Em nosso tempo, a papelada (gerenciamento de documentos) está gradualmente passando de um formulário em papel para um digital. Nesse sentido, toda pessoa moderna educada deve ter uma idéia do conceito de "documento eletrônico" e das características de sua aplicação. Vamos examinar esse fenômeno com mais detalhes e também descobrir o que é EDS.
O que é chamado de documento?
Antes de considerar o conceito e a estrutura de um "documento eletrônico", vale a pena recordar seu antecessor em papel.
Em um sentido amplo, esse é o nome do objeto do mundo material, no qual a informação está contida em uma forma fixa.
Em um sentido mais restrito, um documento é um meio de informação que confirma fatos significativos que são apresentados em várias formas (texto, imagem, gravação de som ou vídeo, bem como suas combinações). Ele é projetado para armazenar e transmitir dados no tempo e no espaço.
Cada documento tem alguns detalhes com os quais ele pode ser identificado.
Se tal meio contiver informações falsas ou quando foi criado, as normas legislativas estabelecidas foram violadas, é chamado de falso (falso) e não tem força legal.
O conjunto de portadores de informações confiáveis é chamado de documentação. Ela é formada com base em seu foco em uma questão, fenômeno, processo, pessoa, instituição, etc. específicos. O próprio processo de criação / design de tais mídias é chamado de documentação. Envolvida nela, é imperativo levar em conta as normas da legislação atual, bem como cumprir as regras nacionais para compilação. Também não se esqueça da competência do compilador. Assim, o diretor tem o direito de endossar um certificado de maturidade, mas ele não pode assinar um diploma universitário. Mais precisamente, pode, mas tal documento não terá força legal.
Outro conceito importante neste tópico é "papelada". Este é um conjunto de trabalhos para documentar a atividade gerencial de um objeto e organizar nele o movimento dos portadores de informações supracitados.
Em diferentes períodos históricos, esse processo foi realizado em diferentes materiais. Eram pastilhas de barro, pedra, papiro, couro, madeira, casca de bétula, etc. Aos poucos, todos foram substituídos por papel.
De acordo com o tipo de material de suporte hoje são distinguidos:
- papelada tradicional (papel);
- mistos (papel + aparelhos de computação eletrônica);
- eletrônico (digital).
Dependendo do conteúdo e finalidade, os documentos podem executar várias funções:
- Legal
- Gerencial
- Social.
- Cultural
- Histórico.
- Informativo.
- Comunicativo.
O desenvolvimento do conceito de "documento eletrônico"
Desde a invenção dos computadores, a humanidade começou a procurar uma maneira de mudar para a documentação sem papel. Na URSS já nos anos setenta do século XX começou a pensar em criar um modelo de trabalho de escritório. É verdade que, naquela época, o conceito de "documento eletrônico" (ED) ainda não existia. Em vez disso, o nome "meio legível por máquina" foi usado.
Em meados dos anos 80, essa tecnologia ainda não estava totalmente desenvolvida. Mas naquela época, o conteúdo do conceito de “documento eletrônico” já estava explicitado na legislação. Verdade, então também foi chamado de "legível por máquina". No GOST 1984, esse era o nome de um documento adequado para leitura automática dos dados contidos nele.
Com o início da informatização generalizada nos anos noventa e dois milésimos, esse conceito gradualmente adquiriu seu significado atual.
Que documento é chamado "eletrônico" hoje
O conceito moderno de "documento eletrônico" tem várias formas de interpretação, que são refletidas no quadro legislativo. No entanto, eles são todos próximos em sua compreensão da essência desse fenômeno e exigem a presença de tais componentes:
- forma digital de gravação;
- armazenamento de dados em mídia eletrônica com a capacidade de ler e entender pelo homem.
Com base nisso, uma definição geral do conceito em consideração pode ser feita.
Documento eletrônico é um documento cujas informações (incluindo detalhes) são registradas na forma de dados digitais. Por exemplo, como um conjunto de caracteres, sons, imagens ou combinações dos mesmos.
Um ED pode ser criado, salvo, transmitido e transformado usando meios digitais em uma forma visual compreensível para os seres humanos.
A vantagem de tal documento
Como sua contraparte em papel, o ED executa o mesmo conjunto de funções. No entanto, ele possui várias propriedades que o tornam um portador de dados mais promissor:
- As informações registradas em formato eletrônico são editadas com facilidade e rapidez.
