Contabilizar e melhorar as operações de depósito é a chave para o trabalho de qualidade de qualquer empreendimento moderno. Exatamente como o trabalho do depósito é ajustado determina quão racionalmente a empresa trabalha, com que eficiência os recursos de produção são usados. A depuração, a melhoria do sistema, a contabilidade automatizada das operações de depósito permitem alcançar melhor rentabilidade e produtividade, e o produto acabado se torna melhor.
Por que precisamos de um armazém?
O principal objetivo do armazém em qualquer empresa é o armazenamento de estoques de produção - MPZ. Armazém - uma plataforma para várias obras: aqui os materiais são preparados para uso como parte do processo de produção, são enviados aos consumidores. A organização moderna e eficiente e tecnologia de operações de armazém utilizando as mais recentes metodologias, software permite minimizar as perdas de material, tanto durante o armazenamento e quando usado no trabalho. Isso, por sua vez, afeta o custo das mercadorias. Mas o registro descuidado das operações de depósito cria condições nas quais o roubo não pode ser evitado. O chefe da empresa, não importa o quanto esteja confiante em cada um dos funcionários, deve estar ciente de que sempre há a possibilidade de um comportamento injusto dos funcionários, provocado por suas qualidades pessoais e pela pressão externa.
Uma parte integral do sistema de depósito é o especialista em operações de depósito. Depende de suas qualificações, atenção, educação, se o armazém será “tão preciso quanto um relógio” ou se os problemas serão regularmente perseguidos. Ao selecionar funcionários para um depósito, não é suficiente garantir que o candidato seja o proprietário do 1C: Warehouse. Você precisa descobrir como ele entende bem a logística e se entende a lógica de organizar as zonas de armazenamento.
Subespécie de Armazéns
Dependendo do destino, existem vários grupos de armazéns. Sistema de classificação clássica:
- material;
- produção interna.
O segundo grupo é dividido em armazéns:
- entre oficinas;
- dentro das oficinas.
Material, como o nome indica, é necessário para armazenar as reservas de material da empresa. Aqui está tudo o que a empresa precisa para um fluxo de trabalho sem interrupções. Eles ajustam o trabalho do depósito de materiais, conduzem operações básicas de depósito de forma que o processo de produção seja sempre fornecido com materiais com margem. A clareza da logística do armazém determina o sucesso da empresa, as linhas de produção, a capacidade da empresa de lidar com os pedidos e os chefes de departamentos - com as tarefas.
Intra-produção - estes são os tipos de armazéns que existem dentro das lojas e entre eles, que são necessários para o MPZ. Ele também contém reservas inter-operacionais necessárias para que os serviços sejam atendidos de forma clara e em tempo hábil. Manter registros das operações do depósito ocorre ao ajustar o turno introduzido na produção. Ou seja, cada novo horário, cada turno sucessivo de trabalhadores deve ter todas as matérias-primas necessárias para o funcionamento normal.
O que mais tem lá?
Além disso, a contabilidade de depósito permite alocar locais universais e especializados para armazenamento de MPZ.
Design universal para que você possa facilmente armazenar uma variedade de valores por um longo tempo chegando à empresa. Geralmente, é assim que os armazéns centrais são organizados. As reservas armazenadas aqui são destinadas ao gerenciamento e produção.
Os especializados são aqueles em que apenas variedades específicas de valores residem. Pode ser metal ou tintas, vernizes ou madeira, produtos elétricos, alimentos congelados e assim por diante.
Equipamentos e contabilidade
A contabilidade efetiva das operações de depósito só é possível quando os valores a serem registrados são armazenados em um sistema lógico e sistemático. Isso significa que deve haver um espaço claramente projetado, e os operadores de armazém têm e podem usar balanças e outros instrumentos de medição. Eles avaliam no local os parâmetros de qualidade das mercadorias recebidas e monitoram sua segurança, medem o volume dos itens emitidos e identificam inconsistências, se houver, e também determinam a causa do ocorrido.
Os volumes de materiais recebidos são levados em consideração com base na unidade de conta adotada pela empresa. Para controlar a posição, medir, pesar, considere quantas peças chegaram. Em alguns casos, o chamado cálculo teórico é usado.
Contabilidade: por que isso é necessário?
Para que serve o programa 1C: Warehouse? Por que precisamos manter registros de estoques à disposição da empresa? Essa questão pode surgir entre gerentes que acreditam incondicionalmente na honestidade de seus empregados. No entanto, independentemente de como os gerentes estivessem confiantes na equipe, a contabilidade é uma parte obrigatória de qualquer depósito, não há como fugir disso.
