Попис је поступак током кога компанија открива присуство, стање и главна својства залиха, основних средстава и друге имовине која је у власништву предузећа на имовинском праву, закупљена је или њиме управљају други правни механизми. Које су најважније нијансе овог поступка? Који се документи користе у попису?
Шта је суштина залиха?
Кренимо од концептуалног апарата на тему о којој ће се говорити у нашем чланку. Попис имовине организације је поступак који укључује обрачун инвентара у компанији (или инвентара) или друге имовине у време догађаја.
Учесталост таквих активности утврђена је распоредом који је одобрио генерални директор компаније. Попис врши посебна комисија, коју такође успоставља руководство компаније. Њени учесници, као и материјално одговорна особа, проверавају доступност робе и материјала или друге имовине, ако је потребно, мере одређена својства робе и ресурса. Постоје три главне врсте залиха у продавници, складишту, производној компанији - планиране, селективне и факултативне. Разликују се углавном с обзиром на време. Садржај свих врста инвентара је углавном сличан. Циљеви њихове примјене се поклапају. Детаљније проучавамо њихове специфичности.
Циљеви залиха
Главни циљеви пописа сматрају се:
- измирење имовине у власништву компаније или је у њеном власништву и књиговодственој евиденцији ради обезбеђења ефикасног складиштења, као и идентификовање имовине која се не води;
- утврђивање стварне количине материјалних ресурса које компанија укључује у производњу;
- идентификација суфицита и недостатка ресурса у власништву компаније;
- процена тачности рефлексије у рачуноводственом одељењу предузећа о изворима залиха;
- прибављање релевантних података о карактеристикама имовине организације ради њихове накнадне процене на тржишту;
- провера стандарда рада ресурса компаније.
Попис укључује, као што смо горе напоменули, успостављање посебне комисије од стране менаџмента компаније. Проучићемо које основне функције обавља.
Главне функције пописне комисије
Одговарајућа интерна корпоративна структура врши главне врсте залиха - планиране, селективне и, по потреби - додатне провере у периоду између прве и друге. У овом случају комисија може имати стални статус. Заузврат, компанија може такође успоставити радне јединице одговарајуће намене. Њихов задатак је вршити залихе у предузећима са географски дистрибуираном инфраструктуром.
Суштинске надлежности комисије
Кључна надлежност комисије за инвентаризацију је да потврди доступност робе и материјала у предузећу и осталу имовину са веродостојношћу. Али, уз то, ова структура може имати овлашћења која су повезана са проценом:
- степен сигурности објекта;
- исправност закључивања уговора предузећа са запосленима о одговорности;
- степен усаглашености службеника одговорних за очување робних вредности, специфичности оних овласти које им је додељено од стране руководства;
- ниво опремљености материјално одговорних лица потребним ресурсима за решавање задатака.
Размотримо детаљније како се попис обавља у компанији у смислу његовог садржаја, као и одраз његових саставних поступака у посебним документима.
Припрема инвентара: кључни документи
Пре свега, треба да се припремите за инспекцију робе и материјала. За то, шеф компаније мора издати налог за попис. Овај локални извор мора бити регистрован у посебном часопису.
Након успостављања комисије за попис. Требало би да обухвати представнике руководства предузећа, рачуновође и друге надлежне запослене који могу да изврше ревизију инвентара компаније на високом нивоу. Посебан правни акт препоручује се да наведе списак имовине која је предмет верификације. Ако се подразумева не само попис основних средстава, већ и обавезе компаније, њихова листа се такође мора евидентирати у посебном извору.
Предмет верификације је поређење количине и карактеристика вредности које је утврдила комисија, као и рачуноводствени подаци. Због тога на располагању запосленима који ће вршити инвентуру требало би да буде списак робе и материјала и остале имовине у рачуноводственим регистрима. Шеф комисије мора прихватити све доступне документе који одражавају приходе и расходе и на њих ставити записник који одражава чињеницу да су формирани пре пописа.
Како се узимају у обзир резултати инвентара?
Дакле, главни учесници у предметном поступку су посебна комисија, као и материјално одговорно лице. Њихов главни задатак је да заједно прерачунају залихе и другу имовину, мере их и евидентирају резултате у рачуноводственим документима. Може их бити пуно.
