Planejar a aquisição de bens é uma das etapas mais importantes nas atividades de qualquer instituição ou empresa moderna. Destina-se para a formação de documentação preparatória, se necessário, para adquirir um produto, encomendar trabalho, serviços. A área mais relevante para os municípios, empresas estatais. Vários métodos de planejamento foram desenvolvidos e são considerados como parte de cursos educacionais especializados. Claro, cálculos teóricos são aplicáveis na prática, o escopo de sua aplicação é extremamente amplo. Isso se deve, em grande parte, às exigências da legislação atual sobre a justificativa de aquisições de municípios e agências governamentais.
Um começo sem erros é a chave para o sucesso
Atualmente, está sendo praticado o planejamento de aquisições de acordo com a Lei Federal 44. Este documento declarou em nível federal quão importante é o procedimento para a elaboração de um plano. Os requisitos para a elaboração de aquisições apareceram pela primeira vez em 2013 e, desde então, a situação definitivamente não se tornou mais fácil para instituições individuais implementarem. Os padrões legais que são relevantes para os nossos dias exigem que você planeje aquisições em estrita conformidade com as leis, documentando cuidadosamente cada etapa, qualquer operação.
Organização de compras, elaboração de um plano são tarefas que, com a invariabilidade da lei, estão sendo resolvidas em nosso tempo usando métodos mais modernos. Isso permite maior eficiência econômica do resultado para aderir aos padrões estabelecidos. O sistema de planejamento de aquisições é a chave para um resultado positivo de todo o evento. As necessidades são importantes para analisar, dado o volume de recursos alocados à empresa. Naturalmente, a melhor opção é alocar as massas financeiras nas quantias exigidas por uma determinada instituição para implementar todas as transações planejadas, mas as restrições orçamentárias raramente permitem atingir 100%.
Faça certo
A propósito, a relevância e a complexidade da questão do planejamento de planos de compras, elaboração de projetos já é visível a partir da abundância de publicações especializadas que foram lançadas recentemente, revelando vários aspectos sutis e nuances da questão. Muito se deve à situação econômica difícil no país, com base na qual os requisitos da lei estão sendo reforçados, bem como o monitoramento de sua conformidade. Há um lado positivo: é possível prevenir efetivamente o abuso, o componente de corrupção e o desperdício ineficiente de economias orçamentárias.
O planejamento anual de aquisições é a opção mais comum. Não será supérfluo traçar planos por um longo período de tempo (plano quinquenal), mas eles são formados apenas em termos gerais. Existem planos de curto prazo (por exemplo, durante um mês), mas refletem apenas as necessidades atuais da empresa. Um plano anual não é apenas uma lista de aquisições necessárias, mas também um documento que demonstra as perspectivas da instituição, sua estratégia de desenvolvimento e a melhoria do processo de trabalho. Muitas vezes, uma nota explicativa é anexada ao plano, justificando a necessidade de cada um dos itens listados. Isso ajuda a evitar suspeitas de abuso e provar a necessidade de alocação de fundos.
Objetivos principais: analisar exemplos de aquisições
Planejamento, aquisição pode ser a área de responsabilidade que a empresa negligencia.Em tal situação, a qualidade do serviço prestado como resultado do trabalho da instituição do produto será bastante baixa, e os prazos serão longos. Se não foi possível calcular corretamente o preço do contrato, planejar a aquisição, existe a possibilidade de gasto ineficiente de recursos, o que pode ser considerado um delito com as consequentes conseqüências.
O planejamento de compras municipais ajuda a evitar cancelamentos imprevistos. O iniciador do bloco de transação pode ser a autoridade controladora, o contratado ou a própria instituição, que de repente encontrou um erro e, portanto, foi forçada a encerrar urgentemente a cooperação por acordo. Isso leva a perdas temporárias, financeiras. Um cliente que tenha concluído o processo de aquisição incorretamente pode enfrentar penalidades. Em particular, resulta das leis existentes que um funcionário que selecionou irresponsavelmente o método de aquisição é forçado a responder: a punição chega a 50.000 rublos.