A contabilidade para operações de depósito visa garantir a segurança dos valores recebidos na empresa. Os dados acumulados no sistema contábil permitem determinar se a empresa possui posições de baixa rotatividade ou se há redundância de materiais. A partir do trabalho do sistema contábil, fica claro quão grande é o volume de negócios, não apenas em geral, mas também em relação a um tipo específico de material. Finalmente, a qualquer momento, o banco de dados responde à pergunta: “Quantos itens restam no depósito?”
Armazém: nós aceitamos posições
Uma das operações mais importantes no depósito é a aceitação de mercadorias. Um programa automatizado de contabilidade de estoque é geralmente configurado para a contabilidade quantitativa, mas, além disso, a qualidade também deve ser executada.
O operador responsável pela tomada de posições verifica o número de posições recebidas e controla a qualidade de cada uma delas. Neste caso, você primeiro precisa esclarecer o cumprimento em termos de volume, só então em termos de qualidade. Em alguns armazéns, a aceitação recai sobre o armazenista, a pessoa responsável pelo depósito, o gerente e, para alguns, a responsabilidade é compartilhada entre o gerente e a equipe técnica.
Se materiais pertencentes a categorias especiais forem aceitos no depósito - o chamado cargo responsável, uma comissão é designada para aceitação. O procedimento para aceitar posições valiosas é semelhante. O programa de contabilidade de estoques deve conter a nomenclatura completa no banco de dados de acordo com a ordem aprovada no evento. O mesmo pedido introduz o comitê de seleção, indicando a composição pelo nome. Em algumas empresas, a responsabilidade pela emissão de um pedido cabe ao engenheiro-chefe.
Contabilidade de depósito: como funciona?
Assim, os materiais no depósito são aceitos, as faturas são verificadas, as posições são recontadas, a qualidade de cada uma delas foi estudada: palpada, cheirada, provada. O que vem a seguir? E então começa a mágica real do controle de estoque - aquele que não permite que os valores que aparecem na empresa se espalhem pelos cantos, como os ratos gostam de fazer.
Um dos principais assistentes do gerente de depósito, e através dele - o chefe da empresa - são documentos de operações de depósito. Eles refletem quais materiais chegaram ao armazém, quais foram, o que foi usado e para quem foi descartado. Essa contabilidade deve estar operacional, refletir o estado atual das coisas, levar em conta todos os funcionários responsáveis e como eles conduzem os negócios. Atribuir valores a números de estoque, em seguida, entrar em cartões de contabilidade, indicando o número de posições que apareceram na empresa, o seu consumo.
Cartão como base de todas as coisas
O cartão é usado para armazenar todas as informações relacionadas ao valor ao qual ele é atribuído. O preenchimento dos cartões é confiado à pessoa materialmente responsável com quem eles concluem preliminarmente um acordo de responsabilidade. Um registro especial é aberto para cartões, dos quais um específico é emitido estritamente contra o recebimento.
A contabilidade de depósito pode ser mantida sem registros, mas com a ajuda de livros elaborados da maneira prescrita. No entanto, na prática, quase todas as empresas modernas mudaram para a contabilidade automatizada. Nesse caso, o cartão é mantido em formato eletrônico e somente usuários com contas no sistema têm acesso. O programa salva informações sobre quem fez essas ou outras alterações no cartão, o que serve como análogo à lista no registro ao receber uma cópia em papel do documento contábil.
Sem relatórios - em nenhum lugar
A contabilidade para operações de depósito envolve o monitoramento diário dos saldos de estoque mantidos pela empresa. A cada mês, a pessoa responsável pelo armazém, analisando a documentação inicial, prepara um relatório para o chefe da empresa. O relatório é enviado para o departamento de contabilidade, com documentação que reflete o recebimento, perda de valores.
O relatório deve refletir tais materiais, produtos, quantidades, cuja composição foi alterada durante o período de relatório. No início de cada mês, um relatório separado é preparado, indicando em que medida os saldos são grandes para várias posições à disposição da empresa. A documentação primária da empresa serve como base para fixar a chegada dos valores, partida. Com base nesses dados, prepare um código e saldos que reflitam o estado da empresa no final do mês. As informações indicadas nas declarações devem ser semelhantes àquelas que estão presentes no sistema de contabilidade do depósito e nos cartões de posição.
