Ревизија пословних процеса: када и како то спровести? Пословни процеси - примери

Да би преживели у јакој конкуренцији, од суштинског је значаја да модерна компанија брзо реагује на промене на тржишту и рационално искористи расположиве ресурсе. Међутим, с временом ефикасност опада - део акција и поступака застарева, одељења почињу да дуплирају међусобно задатке. Зато је важна благовремена ревизија пословних процеса. Знајући слабости предузећа, менаџмент може да предузме одговарајуће мере и оптимизира рад.

Дефиниције

Пословни процес је ланац логички повезаних, периодично понављајућих активности током којих се ресурси организације користе за обраду објекта (виртуално или физички). Другим речима, ово је одређени сегмент рада предузећа са стварним, мерљивим резултатима.

Интерна ревизија пословних процеса је анализа свих врста делатности компаније: производне, комерцијалне, друштвене. Њен задатак је да утврди колико су ефикасне главне структурне јединице компаније и канали преноса информација.

Када трошити

1. Након увођења нове документације и упутстава. На пример, приликом инсталирања другог софтвера. У овом случају, боље је извршити ревизију не одмах, већ након неког времена, неопходног за „пробој“ и тестирање. Дубина провере зависи од величине промена и значаја овог процеса за компанију.

2. Заказана ревизија. Обавља се према утврђеном распореду, најмање 1 пут годишње.

3. Непланирана ревизија. Организира се на захтјев вишег менаџмента или менаџера одговорног за одређени пословни процес. Таква потреба може се појавити ако:

• дошло је до већег квара;
• притужбе од процесних клијената (екстерних и унутрашњих) се повремено примају;
• Постоје предлози и идеје за побољшање процеса.

Резимирајући, можемо рећи да је ревизија пословних процеса неопходна у свим случајевима када се у компанији јаве било какве промене.

Врсте пословних процеса

У савременој теорији менаџмента, подјела процеса на главне и помоћне је опште прихваћена. Прва група укључује све што омогућава организацији да зарађује и постиже одређене циљеве:

• производња робе / пружање услуга;
• маркетинг и продаја;
• логистика и достава;
• комуникација са добављачима и посредницима;
• пореско рачуноводство;
• корисничку подршку.

Подршка заузврат су они процеси који осигуравају имплементацију језгре, пружају потребне ресурсе и информације. То су унутрашње функције, као што су управљање особљем, рачуноводство и осигурање безбедности објекта.

Пословни процеси: примери и опис

Важно је напоменути да свака конкретна компанија има своју листу пословних процеса, узимајући у обзир његову величину и специфичности активности.

Главни елементи било којег ПСУ-а укључују:

• улазни подаци;
• ресурси (људи, опрема, инфраструктура, софтвер);
• критеријуми (захтеви купца, стандарди, закони);
• документи и евиденције (плаћања, пријаве, налози, примици, фактуре);
• излазни подаци (производ, његов део или потребне информације);
• мерење резултата (ревизија, праћење, анализа).

Поред тога, сваки поступак мора имати одређеног власника који је одговоран за крајњи резултат.

Погледајмо како се могу описати пословни процеси. Узели смо примере из две потпуно различите сфере у својој суштини.

Прва компанија продаје франшизе.У њеном раду са клијентима могу се разликовати 4 главна пословна процеса. Заузврат, свака од њих састоји се од неколико операција.

1. Квалификација. Задатак: обради апликацију. Ова фаза вам омогућава да креирате ток и процените ефикасност маркетинга. Запослени обрађује примљену пријаву и преноси је у статус „Квалификовани“ или „Одбијање“. Све квалификоване апликације одмах падају у БП-2.
2. На продају. Задаци: направити презентацију, радити са приговорима, примити прилог и пренијети пројекат кустосу. Да би се побољшала ефикасност рада, развијају се систем мотивације запослених, план и прогноза продаје. Трансакције аутоматски долазе из БП-1 или креирају ручно од стране менаџера. Након пребацивања кустосу, пројекат прелази у БП-3.
3. Лаунцх. Задаци: именовање кустоса, почетак рада и припрема извештаја. Овај пословни процес омогућава лансирање корак по корак франшизе. Додају се нове функције: сређивање докумената, обавештавање купаца, привлачење нових запослених и извођача радова.
4. Роиалти фрее. Задатак: на време да примите допринос (Роиалти-фрее). Одмах након покретања аутоматски се креира нови пословни процес и додељује се датум следеће исплате. Такође се припрема план подршке франшизе.

