Para manter as relações comerciais e parcerias mutuamente benéficas com outras empresas, as organizações precisam alocar fundos de seu próprio orçamento para despesas de hospitalidade. O que se aplica a eles? Na legislação tributária da Federação Russa, esse tipo de custo é atribuído aos custos associados ao processo de produção e vendas. O artigo dá exemplos de despesas de hospitalidade. O que se aplica a eles e como redigir corretamente esses custos na contabilidade?
Qual é a característica da hospitalidade
Não é por acaso que este item de despesa é considerado um dos mais controversos. A questão é que os contribuintes, isto é, os empresários, estão tentando gastar vários custos por qualquer meio (às vezes não totalmente legal), passando-os como despesas de hospitalidade. O que se aplica a eles?
Em primeiro lugar, vale a pena notar que tais fundos não pertencem à categoria de despesas normalizada para fins de imposto sobre lucros. Este é o dinheiro gasto com o orçamento da empresa na organização de eventos oficiais. No entanto, sob o disfarce de despesas de hospitalidade, as finanças para entretenimento, esportes, recreação, serviços médicos, etc., às vezes são enviadas ilegalmente.Neste caso, a inspeção fiscal, suspeitando da ocultação de lucros, indicará uma verificação completa da composição de qualquer apropriação indevida de uma entidade legal.
Até hoje, a prática judicial já foi complementada por um número significativo de disputas entre as inspeções fiscais e os contribuintes. A decisão judicial colocou mais de um ponto nos casos relacionados ao esclarecimento dos itens de custo da empresa. Então, quais despesas não são representativas? Vamos tentar descobrir em quais casos o empreendedor terá que defender sua posição na frente do inspetor, provando o contrário.
O que a lei diz
O Código Tributário contém uma definição deste termo e indica o conteúdo das despesas de hospitalidade. O que se aplica a eles? O artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa afirma que a categoria destes custos inclui todos os recursos financeiros do orçamento da instituição gasto na organização de uma recepção oficial, bem como o serviço:
- Pessoas que representem outras organizações, se forem negociadas com eles, com o objetivo de aprovar um plano de cooperação ou de desenvolver parcerias existentes que sejam mutuamente benéficas;
- membros da empresa contribuinte que chegaram à reunião do corpo diretivo.
O Ministério das Finanças da Federação Russa esclareceu isso. O Escritório determina os custos das negociações com indivíduos que são clientes em potencial. Mas e as despesas de hospitalidade e como organizá-las corretamente? Uma condição importante: as negociações devem ser oficiais por natureza e perseguir o objetivo de desenvolver cooperação mutuamente benéfica. Ao mesmo tempo, o Ministério das Finanças não considera apropriado incluir nas despesas de hospitalidade os fundos gastos em negociações com funcionários de suas próprias filiais e departamentos. O tribunal não apoia esta posição, com base em precedentes existentes.
Além disso, não se deve esquecer que os fundos gastos na organização de eventos corporativos para os subordinados não são representativos. Uma exceção é um evento coletivo, para o qual clientes, parceiros de negócios, representantes de outras empresas são convidados e somente se esse evento não for interessante por natureza.
Eu tenho que pagar imposto de renda
A questão da hospitalidade é uma questão importante, porque esses custos financeiros devem ser incluídos no cálculo do imposto de renda. A principal característica deste artigo de resíduos é que os fundos alocados podem teoricamente ser usados por uma empresa que trabalha em um sistema de tributação comum a fim de reduzir a carga tributária. Além disso, art. 264 do Código Tributário da Federação Russa estabelece restrições quanto à sua aplicação para os fins indicados: as despesas de representação não podem exceder 4% do valor das despesas alocadas para a remuneração do trabalho no mesmo período fiscal.
A lista de custos que são considerados os custos do processo de produção é exaustiva, assim como as opções para contabilizar as despesas de hospitalidade. Para cálculo preciso dos lucros tributáveis, todas as despesas devem ser justificadas economicamente, documentadas e obedecer aos parâmetros prescritos no art. 252 do Código Tributário da Federação Russa.