Um por um
Em empresas modernas, o planejamento de aquisições é realizado por meio de uma abordagem sistemática do problema, usando sistemas eletrônicos, de computação e de software eficazes. Isso minimiza a probabilidade de erro humano. A seqüência de operações é a formação do plano, sua coordenação com autoridades superiores, a implementação do plano. Já na etapa preparatória, é necessário justificar todas as operações planejadas, verificar o cumprimento das metas estabelecidas para a instituição e normalizar a contratação. Este último envolve o controle de qualidade do produto adquirido, o serviço solicitado em relação aos requisitos atuais, as qualidades esperadas do consumidor. Na fase do plano, a quantidade necessária de produto e o preço marginal a que pode ser comprado são analisados.
O gerenciamento do planejamento de aquisições inclui a organização de uma discussão pública do evento. Isto é especialmente verdadeiro para um número de transações para as quais a publicidade é estipulada nas leis. Existem tais eventos que é simplesmente impossível implementar sem uma pesquisa pública preliminar com uma avaliação dos resultados. Atualmente, os meios e métodos de comunicação mais modernos, soluções técnicas e tecnologias da informação são usados ativamente para organizar essa etapa.
Não há fim para os papéis!
O planejamento para aquisições estaduais e municipais envolve a formação de um cronograma, um plano de aquisições. O segundo tipo de documentação foi introduzido em 2016. O primeiro foi praticado antes, sua forma permaneceu inalterada por vários anos. O cronograma é formado para o ano. O plano de aquisições é elaborado por um prazo médio e inclui todos os nomes de produtos necessários à instituição e adquiridos do fornecedor. Normalmente, esse documento cobre um período de três anos, já que é para esse período que um orçamento é formado.
O planejamento de aquisições públicas é uma questão particularmente difícil. É necessário focar na Lei Federal adotada em 2011 sob o número 223. Ele declarou as possibilidades de elaborar um plano flexível que abranja um período de doze meses. Algumas compras não precisam ser justificadas. Isso se aplica à lista que se enquadra nas normas da segunda parte do décimo quinto artigo da 44ª Lei Federal mencionada anteriormente. Os funcionários do setor público têm o direito de ajustar os planos de acordo com a necessidade. Não há limite de tempo ou razão.
Tudo de acordo com o plano
O suprimento no planejamento orçamentário em formato gráfico envolve o uso de documentação desenvolvida ao longo de um período de três anos e descreve as necessidades básicas da instituição como base.Nem todas as pessoas jurídicas, desde a primeira vez, podem formar com sucesso um plano de aquisições que possa ser traduzido em realidade, portanto, a lei estipula a possibilidade de fazer ajustes nos documentos que já foram publicados através de um sistema de informação especializado.
Muitas vezes, mudanças precisam ser feitas quando as necessidades de bens são descobertas e não podem ser identificadas antes. Por meio do orçamento eletrônico, o planejamento de aquisições é um processo bastante flexível, você pode adicionar novos itens, especialmente se as oportunidades financeiras para sua implementação se deverem a economias em licitações que já passaram no momento do ajuste. Mudanças podem ser feitas quando estimuladas pelos resultados da discussão pública, se forem organizadas de acordo com os requisitos das leis.
Logística de compras
Para garantir que o planejamento de aquisições (o orçamento eletrônico, realizado através de produtos de software moderno, fornece assistência significativa para especialistas) é tão eficaz quanto possível, organizar eventos, tendo em conta os requisitos de logística. Ao elaborar o plano, você precisa ser guiado pelas necessidades da empresa, pelos custos associados aos processos de trabalho, espaços de armazenamento disponíveis para uso. O papel e quantidade de material necessário para o processo de produção, o momento em que deve ser entregue desempenham um papel. Para ter sucesso, você precisa levar em conta os recursos dos fornecedores, a capacidade de organizar sua própria produção de alguns consumíveis aplicáveis para a fabricação do produto final, a prestação de serviços.
