употребу документације која је израђена током трогодишњег периода и која описује основне потребе институције као основе.Не може свако правно лице од првог тренутка успешно формирати такав план набавки који се може преточити у стварност, па је законом предвиђена могућност прилагођавања оним документима који су већ објављени путем специјализованог информационог система.
Често се морају извршити промене пошто се открију потребе за добрима које нису могле бити раније идентификоване. Кроз електронски буџет планирање набавки је прилично флексибилан процес, можете додати нове ставке, посебно ако су финансијске могућности за њихову примену последица уштеде на тендерима који су већ прошли до времена прилагођавања. Измене се могу извршити када су подстакнуте резултатима јавне расправе, ако је организована тако да испуњава захтеве закона.
Логистика набавке
Да би се осигурало да је планирање набавки (електронски буџет, који се спроводи кроз савремене софтверске производе, пружа значајну помоћ стручњацима), што је могуће ефикасније, организујте догађаје, узимајући у обзир захтеве логистике. Приликом израде плана морате се водити према потребама предузећа, трошковима повезаним са радним процесима, складишним просторима расположивим за употребу. Улога и количина материјала потребног за производни процес, и време у коме се треба испоручити играју улогу. Да бисте успели, морате да узмете у обзир ресурсе добављача, способност да организујете сопствену производњу неких потрошних материјала који се примењују у производњи коначног производа, пружање услуга.
Формирање, узимајући у обзир цео одређени план набавке у планирању буџета у односу на државне и приватне компаније, омогућава вам успостављање процеса рада без застоја и финансијских губитака због вишка набавке, оштећења потрошног материјала. Да бисте идентификовали колико је материјала потребно (наиме, овај индикатор је основа за израчунавање већине осталих), потребно је савладати неколико стандардних метода прорачуна. Да бисте их применили у одређеној компанији, прво морате прикупити најцјеловитију базу података о ранијој употреби сличних сировина у индустрији.
Колико је потребно?
Једна од метода планирања набавке је процена количине производа који треба да се произведе, на основу потребе купца за тим. Знајући колико је потражња за производом у овом тренутку значајна, може се сразмерно израчунати колико ће сировина бити потребно. Да бисте поједноставили спискове обрасца за израчунавање производа, материјала, узмите у обзир време потребно за испоруку различитих предмета, трајање складиштења. Ако се неки потрошни материјал може произвести самостално, морате унапред израчунати колико су велики временски трошкови.
Знајући временске интервале, они процењују бруто потребе за позицијама добијеним од добављача, које су произвели сами. На основу њега, нето потражња се утврђује анализом постојећих залиха, наруџби и планираним количинама производње. Међу наруџбама могу бити и оне које су раније направљене за претходну серију робе. При планирању новог производног циклуса не морају се узимати у обзир.
Флуктуације потражње
Ова метода планирања куповине је релевантна када се интерес потрошача може описати таласном картом са елементима који се понављају. Да би се постигло изглађивање, потребно је проценити колико је стварна потрошња производа у протеклом временском периоду, идентификовати однос са претходно израчунатим показатељима за то. За нови период, прогноза је показатељ који се израчунава за претходни временски период, а коме се додаје корективна вредност - количина робе помножена са коефицијентом значајности.
Алтернативна опција
Друга метода планирања набавки је детерминистичка.На то прибегавају када се зна колико времена треба да се изврши наруџба, колико материјала је потребно за то, у којем времену ће се испоручити потрошни материјал.
Понекад је стохастички приступ најпримеренији у пракси. Основа за прорачун су методе статистике, математике. Помоћу специјализованих формула можете проценити шта се очекује за производом и на основу овог плана набавити потрошни материјал.
Користећи прикупљено искуство особља, можете имплементирати хеуристички приступ планирању набавки.
За све је време
Планирање јавних набавки, приватно, укључује доступност најпотпуније информације о производном процесу и резултату његове примене. Потребно је аналитичарима омогућити приступ тачним информацијама о кретању потрошног материјала, компоненти, резервних делова. Требало би да постоје подаци о свим фазама од тренутка истраживања тржишта набавке до пријема купљеног у складиште.
