Ревизија одељења продаје: циљеви и циљеви

Иако је на западу ревизија одељења продаје готово обавезан догађај за било коју компанију, многи руски предузетници и даље подцењују њену вредност. И узалуд. Ако се окренемо статистици, можемо видети да се у само десет година ниво конкуренције значајно повећао, а стопа профита, напротив, смањила (са ~ 70-80% на 10-15%).

Компетентна ревизија одељења продаје омогућава чак у почетним фазама да се открије где се налази Ахилова пета компаније и који проблеми ометају ефикасно стављање у промет производа. Једноставно речено, ово је тест који одређује колико ефикасно ова структурна јединица делује и како може да се побољша њен рад.

Када трошити

То у великој мјери зависи од величине компаније, као и од специфичности тржишта на којем послује. Међутим, стручњаци саветују спровођење ревизије маркетинга и продаје најмање једном годишње. Верификација је неопходна у таквим ситуацијама:

• раст продаје у предузећу испод планираних показатеља;
• менаџер жели да повећа профит због раста продаје;
• редовни купци напуштају компанију (или смањују обим куповине);
• такмичар заузима више позиције и осваја тржишта која вам још нису доступна;
• на одељењу постоји „промет особља“.

Ако се ревизија обави правилно, компанија ће моћи да постигне значајан раст продаје и повећа ефикасност одељења.

Кључни задаци

Први услов за организовање ревизије је јасна изјава о циљевима. Неопходно је утврдити у којој се фази понуде најчешће прекидају, које су снаге и слабости особља, са којима је клијентима најлакше / најтеже радити. Поред тога, проучавају се технологије које запослени користе у комуникацији са потенцијалним купцима. Шта је ово за:

• препознати грешке, погрешне прорачуне у систему маркетинга;
• разумете које промене се могу извршити у постојећем систему;
• идентификовати главне правце повећања продаје;
• учинити процес продаје прегледним и разумљивим - и за запослене и за менаџмент;
• анализирати однос трошкова и прихода.

Ревизију треба да спроводе независни и незаинтересовани запослени. У великим компанијама постоје посебне јединице за то.

Важно:

Све провере у предузећима у Руској Федерацији врше се у складу са савезним Законом о ревизији од 12.30.08 бр. 307.

Шта проценити

Не, не само број куповина, као што можда мислите. Па чак ни стопу конверзије. Погледајте поступак стварања и ревизије одељења продаје Бусинесс Иоутх-а, највеће заједнице предузетника у Русији.

Као што видите, перформансе ове јединице процењују се према 25 критеријума. Неки се на први поглед чине безначајним, али пракса показује да нам само интегрисани приступ омогућава да постигнемо максималну ефикасност одељења продаје.

Постоје две главне фазе ревизије - спољна и унутрашња ревизија. У исто време, они анализирају и рад самих запослених и факторе независне од њих.

Спољна ревизија

Први корак је истраживање тржишта, његове величине и конфигурације, као и конкурентско окружење у којем компанија послује. Није важно како професионални продавци раде за вас, ако потрошач има прилику да купи нешто много боље и јефтиније. Слажете ли се? Онда разговарајмо о томе на шта морате обратити пажњу.

Тржиште

Приликом процене постојећег и потенцијалног тржишта, потребно је утврдити њихов капацитет и структуру, одговорити на следећа питања:

1. Који је модел дистрибуције производа? Где и како потенцијални купци траже информације, обављају куповину?
2. Који су главни сегменти потрошача? Које су њихове особине? Који су сегменти кључни (кога циљате)?
3. Какве су перспективе за ово тржиште? Трендови развоја? Да ли се развија или сужава?

Неопходно је израчунати тржишни удео који компанија заузима у датом региону или земљи. Анализа такође користи удио гласовног индикатора - проценат маркетиншких трошкова на одређеном територију у укупној структури трошкова.

Кључни купци

Скоро свака компанија их има. Штавише, кључни купци нису увек они који доносе највише прихода. То могу бити купци који отварају приступ новом сегменту тржишта, помажу у стварању одређене репутације итд.

Када вршите ревизију одељења продаје, важно је разумети колико предузеће ефикасно привлачи и сарађује са овом одређеном категоријом потрошача.