A atribuição dos montantes gastos na organização de eventos oficiais à base tributável da empresa antes da dedução do IVA exige o cumprimento de uma série de condições. Primeiro de tudo, deve haver um sinal de viabilidade econômica das despesas de hospitalidade. O que se aplica a ele? Contas, cheques, recibos, como confirmação do desfalque de destino, são levados em consideração na determinação do IVA. Além disso, esta disposição significa que os custos de hospitalidade são incorridos para entrar em novos relacionamentos comerciais ou para manter parcerias entre a empresa contribuinte e seus parceiros.
O custo de recepções formais
Despesas representativas incluem despesas para organizar reuniões de representantes de diferentes empresas. Isso inclui também os custos de fornecer café da manhã, almoço ou jantar para pessoas de negócios e um intermediário participando de negociações de uma empresa contribuinte.
A legislação tributária não estabelece restrições fundamentais à escolha do local e do horário para uma reunião oficial. Consequentemente, a lei não proíbe um evento em um dia de semana, fim de semana ou feriado, de manhã ou à noite. A recepção pode ser organizada no escritório e no business center, restaurante. O mais importante é a observância de todas as formalidades e oficialidades da reunião, que devem ser documentadas.
Quais despesas não estão relacionadas a despesas de hospitalidade? Esta categoria não inclui fundos alocados para a organização do lazer de hóspedes, concertos de entretenimento, celebrações, prevenção ou tratamento de doenças. É por isso que é aconselhável recusar recepções em locais de entretenimento como um teatro, um clube de bilhar e boliche, uma sauna, pubs e sanatórios médicos e preventivos, especialmente se não houver serviço de restaurante.
Apesar de tudo, muitos foram capazes de provar a validade do dinheiro gasto e designá-los como hospitalidade. O que se aplica a eles? Uma exceção à regra pode ser considerada finanças alocadas para a organização de um evento oficial, mesmo que a recepção tenha sido realizada em um local que claramente não é propício para negociações comerciais. Então, a principal justificativa do contribuinte deveria ser documentos de apoio que possam provar a natureza formal do evento e a viabilidade econômica das finanças gastas.
Um exemplo notável é uma das decisões da FAS de 3 de setembro de 2013, em que os custos de organizar uma reunião técnica em um navio com a participação de delegados estrangeiros foram considerados razoáveis e a contabilização das despesas de hospedagem foi considerada legítima. O que os preocupa é difícil de responder inequivocamente. Mas, ao mesmo tempo, você pode facilmente nomear os custos que não podem ser incluídos nesta categoria de resíduos:
- decoração e decoração festiva do salão;
- compra de prêmios e diplomas para apresentação aos participantes de eventos competitivos, incluindo representantes de outras organizações, clientes;
- lembranças e presentes que são apresentados aos parceiros no âmbito das negociações oficiais;
- organização de lazer, entretenimento, não relacionados com a parte oficial da reunião de negócios, negociações, visita.
Outras despesas para recepções importantes
Neste caso, queremos garantir a entrega de participantes em um evento oficial para o local e vice-versa. Dada a posição do Ministério das Finanças, esta categoria não inclui os custos de compra de bilhetes para transportes ferroviários e ligações aéreas de outras regiões ou países, bem como as finanças necessárias para transportar os hóspedes para o local de estada temporária do aeroporto, estação ferroviária, colocação num hotel, emissão de vistos. . Os artigos especificados de resíduos da organização não são considerados oficiais.
As despesas de entretenimento (que também se aplicam a elas, mencionadas acima) podem ser consideradas como desperdício para a compra de alimentos destinados à preparação de pratos para o café da manhã, almoço ou jantar. Para as reuniões oficiais, também é permitido comprar bebidas alcoólicas, conforme evidenciado por uma carta explicativa do Ministério das Finanças em 25.03.2010. O Escritório incluiu álcool na lista de despesas de hospitalidade. O que mais se aplica a eles, além do álcool? Muitas pessoas pensam que o dinheiro gasto em uma recepção oficial pode incluir a compra de chá, café, açúcar, doces, que podem ser oferecidos a clientes ou parceiros fora de um evento oficial importante e, por exemplo, enquanto esperam na recepção. No entanto, o Ministério não considera tais custos razoáveis.
As despesas representativas incluem despesas a convite de tradutores que não fazem parte do estado da empresa contribuinte. A necessidade de serviços especializados para o período do evento oficial é justificada quando importantes convidados estrangeiros estiverem presentes na recepção.