- Tais documentos podem teoricamente ser armazenados para sempre.
- A tecnologia ED simplifica, acelera e reduz o custo do processo de papelada.
- Esses documentos podem ser assinados e enviados remotamente, sem perder tempo em reuniões pessoais.
- Você pode obter rapidamente o número necessário de instâncias do ED. Além disso, todos eles terão força legal.
Propriedades do ED. Metadados
O conceito de "documento eletrônico" é caracterizado por três propriedades:
- O conteúdo é seu componente textual, gráfico ou de som.
- Contexto é informação sobre a relação de dados documentados com outros DE, pessoas físicas ou jurídicas.
- A estrutura de um documento eletrônico é interna e externa. No primeiro caso, estamos falando diretamente sobre o conteúdo do ED. No segundo - sobre o ambiente em que existe (meio de armazenamento, formato do arquivo em si, etc.)
O conceito de "documento eletrônico" é definido por seus metadados. Este é o nome da informação sobre todas as propriedades do ED, bem como a sua certeza social.
Os metadados são parte integrante do processo de armazenamento de qualquer documento eletrônico. Eles contêm elementos de evidência jurídica, comercial, organizacional e processual da integridade do DE, bem como sua autenticidade.
Detalhes ED
Outro aspecto importante do conceito de "documento eletrônico" - detalhes. Este é um tipo de análogo da folha de dados, que contém todas as informações sobre a criação de ED.
Estes incluem:
- O nome do documento eletrônico.
- Data e local de compilação, bem como todas as edições (se houver).
- Dados no compilador ou compiladores do ED.
- Informações sobre o nível de segurança do documento.
- Dados que permitirão determinar a autenticidade, autenticidade e confiabilidade da assinatura digital eletrônica do ED.
- Dados sobre os programas necessários para abrir este documento. É sobre o seu formato. A pirataria de computador está prosperando hoje no espaço doméstico. A esse respeito, a maioria dos usuários de PC usa softwares não licenciados e nem sempre suspeita que os adorados .doc, .xls e .ppt sejam suportados pelos programas pagos do Microsoft Office. Então, em condições normais, você tem que pagar por usá-las e não baixar as versões hackeadas. É por isso que o formato ED mais usado, universal e mais importante hoje em dia no mundo é .odt. Sua popularidade até fez com que a Microsoft incorporasse a capacidade de lê-lo em seu software. Entre as principais vantagens deste formato está a combinação dos recursos de programas como Word, Excel, PowerPoint.
- Assinatura Digital.
Assinatura digital
Como já mencionado acima, um dos componentes mais importantes do conceito de "documento eletrônico" são requisitos. Em particular, assinatura digital, que é traduzida do inglês como "assinatura digital".
Este é o nome da maneira de avistar ED, que é obtida como resultado da conversão criptográfica de um conjunto de dados eletrônicos.Essa assinatura permite identificar a pessoa que a colocou, além de confirmar a integridade de todo o documento.
Sob a lei atual, na maioria dos países modernos, a EDS é equiparada a uma assinatura “molhada” no papel.
É importante notar a ligação inextricável entre o conceito de "documento eletrônico" e a assinatura digital. Afinal, é a presença do segundo que dá a primeira força legal.
Cada EDS possui uma chave pessoal certificada, que é uma seqüência única de dígitos de 264 bits de tamanho. Para obtê-lo, você precisa entrar em contato com uma empresa especializada, da qual há bastante hoje. Vale lembrar que uma assinatura digital eletrônica possui uma determinada data de validade, assim como diferentes níveis de segurança.
Ao registrar uma assinatura digital eletrônica, a mesma chave individual é gravada na unidade flash de seu cliente. Funciona apenas em conjunto com a chave pública - outro programa usado por segunda e terceira partes para autenticar a assinatura digital nos documentos recebidos.
Os dados estão em um certificado digital que contém informações sobre o proprietário, seu número de registro (não confundir com uma chave privada) e a duração da assinatura digital.
Usando uma assinatura digital eletrônica, você pode remeter remotamente documentos para universidades (às vezes até estrangeiras), realizar transações bancárias, pagar impostos e alguns serviços de órgãos estaduais de organizações municipais.
