Cada empresa no processo de funcionamento é obrigada a preparar um grande número de documentos. Eles se relacionam com o regime fiscal selecionado, funcionários ou cooperação com grandes contratantes. Para que todos os funcionários da empresa encontrem a documentação necessária, é necessário um armazenamento competente e estruturado. Muitos documentos devem estar na empresa há mais de 75 anos, pois contêm informações sobre os funcionários da empresa. Portanto, o arquivamento competente de documentos na organização é necessário. Se a empresa for grande, é aconselhável criar seu próprio arquivo completo. Mas em pequenas organizações, os documentos são simplesmente armazenados em um armário separado.
Regras de arquivamento
Arquivar documentos é um processo obrigatório para cada empresa, o que é indicado nas disposições da Lei Federal nº 125. Em pequenas empresas, todas as ações necessárias são realizadas pelo secretário, mas em grandes organizações um funcionário separado está envolvido no arquivamento.
O funcionário designado deve conhecer os requisitos da lei relativos ao arquivamento de documentos pessoais na organização e também deve compreender os períodos de retenção de vários documentos. Para isso, trabalhos separados são iniciados para diferentes trabalhos. A documentação relacionada ao pessoal da empresa deve ser armazenada por pelo menos 50 anos se os documentos foram criados após 2003, e se a organização tiver documentos formados antes de 2003, eles devem ser mantidos por 75 anos.
As nuances da criação de um arquivo
Em grandes empresas, um grande número de documentos é gerado durante o curso dos negócios, então eles são armazenados em uma sala separada chamada arquivo. É representado por uma unidade estrutural separada e, durante a sua criação, um regulamento especial é emitido pela administração, que é o ato regulador local da empresa.
É neste Regulamento que são dadas as regras básicas para o arquivamento de documentos na organização, bem como a responsabilidade dos funcionários envolvidos neste processo por várias violações detectadas.
Regras de processo
Durante o arquivamento de documentos na organização, as seguintes regras devem ser levadas em consideração pelo funcionário responsável designado:
- a documentação é transferida para o arquivo somente por inventário;
- se os papéis forem arquivados no trabalho de qualquer funcionário, é importante levar em conta os requisitos das diretrizes especiais para que, no futuro, seja fácil encontrar o documento correto;
- cada departamento da empresa deve transferir os documentos para armazenamento para a pessoa responsável dentro dos prazos estabelecidos por lei;
- Se por várias razões a programação é violada, com base na qual diferentes documentos são transferidos para o arquivo, o funcionário deve informar o chefe da empresa sobre este fato.
A alfabetização da compilação do arquivo depende da correção desse processo.
Objetivo do processo
O arquivamento de documentos na organização é necessário para otimizar toda a documentação, bem como para seu armazenamento competente. Se houver um arquivo bem estruturado, qualquer funcionário da empresa, se necessário, poderá encontrar documentos diferentes relacionados à equipe, ordens diferentes ou contrapartes.
Cada vez mais, as empresas estão migrando para o gerenciamento eletrônico de documentos, de modo que todos os documentos são armazenados em um computador, para o qual uma versão eletrônica do arquivo está sendo formada.Mas isso leva em conta que os documentos têm força legal somente se houver um formato de papel, portanto, o armazenamento eletrônico de documentos atua apenas como um acréscimo ao arquivo padrão.
Procedimento de arquivamento
O procedimento para arquivar documentos é o mesmo para todas as empresas, mas cada organização pode fazer seus próprios ajustes. O procedimento padrão é dividido nas seguintes etapas:
- Inicialmente, os recursos dos documentos preparados para transmissão ao arquivo são destacados;
- se necessário, ações adicionais são realizadas, que incluem o grampeamento de papéis ou a realização de vários acréscimos;
- os documentos são ajustados, o que torna possível no futuro encontrar facilmente os documentos necessários na massa total da documentação;
- documentos desnecessários são destruídos legalmente, uma vez que não representam qualquer valor para o funcionamento da empresa;
- documentos são sistematizados, após o que são costurados com base em seu tipo;
- Os papéis são divididos nos seguintes tipos: contabilidade, pessoal ou administração;
- se for impossível classificar os papéis como os tipos acima, eles serão combinados e inseridos em um caso separado;
- cada selo é afixado com o selo da organização, bem como a assinatura do funcionário autorizado;
- um inventário é formado para cada caso contendo informações sobre quais documentos estão localizados em uma pasta específica;
- catálogos de casos classificados por tipo são feitos;
- Todos os casos corretamente preparados são enviados para armazenamento no arquivo, que geralmente é apresentado como uma sala separada, na qual há um grande número de racks convenientes.
O procedimento é realizado apenas por uma pessoa autorizada, dotada da autoridade necessária pelo chefe da organização. Se quaisquer regras de arquivamento de documentos forem violadas ou a documentação estiver completamente perdida, esse funcionário específico da empresa será responsável pelas violações identificadas.
Características da compilação da nomenclatura
Se a empresa tiver muitos documentos, ao arquivar documentos na organização, uma nomenclatura de casos é compilada. Com sua ajuda no futuro, será possível encontrar facilmente a coisa certa entre as inúmeras pastas.