За утврђивање резултата пописа робе и материјала, на пример, користи се образац ИНВ-3 одобрен законом. Неопходно је навести укупну количину, врсту, артикл и друга својства сваке врсте робе и материјала. У неким случајевима, комисија може добити нове залихе у поступку пописа. Подаци о њима одражавају се у посебном попису. На крају поступка, ове вредности се капитализирају. Заузврат, у поступку инвентара могу се напустити неке робе и материјали, на пример, ако их купац купи. У овом се случају подаци о вриједностима одлагања такођер биљеже у посебном попису. Могућа је варијанта у којој је потребан попис робе у транзиту, на пример, из складишта добављача смештеног у другом граду. У овом случају се подаци о вредностима бележе у облику ИНВ-6, што је такође одобрено законом. Могућ је сценарио у којем комисија открива робу која је испоручена купцу, али која није плаћена. У овом случају се подаци о релевантним вриједностима уносе у образац ИНВ-4.
За попис робе и материјала може се захтевати књижење вредности смештених у складиштима других фирми. У овом случају се користи образац ИНВ-5. Када се вреднују вредности у поступку инвентара комисије, као и финансијски одговорна особа, могу се тражити и подаци из примарних докумената. Ако су резултати инспекције открили несклад између карактеристика робе и материјала који су стварно евидентирани са подацима из рачуноводства, тада се израђује упоредни лист на основу другог обрасца одобреног законом - ИНВ-19.
Главни документ, који бележи резултате предметног поступка, је акт о попису, који се понекад назива и инвентаром. Морају га потписати сви учесници ревизије - представници комисије, као и запослени чија је надлежност обезбедити сигурност робних вредности. Акт о попису мора бити чуван у архиви предузећа 5 година.
Било би корисно размотрити како су резултати ревизије састављени у рачуноводству.
Рачуноводствени инвентар
Попис имовине може имати 3 могућа резултата - потпуно усклађивање стварних података са подацима из рачуноводства, идентификацијом вишкова или недостатака. По правилу, највеће потешкоће у пракси настају правилним одражавањем у рачуноводству чињеница које одражавају присуство вишка или недостајуће робе и материјала. У случају недостатка - подаци о њему биљеже се на рачуну 94.
Ако недостајуће залихе и остала средства буду идентификовани у количинама које не прелазе утврђене границе губитка, тада се одговарајуће вредности отписују на рачуне повезане са производњом. Али ако мањак у залиху премашује норме губитка, онда је већ евидентиран на рачунима у власништву материјално одговорног лица, који накнадно мора надокнадити губитак предузећа.
Рачуноводство, заузврат, врши се на основу њихове корелације са тржишном вредности на Д-т рачунима 20 или, на пример, 23 и 44, као и на К-т рачуну 94.
Дакле, попис се врши у рачуноводству. Али још увек постоји доста нијанси његове примене. На пример, оне повезане са одређивањем његових услова.
Време инвентара
Учесталост инвентара зависи од посебне врсте вредности залиха узетих у обзир. Генерално се одржава у 4. тромесечју извештајне године. То је - од октобра до децембра. Међутим, попис основних средстава може се обављати рјеђе - једном у 3 године. Ако говоримо о провери библиотечких збирки, то се може учинити једном у 5 година. Заузврат, попис малопродајних организација се врши прилично често - отприлике једанпут по кварталу. Продавци на мало у одређеним интервалима могу да провере, на пример, складишта или касе. До тренутка када компанија започне са пописом, сва она документа која су неопходна за спровођење предметне процедуре требају бити спремна.
Трајање пописа, по правилу, није строго одређено у било којим изворима закона. Главна ствар је да се испоштују рокови задати за одређену врсту робе.
Аутоматизација рачуноводства као фактор исправног инвентара
Како водити попис што је могуће коректније и ефикасније? Један од фактора за успешно решавање таквог проблема може бити правовремена аутоматизација рачуноводствених процедура за залихе. Може се имплементирати у пословну инфраструктуру кроз специјализовани софтвер. Савремена решења одговарајућег типа омогућавају рачуноводство већине операција повезаних са кретањем робе и материјала унутар компаније. Ова опција омогућава, пре свега, значајно уштедјети време на припреми и верификацији исправности докумената који се користе у попису.
Која се имовина мора проверити?
У општем случају, компанија врши попис робе и материјала у свом власништву. Међутим, стручњаци такође препоручују вођење евиденције о тој имовини која није само у њеном власништву, већ је и њима управља, на пример, када је у питању закупљена имовина. Главна ствар је да су информације присутне у рачуноводству.
