Животна активност ниједне организације, компаније, предузећа, па чак ни државе није могућа без модерног рада. Документи, као и потреба за њиховим кретањем, креирањем или примањем пре повратка, истека или везаности за случај, чврсто су ушли у живот особе од тренутка писања. Сачувани од давних времена, они потврђују документацију различитих сфера живота појединаца или јавних послова.
Историја канцеларијског рада у Русији
Први документи који су забележили живот древне руске државе били су љетописи. Они су говорили о споразумима који су склопљени између Русије и Византије, одражавали су историјске догађаје. Такође су у дипломатским односима примећени дипломатски односи. Поред тога, разговарали су и о разним споразумима, углавном између трговаца. Писма, у зависности од сврхе, могу бити правосудна и индикативна.
Сва документа су написана на пергаменту, што се у то време сматрало веома скупим материјалом. До краја периода феудалне фрагментације Русије било је прерано говорити о концепту канцеларијског рада као система.
Историја канцеларијског рада у руској држави састоји се од периода: предреволуционарних, совјетских и постсовјетских.
Предреволуционарно
Предреволуционарна папирологија развила се у КСВИ - раном КСКС веку. Ова фаза је, са своје стране, подељена у неколико периода:
- Редови клерикалног дела почели су да се обликују након формирања централизоване руске државе. Обављао се у колибама (наређених, лабијалних, земских) службеника. Сам систем се развио по налогу - централне институције. Одатле и назив периода. Карактеристична карактеристика клерикалног рада је стварање посебног „особља“ људи који су били укључени у припрему пројеката, испитивање, организовање складиштења радова, копирање нацрта.
- Радни ток у факултетима развио се након реформе централне управе. Колеџи су почели да користе матичне књиге и организоване архиве. Складиштење докумената на прописан начин прво је организовано управо у периоду рада на факултетима.
- Током реформе развијена је извршна власт (у КСИКС - почетком КСКС века). Нови административни систем заснован је на принципима јединства команде - тачно извршење налога извршилаца, као и хијерархије - строге расподјеле одговорности између званичника разних ранга и положаја.
Совјетски свештенички рад
Совјетски канцеларијски посао почео је да се обликује од октобра 1917. и трајао је до 1991. Током овог периода, власти су тежиле да овај систем учине што рационалнијим. Учињени су покушаји увођења стандарда у раду са званичним документима. Састављена је листа типичних управљачких докумената у предузећу, која је одредила рок чувања такве документације. Седамдесетих година посебно је створен јединствени државни систем канцеларијског рада, који је успоставио јединствене облике и начине рада са документима.
Постсовјетски
Канцеларијски рад у пост-совјетском периоду развијао се од 1991. године и развија се до данас. У 90-има двадесетог века у Руској Федерацији су почели да се побољшавају законодавни и регулаторни оквир којим се утврђују захтеви за документацију.
Складиштење докумената у предузећу
У току активности фирми, институција, предузећа, огроман је ток докумената, папири се примају и стварају. Када нестане потреба за њиховом употребом у свакодневним активностима на решавању актуелних проблема и проблема, јавља се потреба за нагомилавањем и очувањем информација. Поред тога, изузетно је важно осигурати лак и брз приступ потребним подацима у било којем тренутку, чак и након неколико дана, месеци или година након што папир излази из промета. Ако архиви нису правилно организовани и рокови се не поштују, могу се појавити даљњи проблеми са проналажењем одговарајућег папира. Брза претрага и примена докумената по њиховој намени могућа је само уз јасну расподелу истих у групе, на пример, у пословању.
Посебна систематизациона референтна књига која одређује поступак расподјеле хартија од вриједности у случајевима је номенклатура предмета.
Појмови „номенклатура послова“ и „посао“
Номенклатура предмета назива се најједноставнијим класификатором назива предмета, који вам омогућава да брзо по потреби сортирате папире за брзо претраживање, назначујући рок трајања у прописаном облику. Такав класификатор је од великог значаја за организовање несметаног рада предузећа или општинске институције.
Случај је документ смештен испод једног омота или њихова комбинација који се односи на одређено питање или врсту активности. У случајевима је забрањено копирање верзија хартија од вредности које се понављају или су изгубиле на важности, са истеком стандардног рока трајања.