A formação, levando em conta todo o plano de compras especificado no planejamento orçamentário em relação às empresas estatais e privadas, permite que você estabeleça um processo de trabalho sem paralisações e perdas financeiras devido à aquisição de excedentes, danos aos consumíveis. Para identificar quanto material é necessário (ou seja, este indicador é a base para o cálculo da maioria dos outros), é necessário dominar vários métodos padrão de cálculo. Para aplicá-los a uma empresa específica, você primeiro precisa coletar a base de informações mais completa sobre o uso de matérias-primas semelhantes na indústria anteriormente.
Quanto é necessário?
Um dos métodos de planejamento de aquisições é a avaliação do volume de produtos que precisam ser produzidos, com base na necessidade do cliente. Sabendo o quanto a demanda pelo produto é significativa no momento, pode-se calcular com precisão a quantidade de matéria-prima necessária. Para simplificar os cálculos formar listas com produtos, materiais, levar em conta o tempo necessário para fornecer itens diferentes, a duração do armazenamento. Se alguns consumíveis puderem ser feitos sozinhos, é necessário calcular com antecedência o quanto os custos são grandes.
Conhecendo os intervalos de tempo, eles estimam a necessidade bruta das posições recebidas do fornecedor, fabricadas por conta própria. Com base nisso, a demanda líquida é determinada pela análise de estoques existentes, ordens colocadas e volumes planejados de produção. Entre as ordens podem ser aquelas que foram feitas anteriormente para a série anterior de mercadorias. Ao planejar um novo ciclo de produção, eles não precisam ser levados em conta.
Flutuações na demanda
Esse método de planejamento de compras é relevante quando o interesse do consumidor pode ser descrito por um gráfico de onda com elementos de repetição. Para alcançar o alisamento, é necessário avaliar o quão grande é o consumo real do produto durante o período de tempo passado, para identificar a relação com os indicadores calculados anteriormente para ele. Para um novo período, a previsão é um indicador calculado para o período anterior, ao qual o valor corretivo é adicionado - a quantidade de mercadorias multiplicada pelo coeficiente de significância.
Opção alternativa
Outro método de planejamento de aquisições é determinístico.Eles recorrem a isso quando é conhecido por quanto tempo leva para executar um pedido, quanto material é necessário para ele, em que tempo os consumíveis serão entregues.
Às vezes, a abordagem estocástica é mais aplicável na prática. A base para os cálculos são os métodos de estatística, matemática. Usando fórmulas especializadas, você pode avaliar qual é a necessidade de um produto e, com base nesse plano, comprar consumíveis.
Usando a experiência acumulada da equipe, você pode implementar uma abordagem heurística para o planejamento de aquisições.
Há um tempo para tudo
O planejamento para contratação pública, privada, envolve a disponibilidade da mais completa base de informações sobre o processo de produção e o resultado de sua aplicação. É necessário fornecer aos analistas acesso a informações precisas sobre o movimento de consumíveis, componentes, peças sobressalentes. Deve haver dados sobre todas as etapas, desde o momento da pesquisa do mercado de compras até o recebimento da compra no armazém.
Para que o sistema de aquisição de logística funcione bem, é necessário saber quais materiais são usados no processo de produção. A formação do plano de aquisições envolve a interação coordenada de diferentes pessoas empregadas na empresa. O planejamento de aquisições públicas (e igualmente em empresas privadas) obriga a estabelecer relações mútuas entre diferentes departamentos, divisões, filiais de uma entidade legal. Somente uma interação cuidadosamente organizada nos permite garantir a exatidão dos cálculos, análise e escolha em favor do método ótimo de formação de aquisições. O trabalho conjunto permite que você decida em favor da melhor política de preços, conclua um contrato lucrativo com o fornecedor e rastreie a quantidade de matérias-primas recebidas, disponíveis e gastas. Logística inclui controle sobre o tempo de entregas, a colocação de matérias-primas dentro dos territórios do armazém.