Други пример је рекламна агенција пуног циклуса која производи производе за штампање, спољну рекламу, самољепљиве материјале, као и хотелску опрему. Ево 3 основна процеса:

1. Тражи. Неопходно је пронаћи потенцијалне купце, успоставити контакт и договорити састанак. Уз то морате сазнати одакле је клијент дошао (из базе података, интернета или других извора), размере планиране кампање (у хиљадама рубаља) и, ако је потребно, разлоге за одбијање.
2. На продају. На захтев се шаље комерцијални предлог, а затим се издаје фактура. Начин плаћања је назначен (100%, накнадно плаћање, гаранција). Тада наруџба иде у производњу (БП-3). Након отпреме и примања повратних информација, главни циљ је постићи максимални број поновљених продаја.
3. Производња. Након пријема наруџбе руководилац производње потврђује рок (рок). Врше се технолошке операције - предштампање, штампање, обрада после штампе. Ако је клијент задовољан резултатом, пројекат се враћа на БП-2, у супротном се враћа на почетак поступка ради ревизије.

Најприкладније је приказати пословне процесе компаније у шематском облику, показујући главне везе између њих (на пример, прелазак из прве презентације у фазу продаје). Информације можете да дате и у формату табеле:

Документација

Ревизија се састоји од следећих кључних позиција:

1. Редослед понашања. Овај документ одобрава више руководство и садржи податке о разлозима ревизије (планирани / непланирани), циљевима, олакшицама, члановима комисије. Одмах се именује руководилац ревизије, као и услови за развој и одобравање програма.

2. Радна документа ревизора. Ово укључује све записе које ревизори чине током ревизије, као и попуњене упитнике, резултате анкете, обрасце за интервјуе, тестове итд. Поред тога, компанија складишти регулаторне документе који одређују услове за радне документе. Они треба да садрже:

• датум и место састављања, име инспектора;
• извори и методе прибављања информација (интервјуи, запажања, упитници);
• детаљан опис проучених пословних процеса;
• резултати свих претходних ревизија.

Радни документи се попуњавају и у произвољном и у унапред утврђеном облику - на пример, у облику табела, графикона, текста итд.

3. План ревизије. Садржи неколико главних одељка: прикупљање и сумирање информација, спровођење дубинске анализе, закључака, развијање предлога и препорука, састављање извештаја и представљање резултата. На почетку ревизије наводе се њена сврха, опис истражених пословних процеса, као и фазе и главне активности верификације. За сваку фазу потребно је одредити кључне задатке, методе прикупљања и анализе података, рокове, ресурсе и одговорне за резултат.

4. Извештај. Овај документ резимира обављени посао, идентификује предности и слабости предузећа. Први одељак даје опште закључке, а други садржи детаљне информације о утрошеним ресурсима и резултатима.

5. Извештај ревизора. Приказује најважније налазе и препоруке за оптимизацију пословних процеса.

Чланови

Зависно од сложености организације, њене структуре, броја запослених и специфичности пословања, зависи ко ће обавити ревизију. Размотрите потребне учеснике у ревизији.

1. Иницијатор и особа која одобрава ревизију. По правилу, ово је један од вођа предузећа или њихових заменика.
2. Комисија за ревизију. Обавезни услови за учеснике - високо образовање и радно искуство од најмање одређеног периода.
3. Шеф комисије. То радно место је додељено запосленима у једном од независних одељења компаније (одељења која су директно подређена власнику предузећа и не учествују у главном пословном процесу - безбедносној служби, служби стратешког развоја итд.). Понекад су укључени стручњаци треће стране.
4. Ревидирана лица. То могу бити сви запослени у организацији који имају информације потребне за верификацију.

У угледним компанијама често стварају посебне комисије за контролу ревизије.

Процедура

Ревизија пословних процеса врши се у складу са јасно дефинисаним захтевима. Истражују се главни пословни циклуси компаније - снабдевање, производња, продаја, улагања (улагање у модернизацију и ширење), као и менаџмент.

