Uma auditoria interna é realizada nos casos em que ocorreu um incidente que requer uma investigação, quando não é possível estabelecer e depois punir o funcionário culpado. Na maioria das vezes isso é devido a negligência ou roubo no trabalho. Cada gerente deve saber como e em que período uma auditoria interna é realizada na empresa.
Cheque de escritório: o que é isto?
Uma auditoria interna é uma investigação durante a qual é estabelecido qual dos funcionários é culpado de um incidente e por quais razões ele ocorreu. Como regra geral, é realizado como parte do serviço público, embora muitas vezes as empresas comerciais também precisem ser checadas. Mas, neste caso, os atos locais são necessariamente aprovados. Normalmente, as verificações são realizadas em grandes preocupações.
Apesar do fato de que a lei não especifica o procedimento para conduzir uma investigação em estruturas comerciais, todas as medidas devem ser realizadas corretamente, e a auditoria interna deve ser concluída exatamente no prazo. Cada estágio é documentado, é obrigatório durante o mesmo deve ser encontrada evidência sólida da culpa do empregado. Se os inspectores não cumprirem as regras básicas, a pessoa com quem o processo está a proceder tem o direito de contactar a inspecção do trabalho.
A legislação da Federação Russa define apenas o conceito de verificação, que é realizado em relação aos serviços públicos. Todas as regras estão definidas na Lei Federal nº 79 de 2017. E se os controlos forem efectuados em relação aos órgãos do Ministério da Administração Interna, o despacho n.º 161 de 2013 é válido para eles.
Em que casos é um cheque agendado?
O Código do Trabalho da Rússia não tem o conceito exato de “investigação interna”, mas as penalidades por negligência são prescritas por um conjunto de regras. Entretanto, nenhuma sanção disciplinar não é imposta sem justificativa somente se houver fatos e eles forem documentados.
Para isso, as declarações explicativas de todos os funcionários são obrigatórias, a escala dos danos causados é estimada e é importante descobrir se as ações do funcionário têm uma intenção mal-intencionada. Uma auditoria interna deve ser concluída a tempo e não mais um dia.
Uma inspeção oficial é realizada em vários casos:
- se o empregado não veio trabalhar e não avisou;
- se danos materiais foram causados;
- se o fato de que o empregado tenha abusado de sua posição é revelado.
Uma sanção disciplinar pode ser imposta a um empregado por cometer um delito, ele pode ser demitido sob o artigo e obrigado a pagar todos os danos causados a ele. Para que as ações do empregador sejam justificadas, é necessário realizar uma auditoria interna, e deve ser realizada com precisão no tempo estabelecido por lei.
As principais tarefas de verificação
Durante uma investigação interna, é importante descobrir as seguintes tarefas:
- Para estabelecer o fato de que foi este empregado que cometeu a má conduta, e somente com base nisso uma sanção disciplinar é imposta a ele.
- Identifique o tempo e as circunstâncias do que aconteceu, analise todas as ações, determine o dano exato causado à empresa ou a uma pessoa específica.
- Encontre o empregado que cometeu o ato.
- Determinar a culpa da pessoa.
- Analisar os motivos do ato perfeito, circunstâncias adicionais.
O chefe da empresa deve necessariamente aprovar as recomendações relativas à implementação de medidas preventivas, que são simplesmente necessárias para eliminar todas as causas de uma violação disciplinar.
Procedimento de Investigação
Em primeiro lugar, o chefe da empresa recebe informações de que o ato foi cometido, após o que é ele quem aprova a decisão de iniciar uma investigação interna. O prazo de uma auditoria oficial não é superior a um mês. Na maioria das vezes, leva pelo menos 3 semanas, mas em algumas circunstâncias pode levar mais tempo, o que deve ser motivado. Uma investigação é realizada por um funcionário ou comissão especialmente nomeado, com base em uma ordem ou documentação administrativa especial, que deve incluir tais informações:
- razão para segurar;
- membros da comissão e seu presidente;
- período máximo para realização de auditoria interna;
- poderes da comissão;
- termos em que o chefe da empresa deve receber os resultados da investigação.
Como regra geral, a comissão inclui pessoal do departamento de pessoal, um representante de segurança e finanças. O presidente é responsável pelo seu trabalho.
A comissão não deve incluir familiares e parentes do empregado culpado (inclusive ele). Isso pode resultar em uma solução tendenciosa.
Uma ordem para iniciar o trabalho da comissão, que deve indicar os termos da auditoria oficial de um funcionário público, deve ser assinada por todos os membros da comissão, bem como a pessoa que é acusada de negligência.