Да би систем набавке логистике добро функционисао, морате знати који се материјали користе у процесу производње. Формирање плана набавки укључује координирану интеракцију различитих људи запослених у предузећу. Планирање јавних набавки (и подједнако у приватним компанијама) присиљава на успостављање међусобних односа између различитих одељења, одељења, огранака правног лица. Само пажљиво организована интеракција омогућава нам гарантовање исправности израчуна, анализа и избора у корист оптималног начина формирања набавки. Заједнички рад омогућава вам да одлучите у корист најбоље цене цена, закључите профитабилан уговор са добављачем и пратите количину улазних, расположивих, потрошених сировина. Логистика укључује контролу времена испоруке, пласмана сировина унутар складишних територија.
Ништа више
Организацијом логистике набавки, можете постићи минимални инвентар у складишту уз непрекидно снабдевање потрошним материјалом за процес производње. Да би планирање било ефикасно, потребно је прецизно формулисати која се одређена радна места траже и у којој мери, у ком временском периоду би требало да буду тачно на располагању радионицама и колико су велике могућности познатих добављача. Логистичари процењују тренутне могућности складишта, осмишљавају начине организовања процеса производње потрошног материјала користећи сопствене капацитете.
Купујемо паметно
На много начина, планирање набавки уско је повезано са одабиром одређеног формата за сарадњу са добављачима. У последње време најраспрострањенија опција је спровођење тендера. Једнако је применљиво на државна предузећа, институције и када добављача тражи приватни трговац. Концепт тендера ушао је у економију дуго времена. Организација надметања је одговорност купца, објављивање конкурентских услова за испоруку производа, пружање услуга. У оквиру аукције они који желе могу да конкуришу за право закључивања уговора са купцем под раније најављеним условима. Правила којима ће сарадња бити подређена морају се формулисати и објавити унапред. За то се попуњава читав пакет тендерске документације, који означава услове свих фаза међусобног рада. Наведени су називи производа, услуга, цене које одговарају купцу.
Класични тендер је поступак који укључује обиље конкуренције. Освајање права на закључивање уговора није лако, али сам процес је исплатив, праведан. Његова организација је додељена руководиоцима предузећа, који раде као купци. Компанија прикупља комисију за набавку, чији састав одобрава командно особље.Ови стручњаци припремају пакет докумената, састављају све што је потребно за постављање услова за јавно гледање. Потребно је запамтити тренутне регулаторне и правне акте који регулишу тендере и аукције.
Пажљиво и темељно
Све понуде поднете у ограниченом временском року морају анализирати учесници комисије за набавке. Што се тиче сваке од опција, формулише се општа одлука: прихватите предлог, одредите потенцијалну особу као извођача или одбаците опцију. Одлучујући у корист одређеног исхода, потребно је да проверите услове конкурса, анализирате карактеристике свих пристиглих предлога. Идеалан исход поступка је договор по најнижој могућој цени, у складу са свим захтевима и условима купца. Непристрасност, отвореност, транспарентност главне су предности таквог поступка.
У формулисању захтева за извођаче, треба се водити не само сопственим интересима, већ и просечном понудом на тржишту. Ако купац постави намерно неповољне услове, мало је људи који би се желели пријавити за такву сарадњу, а као резултат тендера неће се појавити ниједна пријава. Да се не бисте нашли у тако непријатној ситуацији, што би довело до поремећаја у времену испоруке, потребно је формулисати адекватне предлоге. Један од начина на који се у последње време прибегавају је постављање максималних могућих услова за купца. Сваки потенцијални добављач нуди своје могућности, одговарајуће цене или повољније, а на основу анализе свих пристиглих апликација можете одабрати најуспешнији начин сарадње.
Како трошити?
Када планирате куповину у облику тендера, прво је потребно анализирати ценовне понуде на тржишту, саставити збирну базу понуда, упоредити различите добављаче, а затим директно прећи на организацију тендера. У приложеној документацији наведите услове за цену уговора, време извршења, ниво квалификације и квалитет производа. Сваки од учесника према резултатима тендера добија индивидуални број, први је намењен победнику. Ако један одбије да склопи споразум, предност ће имати други на листи и тако даље. Током тендера забрањен је контакт чланова комисије и представника заинтересованих потенцијалних извођача радова.