Која су основна правила о току рада?

Управљање документима једна је од важних области рада са документима за менаџерски рад. Како би они могли да прођу најкраћи пут и стигну до крајњег одредишта што је брже могуће, ток рада треба да буде организован на одговарајући начин у складу са утврђеним правилима о току рада.

Концепт

Под менаџментом докумената подразумева се процес, услед чега долази до састављања, координације, пријема и преноса, њиховог слања.

С друге стране, представља кретање и кретање хартија од вредности од тренутка када се појаве до слања у архиву (или примања).

Сва документација може бити представљена у три категорије:

• долазак долази из спољашњег окружења;
• излазни улази у спољно окружење;
• интерно је створено унутар самог предузећа и остаје унутар његових граница.

Представљене категорије одређују токове докумената у компанијама које имају различите оријентације (хоризонталне и вертикалне).

Међу главним облицима тијека рада могући су сљедећи.

Основни принципи

Постоје 4 основна принципа процеса рада.

Кршење бар једног од принципа доводи до уништења целог система промета докумената.

Главно правило

Размотрите основно правило тока рада.

Управљање њиме је тежак технолошки процес, који се карактерише различитим параметрима повезаним са целокупним радом организације. Главна карактеристика тијека рада је пут кретања, који покрива све ситуације на путу кретања документа од тренутка његовог настанка (или од пријема) до тренутка примјене. Веома је важно време проведено на доношењу радова на том путу. Отуда је главно правило одржавања радног процеса организације: њихов стварни пренос дуж најкраћег и директнијег пута са најмање трошења времена.

Остала правила

Приликом организовања рада морате да следите следећа основна правила за организовање процеса рада:

• највеће смањење непотребних и нерационалних случајева преноса докумената (због искључења технолошких операција обраде папира и јединица за управљање које нису последица пословних потреба самог предузећа);
• искључење или ограничавање највећег повратка докумената (током обраде - извршење и издавање, током њихове припреме - верификација и одобрење итд.);
• највећа доследност фокусирања и обраде главних категорија докумената, под условом да се утврди сваки његов покрет.

Имплементација ових принципа омогућава вам да утјеловите главни организациони механизам компаније - специјализацију, способност централног обављања хомогених технолошких операција.

Поштивање општих правила радног тока омогућава вам бољу обраду папира управљачког апарата:

• уобичајени радни ток, елиминација цикличких операција које су повезане са припремом и обрадом папира;
• проток докумената, осигуравајући њихово уједначено кретање и промовишући пропорционално радно оптерећење.

Правило бр. 1 - централизовани пријем и отпрема

Међу правилима папирологије и протока рада најважнија је потреба за централизацијом. Другим речима, било који папир организације, било долазни (без обзира на начин испоруке) и одлазни (осим оних који су примљени или послани факсом и е-маилом и повезани са одређеним извршиоцима), мора бити обрађен у једној одговорној служби - секретаријату или административној служби јединица (канцеларија). Као резултат, можете решити неколико проблема одједном:

• ослободити преостале службе и одељења организације од техничких радњи (проверавање долазних докумената, отварање или печатање коверти, обележавање поште или факса)
• повећати продуктивност употребе канцеларијске опреме у канцеларији (копирни уређај, факс, маркирање и друге машине које се користе за обраду докумената).

У централизованом облику канцеларијског рада, обрада папира је концентрисана у канцеларијској служби, а структурални одељења су ослобођена функције канцеларије (регистрација и рачуноводство, чување датотека итд.).

Децентрализовани облик процеса рада подразумева да у структурним јединицама организације постоји уредски рад са њима. Обично је овај облик оправдан у случају територијалне фрагментације организације.

У мешовитом облику, део папирића врши служба свештеника, а део јединице. Најчешће се у мешовитом облику неки документи региструју, прате, стављају у посао и складиште у канцеларијским службама. То су углавном хартије од вредности које набавља руководство и произилазе из ње. Документи о питањима која спадају у надлежност одељења евидентирају се, контролишу, извршавају и чувају у структурним одељењима компаније.

Правило бр. 2 - изузети неразумне повратке

Ток докумената треба организовати на такав начин да се не врате у службу (одељење) која је већ прошла. Једини изузеци су ситуације које су оправдане пословном потребом. На пример, документ за потпис руководиоца неизбежно два пута пролази кроз његовог секретара, јер је он посебно посредник између руководиоца и шефова.

Правило радног тока бр. 3 - прелиминарна студија долазних

У укупној маси долазних докумената, требате одабрати најважније и најважније за организацију и прво их проучити. Ако информације садржане у њима могу размотрити заменик или други надлежни радник, боље је да му директно пошаљете документ, заобилазећи руководиоца. Да би се метода преноса тачно пронашла, мора их испитати компетентни канцеларијски радник који има знање о организационој структури, функцијама јединица и компетенцијама менаџера и запослених.

Правило број 4 - регистрација докумената врши се једном

Ако је ушао у одељење за управљање пословањем (секретаријат), био регистрован, а након студија руководиоца (или заменика) био у једном од одељења, више се не треба регистровати. Ако је папир, заобилазећи управљање, ушао у одељење, такође се региструје једном посебно у одељењу. Другим речима, било који документ може имати само један матични број који му је додељен или у рачуноводственој служби, или у јединици директно.

Правило бр. 5 - резолуција документа прецизно наводи датуме, извођаче и одговорне људе

Упркос чињеници да одлуке доносе руководиоци компанија, секретар мора тај процес држати под контролом и може у одређеној мери утицати на њега.Другим речима, требало би да осигура да текст одлуке буде представљен што је тачније могуће, искључујући вероватна питања извођача.

Правило бр. 6. Одвајање токова докумената

Ток документа је збирка једне врсте или одредишта која има исту руту. Обично су подељена три тока: долазни, одлазни и унутрашњи (који нису створени да превазилазе границе организације). Сваки ток докумената обично има под-нивое (токови другог нивоа). На пример, ток „Долазни документи“ укључује три врсте: папире матичне компаније, одељења и представништва, као и партнерске компаније, жалбе људи итд.

У току рада одлазних и унутрашњих докумената под-нивои се дистрибуирају на исти начин. Папири с ограниченом дозволом (Траде Сецрет, Сецрет итд.) Обично се налазе одвојено. Служба безбедности организације контролише њихов рад.

Рачуноводствени процеси

Размотримо основна правила рачуноводственог рада.

Његова величина изражава се укупним бројем хартија од вредности које је организација примила и извршила у одређеном периоду. Величина радног тока односи се на број валидних копија унутрашњих докумената који стижу. Приликом израчунавања обима рада узимају се у обзир и копије радова израђених уз увођење разних техничких средстава.

Рачуноводствени индикатори израђују се у облику сажетка, референтних података о величини докумената. Њихова форма се развија од стране организације. На пример, организација може подесити било коју фреквенцију за бројање докумената: сваког месеца, једном недељно, једном годишње, сваког тромесечја. Може се усвојити и квалитативна и квантитативна студија радног процеса.

Показатељи добијени израчунавањем величине обима посла користе се у одређивању броја запослених и структуре службе за управљање документима. Такође, да се проучи оптерећење неких уговорних организација и структурних одељења.

Тако су у оквиру овог чланка размотрена основна правила за организовање процеса рада која примењују компаније.