O campo de informação da empresa pode ser dividido em três grandes grupos: dados técnicos, operacionais, comerciais. Todos eles são necessários para o funcionamento correto e completo. Certas informações estão disponíveis para todos, a outra é classificada e constitui um segredo comercial.
Quais dados estão lá?
Os comerciais são aqueles relacionados aos produtos fabricados pela empresa, além de idéias sobre volumes. Isso inclui dados sobre as contrapartes com as quais as transações são concluídas, os preços em que as mercadorias são fornecidas ao cliente. Finalmente, a informação comercial é o conceito dos custos de fabricação, armazenamento, venda de um produto.
Informações técnicas permitem que você aprenda tudo sobre o produto, sobre como ele é criado. A partir desses dados, segue-se quais materiais e componentes são necessários para a fabricação do produto, máquinas e equipamentos, tecnologias e ferramentas utilizadas no processo de trabalho. Ela responde a questão de qual é a seqüência de fabricação de um produto de qualidade.
Por fim, os dados operacionais são aqueles que regulam o trabalho do pessoal, ou seja, dão uma ideia das tarefas e também são utilizados no controle dos funcionários. As informações operacionais revelam como o processo de produção é regulado na empresa e como as medidas comerciais e gerenciais podem ser ajustadas. A vantagem desses dados é a capacidade de vincular todos os processos em um único complexo, o que permite criar um produto de alta qualidade em quantidades suficientes a um custo mínimo.
Quando dados são riqueza
Por que a empresa precisa de um decreto sobre a lista de informações que constitui um segredo comercial? De onde vem a informação a ser classificada? Por que esconder dados?
Você precisa entender que a informação pode ter um certo valor empreendedor. A divulgação desses dados pode levar à insegurança da empresa do ponto de vista econômico. Com base nisso, existem três grandes grupos de informações relacionadas ao trabalho de qualquer empresa moderna:
- aberto para uso em círculos amplos;
- limitado, acessível às autoridades cujos direitos são prescritos por lei (por exemplo, investigadores, procuradores, inspetores fiscais);
- acessível apenas dentro da empresa para um número de funcionários, e às vezes apenas para a equipe de gerenciamento.
Tanto o segundo como o terceiro grupo são dados que incluem na lista de informações que constituem um segredo comercial da empresa. Isso significa que eles têm um certo nível de confidencialidade (determinado individualmente) e há restrições rígidas à distribuição. Sua violação pode levar a conseqüências bastante sérias.
Lei e Ordem
Para que algumas informações fiquem confidenciais, você deve inserir o documento apropriado na empresa - uma lista de informações que constituem um segredo comercial. Determine o que incluir nele, com base nas características do trabalho de uma determinada organização. Documentar este passo é um passo muito importante. Se, no futuro, alguém divulgar dados confidenciais, você poderá recorrer ao tribunal e comprovar a violação de interesses somente se o fluxo interno de documentos da empresa contiver a disposição relevante e uma ordem para colocá-la em vigor.
Quem determina a lista de informações que constituem um segredo comercial? O desenvolvimento da lista é feito em conjunto pela gerência sênior, pelos chefes de departamento e pela pessoa responsável pelo fluxo de trabalho, mas a aprovação é a preferência do diretor geral. A lista deve ter detalhes de acordo com as regras do fluxo de trabalho, armazenadas em um meio tangível. É importante que no sistema geral de documentação de seus detalhes seja suficiente para busca rápida e identificação.Os dados especificados em tal lista devem ser suficientes para dar uma idéia do que deve ser mantido em sigilo, mas não para revelar nada supérfluo.
Segurança - Segurança
A lista de informações que constituem um segredo comercial (centro médico, complexo industrial, escritório de advocacia - não importa em que área a empresa opera, o efeito da lei é igualmente aplicável a todos) é necessário por um motivo. Se a informação foi inserida, o seu sigilo é garantido pelas leis do nosso país. Os seguintes grupos de segredos protegidos por normas legais são distinguidos:
- banca;
- comercial;
- estado;
- os militares;
- oficial.
Comercial é um termo equacionado com segredos comerciais.
E se mais simples?
Se você reunir tudo o que é mencionado acima, você pode chegar à seguinte conclusão: segredos comerciais são entendidos como um direito inalienável de qualquer empresa que permite que alguns dados sejam secretos e os protejam. Além disso, a informação não será um segredo no nível estadual. O mistério está associado às atividades da empresa, com suas decisões gerenciais, desenvolvimentos tecnológicos, aspectos monetários. Um indicador-chave da classificação de certas informações como segredos comerciais é o dano à situação econômica da organização no caso de publicação de dados.
