O registro de documentos da organização é uma parte importante do trabalho de papel laborioso. O principal objetivo deste processo é dar força legal aos documentos. Além disso, graças a isso, eles são levados em conta, monitorados e rapidamente procurados se surgir uma necessidade urgente. Obter as informações necessárias sobre os documentos, independentemente do estágio de trabalho com eles, pode ser feito facilmente em um curto período de tempo se todas as regras estabelecidas para a circulação de documentos forem seguidas.
O conceito
Registro de documentos de uma organização é uma fixação de sua formação ou renda, aplicando um índice e indicando certos dados em formulários especiais. O índice inclui um número em ordem, complementado por outros índices de nomenclatura, classificadores e outros componentes. As partes do índice que se seguem são separadas por uma barra.
O registro de documentos da organização é criado para receber certificados de natureza planejada, contábil, administrativa, de relatórios, financeira e outras. Eles são usados internamente, e também enviados para outras estruturas ou vêm deles. Tanto os papéis manuscritos quanto os impressos usando dispositivos técnicos modernos estão sujeitos a registro.
Objetivos
Na organização do trabalho de papel, o lugar principal pertence ao processo de registro. Somente com operações bem estabelecidas, seguindo uma após a outra, as tarefas de gerenciamento operacional são facilmente resolvidas. Para isso, os funcionários devem fornecer documentos em um curto espaço de tempo, tanto internos quanto recebidos de outras empresas.
Ao registrar documentos da organização em formulários especiais, os fatos mais importantes são indicados, incluindo o período de criação, envio ou recebimento. Assim, o documento se torna legal. Até este ponto, é considerado como não existente. Ou seja, a organização não é responsável por sua preservação, bem como por receber.
Valor
O registro é uma das primeiras etapas do trabalho após o processamento inicial após o recebimento do documento, ou o penúltimo se for enviado para outra estrutura. Após essa etapa, os documentos de saída são lacrados em envelopes e enviados pelo correio ou por outros canais de comunicação.
O registro é considerado uma das operações mais demoradas e responsáveis na papelada. Portanto, se surgir a questão de simplificar o fluxo de trabalho, eles começam com esse processo.
As tarefas
As principais tarefas de registro incluem:
- Contabilidade.
- Controle de execução.
- Trabalho de referência.
Quando a contabilidade, informações quantitativas são obtidas no volume de trabalho, a análise de ambos os documentos como um todo e tipos individuais, por estrutura e outros elementos. No futuro, um banco de dados é formado na forma de um mecanismo de busca especial.
As regras
Somente se necessário, o uso posterior é a organização do trabalho com documentos. O registro de documentos não é necessário se eles forem aceitos apenas para informação. Cada empresa deve ter aprovado uma lista de documentos que não devem ser registrados. Em regra, está contido no anexo às instruções para os funcionários, mas também pode ser composto sob a forma de um documento autónomo. Precisa ser atualizado se a situação exigir isso.
Normalmente, títulos não registrados incluem:
- Materiais promocionais.
- Parabéns
- Convites para seminários e conferências.
- Livros e outras mídias impressas.
- Pacotes "pessoais" recebidos pelo correio.
- Cópias de documentos do governo.
- Cartas de informação.
Durante o registro, cada documento recebe um número correspondente. Os documentos recebidos têm seu próprio sistema numérico, que é carimbado no recibo.
O procedimento é realizado apenas uma vez. Essa é uma das principais regras para organizar o trabalho com documentos. O registro de documentos em uma grande empresa é realizado no departamento administrativo. Se for uma empresa pequena, a secretária está lidando com esse problema. Em uma empresa com divisões e outros grupos estruturais, esse processo pode ser executado de forma descentralizada. Isso, no entanto, aplica-se apenas a documentos internos. Seu registro deve ser realizado no dia do recebimento, aprovação ou envio.
Maneiras de obter
Os documentos podem ser obtidos das seguintes maneiras:
- Pelo correio.
- Através de serviços de courier.
- Por fax.
- Por email.
Diferentes formas de organização do registro de documentos são realizadas em relação à seguinte correspondência:
- Caixa de entrada
- De saída.
- Inner.
Informação de registro
Para um documento recebido, dados como:
- Data de recebimento.
- Número entrado.
- Data de compilação do documento.
- Índice
- Número de registro
- O autor do documento.
- O nome
- Resolução
- Período de execução.
- Contratante.
- O progresso do trabalho.
- O número do caso onde ele vai depois das manipulações necessárias.
Inserindo Informações
Em primeiro lugar, é realizada a organização do registro dos documentos primários, que não estão completamente preenchidos, pois ainda não foram apresentados ao responsável, e não possuem uma resolução correspondente, bem como um período de execução e contratado designados. Os dados restantes são indicados após familiarização com pessoas autorizadas. Se um bom relacionamento foi estabelecido com o líder, e ele examina a correspondência todas as manhãs, você pode primeiro mostrar o documento para ele e, após tomar a decisão apropriada, inserir imediatamente todos os dados necessários.
Se estamos falando sobre a organização do registro e controle sobre a execução de documentos internos, os dados podem ser indicados na forma apropriada, com a possibilidade de alterações e adições subseqüentes. A data do recibo neles, naturalmente, ausenta-se. Portanto, ao contrário de um documento recebido, um documento interno possui um único número de registro.
Qualquer empresa tem o direito de alterar e complementar os dados no documento recebido, levando em conta as especificidades da atividade. Por exemplo, geralmente indicam o número de folhas e aplicativos.
Formulários
Formulários de inscrição estão na forma de:
- Revistas
- Cartão
- Sistemas eletrônicos automatizados.