Да бисте то учинили, потребно је поделити циљну публику у неколико група:

1. Кључни купци Они са којима је најисплативије сарађивати - они морају бити у средишту активности предузећа.
2. Обећавајуће. Заинтересовани су за сарадњу са вама, и зато се сматрају главним објектом комерцијалне активности.
3. Позадина У ову категорију спадају купци чије наруџбе можете извршити лако и без трошкова, али они вас не контактирају редовно и величина испорука је мала.
4. Други. То су купци који никада неће постати ваши купци, јер њихова потреба за производима не задовољава потребе вашег пословања.

Током ревизије потребно је сазнати који се критеријуми користе за сегментацију, који од тренутних или потенцијалних купаца одговара „портрету идеалног купца“. Такође би требало да израчунате ниво добити из сваке категорије и разумете који део потреба кључних купаца компанија тренутно задовољава.

Такмичари

Ако погледате било који пример ревизије одељења продаје водећих консултантских компанија, можете видети да они играју значајну улогу у конкурентској анализи. Разлог је једноставан - активност других предузећа на тржишту, њихов број и активност често одређују стратегију компаније.

Шта треба да сазнате у овој фази:

• главне компаније које се такмиче и лидери на тржишту;
• шта нуде (роба, услуге, асортиман);
• природа такмичења (интензивна, слаба итд.);
• коришћене маркетиншке стратегије и канали дистрибуције производа.

Сви ваши такмичари могу бити подељени у 4 категорије.

Прва врста су директни конкуренти који раде исто и нуде исти асортиман производа и услуга.

Друга врста је занимљивија - називају се "конкурентима за буџет". Шта ово значи? Претпоставимо да ваш потенцијални клијент мисли да би јео за вечеру у року од 700 рубаља. И овдје има могућности: наручити пиззу, отићи у суши бар или узети намирнице у вашој трговини и кухати нешто код куће. У овом случају, неколико компанија се „такмичи“ за право на боље и боље задовољење исте потребе.

Трећа врста конкурената су иноватори који нуде робу и услуге који још нису на тржишту и који иду „корак испред“ осталих.

И на крају, четврта опција је ситуација када потенцијални купац може сам радити оно што ви понудите. На пример, консултантске компаније које пружају ревизорске услуге за одељење продаје константно губе део прихода због чињенице да многи предузетници не желе да плаћају више и овај задатак поверују својим запосленима.

Интерна ревизија

Унутрашња ревизија одељења продаје може се обављати паралелно са екстерном или након њеног завршетка. Да би то постигли, запослени који врше ревизију требало би да имају несметан приступ свим извештавајућим и финансијским документима јединице.

Примери питања интерне ревизије за одељење продаје на која је потребно одговорити:

1. Ко смо ми: лидери, најискуснији / најефикаснији / најјефтинији? (треба да изаберете само 1 предност и одговорите са две позиције - ко сте сада и ко желите да постанете).
2. Шта продајемо: производ, производ + услуга, производ + услуга + знање?
3. Зашто бирати нас? Шта можемо учинити да следећи пут одмах почну да нас контактирају? Изузетно је важно имати добру повратну информацију, а не спекулирати.
4. Где су главне тачке контакта компаније са циљаном публиком (веб локација, претплата на билтен е-поште, комерцијална понуда, визитке, итд.)?

Унутрашња ревизија се такође састоји од неколико важних корака. На које аспекте одељења продаје је потребна посебна пажња? Ово о томе кажу професионални ревизори.

Систем управљања продајом

Важно је утврдити да ли су продајни и КПИ планови (показатељи перформанси) адекватни и у складу са целокупном стратегијом компаније. Анализа узима у обзир такве факторе:

• постојећи и потребан број продајног особља;
• ниво квалификације запослених у односу на ваше производе и / или пословање клијента;
• систем мотивације (опипљиви и нематеријални подстицаји, критеријуми за оцењивање);
• просечна величина и износ наруџбе;
• компанија слава међу потенцијалним купцима;
• корелација између планираних и реалних показатеља.

Обавља се интерна ревизија КМС одељења продаје (систем менаџмента квалитетом). Неопходно је процијенити како организација рада јединице одговара кључним принципима - оријентација на купца, укључивање особља, континуирано усавршавање, доношење одлука на основу чињеница, итд.