Фаза 1: Проучавање општих образаца

Унутрашња ревизија започиње прикупљањем основних информација о активностима предузећа, његовој структури и активностима јединица. У основи се добија из докумената предузећа - стратешког плана, правила управљања, описа послова, кодова итд. Сви подаци се уносе у извештај, што показује:

• организациона структура;
• списак кључних пословних процеса;
• опис рада јединица: имена, функције, улазни и одлазни документи, резултати активности.

Често се након пријављивања спроводе интервјуи са особљем. То вам омогућава да откријете нетачности у раним фазама, да видите разлику између стварног стања ствари и како запослени сами представљају организацију.

Фаза 2: Детаљна анализа пословних процеса

У овој фази је потребно описати редослед и карактеристике различитих операција у предузећу. Ради практичности, састављају се табеле које описују сваки пословни процес појединачно.

Поред тога, састављају се детаљни дијаграми и графикони активности који одражавају организациону структуру компаније, редослед радних упутстава, интеракције између запослених у истом одељењу и различитих одељења. Цео поступак треба да буде документован. Ако је могуће, препоручује се организовање аудио и видео снимака.

Фаза 3: Моделирање

Сврха ове фазе је систематизација података о компанији и њеним процесима у визуелно графичком облику. Модел треба да прикаже структуру пословних процеса, карактеристике њихове примене, као и редослед рада.

Прво се припрема структурални модел који приказује интеракцију одељења, документације, структуру пословних процеса (од општих група до приватних задатака). Поред тога, показује како се подаци, ресурси и документи померају између главних учесника.

Готов модел је у складу са архитектима, водећим програмерима и стручњацима из организације.

У овој фази се развија детаљна шема рада. За то је сваком документу додељен властити јединствени матични број / шифра. У поједностављеном облику, изгледа овако:

Ако се тијеком инспекције утврде одступања, потребно је јасно утврдити њихов узрок. Може бити спољна или унутрашња, објективна или субјективна (на пример, слаба мотивација запослених).

Фаза 4: Припрема извештаја и презентација резултата

На основу добијених информација, комисија треба да развије препоруке и предлоге за побољшање процеса. У овом случају, потребно је одговорити на кључна питања:

• Са којим негативним нежељеним ефектима се могу сусрести?
• Да ли је потребно да ажурирам сву документацију?
• Колико ће времена требати да се види ефекат промена?

Затим руководилац припрема извештај и закључак, као и презентацију резултата. Стога ревизија пословних процеса омогућава власницима компанија да науче о „слабостима“ и проблемима у организацији. Истовремено, тачка гледишта две стране узима се у обзир одједном - провера и верификација.

Унапређење и развој пословних процеса могу укључивати мере за додатну обуку запослених, развој софтвера, предлоге за унапређење особља и кадровске промене.

Методе и извори ревизије

Оснивање предузећа и било какве значајне промене у предузећу захтевају коришћење најтачнијих и поузданих информација. То су углавном математичка предвиђања, поређење и прерачунавање података. Извори података су документи:

• процене, евиденције извршења рада;
• документа за давање налога;
• уговори о снабдевању;
• фактуре;
• картице за обрачун трошкова производње;
• картице инвентара;
• књиговодствени регистри;
• извјештаји о доласку и издавању материјалних ресурса, складишних књиговодствених картица;
• банковни изводи, готовинска / кредитна документација итд.

Такође је потребно прикупити информације о показатељима процеса - не само тачне вредности, већ и како се израчунавају израчунате вредности, које мере се предузимају у случају одступања. Ови подаци се могу добити у току праћења напретка рада, као и у разговорима са запосленима, купцима и добављачима.

Кључни показатељи перформанси

У зависности од сврхе у коју се врши ревизија пословних процеса, користе се различити критеријуми и методе процене.

Помоћу избалансиране таблице резултата можете одмах видети у којим областима се појављују проблеми на раду. Најтежи период у том погледу је почетак пословања, када нема са чиме да се упореде показатељи. Зато многе младе компаније у ревизију ангажују спољне стручњаке који могу процијенити потенцијалне ризике много прије него што озбиљно ометају рад предузећа.