A carta de porte de um carro de passageiros (formulário nº 3) é necessária ao planejar, organizar, contabilizar e gerenciar o transporte. A documentação é realizada de acordo com as instruções que regem o cálculo do transporte. Outros títulos primários incluem uma revista, que registra o movimento dos conhecimentos de transporte, bem como conhecimento de embarque.
Documentos obrigatórios
Ao trabalhar em um carro de passeio, um motorista que faz parte da equipe da organização deve ter:
- Um certificado para o direito de gerenciar o produto com a categoria apropriada ou uma permissão temporária.
- Documentos de registro no transporte e no trailer (se disponível).
- Bilhete de um carro.
- Nota de remessa para carga.
- Autorização especial para o transporte de mercadorias perigosas ou volumosas.
Bilhete de um carro. Preenchimento de amostra
A responsabilidade pela correta execução do documento cabe ao chefe da organização, bem como às pessoas envolvidas no processo de inserção de dados no papel e responsáveis pela operação do transporte. O motorista não preenche a carta de porte do carro. Após o recebimento (antes da partida) e entrega (no retorno), ele coloca sua assinatura. Antes de o papel ser entregue ao condutor, uma pessoa ou despachante autorizado introduz as informações necessárias na carta de porte do automóvel de passageiros. O formulário contém linhas que indicam:
- uma data (ano, mês, dia) correspondente à do registo;
- horas de trabalho (viagem de negócios, dias da semana, horário diário ou cumulativo, feriado ou fim de semana, horas extras, etc.);
- marca e tipo de produto, seu estado e número da garagem.
Se houver um semirreboque ou trailer, as informações sobre ele serão inseridas na seção apropriada. A linha "Escort" indica informações sobre as pessoas que participam do transporte. A seção “Operação do veículo e motorista” contém informações sobre o tempo (horas e minutos) de partida e retorno do veículo. Na seção "Tarefa" na coluna "À disposição de quem" de acordo com a aplicação, o nome do cliente é inserido. A linha "Hora de chegada" reflete o horário (horas e minutos) em que o transporte chegou ao seu destino.
O conhecimento de um carro de passeio também contém informações sobre combustível. Esta informação é indicada na frente do documento. Aqui, por escrito, a pessoa autorizada insere informações sobre a quantidade de combustível necessária para concluir a tarefa sob o contrato. Neste caso, o combustível remanescente do dia útil anterior é levado em consideração. Se o conhecimento de transporte tiver sido elaborado corretamente, a pessoa autorizada depositará sua assinatura na linha correspondente. Portanto, o despachante confirma a exatidão do documento.
Partida da garagem
Imediatamente antes de enviar o transporte, o conhecimento do passageiro é preenchido nas colunas apropriadas por um mecânico (técnico de combustível e lubrificante). Esta pessoa autorizada deve inserir informações nas linhas da seção Movimento de combustível. Aqui ele insere informações sobre a quantidade de combustível que foi emitida, números e séries de cupons. Correspondência da informação para a realidade é certificada pelo mecânico com sua própria assinatura.
Informações de inspeção pré-voo
O conhecimento de um veículo de passageiros contém informações sobre o estado de saúde do motorista. Eles são inseridos no documento pelo agente de saúde da organização. Com base na inspeção pré-viagem, é feita uma conclusão sobre o acesso do motorista ao gerenciamento de transporte e à atribuição.Em caso de estado de saúde insatisfatório, o carro é cancelado.
Partida do posto de controle
Imediatamente antes de sair do território da organização, a mecânica do posto de controle entra no velocímetro no conhecimento de embarque do passageiro. Eles são indicados na coluna 4 da seção "Operação do veículo e motorista". Esta informação também pode ser inserida pelo mecânico do Departamento de Controle de Qualidade.
Além do velocímetro, a pessoa autorizada anota o tempo real em que o veículo deixou o território na carta de porte do carro. Na seção "Movimentação de combustível", na coluna "Restante no momento do despacho", são inseridas informações sobre a quantidade de combustível no tanque.
A transferência do veículo para o condutor em bom estado, bem como a conformidade da informação com a realidade, serão certificadas pela assinatura do mecânico. O driver, respectivamente, também assina sob todas as linhas preenchidas. Assim, ele confirma a aceitação do carro em boas condições, bem como o recebimento de uma tarefa de trabalho.
Informações sobre o tráfego na linha
A introdução desta informação é realizada em uma determinada seqüência. A linha "Hora de chegada" reflete as horas e minutos em que o motorista entregou a carta de porte ao cliente. Este último assina no documento, certificando a chegada do transporte. As colunas "Na partida" e "Na chegada" contêm o velocímetro no momento em que o motorista entrou no território do cliente e o deixou. A coluna "Marcas Especiais" contém informações que não são fornecidas na forma do documento. Estes incluem, em particular, notas de clientes sobre falhas, funcionários de serviços rodoviários, etc.
Retorno de transporte para a garagem
Depois de completar a atribuição, o conhecimento de embarque é emitido na seqüência de partida reversa. A primeira marca é feita no ponto de verificação. O mecânico ou outra pessoa autorizada na coluna "Trabalho do carro e motorista" faz a informação sobre o tempo real de retorno de fundos ao território da organização.
Junto com isso, uma linha é preenchida contendo o velocímetro e dados sobre o combustível restante. O técnico de combustível preenche a linha “Entregue”, inserindo o restante no tanque após o fato. A exatidão das informações é confirmada pela assinatura da pessoa autorizada.
O mecânico da caixa de câmbio pega o carro do motorista. Na linha “Aceito”, a pessoa autorizada assina a aceitação dos fundos em boas condições (ou defeituosas). Na coluna "Passado" o motorista assina, confirmando o retorno do transporte. A carta de porte do carro é entregue ao despachante. Ele, por sua vez, coloca uma assinatura na linha correspondente do documento e realiza seu registro no diário contábil.
Informação Adicional
Via de regra, o conhecimento de embarque é emitido ao motorista por um dia útil. Neste caso, um documento para o dia anterior deve ser entregue. No caso de transporte interurbano, a liberação é realizada por um período maior. Em alguns casos, uma organização pode usar o conhecimento do passageiro por um mês. Tal documento deve ser aprovado de acordo com as políticas contábeis da empresa.
Faça o download do formulário de transporte de passageiros da Waybill 3