Casos especiais
Em alguns casos, a contabilidade das operações de depósito é realizada por categorias gerais. Por exemplo, se uma empresa possui uma linha de produção que permite a reparação de máquinas, a contabilização de todas as peças de reposição pequenas pode ser considerada impraticável. Nesse caso, você pode inserir uma categoria geral - por exemplo, “peças de reposição para fresadoras”. Isso ajuda a tornar o processamento de dados menos trabalhoso e demorado. A contabilidade é realizada em termos totais, nomes individuais de valores não aparecem nela.
Algumas empresas têm medicamentos em estoque. Nesse caso, a contabilidade das operações de depósito é configurada de modo a sempre saber a quantidade total, mas não para listar itens específicos. Os cartões especiais devem ser dissolvidos apenas nos medicamentos que contêm álcool ou substâncias tóxicas. Relatórios sobre medicamentos são atribuídos a médicos e veterinários da empresa. Eles pessoalmente fazem listas, que são então enviadas para contadores.
Armazenagem e Logística
Diferentes armazéns executam operações diferentes: isso é determinado pelas especificidades de uma organização específica. Assim, isso determina os tipos de operações de depósito exigidas pela empresa. O maior número de armazéns em nosso país agora é de varejo, atacado e empresas de serviços. Considerando o trabalho de empresas atacadistas, podemos distinguir as seguintes operações de armazém:
- descarga de carros com mercadorias;
- aceitação do trazido;
- mover itens dentro do armazém;
- colocação de mercadorias nas seções reservadas para isso;
- seleção de valores;
- pessoal;
- carregando.
Em geral, isso pode ser descrito pelo termo “logística”. No nosso caso, a logística descreve o carregamento e descarregamento de objetos de valor.
E como trabalhamos?
A característica das operações de carga e descarga do depósito depende do tipo de carga com que você precisa trabalhar, do tipo de transporte a ser utilizado. Uma forte influência no trabalho é fornecida pelo nível de mecanização dos processos mais simples.A aceitação de mercadorias por qualidade é um dos momentos mais importantes de todo o complexo relacionado ao recebimento de posições no armazém.
Como exatamente controlar os fluxos de ativos relevantes é decidido pela análise de informações sobre a quantidade e a qualidade das posições no depósito. A prática mostra que, muitas vezes, nos sistemas contábeis, os dados estão incorretos, incompletos, o que leva a erros e perdas gerenciais para a empresa. As operações tecnológicas que ocorrem durante a logística de mercadorias estão associadas a mudanças não planejadas em quantidade e qualidade. Cargas podem ser roubadas, danificadas, perdidas, existe o conceito de "excesso de declínio". A equipe pode cometer um erro, formar lotes incorretamente, enviar mercadorias incorretamente. Tudo isso leva a escassez, reclassificação, excesso de volume.
Ao aceitar as mercadorias, é muito importante avaliar cuidadosamente o candidato, comparando regularmente os valores com a lista declarada. Portanto, para qualquer posição que acompanha documentos devem ser emitidos, como regra geral, as faturas. A documentação de cada etapa é o método mais eficaz para obter dados precisos sobre a posição do estoque.
Os dados devem estar atualizados!
No entanto, é importante não apenas registrar corretamente todas as posições recebidas pela empresa. É necessário introduzir um sistema de contabilidade para operações de depósito, que manterá o banco de dados atualizado a qualquer momento. E aqui as soluções tecnológicas mais modernas vêm para o resgate. Este é um software especializado projetado especificamente para armazéns. Um exemplo típico é um produto da empresa 1C, o chamado “Armazém”. O uso de tal software pode minimizar erros associados à perda de informações, bem como reduzir o fator humano.
Para que os dados sejam tão precisos quanto possível e reflitam a situação real no depósito a qualquer momento, é necessário introduzir um sistema para controlar o movimento de valores que reflete quaisquer movimentos. Todas as etapas - da origem até o consumidor - devem encontrar seu lugar na documentação interna da empresa. Apenas esse controle total pode fornecer um alto nível de confiabilidade dos dados usados nas decisões de gerenciamento.
Nós armazenamos e levamos embora
As mercadorias retiradas do fornecedor no depósito são colocadas em uma área destinada ao armazenamento regular. Se as mercadorias chegaram em contêineres ou são peças de peças, elas podem ser empilhadas. Uma opção conveniente é a instalação de prateleiras. No entanto, os valores não podem permanecer para sempre, então, mais cedo ou mais tarde, chega a hora da próxima operação do depósito - seleção da posição armazenada. Isso pode ser feito como parte de um pacote ou como um todo.