Номенклатура послова - вишенаменски документ који:
- Она је основа за стављање докумената у мапе, за тражење потребних папира.
- Означава индексирање докумената и предмета.
- Дефинише рок трајања докумената.
- То је својеврсни приручник за прву фазу испитивања.
- То је документ који узима у обзир привремено (до десет година) складиштење.
- То је основа за формирање инвентара докумената који ће се трајно и привремено складиштити.
- То је место складиштења аката ради уништавања послова предузећа са истеченим роковима складиштења (уништавање папира).
Врсте предмета у предузећима
Постоје три врсте номенклатура. Стандардна номенклатура је регулаторни документ којим се утврђује састав случајева који су покренути у свештеничком раду организација истог типа.
Приближна номенклатура је саветодавне природе, она успоставља одређени скуп случајева (са назнаком њихових индекса) који се покрећу током функционисања организација на које се номенклатура односи.
Посебну номенклатуру послова одређеног предузећа формира особље за подршку документима и управљање документима организације. Процес укључује руководиоце структурних одељења, јер они имају идеју о планираном развоју предузећа, што вам омогућава да ефикасно обезбедите врсте хартија од вредности које се могу појавити у организацији у блиској будућности.
Основна правила за чување документације
Огроман број радова, различитих у смислу представљене вредности и значаја, формира се у току сваког предузећа. Врсте хартија од вредности за које треба организовати складиштење докумената у организацији, поступак и рокови чувања одражавају се у различитим регулаторним правним актима, који се могу односити и на корпоративно законодавство поједине организације, на законодавство о архивирању, и на рачуноводствене законе. Закони о рачуноводству и архивирању подједнако су валидни са прописима које доноси конститутивно веће или руководство одређене организације.
Основни законодавни акт у овој области је закон "О архивским пословима у Руској Федерацији", који је ступио на снагу даном објављивања - 25. октобра 2004. године.Овим законодавним актом се уређују различите врсте односа у области архивског управљања у интересу цивилног становништва земље, друштва и владе, као и односи у организацији складиштења папира, без обзира на облик власништва над предузећима.
На основу х. 1 члана. 17 Закона бр. 125-ФЗ, предузетници, приватне и државне организације дужни су да чувају архивске документе током периода њиховог чувања, укључујући и папир о особљу. У зависности од статуса комерцијалног предузећа, утврђује се поступак испуњавања обавезе чувања хартија од вредности и периода складиштења докумената у организацији. Комерцијалне институције имају право да након истека времена укину складиштење докумената.
Рачуноводствена документа
Члан 17 Закона бр. 129-ФЗ утврђује опште периоде складиштења докумената, рачуноводствених папира и рачуноводствених извештаја. Према закону, предузеће је дужно да обезбеди чување књиговодствене документације најмање пет календарских година од првог јануара године која следи после које је папир датиран.
Да бисте одредили услове за одређене врсте докумената, на такав акт требате да се позивате као на стандардни списак периода чувања докумената који је одобрио Савезни архив 6. октобра 2000. Оно што је важно, датуми наведени на листи не почињу од датума коначне верзије рада или званичне објаве документа, већ од првог јануара следеће календарске године. Међутим, ако је шеф компаније издао наредбу узимајући у обзир специфичности активности, тада се рок трајања папира може повећати у односу на период који утврђује списак.
Пореске пријаве и други папири за обрачун пореза
Временски период у којем је од предузећа или општинске институције потребно да води извештаје о одбитку пореза утврђен је у тачки 170 горе наведене листе. Дакле, период складиштења докумената у организацији, када су у питању пореске пријаве за последњу календарску годину, износи најмање једну деценију, квартално се чувају најмање пет наредних календарских година, месечни периоди се морају чувати најмање једну календарску годину - ове информације су наведене у списку периода чувања докумената. У недостатку извештавања за календарску годину, остале врсте декларација чувају се најмање десет година. Дакле, остале врсте извјештавања требају бити заштићене најмање пет календарских година. Извештаји за календарски месец у недостатку тромесечних извештаја чувају се по истим принципима.