Acção da Comissão se o trabalhador não for ao trabalho
Um funcionário só recebe absentismo se ele não aparecer em seu local de trabalho por 4 horas ou mais. Mas é importante considerar as razões de sua falha em aparecer, porque elas podem ser sérias. Até que sejam esclarecidos, acredita-se que o empregado não veio trabalhar por um motivo inexplicável. Se o empregado não tiver um bom motivo, e se ele não comparecer for levado a sérias conseqüências, o processo de trabalho foi interrompido, o funcionário poderá ser repreendido ou demitido. Mas deve haver motivos sérios para isso, então não há como fazer sem verificação.
Inicialmente, é necessário fixar o fato de que o empregado estava realmente ausente do local de trabalho.
Um memorando pode ser escrito diretamente pelo gerente ou por qualquer outro funcionário. Depois de aparecer no trabalho, uma explicação por escrito é tirada do funcionário por que razão ele não estava no local de trabalho. Boas razões para considerar:
- Doença do empregado ou seus familiares. Este fato deve ser documentado, um certificado emitido por uma instituição médica ou licença médica.
- Atraso devido ao fato de que não havia transporte que iria entregar ao local de trabalho. Por exemplo, se um acidente ocorreu na estrada ou se formaram nevascas, o que levou a uma parada do transporte público.
- Circunstâncias imprevistas independentes da vontade do trabalhador. Por exemplo, durante uma viagem ao trabalho, seu transporte sofreu um acidente.
Seguindo o artigo 81 do Código do Trabalho da Federação Russa, se uma pessoa não apareceu no trabalho durante todo o dia, então este fato pode ser considerado absenteísmo. Um ato elaborado no mesmo dia ajudará a corrigir uma falha em aparecer.
O documento é compilado de forma livre, mais importante, deve conter com precisão os fatos sobre a ausência de um empregado no local de trabalho, bem como o tempo. Deve ser assinado pelos membros da comissão.
Se no dia seguinte o empregado não apareceu no trabalho, então é necessário elaborar outro ato.
Quais ações são executadas quando o dano é feito?
Danos materiais podem ser causados à empresa devido a negligência ou uso de intenção maliciosa. Uma auditoria interna é realizada no prazo e isso é obrigatório. Durante a sua implementação, é importante descobrir por que razão e exatamente o dano foi causado:
- os produtos foram feitos com defeitos;
- os serviços são de qualidade inadequada;
- existe uma apropriação da propriedade da empresa;
- o fato de não cumprimento das regras de segurança é registrado;
- Danos ao hardware detectados.
Nesta situação, você precisa estabelecer a quantidade de dano. Se o roubo ocorreu, então um inventário é realizado e um ato é elaborado. Danos à propriedade exigirão exame adicional, e essas condições também devem ser atendidas se as regras de segurança tiverem sido violadas. Por exemplo, se um trabalhador saiu do trabalho e se esqueceu de desligar o dispositivo de aquecimento, resultando em um incêndio. Neste caso, apenas a comissão de especialistas pode descobrir a quantidade de danos.
Uma auditoria interna deve ser concluída pelos funcionários públicos no prazo e, no decorrer do processo, é necessário descobrir a motivação do funcionário. É importante entender se a conduta inadequada é negligente ou se o funcionário danificou maliciosamente.
Ações de abuso
Abuso de posição significa o uso da posição de alguém para obter lucro. Nesse caso, os interesses de toda a empresa e seus funcionários podem ser afetados. Um exemplo é a conclusão de um contrato para o fornecimento de mercadorias a um preço inflacionado quando a contraparte paga "prêmio".
Identificar essas violações pode ser muito mais difícil do que parece. Frequentemente, auditores e auditores profissionais não podem dispensar ajuda.
Auditoria Interna no Ministério da Administração Interna: regras e termos
Muitas vezes, as inspeções são realizadas pela polícia, onde é necessário estabelecer as circunstâncias, os motivos e a natureza da infração disciplinar cometida por um dos funcionários. Durante a investigação, os fatos especificados no artigo 29 da Lei Federal n ° 3 são necessariamente estabelecidos, e o procedimento pode ser realizado por solicitação de um dos funcionários.
O chefe instrui a pessoa autorizada a conduzir uma auditoria interna do policial, o prazo é definido, em conformidade com o Despacho No. 161, para o qual uma resolução correspondente é emitida. É permitido elaborar um ato específico ou preencher um formulário especial, que indica a data e o número do documento a que se refere.
O pedido 161 também estipula o período de tempo para a realização de uma auditoria interna. Deve ser preenchido no prazo máximo de 30 dias após o documento no início da reunião ser redigido e assinado.
O período alocado para a auditoria interna não inclui a incapacidade do funcionário para trabalhar quando ele está de férias, viagem de negócios ou licença médica, se ele estiver ausente do serviço por outras boas razões. Todas as circunstâncias devem ser confirmadas por um certificado emitido pelo departamento de pessoal.