Заузврат, када је у питању власништво предузећа, оно се може представити у широком распону сорти. Најчешће се пописују основна средства компаније, нематеријална имовина, залихе, као и залихе. Такође је могуће евидентирати финансијске обавезе компаније повезане, на пример, са отплатом кредита. Проучићемо бројне практичне нијансе инвентара на примеру примене одговарајуће процедуре рачуноводства основних средстава, нематеријалних средстава, као и инвентарних материјала.
ОС инвентар
Како најприкладније пописати основна средства? Пре свега, препоручује се проверавање расположивости компаније:
- картице са инвентаром, залихе, регистри и други извори рачуноводства;
- потребне податке о подацима и друге врсте документације на ОС-у у власништву компаније;
- документе за ОС које је предузеће изнајмио и оне који су у њему похрањени.
Ако неки документи недостају, они се морају припремити. Ако имају грешке, треба их исправити. У поступку пописа ОС-а, комисија коју је основало руководство компаније прегледава расположиве ресурсе, а такође евидентира њихову количину и главне карактеристике у инвентару. Ако говоримо о књиговодству машина и опреме, тада је потребно у пописима уписати њихове серијске бројеве према техничком листу, години производње, намјени и капацитету.
Ако су резултати пописа показали да компанија има неисправне оперативне системе, комисија би требала саставити попис у којем се биљеже подаци који одражавају чињеницу да оперативни системи не раде, као и навести разлог за одговарајућу процјену.
У неким случајевима можда ће бити потребно у рачуноводствене документе уврстити информације које одражавају промену књиговодствене вредности основних средстава услед идентификованих промена дизајна. На пример, ово може бити побољшање објеката модернизацијом или, обрнуто, смањење њихових оперативних карактеристика услед хабања појединих делова.
Попис нематеријалних средстава
Како извршити попис нематеријалне имовине предузећа? Главни задатак комисије у овом случају је да провери да ли компанија има документа која потврђују право компаније да располаже одређеним нематеријалним средствима. То могу бити сертификати, потврде, патенти, уговори о преносу права итд. Значајно је да нематеријална имовина укључује пословни углед компаније. Ако је компанија, на пример, створила нематеријалну имовину, ако је то рачунарски програм, онда њено присуство такође захтева документацију.
Важно је да све врсте имовине буду у складу са критеријумима као што су:
- недостатак директне везе са другом имовином компаније;
- употреба у производним процесима компаније више од 12 месеци;
- употреба као средство које компанији доноси економске користи.
Попис робе и материјала
Како извршити попис залиха? Главна карактеристика овог поступка је његова примена у односу на локације робе и материјала. У исто време, просторија у којој се врши провера расположивости и истраживање робе и материјала по правилу је запечаћена. Ако се изврши попис складишта, онда комисија обично обавља свој рад у присуству особе која управља.
Провера присутности робе и материјала, утврђивање њихове количине, вагање и, ако је потребно, друге операције са робним вредностима. Подаци о роби и материјалима уносе се у инвентар, који показује врсту вредности, њихове групе, број артикла и остале параметре. Та имовина која је на располагању компанији током пописа узима се у присуству комисије. Међутим, њихова капитализација се врши након верификације. Заправо, о овоме смо већ рекли, као и о књижењу драгоцености на путу, као и отпремању, али неплаћању. Најважнија ствар у инвентару робе и материјала је правилно овјеравање свих операција са њима кроз посебне залихе.
Специфичности провјере залиха које су у путу или које имају статус отпремљених, али нису плаћене, као и оне које се налазе у складиштима других компанија, су потреба за оправдањем новчаних износа који се одражавају на рачунима. Важно је да их сви потврде из примарних извора. На пример, што се тиче робе и материјала у транзиту, то могу бити документи о нагодби. Подаци о отпремљеној роби и материјалима могу се проучавати узимајући у обзир доступне налоге за плаћање или њихове копије. Информације о драгоценостима које се чувају у магацинима трећих лица могу се налазити у потврди о пријему робе и материјала за складиштење.Као што смо горе навели у чланку, о чињеници преузимања инвентара цоллатион схеет.
Резиме
То је специфичност узимања залиха у руским предузећима. За предузеће је важно да изради исправне документе који потврђују сваку фазу овог поступка, узимајући у обзир специфичности одређене имовине. Током пописа потребно је вршити доследно рачуноводство количине, стања и других кључних својстава робе и материјала, основних средстава, нематеријалних средстава и обавеза. Руководство компаније треба да изда налог за инвентар, формира комисију и да јој додијели функције које најбоље одговарају оним задацима који ће бити додијељени одговарајућој унутрашњој корпоративној структури.