Não só a informação que já é valiosa do ponto de vista comercial, mas também qualquer informação que possa potencialmente se tornar uma, pode ser classificada como um segredo. A lista de informações que constituem um segredo oficial comercial contém todos esses tipos de dados que não devem se enquadrar em terceiros para que a empresa não sofra perdas. Legalmente, o acesso a tais informações não pode ser obtido, mas a empresa deve tomar medidas de proteção.
É possível e é impossível
A lista de informações que constituem um segredo comercial de uma empresa determina quais dados podem ser divulgados a terceiros e o que deve ser mantido em sigilo. Mas vale a pena entender: que tipo de informação não pode ser incluída nela. Em 1991, a Rússia adotou uma resolução sob o número 35. Ele lista todas as categorias de informação que não podem ser ocultadas.
Então, você não pode esconder:
- documentação constituinte;
- dados a partir dos quais se segue que a empresa tem o direito de trabalhar;
- informações sobre formulários de relatório, que permitem verificar se os impostos e outros pagamentos são regulamentados corretamente, conforme regulamentado pela lei aplicável;
- o número de empregados no empreendimento, o nível de remuneração, condições de produção, vagas;
- informações que refletem o cumprimento das regras relativas a contribuições obrigatórias, pagamentos, bem como leis que regem a proteção ambiental, proteção trabalhista;
- dados relacionados a leis antitruste;
- informação confirmando que a empresa vendia bens que prejudicavam a saúde dos cidadãos;
- dados que confirmam que os funcionários também participam de sociedades anônimas, cooperativas e outras empresas.
É para todos?
Assim, criando uma lista de informações que constituem o segredo comercial de uma organização, é impossível incluir todas as informações acima nela - a lei diz isso. Ao mesmo tempo, para todos em uma linha, esta informação também não é necessária para divulgar. Os dados não pertencem à categoria de acesso aberto.
A maneira mais fácil de explicar isso é com um exemplo. Assim, as informações sobre como os salários são elevados e em que estado as informações financeiras estão disponíveis estão disponíveis somente para as autoridades estaduais especializadas. As autoridades enviam à empresa um pedido de divulgação dessas informações, e o empresário abre apenas o que lhe foi solicitado, na forma prescrita por lei.
Algumas entidades legais têm o direito de solicitar acesso a determinados dados da lista acima. Sua lista pode ser encontrada nas leis do país.Os clientes podem exigir que eles forneçam o estatuto da empresa, bem como vários certificados e licenças confirmando que a empresa opera legalmente e possui o nível necessário de qualificação em seu campo.
Proteger a informação é difícil
Por que é tão difícil compilar uma lista de informações que constituem um segredo comercial de uma organização? Não é nem mesmo uma questão de restrições legislativas. Por um lado, um cliente pode ser atraído fornecendo-lhe dados abrangentes sobre suas vantagens. Quanto mais informações um cliente em potencial tiver, mais completo será seu entendimento sobre a empresa, maior a probabilidade de tomar uma decisão em favor dessa organização em particular.
Por outro lado, os concorrentes não devem obter muitos dados sobre a empresa para estar sempre um passo atrás. Apenas uma pequena torção já leva a um vazamento, que em face da concorrência acirrada no mercado moderno pode levar a uma perda instantânea de posição dominante.
Um exemplo de uma lista de informações que constituem um segredo comercial
- Termos de contratos existentes.
- Processos usados na produção.
- Planos, perspectivas, propostas de passos para o desenvolvimento da empresa.
- Padrões de processos de negócios.
- Dados relacionados a negociações com determinadas pessoas (investidores, clientes, parceiros).
- Ideias, pesquisa, know-how.
- Financiamento (interno, externo).
- Riscos, planejamento tributário.
A lista de informações que constituem um segredo comercial em cada empresa é compilada individualmente. Ao mesmo tempo, as especificidades do campo de atividade e as características dos processos de trabalho são levadas em conta. É possível introduzir na empresa uma lista de informações que constituem um segredo comercial, uma amostra da qual é retirada da World Wide Web? Por favor, note: na Internet todas as transferências são dadas em termos gerais, então você precisa estudar cuidadosamente a opção que você gosta para o cumprimento das especificidades do trabalho de sua empresa. Embora, claro, como um "esqueleto" ao criar uma lista de informações que constituem um segredo comercial, a amostra é útil.
Segredo comercial: mais
Primeiro de tudo, você precisa considerar com mais detalhes as características do desenvolvimento estratégico da empresa. Os dados classificados associados a isso são a chave para o desenvolvimento bem-sucedido de uma empresa da qual os concorrentes não podem se antecipar. A lista de informações que constituem um segredo comercial nesta área:
- know-how, inovações de fabricação, tecnologias secretas;
- planos de desenvolvimento de empresas, programas, informações que refletem o planejamento;
- investimentos, métodos de atração de investimentos;
- processos de negócios, as regras de acordo com a qual eles são estabelecidos, as tecnologias de gestão empresarial;
- características do estabelecimento e funcionamento do aparato administrativo da organização;
- informações que refletem as especificidades da segurança da empresa.
