No curso de suas atividades, a organização elabora uma ampla variedade de documentos, cada um dos quais carrega sua própria carga semântica. O correto preenchimento, detalhes, completude das informações indicadas são regulados por lei. Pequenas organizações de contabilidade e relatórios são feitas concessões tangíveis do serviço tributário. As empresas maiores suportam toda a carga tributária. Quem pode assinar documentos primários e outros tipos, como redigir e refleti-los adequadamente na contabilidade - essas e outras informações serão consideradas neste artigo.
Tipos de documentos na organização
As empresas realizam diariamente operações comerciais que devem ser imediatamente refletidas na contabilidade, na administração e na contabilidade fiscal. Quais são os documentos primários? Isso é apenas um reflexo dessas operações, servindo também como evidência de que elas ocorreram. Em seguida, para fins de análise, sistematização, controle, previsão e implementação de outros procedimentos econômicos, todos os documentos da transação são registrados em diretórios e periódicos especiais - registros contábeis. E no final do período de relatório, com base em informações sobre todas as operações, é preparada a documentação de relatórios, que é o reflexo final das atividades da empresa por um determinado período.
Qual é o documento principal
A essência do documento primário é consertar o fato da operação realizada. O documento é escrito no momento de sua comissão ou imediatamente depois. Ele reflete uma série de detalhes necessários para confirmar a realidade da operação, estabelecer as pessoas envolvidas nela, bem como sua composição. A organização deve cumprir todos os requisitos estabelecidos pela lei e pelas autoridades reguladoras em relação à documentação primária. Os requisitos incluem a questão de quem pode assinar os documentos primários. A legislação emitiu instruções, decretos e leis suficientes. O ato jurídico mais importante que rege o registro de organizações primárias é considerado como art. 9 402-FZ "na contabilidade".
Exemplos de documentação primária
Todos os dias, a empresa toma certas ações: compra mercadorias, fatura, envia produtos, paga compras e impostos, chega e gasta dinheiro no caixa. Todas essas operações são documentadas em documentos primários. Para refletir com precisão essas ações, os seguintes formulários de documentos são usados:
- TORG-12 ou nota de remessa;
- factura
- warrants de dinheiro de crédito e débito;
- atos de trabalho e serviços executados;
- atos de transferência de ativos materiais;
- conhecimento de embarque;
- ordens de pagamento e extratos bancários;
- exigência para a emissão de ativos relevantes.
Para esta lista, você pode adicionar muitos exemplos da documentação primária usada pela empresa. Sua principal diferença entre registros contábeis e relatórios é a documentação durante a operação ou com um pequeno atraso.
Regulamentos
Amostras de documentos primários são aprovadas pelo Comitê Estadual de Estatística, pelo Ministério da Fazenda e pela lei de contabilidade. Os requisitos e regulamentos regionais também surgem. O ato legislativo mais importante que regula o trabalho de um contador é 402-FZ. Art. 9 detalha as regras para manter a documentação.
Os órgãos legislativos emitem, quase trimestralmente, emendas regulares aos regulamentos existentes, novos atos normativos e publicam mudanças na manutenção de registros e relatórios. É por isso que os contadores estão constantemente aumentando suas qualificações, subscrevendo publicações temáticas especializadas e tentando manter-se a par de todas as notícias de impostos e contabilidade. O não cumprimento dos requisitos pode resultar em grandes multas, muitas edições em relatórios existentes e outras sanções.
Detalhes dos documentos
A legislação prevê detalhes obrigatórios de documentos primários, que devem ser indicados pela organização. Sua presença determina se os documentos são levados em conta nas declarações finais ao deduzir os valores da base tributária, se o fato de uma transação comercial é aceito, se o Serviço de Impostos Federais alega que as transações são legais.
Os detalhes obrigatórios dos documentos primários incluem as seguintes informações:
- Nomes do fornecedor, comprador, destinatário e pagador do transporte;
- dados bancários, NIF, endereço físico e legal das empresas;
- número do documento e data;
- nomenclatura que foi transferida, comprada ou vendida durante a operação;
- unidades de medida, expressão quantitativa e valor do item;
- valor total para todas as posições no documento;
- assinaturas, posições, decriptação de assinaturas de pessoas responsáveis;
- faça, número de carro, dados de motorista durante transporte;
- número de assentos, peso e categoria de carga transportada;
- com base no documento, o número e a data do contrato, informações sobre a especificação, certificados, exames, se houver.
Quem pode assinar os documentos principais
Atenção considerável é dada à assinatura de documentos. É muito importante que aqueles que certificam o principal estejam autorizados a executar essa ação. Outra condição obrigatória para o registro de assinaturas é que todas as pessoas que de alguma forma estejam envolvidas no processo de uma transação comercial e sejam pessoas responsáveis devem necessariamente colocar sua assinatura no documento. Então, quem pode assinar os documentos principais:
- CEO da empresa ou empreendedor individual;
- contador chefe;
- o lojista que liberou as mercadorias;
- o motorista que aceitou a mercadoria para transporte;
- o lojista que levou as mercadorias para o armazém;
- especialista que aceitou documentação;
- transportadora terceirizada, se ele participou do processo de entrega.
Procuração para Assinatura
O direito de assinar documentos primários pode ser transferido para uma pessoa autorizada. Esta é uma prática bastante comum em empresas onde há um grande número de vendas e recebimentos de mercadorias, e o diretor está ocupado com outras coisas, viagens e outras atividades relacionadas ao funcionamento da organização. Para confiar a assinatura da documentação primária a outra pessoa, várias regras devem ser observadas. Assim, o empregado que certifica os documentos deve ser oficialmente empregado pela empresa com a execução do contrato de trabalho e uma entrada no livro de trabalho. A empresa deve armazenar todos os dados necessários para o funcionário. Naturalmente, ele deve ter uma educação especial, entender o significado e as regras da papelada. Por último e mais importante - uma procuração deve ser devidamente executada.
A procuração é emitida para um funcionário específico com seus dados de passaporte, local de residência, local de residência real e posição na organização. Eles escrevem por um certo período. Se o contrato de trabalho é urgente - para o período de sua validade. Se o empregado trabalha sem os termos do contrato, a procuração é emitida por um ano.
Na versão anterior, um exemplo foi considerado com um operador de uma base contábil ou um contador, cujas funções incluem assinar as organizações primárias durante todo o período de trabalho.Há situações em que a procuração é escrita para outros funcionários - o motorista, o despachante, o engenheiro, o mecânico. Um exemplo de tal caso é a retirada do motorista dos bens adquiridos do território do fornecedor. Para elaborar documentos, obter o direito de recolher a carga e transportá-lo, a organização escreve uma procuração. Consiste em duas partes - o documento em si e sua espinha. A primeira parte permanece para o fornecedor, a coluna é tomada pela empresa. Essa procuração é emitida por um período de até 10 dias, indicando a empresa na qual o funcionário deve receber bens e materiais.
Assinatura eletrônica
O principal pode ser assinado de outra maneira - eletrônica. Uma condição é o gerenciamento eletrônico de documentos, a disponibilidade de software e hardware apropriados e um certificado de assinatura eletrônica. Também é necessário emitir uma procuração para a pessoa cujo nome aparece no certificado. Depois de passar por todos os procedimentos de instalação e execução de documentos eletrônicos de gerenciamento e assinaturas, o funcionário poderá assinar sua própria assinatura com base em uma procuração em vez da assinatura do contador chefe, diretor e outras pessoas previstas pela procuração.