Um arquivo pessoal, como regra, inclui uma documentação especial que reflete informações sobre um funcionário e seu trabalho por um período de tempo específico, ou sobre um aluno e seus estudos em uma determinada instituição de ensino superior. Normalmente, a formação e condução de arquivos pessoais dos funcionários é realizada durante um longo período de tempo. De um jeito ou de outro, eles são incluídos no número de documentos sobre o pessoal. Qual é a ordem deste evento hoje? Quais informações o arquivo de registro do funcionário contém? Por quê? Respostas a estas e outras questões igualmente sérias podem ser encontradas no processo de leitura deste artigo.
Perguntas gerais
Para começar, no entanto, deve-se notar que a gestão de arquivos pessoais de funcionários não é um processo obrigatório em relação a absolutamente todas as categorias de empregadores. De acordo com a lei russa, os assuntos pessoais devem ser conduzidos apenas para cidadãos que ocupem posições de serviço público. É necessário complementar que o procedimento correspondente seja regulado pelo Decreto Presidencial “Relativo à Ordem Relativa à Administração dos Assuntos das Pessoas que Enchem os Cargos do Estado Russo na Ordem de Nomeação, bem como a Posição do Estado em relação ao Serviço Federal” datada de 01.06.1998.
A obrigação, incluindo a formação e manutenção de arquivos pessoais de funcionários, pode ser atribuída ao empregador - uma empresa estatal (organização) também através de um ato normativo do setor. Por exemplo: o despacho da Russian Consumer Supervision datado de 16 de março de 2005, que aprova as Regras da Função Pública Federal, relacionadas à supervisão no campo da proteção dos direitos do consumidor e do bem-estar humano (conforme a cláusula 7.7 deste documento, assuntos pessoais são confiados à administração), bem como a resolução “ Em relação ao Serviço Federal de Alfândega de 21 de agosto de 2004, através do qual o Regulamento sobre o FCS é aprovado. Com base neste documento, o Regulamento sobre o GUK (departamento de pessoal principal) foi formado e colocado em circulação. De acordo com o parágrafo quinze do Regulamento, a FCS GUK é responsável pela manutenção de arquivos pessoais de todos os funcionários de serviço.
Além disso, o procedimento para gerenciar arquivos pessoais de funcionários pode ser prescrito pela empresa de gerenciamento (em outras palavras, por uma organização superior). Em outras empresas e organizações, a gerência é investida do direito de tomar decisões sobre a necessidade de realizar o processo sob revisão, e também (no caso de uma decisão na direção positiva) - para quais categorias de empregados é aconselhável conduzir negócios de natureza pessoal. O regulamento sobre a conduta de arquivos pessoais de funcionários prescreve que o procedimento analisado, por via de regra, aplica-se às seguintes categorias de cidadãos:
- Empregados que ocupam cargos de chefia (diretor direto da estrutura, seus assistentes (adjuntos), gerenciamento em relação às unidades estruturais, e assim por diante).
- Funcionários da empresa para os quais a responsabilidade sob a atual legislação russa é estabelecida (por exemplo, o contador-chefe, seus representantes, caixa e assim por diante).
As regras para a realização de arquivos pessoais de funcionários, como se viu, não implicam uma certa obrigação. No entanto, muitas empresas privadas fornecem para a condução de assuntos pessoais em relação a absolutamente todos os seus funcionários.Isso não depende do status e da classificação, bem como das atividades de trabalho realizadas (aliás, até o pessoal técnico está incluído aqui). Por quê? O fato é que a manutenção de arquivos pessoais de funcionários é uma fonte muito conveniente de informações. Além disso, esta disposição se aplica a absolutamente todos os funcionários. A pasta individual contém as cópias mais importantes de pedidos para o funcionário, sua documentação pessoal, bem como outros documentos necessários. É importante notar que é a instrução para a condução de arquivos pessoais de funcionários de natureza pessoal que serve como uma ferramenta para consolidar a informação.
Criação de um arquivo pessoal
Hoje, a criação de assuntos de natureza pessoal é realizada para um agrupamento organizado de dados documentados sobre um empregado transferido para ele pelo empregador ao transferir ou aceitar um emprego. A instrução sobre o procedimento para manter os arquivos pessoais dos funcionários sugere que todas as operações relevantes, de uma forma ou de outra, sejam atribuídas a um especialista especialmente autorizado ou a um corpo de pessoal que seja individualmente responsável por organizar o tratamento adequado de tal documentação.
