Шта је то - административна активност? За шта је то? Како изгледа ова врста активности? Да ли је могуће срести овде "замке"? На ова и бројна друга питања биће одговорено у оквиру данашњег чланка.
Опште информације
За било коју компанију можемо рећи да постоји неколико функција без којих је немогуће проћи. То је независно од онога што структура ради. Они укључују административни посао. Ово је аксиом без којег је сада успешна активност немогућа. Стога, узимајући у обзир, потребно је разговарати о најзначајнијим извршеним функцијама, о позицијама, месту и улози у структури предузећа. Генерално, административна активност је веома типичан посао. Иако се одређени садржај разликује у зависности од циљева са којима се компанија тренутно суочава, од његове величине и расположивих ресурса. Али требало би да почнете са дефиницијом. Административно пословање је посао повезан са организацијом рада запослених, одељења и служби предузећа ради постизања високих организационих перформанси. Обухвата све нивое.
Класификација
Активности административне и економске подршке могу се поделити на:
- Текуће пружање активности. Ово је куповина канцеларијског материјала, потрепштина, канцеларијске опреме, уређаја и намештаја у исправном стању, поправак и превентивно одржавање ако је потребно, обезбеђивање комуникација и обављање великих једнократних куповина.
- Ток документа. Под тим се подразумева развој система размене папира, одржавање архива, библиотека и база података.
- Рад зграде, просторија и територије. Под тим подразумевамо чишћење, напајање електричном енергијом, водовод, мање поправке домаћинстава, дизајн изгледа, уређење околине, уређење околине.
- Организациони рад. То укључује догађаје, уређење радних места, сале за састанке, угоститељство за запослене, превозне услуге, осигурање запослених и компанија, селидбу.
- Обезбеђивање односа са трећим лицима. Пример је интеракција са владиним агенцијама, изнајмљивачима и добављачима.
- Интерна свест особља. Ово укључује организовање обавештења о новим документима, надгледање извршења упутстава, организовање и одржавање ажурних огласних табли, издавање интерних корпоративних публикација (брошура, билтена, новина), слање порука, организовање интерних изложби и музеја.
Као што видите, административна и економска активност не мирује и туче се у задњим вратима.
Нијансе довршавања задатака
Читалац треба да обрати пажњу на чињеницу да су неке функције сталне, док су друге представљене као једнократне задатке. Али упркос томе, свега се тога треба сетити и по потреби разговарати са запосленима. На крају, можда ће бити и потреба да се изврши, иако једнократни, али глобални задатак, као што је организовање потеза. И у овом случају не би требало бити питања са питањем „ко ће све ово спровести“. Специјалиста за административне и економске активности треба добро да разуме да му је главна сврха обезбедити удобан и несметан рад свих услуга компаније.Главни задатак је помоћи остатку јединица да испуне план производње, без обзира на све. Стога се горња листа функција може и смањити и проширити. Све зависи од конкретне ситуације.
О утицају различитих фактора
Следећи фактори утичу на специфичну листу извршених функција:
- Величина компаније
- Специфичности активности.
- Циљеви компаније.
- Коришћење сопствених / позајмљених средстава и ресурса.
Оно што је добро за мало предузеће може бити изузетно неефикасно за средњу структуру. Па, ако управа може да препозна да постоје проблеми и да је потребна одређена реорганизација компаније.
Како дефинисати функције и задатке?
Дакле, постепено смо дошли до закључка да административну подршку организације треба спровести у складу са потребама. Али како одредити оне специфичне функције и задатке које ће требати обављати? Ево кратког водича акције:
- Извршена је анализа тренутног положаја предузећа и утврђивање недостајућих функција.
- Правац кретања се формира на основу прихваћених циљева компаније.
- Наведене су специфичности предузећа и како утиче на спровођење задатака.
- Израчунава се изводљивост да се одређени радови изврше сами или привлачењем вањских извођача радова.
- Питања о подређивању се рјешавају.
- Одређује се најбољи формат за спровођење потребне функције (алокација једног запосленог, одељења или целе службе).
Нажалост, формат чланка, неће дозволити да се у потпуности размотри све и свашта. Стога ће организација послова за запослене бити узета као један предмет проучавања. Заиста, они често морају да обављају више-функционалне задатке, а због неусклађености деловања различитих јединица настају различити проблеми.
