Планирање пројекта: Методе и кораци

Суштина дизајна је у развоју стратегије за постизање одређених циљева. Ствара се модел у складу с којим се поступци у фазама приближавају коначном резултату. Али планирање пројеката као такво захтева пажљиву анализу и разраду, тако да стратегија за решавање проблема укључује употребу оптималних алата и метода који ће повећати шансе за успех у постизању циљева.

Концепт и сврха планирања

Пре почетка директног дизајна формирају се концепт, принципи и модел, на основу којих ће се развити акциони план. То је основа на којој се гради систем фокусираних корака ка постизању резултата. Резултат се схвата као крајњи циљ за који се развија дизајнерско решење. У почетку се ствара оквир организационе структуре, у оквиру којег се одобравају редослед, редослед и природа рада. Постављају се и задаци планирања пројеката у којима се могу открити и тактике употребе материјалних и техничких средстава. Директно планирање обухвата све фазе креирања дизајнерског решења, али то не значи да би оне требале бити развијене према јединственом моделу. У свакој фази се може применити индивидуални приступ, узимајући у обзир специфичности радних акција и сложеност њихове примене. Међутим, фазе пројекта треба да буду структуриране у целокупном систему планирања.

Модел по коме ће се пројекат развијати, у сваком случају је изграђен с нагласком на постизању коначног резултата. Само у овом случају моћи ће се рачунати на стварање оптималне стратегије управљања квалитетом. Важну улогу играју улазни подаци који могу увести правила, принципе или ограничења, чији ће значај постати видљив након имплементације пројекта. Истовремено треба утврдити циљ планирања пројеката, а то ће створити оптималан модел деловања у смислу спровођења задатка.

Планирање домена

Једна од почетних фаза планирања, у којој се одређује део основних параметара пројекта. У овом се случају подразумијева предметна област као скуп циљева и циљева чији се остваривање треба примијенити у процесу завршетка пројекта. Штавише, ако посебни правци кретања корак по корак ка циљу поставе сасвим одређене тачке достигнућа у погледу измерених параметара, тада је предметна област дефинисана као шира инфраструктура крајњег циља. Може утицати и на факторе који ће се показати током рада производа или развијеног технолошког решења. Шта тачно у почетној фази планирање пројеката може да узме у обзир предметну област? Овај модел вам омогућава да извршите следеће задатке:

На основу анализе циљева прецизира се тренутно стање система контроле.
Разјашњење кључних параметара пројектне одлуке.
Детаљна формулација критеријума за успех и неуспех.
Анализа и прилагођавање претпоставки о ограничењу.
Утврђивање параметара за процену средњих и крајњих резултата пројекта.

Састав процеса планирања

Како се план развија, његови творци прелазе од опште формулације и техничког оправдања циљева до детаљног описа активности које ће бити потребно завршити да би се постигли одређени циљеви.И опет, немогуће је сматрати систем формирања организационе структуре плана затвореним чак и након интеграције улазних података. Чак и без екстерног пријема нових информација, можда ће бити потребна додатна информација или појашњење претходних података. Из истог разлога процеси планирања пројеката имају циклично својство. Понављање је потребно за операцију узимајући у обзир ажуриране податке.

Истовремено, свака итерација би у почетку требало да има јасан редослед извршења - како у одвојеним фазама, тако и у оквиру општег модела планирања. Специфични процеси укључују следеће:

Развој структуре садржаја пројекта са назнаком главних фаза пројекта.
Подјела великих задатака на мале - детаљан и сегментација у засебне процесе.
Израда нацрта процјене која ће узети у обзир потребне ресурсе и за планирање и за развој пројеката.
Састављање листе конкретних радних активности. Формирање базе докумената у којој ће бити наведени параметри рада, њихове технолошке зависности итд
Распоред радних активности у цјелокупној структури планирања. Утврђивање могућности промене конфигурације њихове примене.

У зависности од сложености извршења, систем планирања пројеката може да укључује различите сетове пратећих процеса. Међу најчешћим међу њима су развој контроле и стандарда квалитета, утврђивање статуса потчињености и одговорности, припрема потребних медија и комуникација. Такође, током планирања може се појавити потреба за новим процесима који нису предвиђени у фази формулисања циљева и задатака.

Фазе креирања распореда

Без обзира на одабрану тактику планирања, менаџмент одељење ће требати да развије структуру са садржајем рада, указујући на ризике и ограничења. Али неће бити могуће одредити одређени модел кретања ка неком циљу без заказивања пројекта, који се састоји од следећих корака:

Утврђивање обима посла коришћењем листе. Оперативна листа, која одражава редослед корака у спровођењу задатка једном или другом методом.
Сваком задатку и приложеном раду додељују се параметри извођења узимајући у обзир ограничења потрошених ресурса. У овој фази се обично користи метода декомпозиције задатака са паралелном проценом трајања рада.
Усмерена фаза за утврђивање расположивости и обима базе ресурса. Опсежна листа врста ресурса може се узети у обзир, укључујући информациону, технолошку, радну и финансијску.
Постављање ограничења То се у правилу односи на спољашње факторе у зависности од сезоне, логистичких процеса, случајних догађаја итд.

У овој структури плана вриједно је истаћи фазе повезане са ризицима и ограничењима. Квалитет планирања управљања пројектом зависиће од првобитно одобрених начина реаговања на одређене факторе. Посебно постоје два начина реаговања - активни и пасивни. У првом случају, пројекат утврђује тактику деловања која умањује саму вероватноћу појаве ризика. Пасивни стратешки одговор заснован је на претпоставци ризика, као и компензацији за потенцијалну штету од последица њихове примене.