Одељење продаје требало би да буде својеврсно „срце“ компаније, чије мишљење се узима у обзир при изради стратегија и оперативних планова за све остале одељења.

Погодан начин спровођења истраживања је СВОТ анализа, која вам омогућава да опишете активности предузећа, његове снаге и слабости, способности.

Разлози за ублажавање муштерија

Зашто одлазе? Ово је главно питање на које је потребно одговорити у овом блоку. Овдје постоје потешкоће, јер многи купци одмах заузимају одбрамбену позицију и нису спремни за конструктиван дијалог о томе шта их тачно одгурнуло. Заузврат, продајни представници за све често криве цене, што уклања одговорност са њих, како од потрошача, тако и од произвођача. Међутим, важно је „доћи до дна“ правих притужби и разлога незадовољства и неповерења од стране потенцијалних купаца, схватити у којој се фази нарушавају и зашто.

Систем дистрибуције

Следећи корак је анализа географије и структуре продаје, главних продајних канала и партнера. Овде постоји много опција, од директних испорука до сложених дистрибутивних система на више нивоа. У зависности од специфичности вашег пословања, морате да одредите:

• број нивоа дистрибуције и посредничких компанија са којима радите;
• како постојећи систем испуњава циљеве и циљеве компаније;
• који вам посредници и посебна места доносе највећу зараду;
• како ће се обим продаје и зарада сваког од учесника мењати с повећањем или смањењем броја дистрибутера;
• Колики је тржишни удео различитих посредника (постојећих и потенцијалних).

Често се у овој фази врши и анализа трошкова организационе структуре одељења продаје. Што вам, заузврат, омогућава да одредите колико компанија преплаћује или подмирује своје запослене.

Рад главе

Ако погледате готово било који пример писања ревизије одељења продаје, видећете изузетно важно место - анализу рада менаџера. Да бисте видели потпуну слику, важно је проценити степен централизације и методологију за пријем извештаја.Ревизија узима у обзир и ефикасност управљања одељењем и квалитет контроле.

У овој фази се истражује процес рада: како се планирају активности руководитеља, како добијају задатке, ко контролише квалитет и услове њихове примене, како се попуњава база података извештаја. Сврха овог теста је да осигура да руководство одељења поставља јасне и стварне задатке за подређене.

Систем услуга и рад особља

Завршна фаза студије је, у ствари, процена односа запослених у компанији са купцима. На жалост, за многе предузетнике „фокусирање на купца“ је још увек само реч из пословног хангоута. Међутим, ово је врло реалан и чак мерљив концепт. Шта треба урадити у овој фази:

• идентификовати потребе и очекивања купаца;
• анализирати постојеће стандарде квалитета услуга и увести нове (према посебним, мерљивим критеријумима);
• проценити квалитет повратних информација (број питања и притужби, брзина одговора запослених итд.).

Пожељно је да сви запослени у одељењу продаје директно учествују у развоју стандарда квалитета и њиховом унапређењу. Поред тога, потребно је описати и имплементирати скрипте најпродаванијих - то јест, разумети како раде они који успевају да закључе највећи број профитабилних трансакција.

Направите контролну листу и направите залихе

Било који узорак ревизије одељења продаје, без обзира на нишу, садржи такозвану контролну листу ревизије одељења продаје. Заправо, ово је листа кључних захтева и параметара који одређују стање компаније и рад ове структурне јединице. Састављен је пре почетка ревизије, а током ревизије комисија прави одговарајуће белешке - шта је, шта недостаје, шта треба побољшати.

Које предмете треба да садржи списак?

Пре свега, зависи од тога који су елементи продајног система анализирани. На пример, за процену усаглашености са стандардима роба, најважнији критеријуми су:

• надгледање робе која се налази на залихама;
• усаглашавање ознака цена производа и рока трајања производа;
• поштивање норми и стандарда услуге од стране продајних представника и промотера;
• присутност ПОС материјала (рекламне заставе, налепнице, вобблери итд.).

Резултати ревизије такође се могу представити у облику извештаја или презентације са визуелним графиконима и табелама. На основу добијених података, компанија развија конкретна решења за побољшање ефикасности одељења продаје.