Организација кадровске евиденције у предузећу није тежак, али мукотрпан задатак. Решава се секвенцијалним покретањем кадровских процеса, који су регулисани важећим законом.
Генерално, правилно одржавање документације о запосленима не само да спашава компанију од инспекција од стране регулаторних органа, већ омогућава запосленима да избегну проблеме, на пример, са добијањем пензија или могућношћу аплицирања за друге социјалне гаранције. Често се дешава да људи због неправилног вођења евиденције на радном месту морају да потроше огромну количину времена, финансија и живаца како би доказали било којим властима право на примање накнада, додатака и других плаћања. Стога би сваки руководилац требао имати на уму да је вођење евиденције о особљу и правилна организација канцеларијског рада један од главних задатака за који је одговоран свом особљу и држави.
Овај чланак ће говорити о тачности успостављања овог процеса, као и о свим његовим нијансама. Тада ће бити могуће добити одговор на питање како да организујете евиденцију особља из почетка, корак по корак, и да не правите грешке.
Појмови и дефиниције
Пре него што разумете постављање овог процеса, требало би да дефинишете основне појмове. Дакле, кадровска евиденција - ово је процес организовања рачуноводства запослених, који је повезан са службеном регистрацијом запошљавања, преласком из једне позиције у другу и отпуштањем особља, као и обрачунавањем радних односа предузећа и његовог особља.
Управљање ХР подацима је активност која пружа документацију и организацију рада са ХР документима.
Стога постаје јасно да су управљање људским ресурсима и кадровске евиденције две међусобно повезане појаве које су усмерене на спровођење кадровске политике предузећа.
Циљеви и циљеви
Сврха кадровске евиденције је успостављање ефикасног, радног система управљања евиденцијама о особљу и правилна регистрација радних односа између послодавца (предузећа) и запосленог (особља) директно.
Али задаци које је кадровска евиденција осмишљена да реше су следећи - регулисање односа између послодавца и запослених у предузећу и стварање правног оквира за радне односе.
Схвативши шта је рачуноводство људских ресурса, можете почети да разматрате како да организујете евиденцију о особљу од почетка, корак по корак.
Фазе организације кадровске евиденције
Дакле, пре него што почнете да организујете евиденцију особља корак по корак од почетка, потребан вам је јасан план деловања, подељен на фазе. Ово ће вам помоћи да не пропустите важне тачке у овом процесу.
Дакле, организација евиденције о особљу уопште укључује следеће кораке:
- Стварање кадровске службе (одељења) у случају да компанија планира да запосли велики број запослених или додељивање рачуноводствених послова одређеном стручњаку, ако компанија планира да има мали број особља.
- Израда основне регулаторне документације (у области управљања особљем предузећа).
- Организација канцеларијског рада (одређивање ко ће и како достављати документацију, израда наруџбеница о питањима особља, вођење извештаја о извјештајима итд.).
- Аутоматизација кадровских евиденција (ако је потребно).
- Идентификација начина за контролу тачности рачуноводства (регулација и додељивање овлашћења службеницима одговорним за правилно рачуноводство).
Свака од ових фаза има одређене задатке и подврсте. Неопходно је размотрити све њих.
Ко треба да води евиденцију?
Као што је раније напоменуто, постоје два начина да се одреди ко ће бити укључен у одржавање евиденције о особљу у предузећу. Уопште, зависи од тога колико је људи планирано да се запосле за постизање својих циљева (у правилу је циљ предузећа да организује комерцијалне активности ради профита).
За велике компаније се препоручује стварање службе за особље или пуноправно особље. За мала предузећа је додељивање дужности особља рачуновођи или секретару дозвољено. Међутим, постоји и трећа опција - пренос рачуноводствених записа у оутсоурцинг специјализованим организацијама.
Приликом креирања службе или одељења мораћете да креирате одређене регулаторне документе, наиме одредбу о услузи (одељењу) и опис послова запослених. У случају давања дужности рачуновођи или секретару, биће неопходно да се кадровске функције евидентирају у опису посла изабраног запосленика. Ако постоји таква потреба, препоручује се да на курсеве људских ресурса пошаљете рачуновођу или секретара. Ово ће помоћи да се побољшају вештине запослених који ће им бити поверени у кадровским стварима. Али ако је одлучено да сарађује са организацијама трећих страна у питању преноса рачуноводствених обавеза на њих, тада је потребан уговор.
Израда обавезне кадровске документације
Постоји велики број докумената који обавезно воде оне који воде евиденцију о особљу и управљање документима. Пре свега, такав документ је попис запослених. То је документ који приказује састав, број запослених и плате запослених, као и звања. У табели са запосленима запослени су подељени у јединице, што омогућава квантитативну и квалитативну анализу целокупног предузећа.
Следећи корак је израда стандардног облика налога за особље, који ће приказати информације о пријему, премештању на друго радно место, упућивању у одсуство и отпуштању запослених у предузећу.
Следећи обавезни документ су интерни прописи о раду. Они приказују главне тачке које регулишу радну активност свих запослених у предузећу. Према овом документу, ако запослени прекрши правила описана у документу, може бити кажњен дисциплиновањем.
