O processo de armazenamento de contratos está associado a alguns problemas. Acontece que para determinar o tipo de documento, tipo, termo e condições de seu armazenamento, o método de destruição é bastante difícil. Todos os fatores acima são regulados por lei, mas o mesmo contrato em diferentes situações pode ter diferentes períodos de validade, portanto, muitas vezes há problemas com a determinação da duração do armazenamento. Para manter registros eficientes e adequados, é necessário entender claramente o procedimento e os requisitos da legislação nesta área, a fim de evitar multas ou penalidades. Abaixo, consideramos o prazo de validade dos contratos de venda na organização.
Objetivo do armazenamento
A disponibilidade de contratos em acesso constante é necessária não apenas para o período em que sua validade continua. Depois disso, eles são necessários para extrair qualquer informação deles. As situações mais polêmicas em que uma ou outra parte não cumpre suas obrigações são resolvidas em juízo ou em procedimento pré-julgamento por meio da apresentação do contrato.
Além disso, é possível realizar inspeções na empresa por autoridades reguladoras estaduais. Eles podem solicitar documentos por um certo período, neste caso, com armazenamento inadequado na organização, violação dos termos de sua destruição, sanções na forma de multas bastante impressionantes podem ser impostas. Em primeiro lugar, a liderança que não controla este processo é a culpada.
Assim, concluímos que o armazenamento de contratos e outras documentações organizacionais e administrativas devem ser realizados de forma adequada por um período estritamente acordado.
Termos e tipos de armazenamento
Os períodos de armazenamento de contratos de trabalho na organização são diferentes. De acordo com o classificador russo de documentos, eles são classificados como documentos organizacionais e administrativos. E os termos de sua validade são classificados da mesma forma que o prazo de validade de todos os documentos. Aloque os seguintes períodos de armazenamento de contrato na organização:
- permanente;
- longo prazo (mais de 10 anos);
- curto prazo (até 10 anos inclusive).
Tal sistema, que parece seguir a lógica dos próprios documentos, não é muito conveniente de usar. Isso muitas vezes cria confusão e leva a sérios erros no trabalho de escritório.
Sistema de armazenamento padrão
Um tipo mais comum de sistema de armazenamento. Como regra geral, na maioria das empresas, os contratos são divididos em várias variedades: core (diretamente relacionados ao core business da empresa), econômico e trabalhista.
Por exemplo, qual é o período de retenção para contratos de serviço em uma organização? As duas primeiras categorias de documentos são invioláveis por não mais de cinco anos. Contratos de trabalho também têm uma vida útil de não mais de cinco anos. No entanto, existem exceções. Por exemplo, se não houver uma conta pessoal, esse documento terá que ser preservado por 75 anos. O prazo de armazenamento dos contratos de arrendamento na organização depende do período para o qual ele é executado.
Listas de modelos e departamentos
As listas padrão listam documentos que são distribuídos na maioria das organizações, enquanto os departamentais contêm informações desenvolvidas para essa agência específica.
Existem diferentes tipos de documentos. As listas são documentos normativos usados para determinar o prazo de validade e a seleção de documentos para armazenamento ou destruição subsequente.
Ao compilar nomenclaturas de casos e determinar os termos de armazenamento de contratos, geralmente são usadas listas típicas, aprovadas por órgãos estaduais, bem como por ministérios e departamentos relevantes. O prazo de validade dos contratos de fornecimento na organização é de 5 anos após o vencimento.
Arquivamento
O procedimento para transferir a documentação que já expirou para o arquivo pode ter pequenas diferenças em diferentes organizações. Em alguns casos, há uma maneira usual em que os documentos são grampeados e colocados em um gabinete de metal, orgulhosamente chamado de arquivo. Outras organizações têm um arquivo, um arquivista e uma nomenclatura aprovada, e todo o processo vai de acordo com a documentação regulamentar. Ou seja, existem certas regras para arquivar documentos, seu registro e assim por diante.
Ambas as opções têm o direito de existir, você precisa levar em conta as especificidades da organização, o volume de fluxo de trabalho e o número de funcionários. No caso de uma grande organização grande com uma equipe grande, sem usar um sistema adequado de armazenamento de documentos, ela simplesmente se afogará neles. A regra geral que todas as organizações tentam aderir, independentemente da forma de propriedade e do número de funcionários, é o tempo para transferir documentos para o arquivo.
Os funcionários são obrigados a enviar documentos para o arquivo não antes de um determinado período, o que não depende de quando eles realmente expiraram. E geralmente, esse arquivamento ocorre no começo do ano. Ou seja, mesmo que o contrato tenha expirado em fevereiro, você ainda precisa esperar até o próximo ano para transferi-lo para o armazenamento. Qual é o prazo de validade dos contratos comerciais na organização? O período mínimo permitido é de 5 anos.
