Os conhecimentos de transporte são apresentados pela documentação contábil principal, que deve ser compilada por cada empreendedor ou gerente da empresa, se as atividades da empresa estiverem relacionadas ao uso de carros. Se a empresa é proprietária do carro, então são os conhecimentos que confirmam a possibilidade de usar o veículo no processo de fazer negócios. Se o carro pertencer ao empregado, as folhas permitem que você determine a quantidade ideal de compensação pelo uso do carro para fins oficiais. O preenchimento do conhecimento de embarque é um processo importante, uma vez que erros graves não podem ser cometidos durante o procedimento. O processo é realizado por funcionários da empresa.
O conceito e necessidade de cartas de porte
Eles são os principais documentos que confirmam o uso da máquina para a empresa. Eles contêm informações importantes sobre o veículo direto, o motorista e a empresa. Estes documentos podem ser verificados pela inspecção do trabalho, inspectores fiscais ou polícia de trânsito, pelo que os funcionários da empresa devem ter em conta as regras para o preenchimento das folhas de viagem. Eles ajudarão a evitar várias violações e erros.
Se os inspetores encontrarem quaisquer informações e erros imprecisos, isso se tornará a base para a imposição de multas elevadas.
Porquê usado?
O preenchimento do conhecimento de embarque é realizado por cada organização, que de uma forma ou de outra está associada à necessidade de usar veículos. Usando este documento, você pode atingir vários objetivos de uma só vez, que incluem:
- o movimento do carro é monitorado durante o dia de trabalho;
- com base neste documento, o salário do motorista é calculado;
- quantidade fixa de dinheiro gasto em combustível e lubrificantes;
- a depreciação é calculada corretamente na propriedade usada;
- as despesas totais do carro são levadas em conta.
Além disso, o motorista precisa do conhecimento de embarque para ser apresentado ao oficial de polícia de trânsito, pois é ele quem confirma a legalidade do transporte de mercadorias ou passageiros. Ele age como prova de que o veículo está em ótimas condições e que um cidadão em particular é o motorista oficial. Se durante o cheque os erros se encontrarem no documento ou a ausência de um waybill revelar-se em absoluto, o motorista será responsabilizado com base no art. 12.13 Código Administrativo.
Recursos do Documento
O preenchimento do conhecimento de embarque é considerado um processo bastante simples. Cada empresa escolhe de forma independente se deseja usar um único formulário ou se será desenvolvida uma forma exclusiva deste documento, que está consagrada na documentação de regulamentação interna da organização.
Se a empresa é especializada no transporte de pessoas ou mercadorias, o procedimento de contabilização do carro deve ser realizado somente em um formulário de folha especialmente aprovado. Quem deve emitir instruções para os motoristas? O processo é realizado exclusivamente pelo empregador que prepara e preenche este documento. Normalmente, o diretor da empresa emite uma ordem pela qual ele nomeia o responsável. É esse funcionário da empresa que está envolvido na criação, preenchimento e transferência de folhetos para os motoristas.
As características do preenchimento de um documento incluem:
- uma folha é escrita exclusivamente ao usar o carro para fins comerciais;
- Não importa por que razão o proprietário da empresa utiliza um determinado veículo, pelo que o automóvel pode ser propriedade da empresa com base na propriedade ou no arrendamento;
- o período máximo de validade de um documento é de 30 dias;
- é permitido escrevê-lo por um dia ou até mesmo por uma viagem.
De acordo com as novas regras em vigor em 2018, é permitido estender a validade da folha.
Tipos de documentos
As regras para preencher os conhecimentos de transporte podem variar ligeiramente dependendo da variedade deste documento. Cada tipo de veículo usa seu próprio tipo de folheto. Portanto, há conhecimentos de transporte para os seguintes veículos:
- Caminhões
- carros;
- transporte especial;
- táxi, que pode ser um carro ou um caminhão;
- ônibus que podem ser destinados ao tráfego público de passageiros ou outros fins.
Para cada veículo, o formulário correspondente é usado. Se a organização estiver envolvida independentemente no desenvolvimento da documentação, o formulário selecionado será corrigido em um diário especial.
As nuances do preenchimento
O procedimento para preenchimento do conhecimento de embarque é determinado individualmente em cada empresa. Na maioria das vezes, as seguintes regras e recursos são usados para isso:
- um despachante é nomeado por ordem do chefe da empresa, que elabora as folhas de viagem para cada carro usado pelos funcionários no processo de cumprimento das obrigações de trabalho;
- se a empresa é pequena, então a documentação é muitas vezes preenchida pelo motorista direto do carro, mas eles inserem informações apenas em uma parte do formulário, que se refere à quilometragem do carro, para o qual os indicadores do odômetro são levados em consideração;
- é permitido inserir informações para usar um programa especial com o qual as partes extras do documento estão ocultas;
- Antes de enviar o carro em um voo, o funcionário responsável da empresa deve certificar-se de que o veículo está em condições ideais;
- antes do voo, até mesmo os motoristas devem passar por um exame médico confirmando que os cidadãos podem dirigir.
Após o vôo, a folha é transferida de volta para o despachante. Assim que o documento expira, ele é transferido para armazenamento no arquivo da empresa por 5 anos. Por erros e violação de responsabilidade são os líderes da organização.
Um exemplo de preenchimento de um conhecimento de transporte do veículo pode ser encontrado abaixo.
Quais informações estão incluídas?