Nada mais
Ao organizar a logística de compras, você pode obter um estoque mínimo no depósito com um suprimento ininterrupto de consumíveis para o processo de produção. Para que o planejamento seja eficaz, é necessário formular com precisão quais posições específicas são necessárias e em que medida, em que período elas devem estar exatamente à disposição das oficinas, e quão grandes são as possibilidades de fornecedores conhecidos. Os especialistas em logística avaliam as capacidades atuais do armazém, elaboram maneiras de organizar o processo de produção de consumíveis usando suas próprias capacidades.
Nós compramos sabiamente
De muitas maneiras, o planejamento de aquisições está intimamente relacionado à escolha de um formato específico para cooperação com fornecedores. Recentemente, a opção mais difundida é a execução de uma licitação. É igualmente aplicável a empresas estatais, instituições e ao procurar um fornecedor por um comerciante privado. O conceito de licitação entrou na economia por muito tempo. A organização da licitação é de responsabilidade do cliente, anunciando as condições competitivas para o fornecimento do produto, a prestação de serviços. Como parte do leilão, aqueles que desejarem podem entrar em concorrência pelo direito de celebrar um contrato com o cliente em condições pré-anunciadas. As regras às quais a cooperação será subordinada devem ser formuladas, publicadas com antecedência. Para isso, um pacote completo de documentação do concurso é preenchido, indicando os termos de todas as etapas do trabalho mútuo. Os nomes de produtos, serviços e preços que atendem ao cliente são listados.
O concurso clássico é um procedimento que envolve uma abundância de concorrentes. Ganhar o direito de concluir um contrato não é fácil, mas o processo em si é econômico, justo. Sua organização é atribuída aos chefes da empresa, atuando como cliente. A empresa recolhe uma comissão de compras, cuja composição é aprovada pelo corpo de comando.Esses especialistas preparam um pacote de documentos e elaboram todo o necessário para definir as condições de exibição pública. É necessário lembrar os atuais atos normativos e legais que regem as licitações e leilões.
Cuidadosa e completamente
Todas as propostas apresentadas dentro do prazo limitado devem ser analisadas pelos participantes da comissão de compras. Em relação a cada uma das opções, uma decisão geral é formulada: aceitar a proposta, nomear uma pessoa em potencial como contratada ou rejeitar a opção. Determinando a favor de um resultado específico, você precisa verificar as condições da competição, analisar as características de todas as propostas recebidas. O resultado ideal do procedimento é um contrato com o menor preço possível, sujeito a todos os requisitos e condições do cliente. Imparcialidade, abertura, transparência são as principais vantagens de tal procedimento.
Ao formular requisitos para os artistas, é preciso guiar-se não apenas pelos próprios interesses, mas também pelas ofertas médias do mercado. Se o cliente definir condições deliberadamente desfavoráveis, dificilmente haverá pessoas que queiram se inscrever para essa cooperação, de acordo com os resultados da licitação, nem um único aplicativo aparecerá. Para não estar em tal situação desagradável, levando a uma ruptura no tempo de entrega, é necessário formular propostas adequadas. Uma das formas de recorrer a mais e mais recentemente é definir as condições que são possíveis ao máximo para o cliente. Cada contratante em potencial oferece suas próprias opções, correspondentes em preço ou mais acessíveis, e com base em uma análise de todas as aplicações recebidas, você pode escolher a maneira mais bem sucedida de cooperação.
Como gastar?
Ao planejar compras sob a forma de uma proposta, primeiro é necessário analisar as ofertas de preço do mercado, compilar uma base de cotação de resumo, comparar diferentes fornecedores e, em seguida, prosseguir diretamente para a organização da proposta. Na documentação de acompanhamento, indique os requisitos para o preço do contrato, o tempo de execução, o nível de qualificação e a qualidade do produto. Cada um dos participantes de acordo com os resultados do concurso recebe um número individual, o primeiro é destinado ao vencedor. Se alguém se recusa a concluir um acordo, o segundo na lista e assim por diante terá prioridade. No decorrer da licitação, é proibido o contato dos membros da comissão e representantes de potenciais contratantes interessados.