Início do período de armazenamento do contrato
Esta é uma questão muito difícil, pois é em conexão com esta data que a maioria dos erros ocorre. O armazenamento de contratos na maioria das empresas é o mesmo e começa com o início do ano civil no qual este documento não é mais válido. Por exemplo, há um contrato cujo período de validade expirou em 15 de julho de 2010. Ele precisa ser armazenado por cinco anos, mas não pode ser destruído em 15 de julho de 2015, mas apenas no início de 2016. Ou seja, o prazo começa a partir de 01.01.2011 e não a partir de julho do ano anterior. Como regra geral, para minimizar o número de erros, um ano é adicionado ao prazo anterior. E somente depois que o contrato expirar na organização, o documento pode ser destruído.
Especificidades do armazenamento de contrato
Como já dissemos, existem documentos de orientação especiais que estabelecem as regras e os termos para a transferência para o arquivo e armazenamento. Mais uma vez, lembramos que a documentação deve ser armazenada em uma sala seca e ventilada com um determinado regime de temperatura. Pastas com documentos devem estar localizadas em racks fechados ou abertos. Se necessário, o arquivo deve ter cofres especiais para armazenar documentos marcados como "segredo comercial". Embora ninguém verifique o processo de armazenamento de documentos, a ausência de determinados arquivos é facilmente detectada durante a verificação, portanto, configurar um sistema de economia adequadamente é do interesse da empresa. Assim, o período de armazenamento do contrato na organização expirou e o documento precisa ser destruído. Como fazer certo?
Destruição
É impossível destruir documentos assim mesmo. Primeiro você precisa ter certeza de que seu período de validade já passou. Só depois disso, a destruição é possível, mas aqui há armadilhas que devem ser levadas em conta para não cair sob as penas dos inspetores. O procedimento parece aproximadamente como segue. Os funcionários fazem uma seleção de todos os documentos cujo prazo já passou, então um inventário é feito, um relatório é enviado para o responsável, um ato de destruição é elaborado, o documento é assinado pelo chefe e pelas pessoas responsáveis. Em seguida, as pastas são alocadas para destruição.Manter os contratos e outras documentações no arquivo em uma base contínua não tem sentido, portanto, para não ficar atolados nos documentos, é necessário realizar este procedimento regularmente.
Responsabilidade e implementadores
A principal responsabilidade em relação a tudo o que diz respeito à segurança de todos os tipos de contratos e outros documentos da organização, é claro, com a cabeça. É ele quem é punido com o rublo quando as violações são descobertas durante as inspeções. Em seguida na lista são o contador chefe, advogado e o empregado que é responsável pela segurança da documentação. Mas essas pessoas, na melhor das hipóteses cometidas, são punidas pelo próprio líder, ele é o primeiro a obtê-lo. Na prática, em pequenas empresas, o sistema de controle e armazenamento de contratos é atribuído ao departamento de contabilidade, e o contador, por sua vez, nomeia uma pessoa específica responsável. Às vezes, o consultor jurídico da organização é apontado como a pessoa responsável pela segurança da documentação. Mas isso não é muito conveniente, porque um advogado só pode ser responsável por contratos, e ele geralmente está muito superficialmente familiarizado com outros documentos. Este processo é mais fácil de estabelecer se houver uma pessoa específica dotada de responsabilidade e autoridade. Isso garante máxima precisão e precisão no manuseio de documentos.
Exemplo de sistema de contabilidade e armazenamento
Para entender melhor os recursos e o prazo de validade dos contratos na organização, você pode analisar os principais pontos em um pequeno exemplo. Há um empregado (geralmente um empregado da contabilidade) que é responsável por manter contratos com os contratados. Ele os arquiva em uma pasta separada onde eles estão localizados durante o período de validade. Ao fechar o contrato, ele é transferido para outra pasta. Neste caso, como regra, um inventário ou registro é compilado, o qual contém uma lista de documentos e permite que você acompanhe seus movimentos. Além disso, o período de armazenamento é anotado lá, após o qual eles estão sujeitos a destruição. No final do período regulamentar, os documentos são destruídos de acordo com o procedimento já descrito.
A segurança da documentação organizacional e administrativa da empresa como um todo e dos contratos em particular requer uma atitude cuidadosa, atenta e precisa, a fim de evitar problemas. Comum a todas as empresas e organizações é o princípio de organizar o armazenamento de acordo com a lei. Isso elimina o uso de penalidades no caso de inspeções. Documentos internos (atos, inventários, registros, vários tipos de contratos) em forma podem diferir em diferentes organizações, mas isso não é de fundamental importância.