Пословна путовања представљају пословна путовања током којих запослени у предузећу решавају важна питања за организацију. Излети могу бити унутар Русије или у другим земљама. Плаћа их послодавац, за шта радник припрема извештај о трошковима на пословном путу. Овај документ укључује податке о томе колико је новца потрошено за путовање. На основу овог извештаја, рачуновођа мора да пребаци запосленом потребан износ средстава да покрије настале трошкове.
Концепт документа
За пословна путовања, аконтација у 2017. години састављена је у облику АО-1. У 2018. години облик овог документа остао је непромењен. Овај документ је одобрен од стране статистичких органа, али свака компанија има могућност да унесе извештаје у овај извештај.
Не можете да додате само нове ступце, већ и искључите неке редове који се сматрају сувишним. Извештај о трошковима за пословно путовање представљен је примарним рачуноводственим документом. То служи као потврда да су средства издата запосленом за путовање послана у једну или другу сврху.
Компилације нијансе
Састављање извештаја о трошковима за пословно путовање прилично је једноставно. Овај процес обавља одговорна особа или репрезентативни запосленик који је за вођење предузећа добио одређени износ новца. Да бисте били сигурни да су та средства заиста коришћена током пословног путовања, саставља се извештај и прослеђује рачуновођи компаније.
Извештај проверава главни рачуновођа, а затим га предаје на потпис директору. Ако је запослени потрошио више од онога што је примио пре путовања у виду аванса, тада може примити накнаду. Издаје се у готовини од касе организације. За то, грађанин прво добија налог за издавање готовине, који показује у које сврхе су средства утрошена.
Које форме могу да користим?
Приликом припреме извештаја о трошковима, запослени у предузећима могу користити следећа документа:
- Образац АО-1 одобрен од статистичара;
- образац који је посебно предузеће развило на основу АО-1 обрасца;
- електронски документ, ако компанија користи електронско управљање документима.
Ако се компанија одлучи да развије властити образац, важно је да у њу унесете неке потребне детаље. Ако су одсутни, то може створити одређене проблеме пореским инспекторима.
Како је направљено?
Сви запослени у компанији који одлазе на пословна путовања требало би да разумеју како попунити извештај о трошковима на пословном путу. Они ће уз помоћ овог документа моћи да потврде ваљаност и законитост насталих трошкова. Правила дизајна укључују:
- образац извештаја запосленом издаје стручњак из рачуноводства;
- Документацију можете попунити сами или уз помоћ рачуновође;
- подаци се уносе одмах након путовања;
- неке информације се уклапају у књиговође предузећа.
Запослени уз такав извештај мора да приложи друге документе који служе као потврда одређених трошкова. Представљају их различити чекови, потврде или друга плаћања.
Примјер извјештаја о путним трошковима можете пронаћи у наставку.
Које су информације укључене?
Испуњавање овог документа врши се на основу званичних докумената који су на располагању запосленом у предузећу, а који су стигли са службеног пута.Ако су израчуни извршени у готовини, тада се уз извештај прилажу различити документи за плаћање. Ако су кориштени безготовински трошкови, биће потребан извод из банке.
Следеће информације су укључене у документацију:
- податке о путованом грађанину;
- подаци о рачуноводству који испуњава неколико ставова овог извештаја;
- назив организације у којој грађанин ради;
- број особља;
- сврха аванса, представљена трошковима домаћинства или забаве;
- информације о прекорачењу трошкова или салду готовине;
- наводи документа која потврђују трошкове грађана током службеног путовања;
- Укупни износ који је запослени у компанији потрошио током пословног путовања
- потпис грађана
Након проучавања овог извештаја, рачуновођа ставља свој потпис на њега. Поред тога, они наводе број и датум извештаја. Дати су трошкови који ће бити евидентирани, као и бројеви рачуноводствених рачуна. Исправно састављен и оверен документ предаје се директору предузећа на проучавање и потписивање.
Пример попуњавања извештаја о трошковима за пословно путовање је у наставку.
Који су документи у прилогу?
Запослени у компанији током пословног путовања мора да сачува све документе о плаћању који потврђују одређене трошкове. Они се биљеже у извјештају током његовог завршетка. Ова документација може бити представљена у различитим облицима. Због тога су уз извештај у прилогу следећи радови:
- благајнички чекови сматрају се најчешће документацијом;
- строги обрасци за извештавање;
- новчани налози;
- примања;
- товаришта;
- друге исправе за плаћање.
Све ове папире треба пажљиво проверити и чувати у оптималним условима. Ако се изгубе, запослени неће бити у могућности да докаже да је заиста потрошио средства примљена од послодавца у потребне сврхе. У овом случају рачуноводство може да одбије надокнаду трошкова.