Такође још један документ кадровске евиденције је модел уговора о закључивању радних односа између предузећа и запосленог. Уговори о раду могу бити истог типа или се могу радити за сваку позицију посебно. Поред тога, компанија мора да има израђен временски распоред у коме ће се приказати стварни сати у којима ће запослени примати плату.
Такође се сећате распореда одмора у предузећу. Овај документ је припремљен најкасније две недеље пре краја године. Распоред одмора приказује календарски план слања људи на обавезне празнике. Приликом израде таквог плана треба имати на уму да особље треба послати на годишњи одмор тако да истовремено одсуство одређених радника не подразумева прекид у процесу рада предузећа.
Не треба заборавити на развој прописа о платама.Овај документ одражава процес обрачуна плаћа запосленима у организацији, а такође регулише и обрачун додатних уплата, на пример, додатака, подстицаја или бонуса. Завршна фаза је израда прописа о јединицама предузећа и опис послова стручњака и радника. Поред тога, препоручује се израда уредбе о личним подацима. Након што су регулаторни документи спремни, можете почети са организацијом папирологије.
Клерикални рад
Папирологија укључује правилно одржавање документације у вези са пријемом, кретањем и пуштањем особља.
Обавезно је вођење личних досијеа који се успостављају за сваког запосленог у предузећу. То укључује личну картицу о личном особљу, захтев за пријем, копију пасоша, копије образовних докумената, потврду о лекарском прегледу, копију војне исказнице (ако постоји) и друга документа која се генеришу током рада запосленог. . А такође је још један и врло важан задатак попуњавање радних књига.
Поред свега наведеног, могу се израдити и други документи који су директно повезани са специфичностима предузећа, обезбеђујући исправан рад у области кадровске евиденције.
Који би часописи требали бити у управљању људским ресурсима?
Пре свега, морате да покренете следеће часописе:
- упознавање са правилима интерног распореда рада;
- регистрација налога за особље;
- регистрација налога за запошљавање;
- регистрација налога за редовне празнике;
- пријава боловања;
- регистрација уговора о раду;
- рачуноводство додељених радника;
- праћење времена;
- књиговодство за кретање радних књига;
- рачуноводство личних картица;
- књиговодствене провере.
Поред самих часописа, као додатак њима могу се развити упутства која их попуњавају. Такође, сва документација која је регистрована у овим часописима чува се у одвојеним мапама према одобреној номенклатури.
Аутоматизација рачуноводства
Као што је развидно из горњих информација, евиденција особља је веома мукотрпан процес који захтева посебну пажњу запослених који су одговорни за одржавање ове проблематике. Због тога се данас то може поједноставити аутоматизацијом.
Постоји много програма који поједностављују рад службеника и смањују вероватноћу да направе грешке. По правилу, предузеће мора да инсталира лиценциране верзије таквог софтвера. Међутим, вриједно је напоменути да ће куповина таквог програма платити за себе у кратком времену и неће дозволити озбиљне грешке у раду. Уопштено, такви програми решавају следеће проблеме:
- вођење евиденције о особљу у складу са радним законодавством;
- састављање и извештавање о питању особља;
- благовремено одобравање свих кадровских процеса са одељењем за обрачун или рачуноводством.
Један од најпопуларнијих и најтраженијих програма данас је 1Ц са конфигурацијом „Управљање људским ресурсима“.
Шта учинити ако је немогуће самостално организовати евиденцију особља корак по корак од почетка?
Ако се предузеће морало суочити са таквим проблемом када није могуће самостално успоставити кадровске процесе, тада није тешко решити такву ситуацију. У ове сврхе постоје компаније које су у стању да пруже такву услугу.
Специјалисти консултантских компанија извршиће ревизију и развити потребан пакет докумената. Генерално, такве организације су позване да решавају такве проблеме:
- Изаберите оптималан систем управљања особљем у предузећу.
- Развити интерне регулаторне документе.
- Развити потребна упутства и прописе.
Поред тога, такви стручњаци могу, ако је потребно, водити стварање службе за управљање особљем и одељења за управљање документима. Уопштено, укључивање стручњака трећих страна помаже менаџменту да успостави рад у овом правцу. Ово је веома корисно за предузеће у целини, посебно када се креира.
Закључак
Резимирајући овај чланак, вреди приметити да су рачуноводство и управљање особљем међусобно повезани процеси у којима ће кадровска политика предузећа у потпуности зависити од квалитета организације првог.
Ни у којем случају не треба превидјети кадровска питања, јер не зависе само активности организације од њих, већ чешће и судбина запослених. Треба само замислити колико су огорчени они који не могу да добију заслужену пензију или било какву другу исплату због неквалитетног извршавања својих дужности од стране особља.
Размотривши питање како да организујемо евиденцију особља од почетка, корак по корак, можемо да започнемо са имплементацијом програма за успостављање овог процеса у предузећу. Најважније је не занемарити препоруке Закона о раду, одлуке Министарства рада, Госкомстата, Росаркхива и других владиних служби.
Након што су сви кадровски процеси унутар подешени, не губите их из вида. Важно је запамтити да раднике који су ангажовани у кадровској евиденцији треба, барем повремено, слати на курсеве у администрацији људских ресурса, како би побољшали своје вештине. Такође би требало да спроведе рутинску ревизију рачуноводствених процеса у области особља. Ово ће вам помоћи да наставите посао у овом правцу.