Методе за израду планова

Стварање стратегије управљања омогућава примену четири развојна метода, од којих се свака може применити у неколико фаза планирања пројеката

Концептуални. У овом случају, дизајнерска одлука може се сматрати средством за постизање заједничког циља, у чијој реализацији ће учествовати сви учесници у систему.У складу са концептуалном стратегијом, пројекат је подељен у неколико одвојених фаза, од којих свака представља специфичан задатак са сопственом тактиком постигнућа, ограничењима и потребним ресурсима.
Стратешко планирање Темељи се на зацртаним циљевима и циљевима, омогућавајући анализу алтернативних начина постизања резултата. Овај план карактерише узимање у обзир широког спектра различитих фактора и нијанси развоја пројекта, у којима се оцењују позитивне и негативне стране различитих стаза до циља. Главни критеријуми за подобност су временски рокови имплементације, трошкови пројекта и напори организације.
Тактички план. Садржи висок степен детаља и прецизности стратешких циљева. Током развоја могу се коригирати појединачни процеси планирања пројеката, рокови, обим посла и потрошени ресурси.
Оперативни план. Обично се користи као помоћно решење у односу на општи процес планирања. Гради се за краткорочан период анализе узимајући у обзир утврђена одступања од планираних параметара.

Функције планирања ресурса

Логистичка, информациона и организациона подршка у процесима припреме и реализације пројеката су од великог значаја. Они у великој мери одређују конфигурацију и редослед појединих корака и операција на путу ка остваривању и главних и посредних задатака. Стога је вриједно засебно размотрити методу планирања пројеката из угла дистрибуције базе ресурса. Дакле, структурални развој овог модела планирања засниваће се на класификацији ресурса по исцрпности. Одмах мора бити утврђено да се иста или материјална и техничка средства могу у потпуности или делимично одрећи за спровођење посебне фазе. Овдје ће утицати и принцип рационалне потрошње и прерасподјеле ресурса, у којем ће вам компетентно планирање омогућити да на неки начин ефикасно трошите гориво, а на неким штедите.

Суштински фактор у планирању ресурса пројекта је потреба, која се одређује интензитетом трошкова. Фаза рада зависиће од количине потрошене сировине. Као резултат тога, заједно са трајањем извршења одређене операције, биће наведена и вредност потребне базе ресурса. Наравно, у зависности од природе задатка, неколико врста ресурса може се потрошити на једну операцију.

Фазе планирања пројекта

Укључена је група контролних процеса, која затвара планирање, остављајући додатне материјале и упутства о спровођењу пројекта. Овај део узима у обзир факторе координације, одзивности и лидерске квалитете извођача или тима извођача. Дакле, планирање имплементације пројекта укључује развој следећих фаза:

Теам буилдинг. Укључени су стручњаци и стручњаци потребних профила који у принципу поседују технологије за обављање сличних задатака.
Избор страна уговорних страна. То могу бити добављачи одређене робе, партнери или тимови трећих страна који пружају одређене услуге неопходне за реализацију пројекта.
Развој услова за контролу квалитета изведених радова. Скуп техничких услова може се развити са фокусом на постојеће стандарде у циљном подручју.
Стварање модела координације између различитих учесника у процесима имплементације пројекта.

Планирање пројектног ризика

Важност претходног стварања модела реакције на ризик већ је дискутована. Специфични модел њихове обраде може се засновати на следећим механизмима одговора:

Утврђивање вероватноће ризика. Може се користити систем интересовања или појединачни систем са сопственим критеријумима процене.
Утврђивање природе ризика.
Прорачун степена утицаја одређеног ризика за пројекат у целини.
Класификација ризика према приоритету у смислу утицаја на пројекат.
Развој скупа мера које ће спречити одређену претњу по пројекат. Планирање рада у овом правцу предвиђа стварање система за именовање одговорних за сваки догађај.
Развој модела акције за отклањање последица ризичног догађаја.

Уобичајене грешке у планирању

Много погрешних израчуна различитих фактора и параметара креирања плана може се појавити само током рада дизајнираног производа или решења. Али постоје и грешке модела са којима је боље унапред повезати припремљене пројектне материјале:

Примена погрешних циљева. По правилу се грешке у овом делу изражавају у нетачној или потпуно погрешној формулацији.
Употреба непотпуних података. Грешке у планирању управљања пројектима су нарочито честе у инжењерској индустрији, где је вероватно да ће добити непотпуне или нетачне податке због неправилности у сложеним процесима тестирања.
Повезивање уске групе стручњака. У посао су често укључени само планери који преко сличних партнера решавају сродне задатке, што само по себи смањује квалитет резултата.
Формализација планирања. Чест проблем када се појединачни процеси изводе не из јасних конкретних сврха, већ ради довршетка одређеног дела рада без наглашавања даљег ефекта.

Закључак

Визија слике структуре плана за спровођење акција које га приближавају крајњем циљу веома је значајна за учеснике у процесима пројектовања. То вам омогућава да узмете у обзир читав низ нијанси и фактора који, у једној или другој мери, утичу на ток рада. Стога се поставља стратешки ресурс за припрему концепта за даљи развој. У најмању руку, формулисани су принципи за спровођење задатака. Само с овим приступом можемо рачунати на успешно постизање крајњих циљева. Поред тога, дубинска анализа планирања омогућава значајно оптимизацију пројекта, што је корисно са економског становишта за купца.