A criação de casos de natureza pessoal é realizada imediatamente após a recepção ou transferência de um empregado para uma posição de liderança ou posição, de acordo com o qual o estabelecimento de responsabilidade é previsto por lei. O procedimento para manter os arquivos pessoais dos funcionários não exclui outra posição quando ela é prescrita por meio de instruções sobre o procedimento para executar determinadas operações nos arquivos pessoais dos funcionários.
De acordo com as recomendações metodológicas do Moscow City Archive, assim como VNIIDAD FAS da Federação Russa, os arquivos pessoais, de uma forma ou de outra, incluem documentação fornecida pelos funcionários durante o emprego, assim como formados no processo de sua atividade profissional subseqüente em uma empresa ou organização particular. Então, isso inclui os seguintes documentos:
- Folha pessoal de acordo com o pessoal ou o perfil correspondente.
- Além do formulário de inscrição ou folha pessoal.
- Autobiografia do funcionário.
- Cópias da documentação educacional.
- A segunda cópia do contrato de trabalho.
- Contrato relativo a responsabilidade.
- Cartas de recomendação de locais de trabalho anteriores (características).
- Pedido de emprego (transferência para a posição apropriada).
- Cópias de ordens ou extratos delas correspondentes à contratação ou mudança para outra posição.
- Extratos da documentação (ou cópias de documentos) referentes ao prêmio ou ação disciplinar do funcionário.
- Cópias (extratos) da documentação de certificação (folhas de certificação, revisões e assim por diante).
Segurança de arquivos pessoais
A disposição sobre a gestão de arquivos pessoais de funcionários sugere que, a fim de organizar sua segurança absoluta e facilidade de manuseio, eles são colocados (ou seja, costurados com um fio e uma agulha para quatro punções) em uma pasta separada no processo de formação de papel.
É importante notar que, além da documentação listada acima, alguns outros documentos podem ser colocados em arquivos pessoais (por exemplo, documentos sobre o funcionário ter passado em uma competição relacionada ao preenchimento de uma posição vaga; cópias de documentos sobre recompensas de funcionários, atribuição de títulos honorários e assim por diante). Além disso, fotos certificadas do certificado do funcionário são colocadas em arquivos pessoais, mas não são arquivadas.
A ordem de conduzir arquivos pessoais de funcionários também implica em seu registro inicial. Desta maneira:
- Cada arquivo pessoal é atribuído a um número de conta individual.
- As posições relevantes são preenchidas na lombada do arquivo pessoal e na capa.
- Um inventário interno é necessariamente incluído em um arquivo pessoal.
Manutenção de livros de trabalho e arquivos pessoais de funcionários
Deve-se notar que a realização de negócios de natureza pessoal não pára durante todo o período de trabalho de cada um dos funcionários de uma determinada estrutura, quando suas regras não contradizem isso. Assim, a conduta de assuntos pessoais em qualquer caso prevê os seguintes pontos:
- Manter registros nas seções necessárias do caso.
- As premissas da documentação a ser armazenada como parte do arquivo pessoal.
- Apreensão de documentação, a necessidade de que passou.
- Verificação periódica do estado do arquivo pessoal de acordo com o assunto de segurança dos documentos incluídos nele
A manutenção de um registro pessoal de um funcionário em uma organização pressupõe que as entradas sejam feitas na documentação de um registro pessoal com base em determinados documentos ou em suas cópias autenticadas. É importante acrescentar que o funcionário autorizado pode esclarecer as nuances necessárias para a execução do procedimento antes de fazer entradas específicas durante uma conversa pessoal com o empregado. Absolutamente todos os registros que são relevantes em relação à documentação ao conduzir arquivos pessoais são feitos à mão com uma esferográfica ou uma caneta-tinteiro em azul, preto ou roxo. O regulamento sobre a conduta de arquivos pessoais de funcionários implica a exclusão de correções na documentação, bem como a adequação de caligrafia legível. Então, quando uma necessidade real surge, esses registros são certificados pela assinatura de um funcionário autorizado do serviço de gerenciamento de pessoal. Além disso, a empresa é carimbada.