Документи због којих се обрачунавају порези и таксе нису законом дефинисани. Међутим, подставак осмог става првог члана 23. Пореског законика Руске Федерације указује да порески обвезници морају да чувају документацију четири године: рачуноводствене и пореске евиденције, било које друге документе који доказују добит, потрошњу, плаћање и задржавање пореских и других накнада. Исто поставља списак докумената који указују на период складиштења. Објављено је на званичним веб страницама владе Руске Федерације и Росарцхиве-а.
Трајање складиштења документације у предузећу
Рок трајања докумената је временски оквир дефинисан законодавством Руске Федерације и вредности изабране испитивањем, током којих се морају чувати до уништења.
Као резултат активности предузећа и институција стварају се папири различитог значења. Стандардна листа складиштења докумената омогућава уништавање докумената који су задатак већ испунили. Али има и оних који дужи низ година не губе на значају. И трећа врста, она садржи научно или практично значајне информације. Ова врста има константан рок трајања.
Дакле, типични рокови складиштења докумената могу бити:
- привремено до десет година;
- привремени преко десет година;
- стални.
У одељењима која се баве референтним радом случајеви остају две године, без обзира на статус предузећа: трајно и привремено (више од десет година) складиштења. У архиви организације се предају након овог времена.
Без обзира на облик у којем се израђује документација (папирната или електроничка), рокови чувања докумената се не мењају. Одређујућа вредност трајања њихове употребе зависи од информација садржаних у њима. Ово питање је испитивање вредности.
Испитивањем вредности докумената утврђује се значај од којег зависи утврђивање периода њиховог чувања. Проводи се испитивање како би се утврдило који одређени радови могу најбоље пружити држави, друштву, науци и појединцима потребне податке. За документе који су одабрани за привремено складиштење, требало би да одредите колико дуго у будућности они могу бити потребни. Важан задатак испитивања хартија од вредности такође се сматра утврђивањем периода складиштења документације.
Тако су се истакли следећи задаци испитивања вредности:
- Пренос на трајно чување у државни архив Руске Федерације документације која је важна за политику, економију, економију, науку, културу земље, прелиминарни избор за то.
- Документи који задржавају практичну вредност, али не представљају научну и историјску вредност, изабрани су за привремено чување.
- Они који су изгубили на вредности и немају научну вредност изабрани су за уништење.
- Успостављање периода складиштења докумената, њихова промена.
Током прегледа такође се проверава квалитета организације номенклатуре датотека, архива и утврђивање рока трајања докумената.
Начини организовања складиштења хартија од вредности у предузећу
Са појавом електронске технологије, нема потребе да се читава зграда користи за архиве; неколико соба ће бити довољно ако се ради о великој организацији са десетогодишњом историјом. Али у сваком случају, постоји потреба да се организује складиштење докумената у организацији.
Постоји неколико опција за организовање електронске архиве:
- Локално - приступачан начин складиштења, који се састоји од прикупљања докумената у једној мапи на рачунару или, ако компанија има локалну мрежу, креирања посебне мрежне фасцикле и подешавања права приступа на њу. Недостаци ове методе складиштења су недостатак безбедносних гаранција, потреба да се независно контролише време складиштења, обезбеде алати за гледање (говоримо о програмима за преглед докумената, слика, видео записа, цртежа и других папира) и верификација електронског потписа.
- Специјална електронска архива - специјализовани електронски системи за управљање документима или електронске архиве. Такви системи за чување не понављају горе наведене недостатке локалне архиве. Односно, ЕДМС омогућава преглед, контролише време чувања хартија од вредности, омогућава вам да добијете информације о електронском потпису. Минус - услуга је плаћена.
- У облаку - обећавајући начин чувања докумената, они се могу складиштити директно у мрежном сервису и не заузимају простор на рачунарима организације. Запослени увек имају могућност да се обрате потребној документацији, услуга ће вам пружити преглед одговарајућим алаткама и пружити податке о безбедносном сертификату - постојао би само приступ мрежи.
Закон не регулише који начин складиштења треба користити. Листа докумената са датумима указује само на регулаторни временски оквир. Важно је само да се придржавате правила преноса докумената, исправног облика извршења и потврде за потпис.