Ако се средства троше у организацијама и радњама у којима се не издаје благајнички чек, морат ћете затражити робне чекове.
Које су потешкоће?
Током попуњавања извештаја о трошковима на пословном путу, могу се појавити разне потешкоће. Они укључују:
- ако је неко упућен у другу земљу, тада мора да потврди трошкове с документима о плаћању који су примљени од странаца, али ако нема знање страног језика, можда неће имати другачије потврде и чекове;
- Често, одмах након таквог путовања, грађанин одлази на годишњи одмор, тако да нема времена да састави извештај одмах по доласку, али такође можете формулисати документацију одмах након периода одмора;
- сва документа која су примљена од странаца мораће бити преведена на руски језик.
Да ли ће се трошкови исправно надокнадити грађанину, зависи од исправности попуњавања извештаја и припреме осталих докумената.
Карактеристике приликом путовања у иностранство
Пословна путовања могу се обављати не само унутар Русије, јер се често захтева посета страних партнера, па је потребно и пословно путовање у иностранство. Како издати извештај о трошковима у овом случају? За то су узете у обзир карактеристике:
- враћајући се са путовања, запослени мора да састави извештај у року од три радна дана;
- ако је новац издат у страној валути, то је сигурно назначено у документацији;
- подаци о потрошњи у страној валути морају се уносити без преноса по курсу рубља;
- ако су документи који потврђују одређене трошкове направљени на страном језику, мораћете да се бавите њиховим редним преводом на руски;
- поступак превођења може вршити директан запосленик компаније или запослени у специјализованим компанијама;
- ако су карте за различита возила креиране на страном језику, онда је сигурно потребан пренос детаља на који се односи пуно име.путник, место доласка, лет, датум поласка и доласка, као и цена карте;
- није неопходно преводити информације које немају никаквог значаја, на пример, то укључује правила о лету или карактеристике превоза пртљага;
- нема потребе за трансфером ако грађанин има електронску карту, јер се све информације попуњавају на основу захтева Јединственог међународног кодификатора;
- трансфер је потребан за све остале документе који укључују рачун за хотел или чек за изнајмљивање аутомобила.
Тек када се узму у обзир сви горе наведени услови, запослени у компанији моћи ће да потврде циљано трошење новца добијеног од послодавца. Ако су у трансферу укључени запослени специјализованих компанија, трошкови таквих услуга укључују се у остале трошкове компаније.
Да ли запослени може отићи на одмор након путовања?
Често пословна путовања трају довољно дуго, па одмах након таквог путовања запосленом треба одмор. Након таквог путовања дозвољено је одмах узети одмор. Због тога није обавезно доћи на посао и пренијети хитни извештај о пословном путовању.
Дозвољено је састављање документације одмах по одласку са одмора, а не у року од три дана након повратка са путовања.
Рокови испоруке
Документ је изнајмљен у року од три дана. Одбројавање почиње следећим тачкама:
- повратак са пословног путовања;
- излазак са одмора;
- повратак са боловања.
Стога одбројавање за три дана почиње од тренутка када се грађанин врати на посао како би наставио каријеру. Ако су прекршени рокови за пренос авансног извештаја о пословном путовању, то доводи до чињенице да запослени не прима новац од компаније да покрије трошкове који је настао. Поред тога, ова ситуација може постати основа да се компанија сматра одговорном ако пореске инспекторе утврде прекршаје.
Какво ожичење се користи?
Да бисте одобрили правилно испуњен образац аконтационог извештаја о пословном путовању, потребно је да се у рачуноводствене евиденције унесу релевантни подаци. Да би то учинио, рачуновођа користи књижења како би одражавао трансакције прихода или расхода. Трошкови се књиже на рачун 71.
Ако је грађанин на путовању потрошио више него што је примио од послодавца, може рачунати на накнаду за такве трошкове. Да би то учинио, мора их потврдити службеним документима. Само у том случају рачуновођа уноси потребне податке у рачуноводство предузећа.
Закључак
Пословна путовања могу захтевати било које компаније из различитих разлога. Могу се извести у Русији или другим земљама. Радници на пословним путовањима могу очекивати да ће добити надокнаду за своје трошкове. Да би то учинили, они морају да сачувају документе о плаћању који потврђују настале трошкове.
Након пословног путовања, запослени у компанији припрема предујам. Садржи податке о свим трошковима током путовања. Остала приложена документа проучавају рачуновођа и директор предузећа. На основу овог извештаја потребни подаци се уносе у рачуноводство предузећа.