Informação Adicional
A ordem presumida, a condução do arquivo pessoal do empregado é assegurada de acordo com a seguinte regra: quando a documentação é acumulada, está sujeita a distribuição obrigatória no arquivo pessoal de acordo com as seções. Além disso, dentro das seções de papel são organizadas em ordem cronológica. É importante notar que os documentos individuais arquivados em um arquivo pessoal, de uma forma ou de outra, estão sujeitos a numeração. As informações sobre esses títulos (levando em conta a numeração de páginas), dentro dos limites dos quais estão localizados em um arquivo pessoal, em qualquer caso, refletem o inventário interno.
A instrução padrão sobre a conduta dos arquivos pessoais dos funcionários da República da Bielorrússia diz que os funcionários se comprometem a fornecer informações ao serviço de pessoal em tempo hábil. Esta informação, por via de regra, interpreta modificações em dados individuais, que se incluem na composição do arquivo pessoal. Isso geralmente é escrito por escrito como uma declaração. Além disso, a documentação que confirma as alterações serve como uma aplicação. Um pouco mais tarde, quando todas as entradas são inseridas no arquivo pessoal, a documentação, de uma forma ou de outra, é devolvida ao funcionário. By the way, se necessário, cópias desses documentos são primeiro feitas e certificadas, que são posteriormente anexadas ao arquivo pessoal.
Armazenamento e contabilização de arquivos pessoais
Após a gestão de arquivos pessoais dos funcionários é totalmente estudada, é aconselhável considerar a questão de armazenamento e contabilidade. Assim, estes procedimentos são organizados para uma busca inconfundível e rápida de assuntos pessoais, garantindo sua absoluta segurança, bem como a confidencialidade das informações contidas na documentação a partir do acesso não autorizado.
É importante notar que os arquivos pessoais dos funcionários de uma empresa estão incluídos na nomenclatura da unidade pessoal de acordo com o nome geral “Arquivos pessoais”. Além disso, seus períodos de armazenamento são indicados lá. Como regra geral, o período de armazenamento dos títulos chega a setenta e cinco anos.
O decreto sobre a conduta dos arquivos pessoais dos funcionários prescreve que a documentação é armazenada no departamento de pessoal (geralmente é para tais propósitos que as instalações são organizadas lá) separadamente dos outros papéis. Deve-se acrescentar que o serviço de pessoal armazena apenas os arquivos pessoais de funcionários relevantes. Os casos de trabalhadores demitidos são transferidos de acordo com o procedimento estabelecido por lei para armazenamento no arquivo da estrutura ou no arquivo territorial.
Deve-se observar que as condições de armazenamento, de uma forma ou de outra, devem garantir a segurança absoluta dos arquivos pessoais diretamente, bem como a documentação (informações) neles inserida de divulgação ou roubo. É por isso que hoje é recomendável garantir o armazenamento de arquivos pessoais através de cofres (armários), colocando-os em posição vertical nas prateleiras (com as raízes para fora).
O que mais?
By the way, dentro do gabinete ou cofre na porta pode ser colocado descrições resumidas em relação aos arquivos pessoais armazenados. É importante que o acesso à informação seja exclusivamente de autoridades autorizadas, assim como de seus líderes. Então, quando o número de arquivos pessoais excede o permitido, eles são registrados em um registro ou diário especializado. A sistematização dos casos é realizada por um dos seguintes métodos:
- De acordo com a ordem dos números.
- De acordo com a ordem alfabética direta.
- De acordo com as seções de acordo com os nomes das unidades estruturais de acordo com a tabela de pessoal, dentro das seções, na ordem alfabética da conta direta ou na ordem dos números.
Para reduzir o número total de unidades contábeis, os arquivos pessoais podem ser armazenados como parte dos chamados equipamentos - grupos alfabéticos para armazenamento. Assim, absolutamente todos os arquivos pessoais incluídos no pedido são precedidos por uma folha de papel com o nome do empregado. É necessário acrescentar que os assuntos pessoais, que consistem na ordem, também são agrupados de acordo com a ordem alfabética. No início da roupa é uma lista de resumo dos arquivos pessoais incluídos nele.