Recomenda-se mecanizar a operação, se possível, mas isso nem sempre é possível, e nem toda empresa tem fundos suficientes para comprar as máquinas necessárias. A seleção é diferenciada usando técnicas de mecanização de pequena escala e totalmente mecanizada.
Os armazéns são mecanizados em diferentes graus, com base nesse diferencial: dinâmica estatística de alta altitude. No primeiro caso, existem racks em que o funcionário que seleciona as células se move. Como regra geral, ele trabalha como empilhadeira: captura o pacote de carga necessário, retira-o, move-o para uma plataforma móvel e o entrega ao selecionador. Se você não precisa de todo o pacote, então a quantidade necessária de posição é tomada, e o restante é devolvido ao rack.
Mas os dinâmicos de alta altitude são aqueles em que os elevadores automáticos funcionam. Eles direcionam pacotes de carga para o selecionador e os devolvem para as células. Os mecanismos são equipados com garfos para ajudar a pegar o item desejado. Se o seletor precisar apenas de parte do conteúdo do pacote de carga, o restante será enviado para a célula de armazenamento.
Chegamos a uma conclusão lógica
Operações de armazém associadas com a logística das mercadorias, a direção dos valores para o comprador estão sendo concluídas. Isso ocorre em um site destinado a carregar posições.Para que o depósito funcione sem problemas, é importante controlar dois pontos:
- conveniência e uso eficiente do espaço;
- documentação de cada etapa de trabalho.
Documentação, como mencionado anteriormente, é mais eficaz usando bancos de dados eletrônicos. Se a empresa é pequena, nem é necessário instalar um software especial, você pode desenvolver uma base simples para registrar o movimento de mercadorias por conta própria.
Mas, quanto à eficácia do uso das áreas à disposição da empresa, elas são guiadas pelos requisitos:
- cada centímetro quadrado deve ser benéfico;
- os corredores devem ser largos;
- passagens centrais necessárias;
- os locais de aceitação são organizados onde as mercadorias chegam;
- as áreas de envio são equipadas de onde os itens são enviados;
- empregos devem ser seguros;
- os fluxos de carga devem ser distribuídos para que não haja movimentos próximos.
Inventário
Talvez o inventário seja uma operação desse tipo no depósito, o que é mais preocupante para a equipe e os gerentes lineares. É bastante complexo, pois envolve uma grande quantidade de trabalho e, muitas vezes, também provoca situações de conflito. Você pode evitá-los se conseguir configurar o fluxo de trabalho sem falhas. No entanto, nas realidades dos negócios modernos, é muito difícil.
Inventário envolve o estudo de resíduos livres, sua avaliação, identificação de localização. Existem várias etapas principais do evento. Você pode minimizar a probabilidade de um erro se, no início do inventário, você se livrar completamente das reservas da empresa.
O inventário tem a seguinte sequência:
- formar uma reserva vazia;
- Criar uma compra vazia planejada
- adicionar à reserva todas as posições disponíveis no saldo livre;
- valores não contabilizados são incluídos na compra planejada;
- bens em reserva livre são considerados ausentes e incluídos em uma lista especial.
O resultado dessa seqüência dá:
- saldo vazio livre;
- reserva positiva, incluindo todas as posições correspondentes;
- listas de valores omissos;
- Aquisição planejada, incluindo tudo o que ficou fora de conta.
Como resultado do inventário, os valores omissos geralmente são baixados, uma reserva positiva é transformada em saldo livre. Finalmente, a compra planejada é comprada.
Para resumir
Contabilizar as operações de depósito em qualquer empresa moderna que queira ter sucesso e evitar perdas deve ser baseada nas especificidades da empresa, seu escopo e características das mercadorias com as quais é necessário interagir. É importante documentar todos os processos de trabalho do armazém para evitar situações desagradáveis de conflito.
A contabilidade precisa e correta das operações de depósito permite que os funcionários e os gerentes da empresa tenham acesso rápido a informações sobre o estado atual das coisas na empresa. Com base nesses dados, o gerenciamento pode tomar as decisões corretas de gerenciamento. Um esquema de contabilidade bem ajustado ajuda não apenas a eliminar um erro no monitoramento do trabalho da empresa, mas também a minimizar perdas, tornar o trabalho da organização mais eficiente e também eliminar a probabilidade de roubo e desonestidade.