Quais documentos são necessários para confirmar
O Código Tributário da Federação Russa não estabeleceu uma lista específica de valores mobiliários que são necessários para as despesas através da declaração de imposto como representante, mas o Ministério das Finanças da Federação Russa em uma carta datada de 10/04/2014 esclarece o que pode ser reconhecido como tal. Os documentos para registro de despesas de hospitalidade incluem:
- documentação primária indicando o fato da compra de bens, pagamento de serviços (atos de trabalho realizados, guias de embarque, cheques, recibos, etc.);
- um relatório sobre um evento formal ou qualquer outro documento que reflita a relação entre custos e admissão.
Para preparar um relatório, os contribuintes podem desenvolver um formulário independentemente. No entanto, um documento não pode ser enviado de nenhuma forma. Na Lei Federal No. 402 “On Accounting”, os requisitos básicos para a preparação da documentação primária e sua designação são indicados. O que se aplica a eles? As despesas de representação devem ser confirmadas por informações detalhadas sobre o evento, incluindo informações sobre:
- hora e local de recepção;
- a composição dos participantes, incluindo pessoas convidadas de outras organizações e funcionários da empresa contribuinte);
- A quantia total de dinheiro gasto na organização do evento;
- a parte final do evento oficial (redação de resoluções, tratados e acordos de cooperação, construção de parcerias mutuamente benéficas e planejamento dos próximos eventos, etc.).
Além do relatório, recomenda-se também anexar documentos adicionais para justificar as metas dos fundos gastos. Os documentos para registro de despesas de hospitalidade incluem:
- a ordem do chefe da organização contribuinte para realizar uma recepção oficial, uma reunião de gala em que o propósito deve ser indicado e as pessoas responsáveis pela organização do evento são identificadas;
- estimativas detalhadas dos custos planejados e totais, que indicam a lista de compras, sua faixa de preço estimada e custos finais.
Contabilidade fiscal DOS
Os contribuintes têm o direito de utilizar para a contabilidade fiscal todos os custos que tenham viabilidade econômica, ou seja, indicar na declaração as despesas que são destinadas exclusivamente a obter lucro e possuem comprovação documental. Quanto às regras para o cálculo de impostos e o procedimento para a contabilidade fiscal, muito depende do sistema de tributação utilizado. Em seguida, consideramos como as taxas são calculadas na presença de despesas de hospitalidade, que se aplicam a elas em uma instituição orçamentária e em uma empresa comercial.
Deve-se dizer imediatamente que a forma de propriedade da organização contribuinte não desempenha nenhum papel no cálculo do imposto. De grande importância é o sistema tributário (geral ou simplificado). Para descobrir o valor exato do imposto de renda para DOS, os custos dos eventos oficiais são padronizados de acordo com o seguinte princípio: eles são incluídos em outros itens de despesa, e o valor não deve exceder 4% de todas as despesas direcionadas aos salários dos empregados no período coberto pelo relatório. quais eram as despesas de representação.
É importante levar em conta que os custos associados à remuneração da organização incluem não apenas os valores gastos com salários e gratificações aos empregados, mas também contribuições ao Fundo de Pensão, Fundo do Seguro Social, despesas de seguro adicional para empregados, etc. com salários durante o período de tributação, o indicador marginal da norma para despesas oficiais aumenta. Assim, se parte das despesas de representação foi incorrida no primeiro trimestre e ultrapassou os 4% estatutários, mas não foi levada em consideração no cálculo dos impostos, é permitido levá-la em consideração nos períodos fiscais subsequentes para o cálculo da base tributária anual.
Além disso, as despesas de hospitalidade são dedutíveis na medida do lucro tributável. Neste caso, o chamado IVA de “entrada” é levado em conta, e a dedução de fundos gastos em eventos oficiais é tomada somente a partir do valor das despesas usadas no cálculo do imposto de renda, levando em consideração os padrões. Se a parte restante dos custos se encaixar nos padrões dos trimestres subsequentes do ano de referência, o IVA também poderá ser dedutível.