No entanto, há vários casos em que um documento eletrônico e uma assinatura nele não são considerados legítimos. Por exemplo, obter um certificado de herança ou emitir documentos de migração.
Tipos de documentos eletrônicos
No momento, está longe de uma classificação de ED. No entanto, na maioria das vezes, esses documentos são divididos em tipos nas seguintes categorias:
- Tipo de conteúdo: texto, gráfico, som, animação e multimídia ED.
- Nível de acessibilidade: aberto e oculto. Documentos do primeiro tipo não contêm nada secreto, razão pela qual eles são de domínio público e podem ser lidos por todos. Estes são os dados técnicos de dispositivos ou a composição de produtos, acordos de licenciamento, listas de preços, etc. Os DEs ocultos só podem ser lidos por um certo círculo restrito de pessoas. Geralmente eles contêm informações que representam segredos comerciais ou mesmo de estado. Este pode ser um mapa da localização de unidades militares secretas, desenhos de um dispositivo patenteado ou a composição do medicamento, dados na conta bancária de uma pessoa física ou jurídica, etc.
- A presença / ausência de uma assinatura digital eletrônica (EDS). A legalidade / ilegalidade do documento depende disso.
- Atitude para um setor específico. Os documentos eletrônicos geralmente aceitos (o formulário e o conteúdo são os mesmos para todos os campos de aplicação) e são estritamente especializados.
Sinais de ED
Tendo considerado o conceito e os tipos de documentos eletrônicos, vale a pena prestar atenção às suas características distintivas. Eles distinguem ED de outros objetos do mundo material.
- Semântica de conteúdo. Qualquer documento desse tipo necessariamente faz sentido e não é um conjunto aleatório de imagens, sons ou símbolos.
- Forma de material estável.
- Completude e integridade.
- Concentre-se na aplicação para comunicação social.
Aspecto jurídico
Tendo considerado as propriedades, detalhes, atributos, o conceito de um documento eletrônico, estrutura, bem como seus tipos, vale a pena examinar mais cuidadosamente o lado legal desta questão.
Se o ED é elaborado de acordo com todas as normas legais, e sua assinatura tem todos os certificados necessários, então ele tem força legal igual à sua contraparte em papel.
Naturalmente, em cada estado, a regulamentação legal do conceito de "documento eletrônico" é um pouco diferente, mas são ninharias.Em geral, a legislação de diferentes países é igualmente leal a ED, porque hoje o trabalho de escritório deste tipo há muito tempo atingiu o nível internacional. A este respeito, um paradoxo é obtido. Alguns poderes estão mais preocupados com o gerenciamento externo de documentos eletrônicos. Ao mesmo tempo, pode estar quase subdesenvolvido dentro do estado. Aqui está um análogo exagerado do nível da alfabetização moderna em informática. Com ele, uma pessoa sabe como instalar vários aplicativos no Android, mas não conhece os princípios básicos de trabalhar com tabelas Exel.
Recursos do trabalho de escritório digital
Comparado ao papel, o trabalho de escritório digital tem várias vantagens significativas:
- Fornece registro operacional, contabilidade, armazenamento e acesso a documentos eletrônicos.
- Requer menos financiamento.
- Precisa de uma área mínima para acomodar o arquivo. Na verdade, toda a documentação para uma grande empresa é colocada em um disco rígido em um bolso de bolsa.
- Com a ajuda do trabalho administrativo eletrônico, os custos de não produção do tempo da equipe são reduzidos.
- A velocidade de disseminação de dados entre uma ampla gama de usuários está aumentando.
- O ED pode conter não apenas texto e imagens, mas também informações multimídia. E isso é muito importante se o trabalho da empresa estiver associado a eventos de apresentação privados.
Vale a pena notar que o uso de documentos em papel é frequentemente permitido no trabalho de escritório eletrônico. No entanto, a prioridade neste caso é precisamente para ED.
A maioria das organizações privadas e públicas no mundo hoje visa a eliminação gradual da documentação em papel da papelada. Mas mesmo em países altamente desenvolvidos, isso ainda está muito distante. Afinal, este é um processo muito longo e dispendioso.
Examinamos os conceitos de um documento eletrônico e gerenciamento de documentos eletrônicos, resolvendo todas as nuances da questão. Esperamos que a informação tenha sido útil para você.