Ao compilar a lista de casos, devem ser indicadas as seguintes informações:
- o índice do caso específico, representado pelo número condicional atribuído, sendo a primeira parte deste número o código do departamento de onde os documentos foram recebidos;
- nome do caso;
- número de papéis armazenados na pasta;
- o período durante o qual estes documentos devem ser armazenados com base em requisitos legislativos;
- notas diferentes deixadas pela pessoa responsável, por exemplo, você pode indicar que um caso específico tem uma versão eletrônica adicional.
Em pequenas organizações, onde não são transferidos muitos documentos para o arquivo anualmente, a nomenclatura dos casos pode não ser compilada.
Regras para a publicação do “Regulamento sobre o arquivo”
Em grandes empresas, o arquivo é apresentado em uma sala separada, na qual, por um longo período de tempo, um grande número de arquivos e documentos são armazenados. Ao mesmo tempo, a organização emprega um especialista exclusivamente envolvido em arquivamento de documentos. Para que seu trabalho seja claramente regulamentado, os executivos da empresa frequentemente publicam e consolidam um “Regulamento sobre o Arquivo” especial. As regras para seu uso incluem:
- é indicado que tipo de trabalho deve ser realizado pela pessoa responsável;
- são dadas regras para a transferência de documentos de diferentes departamentos para o arquivo;
- lista as regras para registro de inventário e nomenclatura de casos;
- informações sobre a correta preparação dos papéis que são transferidos para o arquivo são inseridos;
- é indicado que o funcionário designado deve estar envolvido na reconciliação da composição dos documentos, bem como na sua execução.
Se o funcionário do arquivo determinar que existem violações na documentação, os documentos serão enviados para revisão no departamento apropriado da empresa. Se não houver erros ou falhas, os papéis serão aceitos para costura. Se a informação é difícil de ler, uma cópia do documento é feita.
Requisitos de arquivamento
Cada empresa deve levar em conta os requisitos básicos para o arquivamento correto de documentos na organização. A manutenção de registros deve estar sujeita às condições básicas da lei. Em grandes empresas, o arquivo é representado por uma sala separada, que deve ser protegida dos funcionários da empresa ou por pessoas não autorizadas. Portanto, durante a criação desta unidade, os seguintes requisitos são levados em conta:
- as instalações devem ser isoladas de outros departamentos e escritórios;
- estabelece um alarme de incêndio e roubo;
- o tamanho desta sala depende de quantos documentos são transferidos para o arquivo todos os anos;
- prateleiras especiais longas são instaladas na sala, e é aconselhável escolher estruturas metálicas;
- entre as prateleiras existe uma distância que não pode ser inferior a 75 cm;
- o comprimento das prateleiras pode ser diferente e depende da altura dos tetos;
- Além disso, cofres especiais são instalados na sala, onde estão localizados os documentos mais importantes e valiosos.
Em cada empresa, a área das premissas selecionadas pode ser completamente diferente, já que vários fatores são levados em conta para isso.
Como as coisas estão preparadas adequadamente?
O arquivamento de documentos contábeis é permitido somente após a preparação preliminar competente desta documentação. Portanto, antes de enviar este ou aquele papel para o arquivo, você deve executar as seguintes etapas:
- inicialmente, a pessoa responsável deve certificar-se de que a documentação realmente transferida não é necessária no processo de condução das atividades atuais da empresa;
- Uma descrição dos documentos e do arquivo direto é feita
- um exame é realizado para garantir que a documentação e os casos sejam realmente valiosos, portanto, eles devem ser armazenados na empresa por um determinado período de tempo;
- se necessário, os documentos são arquivados, copiados ou ajustados e só então transferidos para o arquivo.
Os pedidos relativos a funcionários contratados e com diferentes períodos de armazenamento devem ser estabelecidos para diferentes casos, porque se eles forem misturados, pode haver confusão durante a destruição de alguns papéis.
As nuances de trabalhar com consultas
Arquivamento de documentos pessoais e outros papéis que são formados durante o trabalho da organização é realizado por um funcionário responsável que recebe um certo salário para suas atividades. Se o chefe ou outros funcionários da empresa precisam estudar quaisquer documentos disponíveis no arquivo, eles devem solicitar um pedido especial à pessoa indicada.
As informações do arquivo são emitidas na forma de um certificado de arquivamento, copiar ou extrair. O certificado é apresentado por um documento, que inclui informações de arquivamento sobre o assunto solicitado.
Uma cópia arquivada é representada reproduzindo texto ou uma imagem de um documento armazenado no arquivo. Além disso, fornece dados de pesquisa.
Um extrato textual reproduz apenas uma parte da documentação. Para fazer isso, o funcionário que faz a solicitação deve indicar em quais informações específicas da questão são necessárias.
Conclusão
Muitos documentos criados durante o trabalho da empresa devem ser armazenados por um longo período de tempo. Para criar condições ótimas, um arquivo é criado na empresa, apresentado por uma unidade estrutural separada. Além disso, uma pessoa responsável é designada e responsável por aceitar a documentação no arquivo. O mesmo especialista responde a pedidos de outros funcionários e gerentes.
Ao arquivar a documentação, certas regras e requisitos devem ser levados em consideração, permitindo que você estruture corretamente o papel, além de fornecer condições ideais de armazenamento.