Emissão de arquivos pessoais no prazo
A emissão de assuntos pessoais para funcionários de uma determinada estrutura para uso temporário, para que eles possam se familiarizar com as informações inseridas lá, geralmente é feita somente com a permissão do departamento de pessoal. Um conhecido de um funcionário com seu próprio arquivo pessoal no recebimento é geralmente realizado diretamente na presença de um funcionário oficial que é responsável por lidar com a documentação de tal plano.
Deve-se notar que os funcionários estão familiarizados com questões pessoais pelo menos uma vez durante o ano, bem como de acordo com a solicitação dessas pessoas em outros casos estabelecidos pela lei russa. Ao se familiarizar com os assuntos pessoais dos funcionários de uma organização, é estritamente proibido:
- Execute as correções nos registros já feitos de arquivos pessoais.
- Faça novas entradas em seus arquivos pessoais.
- Extraia de arquivos pessoais a documentação lá ou coloque novos neles.
- Manter arquivos pessoais além do período fornecido por pessoas autorizadas.
Nuances importantes
No caso de serem encontradas imprecisões nos registros ou se a documentação desatualizada for encontrada em um assunto pessoal, o funcionário terá o direito de solicitar o serviço de pessoal da estrutura a esse respeito. Deve-se acrescentar que os documentos devem ser anexados ao aplicativo, de acordo com o que seria apropriado fazer certas alterações em registros previamente feitos, ou cópias de certas unidades de documentação, a fim de fazer uma substituição.
É importante saber que a emissão de uma questão pessoal para uso temporário é realizada com precisão pelo período de tempo necessário para realizar as operações necessárias, de acordo com a lista de pessoas habilitadas a receber arquivos pessoais, que é aprovada pela gerência da estrutura. By the way, o fato de emitir um caso de natureza pessoal, de uma forma ou de outra, é gravado em um cartão de controle (revista).
É importante saber que a familiarização (trabalho) com arquivos pessoais é realizada em uma sala especialmente projetada para esses fins. Além disso, o tempo de familiarização (trabalho), de uma forma ou de outra, é limitado ao dia de trabalho.Assim, no final do dia de trabalho, o funcionário responsável pelo tratamento de assuntos pessoais deve certificar-se de que todos os arquivos pessoais que foram emitidos para uso temporário foram devolvidos ao local de armazenamento. Se necessário, o funcionário compromete-se a tomar as medidas adequadas para devolver ou procurar documentação.
A transferência de arquivos pessoais ou documentos individuais em sua composição para uso temporário para outras instituições (organizações, empresas) é realizada exclusivamente em caso de permissão do gerenciamento da estrutura com base em uma solicitação devidamente executada.
É importante saber que um ato está sendo formado em relação à emissão de um arquivo pessoal, uma cópia da qual, de uma forma ou de outra, é transmitida junto com o arquivo pessoal ou um documento separado para a pessoa autorizada da parte solicitante. A segunda cópia é armazenada nos assuntos da estrutura imediatamente antes do retorno do arquivo pessoal ou de um documento separado para seu local original de armazenamento.
Remoção de documentos de um arquivo pessoal
É importante notar que a remoção de certas unidades de documentação de um arquivo pessoal é realizada exclusivamente após a permissão do gerenciamento, desde que o registro correspondente seja colocado na coluna “Nota” do inventário interno. Em caso de apreensão temporária de papel (nomeadamente, entre folhas de jornais vizinhos), é inserido um cartão substituto (por outras palavras, um certificado substituto) de acordo com as regras, que indicam a data e a razão da apreensão com a assinatura da pessoa que emitiu o documento, bem como a assinatura desse documento. o empregado que a recebeu de acordo com as regras de uso temporário relevantes para a estrutura.
A fim de garantir o controle absoluto sobre a segurança de arquivos pessoais em uma determinada instituição (organização, empresa) anualmente (ou seja, até o primeiro trimestre após o relatório), seu status e disponibilidade são verificados. Você precisa saber que as deficiências e deficiências identificadas durante o processo de controle são registradas em qualquer caso no ato, que é imediatamente após a aprovação do presidente da comissão ser submetida à liderança da organização para consideração e subsequente tomada de decisões sobre documentação perdida ou imprecisa.