O preenchimento da carta de porte de um carro ou caminhão deve ser realizado por um funcionário autorizado da empresa. Ele deve primeiro entender as regras desse processo. Detalhes obrigatórios ao preencher o conhecimento de embarque são apresentados com as seguintes informações:
- nome do documento;
- seu número;
- período de validade;
- informações sobre o proprietário do carro;
- tipo e marca da máquina;
- números de matrícula de automóveis;
- indicadores do odômetro, e são removidos quando o carro sai do empreendimento, bem como ao enviar o veículo para a garagem;
- hora exata de partida e chegada;
- informações sobre o funcionário responsável da empresa, que coloca o carro na linha e compila um waybill;
- informações do motorista;
- hora e data de aprovação no exame médico do motorista;
- informações sobre o médico que realiza o exame;
- uma marca na hora e data da inspeção técnica do carro, e o procedimento pode ser realizado diretamente na organização, se houver o equipamento necessário e especialistas relevantes;
- informações sobre os mecânicos que realizaram a inspeção.
É permitido inserir outras informações no documento. Isso é possível se a organização usar seu próprio conhecimento de embarque.
Quais informações são opcionais?
O procedimento para preencher a carta de porte pode variar um pouco de empresa para empresa. Os seguintes pontos são levados em conta:
- Não requer a presença na folha de impressão da empresa com os detalhes;
- especialmente muita atenção deve ser dada ao estudo da condição técnica do carro;
- a forma única deste documento foi abolida por lei;
- não há necessidade de indicar a rota no texto, uma vez que apenas os dados apresentados pelo odômetro são necessários.
Na prática, a polícia de trânsito ou os funcionários de outros órgãos de inspeção geralmente acreditam que a falta de informações sobre a rota é uma violação grave, de modo que os motoristas e proprietários de empresas são responsabilizados. Neste caso, você tem que ir a tribunal para desafiar multas altas. Para evitar tais situações desagradáveis, recomenda-se anotar diretamente no texto do documento qual é o ponto final da rota.
As nuances do uso do documento
Preencher o conhecimento de transporte de um caminhão ou outro tipo de transporte é um processo obrigatório para qualquer empresa que use máquinas diferentes para atividades de trabalho. A utilização deste documento possui os seguintes recursos:
- O formulário 4-C se aplica se os indicadores por peça forem usados para calcular os salários do motorista;
- se os salários baseados no tempo forem usados, um conhecimento de passagem será criado no formulário 4-P;
- além deste documento, os condutores devem ter a documentação de acompanhamento fornecida pelo conhecimento de embarque para os bens transportados;
- um documento é escrito exclusivamente por uma pessoa responsável trabalhando em um turno específico;
- o documento deve ser marcado por um mecânico verificando a condição técnica da máquina, um trabalhador médico realizando um exame médico, um despachante enviando o carro em um vôo e também o motorista direto.
Cada carta de porte deve estar disponível em todas as empresas na quantidade ideal.
Período de retenção de documentos
As empresas devem manter suas folhas de viagem por pelo menos 5 anos, o que é prescrito na Ordem do Ministério dos Transportes nº 152 e na Lei Federal nº 402.
Se erros sérios ou violações forem cometidos durante o preenchimento do conhecimento de embarque, o documento é invalidado, portanto, não pode ser usado para qualquer propósito. A responsabilidade por tais erros é dos funcionários que preenchem a documentação, bem como o gerente direto da empresa.
Como desenvolver sua própria forma?
Nem todas as empresas preferem usar formulários uniformes, por isso preferem desenvolver suas próprias formas do documento. Para isso, é permitido usar qualquer estrutura, bem como incluir diferentes pontos no documento.
Mas ao formar uma nova forma, é levado em conta que detalhes obrigatórios devem ser incluídos no texto. Sem eles, o conhecimento de embarque é facilmente reconhecido como inválido, portanto, não será possível usá-lo para qualquer finalidade.
Após o desenvolvimento do formulário, é necessário transferir sua amostra para o Serviço de Impostos Federal no local de registro. Neste caso, é possível evitar no futuro problemas com a atribuição de despesas em guias de transporte aos custos da empresa.
Responsabilidade pela ausência de um documento
Se o motorista se deslocar pelas estradas sem o conjunto necessário de documentos, que incluem o conhecimento de embarque, isso é uma violação significativa. Ele é trazido para a responsabilidade administrativa pela polícia de trânsito, então ele terá que pagar uma multa de 500 rublos.
Pessoas jurídicas com tais violações pagarão uma multa no valor de 100 mil rublos. As mesmas penalidades aplicam-se a empresas que transportam pessoas ou mercadorias por transporte elétrico.
Outros recursos
Ao preencher o conhecimento de um ônibus ou outro meio de transporte, outras nuances são levadas em conta:
- não é necessário traçar um waybill se for usado um carro alugado, mas com sua ajuda é possível levar em conta os custos de combustível e lubrificantes nas despesas da empresa;
- um folheto é elaborado para uma viagem, mas seu período de validade pode variar de 1 a 30 dias;
- não é permitido preencher a documentação parcialmente, caso contrário, tal documento será declarado inválido.
A pessoa responsável designada como despachante deve primeiro passar por cursos especiais que lhe permitam entender as regras para compilar a documentação básica que todo motorista da empresa deve ter. Além disso, o motorista deve ter um certificado de exame médico antes do voo.
Conclusão
Os documentos de porte são documentos importantes em qualquer empresa especializada no transporte de mercadorias ou pessoas. Eles são compilados por funcionários especiais da empresa nomeados para o cargo, emitindo um pedido pela gerência da organização.
Cada empresa pode desenvolver sua própria forma de documentação, mas alguns detalhes obrigatórios devem estar presentes no formulário. Se erros ou violações forem detectados, a planilha será considerada inválida ou nula e sem efeito.