E quanto ao dinheiro?
Nesta área, uma lista aproximada de informações que constituem um segredo comercial é a seguinte:
- acordos, contratos celebrados pela empresa, suas condições, conteúdo;
- a estrutura de preços de produtos, o custo de produtos manufaturados, serviços prestados;
- orçamento, características de sua formação;
- informações que refletem a renda do empreendimento, a lucratividade da empresa e o tamanho do volume de produtos vendidos;
- valor da demanda, oferta;
- dados sobre a propriedade da empresa, incluindo tamanho, composição, estoques, oportunidades de caixa;
- a circulação de mercadorias e dinheiro na empresa;
- informações mostrando caixa, operações bancárias, investimentos, saldos de contas, empréstimos, passivos;
- resultados de pesquisa de marketing;
- dados sobre os salários dos empregados, incluindo prêmios, pagamentos em espécie, bônus.
Informações pessoais
Lista de informações que constituem um segredo comercial no domínio da estrutura da empresa e dados pessoais:
- contratos celebrados em nome da empresa com empregados;
- endereços, estado civil dos empregados, números de telefone;
- informações que refletem mudanças planejadas na equipe da empresa.
Relacionamento com os outros
Um segredo comercial envolve esconder dados estranhos sobre quais empresas devem trabalhar, que medidas foram tomadas nessa direção, se as negociações estão em andamento e em que estágio elas estão. Além disso, dados que refletem ordens, ofertas recebidas pela empresa e tomadas por ela para o trabalho são classificados.
Além das informações listadas diretamente, os segredos indiretos relacionados a ela também são classificados como segredos comerciais. Por exemplo, ao analisar informações classificadas, o produto resultante são dados que também são inadmissíveis para divulgação.
O que mais nos escondemos?
Além do acima, você também pode adicionar à lista adotada pelos dados da empresa relacionados aos tipos de equipamentos utilizados e aos recursos de sua colocação. Você pode classificar informações sobre decisões relacionadas a vários problemas do funcionamento da organização - do administrativo ao científico.
Você pode dar o status de segredos comerciais de informações relacionadas às reuniões realizadas na empresa, ou melhor, os tópicos discutidos em sua estrutura. Neste caso, não será possível divulgar tanto os objetivos das reuniões quanto os métodos de organização, bem como os resultados dos eventos.
Se uma empresa participa de leilões, ela tem o direito de classificar informações sobre ela. Em particular, os planos do empreendimento relativos a leilões, medidas de preparação para o evento não estão sujeitos a divulgação. Você também pode declarar encerrado os resultados da licitação.
A tecnologia vem primeiro
Na prática, na maioria das vezes informações secretas em uma empresa são atribuídas a informações relacionadas às finanças da organização e suas realizações no campo da ciência e tecnologia. Isto não é surpreendente, porque em muitos aspectos as tecnologias inovadoras são o que garantem a sobrevivência no mercado no futuro próximo.
Você pode esconder dados sobre que tipo de pesquisa científica está sendo conduzida, o que é planejado, quais tarefas são definidas para os cientistas e quais programas eles usam em seu trabalho. Não divulgue as principais idéias da empresa nessa área.
Você pode declarar confidenciais as características dos produtos, os parâmetros dos processos durante os quais eles são produzidos. Neste caso, terceiros não terão acesso a quanto volume e tamanho os bens são produzidos, de que componentes são feitos, sob quais condições. Se durante o trabalho foi possível detectar padrões previamente desconhecidos, eles também podem ser classificados independentemente da forma de expressão: análise, gráficos.
E finalmente
Finalmente, aspectos de segurança devem ser mencionados. Naturalmente, qualquer empresa deve proteger os segredos associados ao processo de produção e às inovações, perspectivas e planos, mas apenas uma lei, como você sabe, não economizará dos concorrentes. Vale a pena recorrer às medidas de segurança mais recentes e eficazes. E como exatamente é um assunto privado do empresário, o chefe da empresa. Divulgar os recursos do sistema de segurança criado para sua empresa é uma tarefa arriscada.
Por lei, você pode chamar dados confidenciais sobre como a segurança é organizada na empresa, como o controle de acesso funciona e que tipo de alarme está instalado. Se houver algum procedimento para proteger segredos comerciais, ele também precisa ser protegido de pessoas não autorizadas e emitido como confidencial. Finalmente, se a empresa tiver acesso aos dados secretos dos parceiros, ela também deve protegê-los da divulgação.