Vamos considerar cada formulário separadamente.
Revistas
Um sistema de diário é útil quando uma organização está lidando com um pequeno número de documentos. Se a empresa tiver um grande volume de fluxo de trabalho, ela não será mais usada, pois, em muitos aspectos, ela é inferior a outros sistemas mais avançados.
As informações são indicadas nos diários de registro de documentos da organização na ordem em que são recebidos. Este processo envolve uma pessoa. Assim, quando muitos documentos chegam, o registro leva muito tempo. Naturalmente, isso diminui bastante o fluxo de trabalho.
Além disso, a operação deve ser duplicada, pois são necessárias informações tanto no escritório como em unidades estruturais individuais, onde o documento será executado no futuro. Como resultado, na mesma empresa, os mesmos títulos devem ser registrados de 3 a 5 vezes em periódicos separados.
Ao mesmo tempo, torna-se impossível obter informações de referência em um curto espaço de tempo, uma vez que as entradas no diário são mantidas em ordem cronológica. Para obter informações, você precisa saber pelo menos aproximadamente quando o documento foi registrado.
Não será possível controlar os prazos, pois todos eles têm seus próprios e não podem ser classificados separadamente.Portanto, quando a função de controle tiver prioridade, use o sistema de cartões.
Postais
Sistema de registro de cartão resolve as deficiências que existem na condução de papelada para revistas. Apareceu no início do século passado e é muito comum nos países europeus. Na Rússia, tornou-se difundido durante o desenvolvimento do Sistema de Manutenção de Registros do Estado Unificado. Este sistema de registro de documentos na organização é necessário para lidar com um grande volume de títulos sem problemas. Tem as seguintes vantagens:
- O processo de registro pode ser tratado por vários funcionários ao mesmo tempo.
- Os documentos podem ser produzidos na quantidade necessária para o bom funcionamento da organização.
- Os cartões podem ser sistematizados, bem como arquivos de cartão. Isso torna a função de ajuda disponível.
- Uma instância específica pode ser transferida para exercer controle sobre a execução de documentos.
- A forma e a indicação dos detalhes são determinadas diretamente na organização e são prescritas nas instruções para papelada.
- A forma de cartão selecionada pode ser propagada usando uma máquina de fotocópia. Para manter registros, você precisa ter uma circulação suficiente por pelo menos 1 ano.
Uma organização pode ter quantas cópias de cartões forem necessárias. Normalmente você precisa preencher pelo menos dois. Depois disso, uma cópia é armazenada em um arquivo de gabinete temporário e a outra no departamento de informações e referência. O documento em si é enviado ao contratado para o trabalho. Mas muitas vezes eles usam três cartas para transferir o último também para o artista.
Tal sistema é adequado tanto para documentos para registrar uma organização pública quanto para conduzir um trabalho de escritório em uma instituição estadual. Arquivos de cartão de referência são criados em vários problemas, por exemplo, por região. Então o seu número aumenta automaticamente. Naturalmente, este sistema é intensivo em mão-de-obra e só pode ser efetivamente formado em organizações onde o serviço de gerenciamento de escritório desempenha suas funções sem falhas. Um sistema mais moderno ajudou a eliminar a necessidade de preencher um grande número de cartões. Tornou-se possível graças à introdução da tecnologia informática.
Sistemas Eletrônicos Automatizados
Esta forma de documentação é realizada através de software (ou software). Está instalado em um PC, servidor ou vários PCs integrados. Ao usar um sistema automatizado, as informações são inseridas em um cartão eletrônico, que é armazenado no banco de dados correspondente. Para garantir a segurança, em paralelo, as informações são armazenadas em um banco de dados adicional (backup).
É essa forma que recebeu a maior aplicação no momento, uma vez que tem vantagens significativas em comparação com as duas opções anteriores. Em particular, estes são:
- Pesquisa rápida em qualquer base, por exemplo, data.
- Geração de relatórios e informações analíticas no modo automático.
- A capacidade de se registrar de diferentes locais de trabalho ao mesmo tempo.
- A possibilidade de gerenciamento de documentos de forma descentralizada em unidades separadas com a integração de informações em um único banco de dados.
- Outros recursos.
Um programa para registrar documentos pode ser desenvolvido pela própria organização. No entanto, na grande maioria dos casos, são usadas soluções prontas que facilitam o trabalho com um grande volume de documentos, desde a fase de criação até a sua execução ou envio para outra empresa.
Em um sistema automatizado, as informações mais completas sobre todos os documentos podem ser coletadas e armazenadas. Graças a isso, o controle efetivo é implementado e o trabalho de referência é realizado e, se necessário, um inventário interno.
Conclusão
Atualmente, em qualquer empresa e instituição, um grande volume de documentos está sendo gerado. O trabalho de escritório, devidamente estabelecido de acordo com a lei e atendendo a todas as tarefas definidas, aumenta a eficiência gerencial muitas vezes. Computadores pessoais, programas e novas tecnologias tornaram esse processo mais organizado. Um sistema automatizado acelera e facilita o trabalho como um todo, assim como o registro e a contabilidade de documentos na organização, em particular.
Este processo é importante ao longo do ciclo clerical. Graças ao trabalho organizado, você pode encontrar facilmente as informações necessárias e um documento específico em um curto espaço de tempo. E isso, por sua vez, fornece uma solução operacional para problemas.
Os cartões, que até recentemente eram distribuídos em todos os lugares, estão sendo gradualmente substituídos por um sistema automatizado, mesmo para registro em uma organização sem fins lucrativos de documentos. Todo o processo é realizado de forma acelerada, incluindo controle efetivo sobre o fluxo de documentos.