Организација послова
Овај догађај се не одвија сваки дан. Због тога у овом случају обично нема прописа. Задаци се решавају у складу са ситуацијом, врло често у хитном режиму. У овом случају су потребна посебна наређења за административне активности. На пример, увођење правила за организовање новог радног места омогућиће нам да планирамо целокупан процес на папиру, да схватимо како га можемо оптимизовати, шта и у којем редоследу треба предузети. То се посебно односи на оне компаније које су си поставиле циљ да постигну активни развој. Ово се врло често повезује са проширивањем особља и за овај случај је потребно имати добро развијену набавку.
Први кораци
У почетку би требало направити опис радног места. Требало би да садржи списак потребне опреме и намештаја. Али не само нешто случајно и прво испружено од руке, већ и нешто што се користи на типичном радном месту. Могуће је извршити градацију у зависности од нивоа позиције и доделити највишу менаџерску везу, менаџере средњег нивоа и извођаче. Или можете надоградити на специфичности активности. Ово је присуство посетилаца, употреба додатне опреме, инвентара, посебни захтеви за собну температуру, струјно осветљење и слично. У идеалном случају, за сваки пост треба написати опис. Али ово је такође врло напоран посао. Стога се у првој фази можемо ограничити на припрему стандардног описа. На пример, за лабораторијске раднике потребно је обезбедити довољно осветљења и одређени температурни режим. Запослени у служби за кориснике морају имати места за чекање. За рачуновође мора бити обезбеђен сеф.
Која питања морате имати на уму?
Административни план би требало да ради на бројним питањима.На пример, шта је боље имати стално на залихама или их треба набавити након што добијете информације о новој особи која иде на посао. На пример, у случају инвентара пожељно је имати малу резерву. Уосталом, чак и радним запосленима ће требати. Такође можете присуствовати столовима са столицама. Док је резервни рачунар већ вишак. Скупо је и брзо застарева, па га није ефикасно складиштити без посла. Генерално, врло добро решење било би саставити матрицу целокупног пословног процеса, у њему би се назначили сви одељења која су укључена у процес. У том случају можете једноставно и јасно да напишете где и у ком временском оквиру је потребно да нешто предузмете. Ово је важно, у најмању руку, због чињенице да се пропусти често јављају због кварова у преносу података. Уосталом, ако не постоје одговарајуће почетне информације, чак ни најбољи налози о административним и економским активностима неће моћи у потпуности удовољити постојећим захтевима.
Други приступи
Али не бисте се требали ограничити само на ово. На пример, када комуницирате са запосленима, можете да креирате дневник захтева. Затим се у њега региструју долазна објашњења и затим преносе одређеном извршиоцу на извршење. У овом случају, потребно је повремено прегледати и надгледати статус имплементације. Такође може бити релевантно за подстицање запослених на квалитет и брзину обраде апликација. Ако постоји оправдана жалба да неко од запослених лоше обавља своје дужности, то би требало завршити казном извршиоца. Да би се осигурала правичност, веома је препоручљиво постављати норме. У овом случају, потребно је саставити комплетну листу могућих апликација са допунама у случају преседана. А онда се за сваку ставку развија сопствена норма. Иако се врло често не дају стандарди модела. Стога компаније постављају сопствене вредности на основу специфичности својих активности и тренутних задатака. На пример, ако се прими порука да је сијалица изгорела, тада се додељује један радни дан за решавање овог проблема.
Резимирајући горе наведено
Као што видите, организација административних и економских активности има своје "замке", које на први поглед нису видљиве. При изради прописа и ставова потребно је узети у обзир прилично велику количину информација. То се односи на циљеве компаније, њене специфичности и величину. Детаљно планирање и јасно прописивање пословних процеса омогућиће нам успешно решавање проблема захваљујући успостављању адекватне процедуре за обављање послова. Управљање административним и пословним активностима предвиђа да сви који су укључени у извршење и контролу процеса морају бити упознати са теоријским оправдањем за његово спровођење. Увек треба имати на уму да компетентно руководство може драматично побољшати ефикасност процеса. Није важно шта је то - о административним и економским активностима државних институција, непрофитној структури или приватном предузећу - добро управљање има огромну развојну резерву. И то треба искористити.
Закључак
Дакле, разматрано је шта представља административне активности. Наравно, информације дате у овом чланку нису довољне да одмах постанете добар менаџер. Чак ни једноставан увод у паметне књиге неће бити довољан. Заиста, у овом питању се мора разумети и практични аспект спровођења активности. Књиге неће рећи о постојању апсолутно свих „замки“, потребно је попунити гужве и стећи искуство сами.