Os termos da auditoria interna no Ministério da Administração Interna não deve exceder um mês a partir da data de emissão da ordem sobre a sua conduta. Se o último dia da inspeção cai em um feriado ou dia de folga, então o dia de sua conclusão deve ser considerado no dia útil anterior.
Como verificar?
O chefe tem o direito de punir seu empregado somente se todas as etapas do procedimento de penalidades, que são precisamente descritas no artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa, forem observadas. Se pelo menos um dos parágrafos do protocolo for violado, o funcionário acusado tem o direito de recorrer da decisão em tribunal e levar a administração à responsabilidade penal.
Todas as pessoas incluídas na comissão devem seguir as regras de procedimento e aderir a tais princípios:
- todos os fatos descobertos devem ser objetivamente avaliados, em nenhum caso deve-se permitir que os gostos e desgostos pessoais pessoais influenciem o curso da investigação;
- até que se prove a culpa, o que os fatos confirmam, o empregado é considerado inocente;
- Todas as ações da comissão devem ser realizadas com estrita observância de instruções e ordens.
O gerente deve seguir estritamente dentro da lei e usar instruções especiais:
- emitir uma ordem para iniciar uma investigação;
- receber uma declaração por escrito de um funcionário acusado de negligência;
- memorando da cabeça;
- reclamações da parte afetada ou clientes;
- memorandos de outros funcionários;
- um ato de inventário que confirma a escassez;
- um ato do auditor;
- nomeação de membros da comissão;
- Se o prazo for estipulado, a auditoria interna deve ser concluída até a data especificada.
É muito importante obter uma nota explicativa do funcionário ofensor. Nele, ele deve necessariamente explicar por que ele fez isso, o que o levou a não vir trabalhar ou abusar de sua posição. Se ele se recusa a explicar alguma coisa, então um ato é elaborado.
Outras atividades dependem de o infrator dar uma explicação ou não.
Datas para a realização de uma auditoria interna
A lei da Federação Russa permite um período não superior a um mês para inspeção oficial pela polícia, e em outras organizações não deve exceder esse número de dias. O período a partir da data de assinatura do pedido é calculado. Isto é estabelecido pelo artigo 192 do Código do Trabalho da Federação Russa.
Mas o tempo para o julgamento pode ser aumentado se o empregado, que é acusado de negligência, não estava no local de trabalho naquele momento devido a tratamento hospitalar ou outras circunstâncias válidas.
De acordo com a Lei Federal No. 133, a auditoria interna deve ser concluída em até 6 meses após a data de assinatura do pedido.
Se a comissão pelo período de tempo atribuído não tomou nenhuma decisão, então o empregado não pode ser considerado culpado, mesmo que no futuro a conclusão não seja a seu favor. Se a comissão conseguiu encontrar provas da culpa do funcionário, ele deve ser condenado no máximo 6 meses a partir da data do ato final.
Como são validados os resultados da verificação
Depois que todos os dados foram coletados e processados, uma reunião é agendada. Nele, todos os membros da comissão devem discutir várias questões importantes:
- Foi uma violação da atividade laboral revelada, em que se expressa?
- O que causou esse ato?
- Qual é a natureza das ações do funcionário culpado?
- Foram as conseqüências deste incidente, o que são eles?
- Há alguma circunstância especial que ajude a remover acusações dele?
Apenas a discussão pode ajudar a esclarecer todos esses pontos. Todos os argumentos devem ser registrados no protocolo. Após o debate, é redigido um ato final, que consiste necessariamente em 3 partes:
- A parte introdutória consiste em uma descrição da natureza das ações do funcionário. Descreve o que exatamente aconteceu, a que horas. Os dados sobre os membros da comissão e suas posições são inseridos. Indicado quando uma auditoria interna deve ser concluída por funcionários públicos ou representantes de serviço público.
- A segunda parte descreve todas as ações que foram tomadas para estabelecer a culpa do empregado e como exatamente as evidências foram coletadas.
- A conclusão, onde as conclusões da comissão serão feitas.
Um pacote de documentos deve ser anexado a este ato:
- memorandos e memorandos;
- encomendas;
- Conclusão da Comissão;
- e outros documentos com fatos confirmando a culpa do empregado.
O ato e todos os seus anexos são assinados por cada membro da comissão.
Conclusão
Somente uma auditoria interna, que deve ser concluída exatamente no prazo, pode acusar o funcionário de uma ofensa. É impossível culpar uma pessoa sem provas em qualquer caso. É impossível culpar uma pessoa sem fundamento, porque ele tem todo o direito de ir a tribunal com um processo contra um líder que o difamou.