Um exemplo de contabilidade fiscal de despesas para reuniões oficiais
Na empresa "Leader", que utiliza um sistema de tributação comum, foi realizado um evento representativo no primeiro trimestre. Os custos de sua organização e implementação foram de 22.500 rublos. (incluindo o IVA 3.550 rublos). No próximo período trimestral, não foram realizadas recepções e reuniões no nível oficial. Além disso, o custo total da mão de obra no primeiro trimestre foi de 320 mil rublos, e no segundo - 370 mil rublos. O procedimento para contabilização fiscal desta categoria de custos para um orçamento ou organização comercial será o seguinte:
- No primeiro trimestre, o padrão para contabilização de despesas representativas foi de 12.800 rublos, ou seja, 4% de 320 mil rublos.
- Como o padrão é menor do que o valor total das despesas para eventos oficiais, apenas 12.800 rublos podem ser aceitos para a contabilidade fiscal.
- Em seguida, o IVA é calculado que é permitido para dedução - 12.800 x 18% = 2304 rublos.
Agora vamos calcular dois trimestres, ou seja, no primeiro semestre do ano:
- o padrão para contabilização de despesas para reuniões oficiais e recepções será de 27.600 rublos, já que o cálculo leva em conta o valor do custo da mão-de-obra para dois trimestres (320 mil rublos + 370 mil rublos) x 4%;
- desde que o padrão excede o montante total de despesas de hospitalidade, o saldo de 6150 rublos é levado em conta. (22.500 - 3.550 - 12.800);
- o montante do IVA reembolsado no segundo trimestre será de 1107 rublos. (6150 x 18%).
Características da contabilidade com um sistema fiscal simplificado
Ao alocar recursos para cobrir as despesas de hospitalidade sob o regime simplificado de “receita menos despesa”, a instituição não poderá incluí-los na base de cálculo de impostos. A impossibilidade de obter uma dedução é aprovada pelo artigo 346.16 do Código Tributário da Federação Russa, contendo uma lista de custos para os quais um empreendedor sob o sistema tributário simplificado “renda menos despesas” poderia reduzir sua renda. Não há menção de despesas de hospitalidade. O que se aplica a eles no sistema tributário simplificado? Absolutamente nada, portanto, o contribuinte terá que arcar com os custos das recepções oficiais às suas expensas, ou seja, fazer uso do lucro remanescente após o pagamento de todos os impostos e contribuições.
Como gastar essas despesas em contabilidade
Ao contrário dos impostos, a contabilidade não considera resíduos representativos como uma categoria especial de despesas. Os fundos gastos na organização e realização de eventos oficiais são de importância fundamental apenas para as autoridades fiscais. Na contabilidade, esses custos não são qualificados de forma alguma. Na maioria dos casos, a contabilização das despesas de hospitalidade é realizada usando o Regulamento de Contabilidade “Custos de Organização” 10/99. De acordo com suas normas, os custos de uma empresa por tipos de atividade padrão são divididos em:
- material (aquisição de matérias-primas, equipamentos, etc.);
- relacionados a salários e prêmios de seguro;
- custos de depreciação
- outros itens de despesa.
Os custos de eventos oficiais não estão sujeitos a racionamento durante a realização de contabilidade. O que se aplica a eles? As despesas de representação são aceitas integralmente, ou seja, como parte dos custos de produção ou relacionados à venda. A contabilidade não leva em conta qualquer divisão em hospitalidade e despesas gerais. Em alguns casos, dependendo das especificidades da atividade empreendedora, esse tipo de custo pode estar presente na correspondência de contas na coluna de contabilidade de valores de material.
Para fins econômicos, as despesas de hospitalidade estão próximas da categoria de outras despesas da organização. Ao mesmo tempo, assume-se que a empresa poderá determiná-los de forma independente, fazendo uma lista de custos em contabilidade.
Outra questão em que os contadores estão interessados é a relação entre custos de hospitalidade e atribuições de contas contábeis. Na prática, tais transações são mais frequentemente registradas usando a conta 26, que é geralmente usada por empresas industriais, e 44 (para empresas comerciais). Nas instituições orçamentárias, a conta 86 é usada principalmente, e é igualmente importante, ao contabilizar as despesas de hospitalidade, indicar corretamente a sequência das classificações contábeis, refletindo as etapas do fluxo de caixa.